Arbeid med dokumenter er en integrert del av kontorarbeidet til enhver bedrift. Dokumenthåndteringssystem (EDMS) bidrar til å løse en rekke problemer:

For å bygge dette arbeidet er elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS) mye brukt i dag.

SED er et flerbrukersystem som lar deg raskt utføre alle handlinger med dokumenter:

• Aksept/oppretting.
• Utveksling.
• Signatur.
• Utførelse/sending.

Slike systemer brukes aktivt til å organisere bevegelsen av dokumenter i selskapet, samt utveksle dem med motparter. Ved hjelp av EDMS sikres kontinuitet i arbeidet med hvert dokument, kontroll over gjeldende status, samt raskt søk i databasen, selv om det er et minimum av data.

Det er 2 alternativer for bruk av SED:

1. EDMS-klientapplikasjoner er installert på enheten til hver ansatt i selskapet. Takket være dette får alle muligheten til å opprette, motta og sende dokumenter, gjøre endringer i dem og sette sin digitale signatur. Dokumenter lagres i en felles database.
2. Programvaren er installert på serveren. Hver ansatt får tilgang til EDMS gjennom en nettleser fra hvilken som helst enhet.

Samtidig er BPMS-funksjonaliteten fullt implementert, noe som tillater:

1. Forberede, koordinere og godkjenne nødvendige dokumenter innenfor hver forretningsprosess.
2. Forberede og gjennomføre møter.
3. Opprette og spore oppdrag for individuelle ansatte.

Ytterligere fordeler med produktet vårt er brede integreringsmuligheter, tilgjengelighet gjennom en nettleser og mobile enheter, og muligheten til å skanne og legge inn dokumenter i databasen gjennom et smarttelefonkamera.

Løsningen basert på Comindware Business Application Platform er praktisk for ansatte, krever ingen installasjon av en spesiell programvare på ansattes datamaskiner, tilleggstrening. Innføringen av et slikt EDMS for en organisasjon bidrar til å nå målene på kort tid med relativt lave kostnader for kjøp og konfigurering av produktet.

Hvis du er interessert i kostnadseffektive og praktiske løsninger, bestill en demo av Comindware Business Application Platform.

Elena Gaidukova, markedsanalytiker, merkevareansvarlig for løsninger basert på , spesialist på partnerrelasjoner.

Vi vil fortelle deg hvordan du implementerer et elektronisk dokumenthåndteringssystem i en bedrift i 10 trinn på egen hånd.

nedlasting nyttige dokumenter:

Hvorfor du trenger et elektronisk dokumenthåndteringssystem

Sannsynligvis er det ikke en eneste bedrift igjen som ikke bruker datamaskiner og lokale nettverk i kontorarbeidssystemet. Derfor vil begrepene EDI, elektronisk dokumenthåndtering, før eller siden bli nevnt i samtaler om de umiddelbare planene til selv små organisasjoner.

Kort sagt, elektronisk dokumenthåndtering er overføring av dokumentflyter til en organisasjon til digital elektronisk form, automatisering av alle dokumentbehandlingsprosesser.

Hva er fordelene med å implementere og vedlikeholde elektronisk dokumenthåndtering ved hjelp av spesialisert programvare – et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) for en bedrift?

1. Effektiviteten til arbeidskraft og, som et resultat, dens produktivitet vokser. Automatisert søk etter enhver forespørsel kan redusere behandlingstiden for dokumenter betydelig, sikre kontroll over aktualiteten til utførelsen av dem.
2. Ansatte får umiddelbar tilgang til alle dokumenter som er opprettet og registrert i systemet. Det blir mulig å raskt gjøre rettelser, tilgang til dokumenter kan skilles fra utøvere.
3. Påvirkningen av den "menneskelige faktoren" er minimert, feil knyttet til den er ekskludert.
4. Kostnader reduseres på grunn av økt arbeidseffektivitet, kostnader til kontorutstyr og Forbruksvarer.
5. Samspillet blir bedre både mellom individuelle utøvere og mellom avdelinger i selskapet. Utvekslingen av informasjon og passasjen av kontrollsignaler akselererer.
6. Tiden for å opprette, koordinere og godkjenne dokumentasjon reduseres ved å gi kollektiv tilgang og overvåke tidspunktet for hvert trinn.
7. Kostnadene ved organisering av arkivlagring av dokumenter reduseres.
8. Øker graden av beskyttelse av dokumentasjon mot tap og skade, mot uautorisert tilgang.

Siden alle som på en eller annen måte er knyttet til kontorarbeid er kjent med begrepene "elektronisk dokument, elektronisk dokumenthåndtering", trenger ingen å bli overbevist om behovet for å innføre en EDMS. Men mange bedrifter mener fortsatt at det er komplisert og dyrt. Men i mellomtiden er det fullt mulig å implementere det av organisasjonens krefter, noe som vil redusere kostnadene betydelig.

Elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDM): implementeringsstadier

Algoritmen for å implementere et elektronisk dokumenthåndteringssystem består av 10 trinn.

Trinn 1. Bestem deg for målene og målene for automatisering. Analyser problemene med dokumenthåndtering i bedriften, vurder om de vil bli løst gjennom elektronisk dokumenthåndtering.

Steg 2 Gjennomfør en forprosjektundersøkelse. Studer detaljene for journalføring i bedriften din, for dette:

• gjennomføre en revisjon av dokumentflyt mellom utøvere og strukturelle divisjoner;
• analysere gjeldende regelverk for å optimalisere dokumentflyter, spore bevegelsesrutene til interne og eksterne dokumenter;
• lære prosessen med å lage, koordinere og godkjenne alle typer interne dokumenter dannet i selskapet;
• inspisere prosedyren for registrering og behandling av innkommende og utgående korrespondanse;
• vurdere hvordan selskapets journalføring er i samsvar med normene og kravene til industristandarder, lovgivningen i den russiske føderasjonen;
• studere prosedyren for dannelse av filer, kravene til deres nåværende lagring og overføring for lagring til organisasjonens arkiv;
• vurdere hvilke forretningsprosesser som bør automatiseres;
• analysere innhentede data og formulere tekniske krav, som må oppfylle EDMS elektronisk dokumenthåndtering.

Opplegg. Drift på interne dokumenter

Trinn 3 Gjennomfør en revisjon av eksisterende forretningsprosesser i selskapet før du går over til dokumenthåndtering i i elektronisk format. Det er nødvendig å systematisere og effektivisere arbeidet med dokumentflyt, for å optimalisere hele systemet med kontorarbeid i bedriften. Utvikle regelverk for behandling av dokumenter, utarbeide instrukser der man fastsetter ansvarsområder mellom utøvere, skriv ned prosedyre for samhandling mellom dem. Foreta endringer og tillegg til lokale forskrifter, stillingsbeskrivelser. Sammen med IT-tjenesten vurdere sikkerhetsspørsmål, tilgangskontroll. Bli veiledet av kravene til standardiseringssystemet i håndteringen av dokumenter fastsatt i GOST R ISO 15489-1-2007.

Trinn 4 Lag et diagram over dokumenthåndteringsprosessen, skriv ned rutene for dokumentflyt, rekkefølgen og rekkefølgen for utførelse, koordinering og godkjenning av dokumentasjon. Sørge for mulighet for samtidig tilgang og samarbeid med dokumentet for alle utøvere. Lag en teknisk oppgave under hensyntagen til spesifikke ønsker og krav.

Trinn 5 Studer moderne EDMS, vurder hvilke endringer og tillegg som kan gjøres i standardkonfigurasjonen, ta hensyn til funksjonene som kjennetegner den elektroniske dokumenthåndteringen til EDI-en til organisasjonen din. Mange programvareutviklingsselskaper tar hensyn til kundenes individuelle behov og gjør de nødvendige justeringene.

Trinn 6 Begynn å implementere et EDMS i organisasjonen din ved å velge ett av to alternativer:

1. Implementer EDI etter typer dokumenter, når behandlingen av én type dokumenter først er automatisert: bestillinger og instrukser, kontrakter og avtaler.
2. Introduser EDMS trinn for trinn for avdelinger, når først jobber automatiseres i kontoristtjenesten, deretter i personelltjeneste, regnskap og så videre i hele selskapet.

Siden behandlingen av dokumenter allerede starter med ethvert alternativ, få sertifikater for ansvarlige eksekutører autorisert til å signere dokumenter.

Tabellen viser hvilke typer elektroniske digitale signaturer som finnes og ved signering hvilke dokumenter de kan brukes.

Trinn 7 Lag et elektronisk arkiv ved å konvertere tidligere opprettede papirdokumenter til elektroniske formater. I det elektroniske arkivet kan dokumenter lagres både i form av skanninger og i tekstredigeringsformater. Du kan begynne å opprette et elektronisk arkiv så snart ledelsen tar stilling til behovet for å innføre elektronisk dokumenthåndtering.

Elektroniske filer i nomenklaturen av firmafiler

Trinn 8 Integrer EDMS med andre automatiserte regnskapssystemer som brukes i selskapet. Å jobbe i elektroniske dokumenthåndteringssystemer innebærer som regel muligheten for å utveksle data med de regnskapssystemene som allerede er implementert og nå gir automatisert personell, økonomi, produksjonsregnskap i selskapet.

Trinn 9 Gi opplæring til ansatte, utvikle brukermanualer, ta hensyn til de spesifikke egenskapene til spesifikke arbeidsplasser.

Trinn 10 Sikre kontroll med overholdelse av regulerte prosedyrer i perioden med tilpasning av utøvere til nye arbeidsforhold. Utnevne ansvarlige medarbeidere i avdelingene som skal sørge for resten rask hjelp og sørge for det etablert orden bruk av SED.

Det skal forstås at innføringen av EDMS, dokumenthåndtering i elektroniske formater ikke er et mål i seg selv. Dette er et effektivt verktøy for ekstern samhandling, og ikke bare med utøvende myndigheter og tilsynsmyndigheter. EDMS vil gi en enkelt arbeidsflyt med separate divisjoner og rask utveksling av dokumenter med entreprenører. Ta initiativet og dine partnere, leverandører og kunder. Dette vil ikke bare bidra til å forbedre kvaliteten og hastigheten på informasjonsflytutveksling, men også redusere tilbakebetalingstiden til det elektroniske dokumenthåndteringssystemet implementert i bedriften.

I samsvar med den utviklede verden og innenlands praksis for implementering av informasjonssystemer (IS), vil vi i denne artikkelen vurdere prosessen med å implementere en EDMS, som inkluderer flere stadier av arbeidet. Resultatet av innføringen av EDMS er den industrielle driften av systemet i hele bedriften.

Kostnadseffektiviteten til arbeidsflyten er ikke alltid forbundet med reduksjonen. Å øke effektiviteten av dokumentflyt og bekvemmelighet for ledere bør vurderes i forbindelse med en økning i kvaliteten på innholdet i informasjonen. Hensikten med å optimalisere (designe) arbeidsflyten er å bringe den i tråd med ledelsens behov og samtidig redusere kostnadene ved å vedlikeholde den. Den utvidede prosedyren for å optimalisere (designe) arbeidsflyten inkluderer følgende fem trinn.

Arbeidsflytoptimalisering omfatter to hovedområder:

• 1. Forbedre kvalitetsinnholdet i informasjonen (bindende til ansvarssentre; optimalt sett og innhold av indikatorer; høy kvalitet normer og standarder; tilgjengelighet av informasjon om avvik).
• 2. Øke effektiviteten av arbeidsflyt og bekvemmelighet for ledere (eliminere informasjonsduplisering, optimalisere trafikkruter; kombinere primærregnskap for regnskap og operasjonell ledelse, etc.; bringe navnene på dokumenter i samsvar med innholdet).

Å øke effektiviteten av arbeidsflyt og bekvemmelighet for ledere bør vurderes i forbindelse med den første retningen, dvs. effektiviteten av arbeidsflyten er ikke alltid forbundet med reduksjonen. Tap av deler av informasjonen kan føre til en negativ effekt på hele virksomheten.

Vurder muligheten for å redusere arbeidsflyten og samtidig opprettholde informasjonskapasiteten. Så målet med å optimalisere (designe) arbeidsflyten er å bringe den i tråd med behovene til ledelsen og samtidig redusere kostnadene ved å vedlikeholde den.

Den utvidede prosedyren for å optimalisere (designe) arbeidsflyten inkluderer følgende trinn:

• Trinn 1. Forprosjektundersøkelse eller beskrivelse av virksomheten.
• Trinn 2. Detaljert beskrivelse av eksisterende arbeidsflyt.
• Trinn 3. Analyse av det kvalitative innholdet i informasjon.
• Trinn 4. Dokumentflytoptimalisering.
• Trinn 5. Oppretting av standarder (instruksjoner).

Informasjonsundersøkelse og analyse

Oppgavene til det første trinnet - beskrivelsen av bedriften - er å bestemme behovene til ledelsen og identifisere påvirkningen av faktorer. Ledelsesbehov identifiseres basert på studiet av funksjonene som er nedfelt i stillingsbeskrivelsene og beskrivelsen av gruppene ledelsesbeslutninger akseptert på ulike ledelsesnivåer. For kritisk analyse kan eksisterende intern rapportering brukes. Vi anbefaler at arbeidet utføres parallelt med analysen av det kvalitative innholdet i informasjonen.

Når du bygger arbeidsflyt, samt når du lager organisasjonsstrukturer økonomistyring, arbeidet begynner med en studie av påvirkningen av slike faktorer som: teknologiske funksjoner, produktsammensetning, organisering av produksjon og ledelse av bedriften og dens strukturelle divisjoner, forretningsprosesser, materialstrømmer. Organiseringen av arbeidsflyten avhenger i stor grad av tilstedeværelsen av ansvarssentre i ledelsens organisatoriske strukturer; utvikling av mekanismen for entreprenørskap innen selskapet; tilgjengeligheten av avvikskontroll; kompetansen til ledelse og bruk av progressive metoder for beslutningstaking; tilgjengelighet av personlige datamaskiner, informasjonsnettverk osv.

Spesielt i løpet av pre-designarbeidet er det nødvendig med større detaljer når det gjelder å beskrive sentrene for skapelse (transformasjon, bruk) av informasjon og deres personlige forhold (regnskapspunkter); beskrivelse av dokumenter og eksisterende dokumentflyt.

Utviklingen av dokumentstyringssystemer for styringsformål og ledelsespsykologi, selvfølgelig, under hensyntagen til de teknologiske og organisatoriske egenskapene til bedriften, bør begynne uten å være knyttet til et spesifikt programvareprodukt. Først må du lage en ideologi, og først deretter lete etter den programvare.

Før du starter prosessen med å implementere et EDMS i en bedrift, anbefaler vi at du gjennomfører en ekspressundersøkelse (forprosjektundersøkelse) for å:

• mottar generell informasjon om gjenstanden for implementeringen av EDMS;
• bestemme målene for gjennomføringen;
• definisjon av generelle nøkkelkrav for EDMS og prosjektgrenser;
• bestemme den generelle tilstanden til organiseringen av dokumentsirkulasjon og kontorarbeid;
• bestemmelse av hoveddeltakerne i prosjektet (dannelse av en arbeidsgruppe);
• bestemme det overordnede kompleksitetsnivået til et potensielt prosjekt;
• behovsvurdering for datamigrering og integrasjon med annen programvare;
• innsamling av informasjon som er nødvendig for å utarbeide en effektiv og vinnende kommersielt tilbud dersom undersøkelsen og gjennomføringen vil bli utført av et tredjepartsselskap.

På dette stadiet utføres valget av plattformen som EDMS skal utvikles på.

På dette stadiet, basert på mottatt primærinformasjon, utnevnes en prosjektleder (PM), som utarbeider en grunnleggende arbeidsplan, en hierarkisk arbeidsstruktur (WBS), samt prosjektcharter.

I løpet av informasjonsundersøkelsen blir eksisterende forretningsprosesser undersøkt og beskrevet (“as is” - “as is”). Som et resultat av analysen av de innsamlede dataene foreslås optimaliserte forretningsprosesser ("å være" - "som det skal være"), funksjonelle krav til EDMS formuleres.

Målene med informasjonsundersøkelsen er:

• studere og nøyaktig beskrivelse av forretningsprosesser som skal automatiseres;
• utvikling av anbefalinger for optimalisering av dokumentflyt og organisering av arbeidsflyt og kontorarbeid;
• definisjon og beskrivelse av systemmodifikasjoner, grensesnitt, inkl. grensesnitt med eksterne systemer og midler for å overføre data fra eksisterende programmer som skal utvikles og implementeres i løpet av prosjektet;
• utvikling mandat(TK).

For å få nødvendig informasjon, gjennomføres undersøkelser og intervjuer av hovedbrukerne (ledere for interesserte avdelinger og ansatte som direkte vil måtte jobbe i det nye EDMS). I løpet av arbeidet anbefales det:

• Lage en liste eksisterende arter dokumenter i organisasjonen og foreta en undersøkelse av hver type dokument:

beskrive dokumentasjonsteknologien (et sett med detaljer, om nødvendig, deres plassering, rekkefølge og designfunksjoner); vis vilkårene for flytting av dokumenter (tilstedeværelsen av signaturer, visum, sjekker, etc.), ordningen for flytting av dokumenter (rute) eller en liste over hovedgodkjennere, underskrivere, etc.; beskriv registreringsmetoden (registreringsnummerformat);

• Lag en liste over ansatte som er ansvarlige for opprettelsen av dokumenter (hvem / hvilken avdeling og hvilke typer dokumenter som oppretter).
• Lag en liste over ansatte som godkjenner, signerer, godkjenner dokumenter (hvem godkjenner/signerer på hvilke typer dokumenter; betingelser som krever visum/signatur).
• Lag en liste over dokumentregistratorer
• Bestem hvilke typer dokumenter som må settes under kontroll (fastsett kontrollører, vilkår for å sette under kontroll, vilkår for fjerning av kontroll og annen nødvendig informasjon).
• Lag en liste over andre ansvarlige for behandlingsprosessen.
• Basert på informasjonen oppført ovenfor, lag en algoritme for bevegelse av dokumenter (operogram). Se eksempel 1.
• Bestem de nødvendige rapporteringsdokumentene (betingelser for å lage rapporter og deres skjemaer).
• Basert på undersøkelsen utarbeide en Instruks for førskoleutdanningsinstitusjonen (om nødvendig).
• Lag en nomenklatur over saker som angir lagringsperioder og prinsipper for dannelse av saker (om nødvendig).
• Sett sammen en liste over dokumenter som angir vilkårene for å gi tilgang til dem (for eksempel avhengig av stillingen).

Basert på informasjonen som er oppført ovenfor, utvikles funksjonskrav for EDMS eller referansevilkår for utvikling (TOR). Spesielt må analytikeren utarbeide krav til formatet og sammensetningen av registrerings- og kontrollkort (sett og arrangement av felt i kortet, metoder for å fylle ut EDMS, etc.), ruter for flytting av dokumenter og andre nødvendige krav for å sette opp og utvikle EDMS.

Basert på praksisen med å designe dokumenthåndteringssystemer, kan følgende arbeidssekvens foreslås:

• 1. Bygging av ordninger for registreringspunkter for hovedproduksjonen, hjelpeproduksjoner, funksjonelle tjenester.
• 2. Konstruksjon av ordninger for deres sammenkoblinger.
• 3. Innsamling av utfylte skjemaer for dokumenter og rapporter i sammenheng med regnskapspunkter.
• 4. Organisere dem i album.
• 5. Beskrivelse av frister for innlevering, bevegelsesretning for dokumenter og rapporteringsskjemaer (i hvilken tidsramme, til hvem og fra hvem dokumentet overføres).
• 6. Konstruksjon av tematiske og konsoliderte arbeidsflytskjemaer.
• 7. Gjennomføre logisk og nødvendig analyse av dokumenter.
• 8. Analyse av banen til dokumenter i prosessen med opprettelse, godkjenning og godkjenning.
• 9. Utvikling av forslag til endringer i eksisterende ordning med dokumenter og rapportering i forbindelse med forslag til endring av andre parametere for forvaltningsregnskap (avviksregnskap, ansvarssentraler, etc.).
• 10. Utvikling av forslag for å eliminere duplisering av informasjon.
• 11. Utvikling av forslag til ensretting av dokumenter.
• 12. Utvikling av forslag til effektivisering av flytting av dokumenter og rapportering.
• 13. Utvikling av et prosjekt for optimalisert oppsummering av dokumentflyt og intern rapportering.
• 14. Utvikling og implementering av arbeidsflytstandarder og intern rapportering.

Når du utfører operasjonene ovenfor, er det noen tips du bør huske på.

regnskapspoeng. Først definerer du emnene for forholdet under utvekslingen av informasjon. De kan kalles opprinnelsessentre, forbruk og overføring av informasjon, eller regnskapspunkter. Så, referansepunktene er faste, på forrige trinn er sammenkoblingene av avdelinger beskrevet, nå kan du, ved å koble til og supplere dette materialet, bygge et diagram over sammenkoblingene av referansepunktene.

Disse ordningene vil hjelpe deg ikke bare å kutte irrelevante forbindelser i de første trinnene av prosjektet uten å sette dem i dokumentarform, men også spare tid og penger. De er uunnværlige når man tester forslag til optimalisering om temaet "alt er tatt i betraktning."

Album og beskrivelser av dokumenter. Viktig skritt- opprettelse av album med dokumenter som eksisterer på tidspunktet for prosjektet, og deres beskrivelse; dette er den mest tidkrevende, uinteressante og utakknemlige jobben.

Når du utfører arbeid for å optimere arbeidsflyten, bruk rådene som er oppnådd som et resultat av analysen av praksisen med feil: sett begrensninger i tide - "ikke ta tak i det enorme"; finne ut om dokumentet er satt sammen av den samme ansatt som signerer det, eller om det er ekte usynlige utøvere; i situasjoner der butikksjefen signerer en faktura for overføring av et halvfabrikat til neste butikk, bestemme hvor mange ganger du beskriver bevegelsen av dokumentet: én gang fra butikk til butikk, eller følg hele veien. I dette tilfellet bør det være et identisk prinsipp for poster for alle divisjoner i organisasjonen.

Når du utfører arbeid, må en obligatorisk betingelse overholdes: beskrivelsen av dokumenter skal presenteres i en enhetlig form for alle avdelinger i organisasjonen.

Lokale og generelle ordninger arbeidsflyt. Etter å ha beskrevet dokumentene, kan du fortsette til konstruksjonen av ordninger. De bidrar til svaret, for eksempel på spørsmålet - hvor vanskelig er veien til et vanlig dokument i fire eksemplarer, i motsetning til selve produksjonsoperasjonen. En analyse av dokumentbevegelsesmønsteret får en til å tenke på hensiktsmessigheten av de endelige rutene. Hvorfor trenger vi for eksempel primærdokumenter om intern flytting i planavdelingen?

Eksempel 1. Vi foreslår å utstede informasjonen innhentet som et resultat av undersøkelsen i form av et operogram (se figur 1) eller i form av en algoritme (se figur 2). Som et eksempel foreslår vi å vurdere livssyklusen til bestillinger for hovedaktiviteten. Teknologien for å jobbe med denne typen dokumenter er den mest enhetlige og kan brukes i forskjellige bedrifter.

Figur 1. Operogram Livssyklus rekkefølge for hovedaktiviteten

Figur 2. Algoritme for behandling av bestillinger for hovedaktiviteten

Artikkelen «Informasjonsundersøkelse som del av implementeringen av EDMS», publisert i tidsskriftet «Kontorarbeid og dokumenthåndtering ved virksomheten» nr. 2, 2007, lister opp spørsmål som kan brukes i spørreskjemaer eller ved intervju av brukere. Spørsmål er rådgivende.

Det er ingen klare krav for å gjennomføre en undersøkelse, derfor må du i hvert enkelt tilfelle, ved å bruke ferdige utviklinger, være kreativ for å innhente nødvendig informasjon, strukturere og vise den.

En informasjonsundersøkelse er et viktig skritt i å optimalisere førskoleutdanningsinstitusjonen og implementere EDMS. Tross alt avhenger kvaliteten på beslutninger som tas for å optimalisere prosesser og utvikle krav til funksjonaliteten til EDMS direkte av informasjonen som mottas og kvaliteten på presentasjonen. I denne forbindelse er det nødvendig å følge hovedprinsippet for undersøkelsen - å få fullstendig, pålitelig og oppdatert informasjon om prosessene som er planlagt å automatiseres.

Tematisk analyse og arbeidsflytoptimalisering

Rotet i arbeidsflyten, dens irrasjonalitet kan sees ved å analysere etter emne. La oss analysere for eksempel input og output fra materialstrømmen i avdelingen (bevegelsen av halvfabrikata, ferdige produkter). Det kan vise seg at det høytidelige faktumet med overføringen av en container med bearbeidede råvarer fra butikk til butikk vil bli ledsaget av et fyrverkeri av oppføringer i primærdokumenter, journaler, sammendrag og rapporter. Betydelig duplisering forekommer også ved overføring av halvfabrikata innenfor samme verksted.

For å ta en beslutning om reduksjon av oppføringer, anbefales det å utføre en nødvendig analyse i tabellform eller grafisk form. Den viser formelt duplisering av indikatorer i dokumenter. En analyse av lokale ordninger, supplert med å klargjøre det spesifikke formålet med et dokument, sammendrag eller oppføring i regnskapsregisteret (forvaltningsbeslutning, etc.), vil bidra til å identifisere duplisering av dokumenter eller detaljer i hovedsak. Som et resultat blir det tatt en beslutning om å redusere eller transformere dokumenter, under hensyntagen til det tekniske utstyret til verkstedene og mulighetene til det automatiserte kontrollsystemet. Anbefalinger for sammenslåing av logger kan også gis:

Hensiktsmessigheten og logikken i gjennomføringen av alle typer arbeid blir evaluert i forhold til hvordan de bidrar til optimalisering av informasjonsstøtte for ledelsesbeslutninger, effektiviteten og nøyaktigheten av implementeringen.

Utvikling og konfigurering av EDMS

På dette stadiet utføres implementeringen av kravene beskrevet i TOR: å sette opp EDMS, dets foredling eller utvikling av nye funksjoner til systemet på den valgte plattformen.

Målene for den fysiske implementeringen av EDMS er:

• utvikling av EDMS-databasestrukturen;
• utvikling av skjermformer;
• utvikling av mekanismer: syn, registrering, utførelse, etc.
• utvikling teknisk dokumentasjon til systemet.

• Tilstedeværelsen av de nødvendige funksjonene i systemet (prosedyrer for godkjenning, registrering, utførelse, kontroll over utførelse, gi tilgang, etc.);
• Tilgjengelighet av nødvendige dokumenter;
• kompleksitet og kostnad for systemutvikling;
• Det maksimale antallet brukere som arbeider samtidig, hvor systemet fungerer stabilt og hastigheten på behandlingsforespørsler er tilfredsstillende;
• Maksimalt antall brukere koblet til systemet;
• Kostnader for lisenser (per server, 1 arbeidsstasjon);
• Kompleksiteten og kostnadene ved systemadministrasjon, teknisk støtte;
• Mulighet, kompleksitet og kostnad ved oppdatering av versjoner;
• Evne til å jobbe med eksterne brukere (om nødvendig);
• Kostnader og kvalitet på konsulenttjenester;
• Leverandørens pålitelighet (grad av berømmelse i markedet, antall vellykket fullførte prosjekter, etc.).

I løpet av dette stadiet implementeres kravene som er beskrevet på stadiet av informasjonsundersøkelsen direkte.

Det meste av utviklingsarbeidet utføres utenfor kundens territorium, derfor konstant og effektiv interaksjon Utviklere med kunden er en nøkkelfaktor for vellykket gjennomføring av utviklingen og aksept av systemet av kunden.

Testprosessen er avgjørende for å kvalitetssikre utviklingen. Testplanlegging og forberedelse bør begynne så tidlig som mulig. Sluttbrukere bør involveres så mye som mulig i utarbeidelsen av testkriterier. Det er avgjørende at testingen utføres av kunden.

Pilotoperasjon

Hensikten med systemimplementeringen er det faktum at brukere begynner å jobbe i EDMS (Systemet må møte brukernes behov og forespørsler) og et stabilt system (uten feil og feil).

Under implementeringsprosessen utføres følgende arbeider:

installasjon og konfigurering av programvare;

• opplæring av personell og EDMS-administratorer;
• utvikling av dokumentasjon for EDMS for brukere (Hjelp);
• eliminering av feil i systemet;
• sluttføring av EDMS i henhold til kommentarer og forslag fra brukere;
• utvikling av forskriftsdokumentasjon: instrukser for førskoleopplæringsinstitusjoner, regelverk for arbeid med forskjellige typer dokumenter;
• organisering av teknisk støtte for brukere (rådgivning av brukere om hvordan man jobber i systemet).

Dette stadiet er det vanskeligste for alle prosjektdeltakere (brukere, utviklere, implementere). På dette stadiet blir programvareproduktet tilpasset, testet, testet under reelle arbeidsforhold. Det vanskeligste er å overvinne psykologisk barriere for brukere når de begynner å jobbe i et nytt miljø for dem, fordi brukere blir tvunget til å endre sine vanlige og etablerte måter å jobbe på. I denne forbindelse er det på dette stadiet viktig å gjennomføre opplæring og rådgivning av brukere. Dette vil hjelpe dem å tilpasse seg de nye arbeidsforholdene.

Industriell drift

Industriell drift av EDMS er bruken av et stabilt fungerende EDMS som fullt ut oppfyller kravene til brukere i prosessen med offisielle oppgaver organisasjonens ansatte.

Arbeid utført under driften av EDMS:

• Rådgivning og opplæring av brukere om arbeid i EDMS;
• Katalogadministrasjon (organisasjonsstruktur, brukere, godkjenningsruter, e-postlister osv.);
• Server- og programvareadministrasjon;
• Implementering av backup (back-up)

På dette stadiet kan du starte utviklingsprosessen til EDMS: legge til nye funksjoner, utvide grensene for implementeringsprosjektet (legge til nye kategorier / typer dokumenter, utvide antall brukere / divisjoner / bedrifter i bedriften, legge til nye funksjoner ).

For å redusere tiden for implementering og implementering av EDMS, kan arbeidet med de listede stadiene implementeres parallelt, avhengig av kompleksitetsnivået til automatiseringsoppgaver, programvaren som brukes, etc.

Gjennom hele livssyklusen til et EDMS-implementeringsprosjekt bør prosjektledelsesarbeid utføres. For eksempel anbefales den amerikanske standarden ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Prosjektledelse

Et prosjekt er en midlertidig satsing for å skape unike produkter eller tjenester. Prosjektledelse er et eget ledelsesområde designet spesielt for å administrere midlertidige aktiviteter med unike resultater.

De mest kjente/utbredte prosjektledelsesstandardene er:

• PMBOK (amerikansk standard: www.pmi.ru);
• Prince2 (engelsk standard: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (europeisk standard: www.ipma.org);
• P2M (japansk standard: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Hoved aktører:

• Prosjektleder (leder) - den som er ansvarlig for å lede prosjektet.
• Prosjektsponsor - en person som gir økonomiske ressurser til prosjektet og gir administrativ og organisatorisk støtte til prosjektet.
• Kunden (forbrukeren) av prosjektet er personen som skal bruke resultatene av prosjektet.
• Interessenter i prosjektet - personer som er aktivt involvert i prosjektet og/eller hvis interesser kan bli påvirket av gjennomføringen av prosjektet (som påvirker og påvirkes av resultatene av prosjektet).

Eksempel på prosjektlivssyklus:

Prosjekt charter er det første offisielle dokumentet i prosjektet. Bekrefter formelt eksistensen av prosjektet. Gir RP fullmakt til å forplikte organisasjonens ressurser til prosjektdrift. RP fastsettes og tildeles så tidlig som mulig. PR-en bør alltid tildeles før planlegging og helst under utviklingen av prosjektcharteret.

Prosjektcharteret er detaljert under planleggingsfasen av prosjektet.

Prosjektet charter kan inneholde:

• Beskrivelse av forretningsbehov for prosjektinitiering;
• Formålet eller grunnlaget for prosjektet;
• Beskrivelse av behov og forventninger, samt graden av påvirkning fra interesserte parter;
• En oppsummeringsplan over viktige prosjektmilepæler (Milestones);
• Beskrivelse av funksjonelle organisasjoner;
• Beskrivelse av organisatoriske forutsetninger og begrensninger;
• Prosjektets totale budsjett.

Beskrivelse av prosjektets omfang- dette er informasjon om målene og målene for prosjektet mottatt fra kunden på oppstartsstadiet (informasjonsundersøkelse). Den kan inneholde generelle indikatorer, og er gjenstand for ytterligere foredling og utvikling av prosjektlederen på planleggings- og utviklingsstadiet. Dette er formuleringen av prosjektet (hva som må gjøres).

Utviklingsprosessen for prosjektomfangserklæring beskriver og dokumenterer egenskapene og omfanget til prosjektet og tilhørende produkter og tjenester, samt akseptmetoder og omfangsstyring.

Hovedkomponentene i dokumentet:

• Prosjektmål;
• Prosjekt produktbeskrivelse
• Prosjektresultater
• Forutsetninger og begrensninger i prosjektet, prosjektgrenser;
• Prosjektets milepælsplan.

Prosjektledelsesplan er et formelt godkjent dokument for å veilede gjennomføringen av et prosjekt. Det er et dokument som inneholder og integrerer resultatene av planlegging på alle områder av prosjektet (tid, kostnader, ressurser, risiko, kvalitet, etc.)

En prosjektstyringsplan kan bestå av en eller flere tilleggsplaner, som for eksempel:

• Plan for styring av prosjektomfang;
• Kalenderplan;
• Plan for kostnadsstyring;
• Kvalitetsstyringsplan;
• Personalledelsesplan;
• Engasjement styringsplan;
• Risikostyringsplan;
• Forsyningsplan;
• Prosessforbedringsplan

Det er umulig å lage en detaljert plan for hele prosjektet på en gang.

Grunnplan er et formelt godkjent dokument som prosjektets ytelse måles mot og som skal brukes til å styre og kontrollere gjennomføringen av prosjektet. Brukes til å kontrollere fremdriftsavvik i prosjektet.

Arbeidsplan er et dokument eller sett med dokumenter som endres etter hvert som prosjektet skrider frem og blir tilgjengelig tilleggsinformasjon. Arbeidsplanen skiller seg som regel alltid fra den grunnleggende. Arbeidsplanen er modifisert av WP.

Prosjektgjennomføring- hovedprosessen for prosjektgjennomføring (en betydelig del av ressursene er involvert).

Hovedoppgavene til RP inkluderer:

• Integrasjon og koordinering av handlinger for å implementere prosjektplanen;
• Konstant sammenligning og analyse av avvik fra dagens prosjektgjennomføring i forhold til den grunnleggende prosjektplanen;
• Om nødvendig, initier endringsforespørsler;
• Prognoser for kostnader og vilkår for prosjektet.

Federal Agency for Education

SEI HPE "Nizhnevartovsk State University for Humanities"

Det humanistiske fakultet

Institutt for ledelse

Institutt for dokumentasjon og generell historie

innføring av elektronisk dokumenthåndtering

i en moderne bedrift

(Kursarbeid)

IV års studenter

dagavdeling

Kuriy Natalya Romanovna

Vitenskapelig leder

L.A. Yakubova,

Seniorforeleser,

Kandidat for historiske vitenskaper

Nizhnevartovsk

Introduksjon ................................................... ................................................... ......3

Kapittel 1. Regelverk for innføring av elektronisk dokumenthåndtering………………………………………………………………………..7

Kapittel 2. Stadier for innføring av elektronisk dokumenthåndtering...........................18

Kapittel 3. Evaluering av effektiviteten ved innføring av elektronisk

dokumentflyt……………………………………………………………….…..28

Konklusjon………………………………………………………………………………………40

Liste over brukte kilder og litteratur…………………………...45

Introduksjon

I moderne organisasjoner er det en bred utveksling av informasjon: med forretningspartnere, offentlige myndigheter, med deres territorielle inndelinger. Mesteparten av informasjonen overføres i form av papirdokumenter. I i fjor det er en betydelig økning i mengden informasjon som passerer gjennom elektroniske kanaler, i gjelder også og elektroniske dokumenter.

Temaet for dette kursarbeidet er relevant, først og fremst fordi selv tradisjonell (papir)arbeidsflyt er utenkelig uten automatisering og bruk av elektroniske dokumenter. Hovedoppgaven i dag er overgangen fra en diskret form for elektronisk dokumenthåndtering til en helhetlig, integrert, kontinuerlig informasjonsteknologi.

Når vi snakker om et elektronisk dokument, er det alltid nødvendig å huske at dette dokumentet går gjennom alle stadier av livssyklusen i elektronisk digital form. Med andre ord, vi lager slike dokumenter, overfører dem i tid og rom, lagrer eller ødelegger dem kun i elektronisk digital form.

Til tross for høy utviklingstakt informasjonsteknologier, elektroniske dokumenter er fortsatt lite brukt i forvaltningen. I tillegg til generelle (tekniske, teknologiske, etc.) årsaker, forverres utilstrekkelig bruk av elektronisk dokumentasjon i Russland av en rekke faktorer som skaper hindringer for utbredt innføring og effektiv bruk av elektroniske dokumenter i organisasjoner.

Disse negative faktorene inkluderer:

ufullkommen regelverk, som ikke alltid tar hensyn til mulighetene til moderne informasjonsteknologi;

utilstrekkelig utvikling av informasjonsteknologi innen ledelse;

mange organisasjoners uforberedelse til å bruke effektive teknologier ledelse;

fraværet i landet av en integrert informasjonsinfrastruktur og effektiv informasjonsstøtte for markeder for varer og tjenester;

utilstrekkelig nivå av personellopplæring innen bruk av informasjonsteknologi.

Ikke desto mindre foregår informatiseringsprosesser aktivt på alle myndighetsnivåer, mange aktiviteter rettet mot utvikling av informasjonsteknologier blir implementert eller planlagt implementert innenfor rammen av føderale, regionale og avdelingsprogrammer.

Formålet med dette kursarbeidet er å studere implementeringen av elektronisk dokumenthåndtering i en moderne virksomhet.

For å nå dette målet foreslås det å løse en rekke oppgaver:

Å studere regelverket for innføring av elektronisk dokumenthåndtering;

Vurder stadiene av implementering av elektronisk dokumenthåndtering;

Analyser evalueringen av effektiviteten til elektronisk dokumenthåndtering.

Dette emnet er ikke fullstendig analysert i litteraturen.

T.R. Belaya, en forsker ved avdelingen for førskoleutdanningsinstitusjoner VNIIDAD, vurderte de organisatoriske spørsmålene ved å designe et automatisert system av førskoleutdanningsinstitusjoner, stadiene og stadiene for å lage et automatisert kontrollsystem, hovedkravene til referansevilkårene for utformingen av NPPs og for akseptdokumentasjon for NPPs.

Yu.M.Kukarina karakteriserer i detalj det regulatoriske rammeverket som påvirker dannelsen av begrepene "elektronisk dokument" og "elektronisk digital signatur". Forfatteren vurderer de første regulatoriske og metodiske dokumentene på et elektronisk dokument, GOSTs fra 1994 om en elektronisk digital signatur, et elektronisk dokument i lovverk og den føderale loven om en elektronisk digital signatur.

P. Moskova avslører fordelene med elektronisk dokumenthåndtering. Forfatteren A.V. Badina bemerker funksjonene til dokumenthåndteringsautomatisering i russiske virksomheter, indikerer de mest typiske måtene å implementere denne prosessen og utsiktene for utviklingen av EDMS-markedet.

V.E. Balasanyan legger vekt på organisasjoners behov for automatisering av arbeid med dokumenter og utforsker kravene til automatiseringssystemer for kontorarbeidsprosesser.

Forfatteren S.L. Kuznetsov vurderer utviklingen av et automatisert dokumentregistreringssystem. En rekke problemer knyttet til innføringen av automatiserte førskoleopplæringssystemer er identifisert. Oppmerksomheten rettes mot den obligatoriske deltakelsen fra førskoleutdanningsinstitusjoner i innføringen av datateknologi, viktigheten av mandat og utviklingen av nasjonale lover og forskrifter og metodiske lover om automatisering av førskoleutdanningsinstitusjoner.

E.S. Istomina analyserer den digitale signaturen som et attributt til et elektronisk dokument, det grunnleggende og prinsippene for bruk av en EDS i et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Og også vurdert problemene som oppstår ved bruk av EDS og måter å løse dem på.

Svært detaljert og tilgjengelig informasjon om elektroniske dokumenthåndteringssystemer presenteres på selskapets hjemmeside Decision Support Systems, som oppdateres jevnlig, interessante og nyttige artikler om elektroniske dokumenthåndteringssystemer publiseres. Det er også nødvendig å merke seg nettstedet til Cognitive Technologies-selskapet, som er en anerkjent autoritet i utviklingen av moderne datateknologi, dens høye profesjonalitet er anerkjent over hele verden.

Også spørsmål knyttet til elektronisk dokumenthåndtering påvirkes av en rekke forskriftsdokumenter.

Den føderale loven av 10. januar 2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature" gjorde det mulig på lovnivå å definere de grunnleggende begrepene som "elektronisk dokument" og "elektronisk digital signatur", noe som ga dem passende rettskraft , og også for å bestemme de generelle anvendelsespunktene i praksis for den valgte teknologien for elektronisk signering av dokumenter.

Paragraf 3 i artikkel 11 i den føderale loven av 27. juli 2006 nr. 149-FZ "Om informasjon, informasjonsteknologi og informasjonsbeskyttelse" sier at elektronisk melding signert med elektronisk digital signatur anerkjennes som et elektronisk dokument tilsvarende et dokument signert med håndskrevet signatur.

Retningslinjer for utvikling av instruksjoner for kontorarbeid i føderale utøvende organer, utviklet i samsvar med paragraf 4 i dekret fra regjeringen i Den russiske føderasjonen datert 15. juni 2009 nr. 477 "Om godkjenning av reglene for kontorarbeid i føderale utøvende organer " etablere prosedyren for å opprette, motta, behandle, lagre og bruke elektroniske dokumenter i vilkårene for bruk av et avdelings elektronisk dokumenthåndteringssystem, samt prosedyren for sending, mottak og registrering av elektroniske meldinger.

Det føderale målprogrammet " Elektronisk Russland for 2002-2010".

Dermed kan vi konkludere med at forfatterne av ulike artikler vurderer mange aspekter ved problemet med å introdusere elektronisk dokumenthåndtering i en moderne bedrift. Noen av dem fokuserer på problemene som oppstår på hvert enkelt stadium av implementeringen av ED, andre understreker hvor viktig det er å riktig bestemme det riktige elektroniske dokumenthåndteringssystemet som organisasjonen trenger.

Kapittel 1. Regelverk for implementering

elektronisk dokumenthåndtering

Oppgaven med overgangen fra papir- til elektronisk dokumenthåndtering står i dag overfor mange organisasjoner, både kommersielle og offentlige. Innføringen av elektronisk dokumenthåndtering gjør det mulig å forbedre kontrollen over bevegelse og utførelse av dokumenter, betydelig forenkle og raskere tilgang til informasjon og som et resultat forbedre administrasjonseffektiviteten. Dette er viktig for næringslivet og ikke mindre viktig for staten.

RF regjeringsdekret nr. 65 av 28. januar 2002 godkjente det føderale målprogrammet "Electronic Russia" (2002-2010).

Den er utformet for å danne det regulatoriske rammeverket innen informasjonsteknologi, utvikling av informasjons- og telekommunikasjonsinfrastruktur, forutsetninger for å koble ulike brukergrupper til åpne informasjonssystemer (inkludert via Internett), samt å sikre effektiv interaksjon mellom offentlige myndigheter og lokale myndigheter med innbyggere og forretningsenheter basert på den utbredte innføringen av informasjonsteknologi. 1

Hva er gjeldende regelverk for bruk av elektroniske dokumenter (heretter kalt ED)?

Vi hører ofte at det er helt fraværende. Dette er imidlertid ikke sant. For det første bør alle standarder for dokumentarstøtte til ledelsen også gjelde for ED. For det andre er det en hel rekke juridiske dokumenter av organisatorisk, instruktiv, metodisk karakter, som man kan stole på når man arbeider med elektroniske dokumenter.

Bruk av elektroniske dokumenter utføres primært iht føderal lov datert 20. februar 1995 nr. 24-FZ "Om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse" og loven i den russiske føderasjonen datert 23. september 1992 nr. 3523-1 "Om juridisk beskyttelse av programmer for elektroniske datamaskiner og databaser" ( som endret 24. desember 2002).

Juridisk regulering av opprettelse og bruk av elektroniske dokumenter innebærer bruk av elektroniske dokumenter innenfor rammen av loven, samt å sikre deres juridiske betydning (prosedyren for deres sertifisering - sammensetningen og metodene for å anvende detaljer) og beskyttelse mot forvrengning i prosessen med elektronisk utveksling. Også underlagt forskriftsregulering er reglene for opprettelse og bruk av originaler, duplikater og kopier av disse dokumentene, kravene til overføring, tilgang, lagring, etc.

Funksjonen til elektroniske dokumenter er regulert ikke bare av føderal lovgivning, men også av bransjeomfattende regulatoriske og tekniske dokumenter fra Russlands statsstandard.

Komplekset av statlige standarder "Informasjonsteknologi" regulerer mange spørsmål om å lage automatiserte systemer, beskytte informasjon og bruke en elektronisk digital signatur (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94, etc.).

Bransjeomfattende reguleringsdokumenter fra Federal Archive regulerer hovedsakelig spørsmålene om arkivlagring av elektroniske dokumenter.

De grunnleggende reglene for drift av organisasjoners arkiver (M.: VNIIDAD - Rosarkhiv, 2002), godkjent ved avgjørelsen fra kollegiet til de føderale arkivene av 6. februar 2002, etablerer derfor prosedyren for driften av organisasjoners arkiver med elektroniske dokumenter og normene for å dokumentere operasjoner utført med elektroniske dokumenter under overføring til lagring og i lagringsprosess. Reglene er ledsaget av slike former for dokumenter som registreringskortet til ED-regnskapsenheten, handlingen for migrering og re-registrering av ED, registeret for mottak og avhending av ED, registeret for migrasjon og re-registreringer av ED.

Dessverre, mens disse reglene er av eksperimentell rådgivende karakter, noe som selvfølgelig forhindrer deres utbredte anvendelse.

Til tross for dette distribuerte filialsenteret for vitenskapelig og teknisk informasjon VNIIDAD rundt 6000 eksemplarer på forespørsel fra forbrukere. Regler. Dette indikerer en betydelig interesse for spesialister i en enkelt metodikk for å bygge kontorarbeid i forskjellige organisasjoner.

For det meste løses problemene med å opprette og bruke elektroniske dokumenter av individuelle avdelinger og organisasjoner uavhengig. Det er forskrifter fra føderale myndigheter, spesielt interessert i rask og nøyaktig overføring av dokumentert informasjon, som fastsetter mulig bruk av elektroniske dokumenter. Dette er handlinger fra finansielle myndigheter, skatt, tollvesenet og så videre.

For eksempel godkjente Federal Securities Commission (FCSM) i Russland: Forskrift som fastsetter handlingssekvensen til organisasjoner som tilbyr elektroniske dokumenter i FCSM, og midlertidige krav til magnetiske medier og formatet på tekster til visse dokumenter på magnetiske medier.

For tiden, i de føderale utøvende myndighetene, er Office Work Instruction den viktigste reguleringsloven som regulerer arbeidet med dokumenter på tradisjonelle medier og definerer de teknologiske kravene for organisering av kontorarbeid og arbeidsflyt ved bruk av automatiserte systemer.

I samsvar med paragraf 4 i dekretet fra regjeringen i Den russiske føderasjonen datert 15. juni 2009 nr. 477 "Om godkjenning av reglene for kontorarbeid i føderale utøvende organer", er det utviklet metodologiske anbefalinger for utvikling av instrukser for embetet arbeid i føderale utøvende organer (heretter referert til som metodologiske anbefalinger). De satte Generelle Krav til funksjonen av tjenester for dokumentarstøtte til ledelsen, dokumentasjon av ledelsesaktiviteter og organisering av arbeidet med dokumenter i føderale utøvende organer. Av spesiell interesse ved arbeid med elektroniske dokumenter er punkt 3.6 i retningslinjene "Særenheter ved arbeid med elektroniske dokumenter" 2 . Den etablerer prosedyren for å opprette, motta, behandle, lagre og bruke elektroniske dokumenter under betingelsene for bruk av et avdelings elektronisk dokumenthåndteringssystem, samt prosedyren for å sende, motta og registrere elektroniske meldinger.

På grunnlag av metodologiske anbefalingene utvikler de føderale myndighetene sine egne avdelingsinstruksjoner og andre regulatoriske og metodiske dokumenter som regulerer prosessene for dokumentarstøtte for ledelsen (DOE). Søknaden deres vil bidra til å skape et enhetlig metodisk grunnlag for journalføring i føderale utøvende organer.

Spesiell vekt legges til det regulatoriske og metodiske rammeverket ved innføring av automatiserte systemer for førskoleutdanningsinstitusjoner (ASDOU). Etablering av en klar prosedyre for bruk av det automatiserte systemet og reglene for arbeid med informasjon er en av hovedfaktorene for å sikre vellykket implementering av det automatiserte systemet for førskoleopplæring og full bruk.

De organisatoriske og metodiske dokumentene som brukes i implementeringen av ASDOU inkluderer anbefalinger:

organisering av implementering og bruk av systemet;

om prosedyren for å installere klientplasser;

om optimalisering av dokumentflytteknologi;

standard klassifiserere.

For eksempel har Bank of Russia en forskrift som definerer:

typer operasjoner utført av hver gruppe arbeidere;

administratorrettigheter;

organisering av kontroll over brukernes handlinger, prosedyren for å tildele tilgangsfunksjoner til det automatiserte systemet til brukere;

regler for utfylling av informasjonsfelt;

prosedyrer som sikrer informasjonsintegriteten til systemet.

Fra dette kan vi konkludere: jo mer storskala og multifunksjonelle automatiseringssystemer for førskoleutdanningsinstitusjoner introduseres, desto nærmere blir spørsmålene om regulatorisk og metodisk støtte for deres funksjon studert.

Hvilke lokale forskrifter og metodiske dokumenter bør eksistere i en organisasjon for å gi juridisk grunnlag for elektronisk dokumenthåndtering? Vi lister opp de som skal gjenspeile opprettelsen og bruken av elektroniske dokumenter:

ordre fra organisasjonens ledelse om utvikling og bruk av et informasjonssystem der elektronisk dokumenthåndtering skal utføres, med en oversikt over oppgavene og funksjonene til dette systemet;

en ordre fra ledelsen av organisasjonen om innføring av elektronisk dokumenthåndtering, som definerer myndighetene til tjenestemenn og angir hvilke typer elektroniske dokumenter og under hvilke forhold som skal aksepteres av ansatte for vurdering og utførelse;

liste over dokumenter utført og brukt i elektronisk skjema, inkludert utelukkende i elektronisk form;

nomenklatur for organisasjonens anliggender;

forskrift om internt regelverk organisasjoner;

forskrift om beskyttelse av personopplysninger til ansatte;

instruksjoner for organisasjonens kontorarbeid;

et album med former for elektroniske dokumenter, med presentasjon av deres skjermskjemaer og skjemaer når de er skrevet ut på papir;

forskrifter om organisasjonens strukturelle inndelinger;

stillingsbeskrivelser av ansatte;

informasjonssystem brukerveiledninger.

Det er imidlertid også restriksjoner på distribusjon av elektroniske former for dokumenter. Dessuten er de mye strengere for ekstern arbeidsflyt enn for interne. Disse begrensningene er knyttet til kravene til utførelse og oppbevaring av dokumenter og kan ikke vises umiddelbart, men i løpet av administrative eller rettslige prosedyrer av konfliktsituasjoner innen virksomhet, ledelse, service og arbeidsforhold.

Stort sett kan enhver frivillig organisasjon selvstendig innføre sine egne krav til utførelse av dokumenter, spesielt av intern karakter. Myndigheter og statlige organisasjoner er i denne henseende sterkt begrenset av de normative handlingene til høyere myndigheter. Men selv private firmaer og bedrifter bør ta hensyn til flere viktige punkter knyttet til å dokumentere deres aktiviteter og forhold til partnere.

Først og fremst er restriksjoner på elektroniske skjemaer knyttet til behovet for å autentisere dokumenter. Hovedkravet til det store flertallet av dokumenter er den håndskrevne signaturen til en autorisert person, som dessuten noen ganger må sertifiseres av organisasjonens segl. Kun hvis de er tilgjengelige, kan dokumentet betraktes som en original. Dette er en nærmest uoverstigelig hindring for lagring av visse typer utgående og innkommende dokumenter utelukkende i elektronisk form, selv om de er signert med elektronisk digital signatur (EDS).

Teknologier for elektroniske analoger av håndskrevne signaturer har utviklet seg siden 70-tallet av forrige århundre, men verifisering av ektheten til en elektronisk signatur har vært og er fortsatt en kompleks og kostbar prosedyre. Den russiske føderasjonens lov "Om elektronisk digital signatur" 3 forenklet det ikke mye. Bruken av en elektronisk digital signatur (EDS) for å bekrefte den juridiske kraften til dokumenter ved arbeid med informasjon i elektronisk form er tillatt i henhold til art. 5 i den føderale loven "Om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse".

I Art. 160 i den russiske føderasjonens sivile kode refererer også til "bruken i transaksjoner av faksimilereproduksjon av en signatur ved hjelp av mekanisk eller annen kopiering, en elektronisk digital signatur eller en annen analog av en håndskrevet signatur." Bruk "er tillatt i tilfeller og på den måte som er foreskrevet i lov, andre rettsakter eller etter avtale mellom partene."

Teknologien for å feste (prosedyren for å lage og bruke) EDS er regulert av føderal lov nr. 1-FZ av 10. januar 2002 "On Electronic Digital Signature". Mekanismen for å implementere lovens bestemmelser er imidlertid ennå ikke feilsøkt, så i praksis skaper dette store vanskeligheter ved anvendelsen av EDS. I tillegg vil EDS være en «dyr fornøyelse» for mange mennesker, inkludert frivillige organisasjoner, i lang tid fremover. Men hovedsaken er at EDS er en kortvarig forutsetning for et elektronisk dokument. Fra et juridisk, prosedyremessig og teknologisk synspunkt kan EDS-autentisering bli en problematisk, om ikke reell, prosedyre 5-10 år etter signering. Ektheten til dokumenter med EDS med lang lagringstid kan stilles spørsmål ved eller tilbakevises i retten.

Foreløpig er det ingen juridiske handlinger som forbyr signering av elektroniske dokumenter med lang lagringstid ved hjelp av en EDS uten samtidig å lage duplikatet på papir. Men i nærvær av slike dokumenter er konfliktsituasjoner med eksterne organisasjoner uunngåelige. De kan finne tillatelse enten i rettskjennelser eller i spesielle juridiske forskrifter. Det er mulig at avgjørelsen vil gå inn for obligatorisk opprettelse av papirduplikater (eller spesialsertifiserte kopier) av elektroniske dokumenter med langtidslagring EDS. I dette tilfellet må hele utvalget av elektroniske dokumenter akkumulert frem til dette punktet overføres til papir. Derfor må ledere av organisasjoner nøye veie fordeler og ulemper før de bestiller lagring av viktige innkommende og utgående dokumenter kun i elektronisk form.

Når det gjelder elektroniske dokumenter med korte lagringsperioder, er prosedyren for autentisering ved bruk av EDS allerede tilstrekkelig feilsøkt (for eksempel i banktjenester) og krever ikke ytterligere duplisering av dokumentet på papir.

En annen formell hindring for overgangen til papirløst kontorarbeid er kravet i noen lover om å lage dokumenter på spesielle papirskjemaer (vanligvis med våpenskjold eller emblem). Dette kravet gjelder visse typer lovpålagte, økonomiske dokumenter, personaldokumenter, attesterte dokumenter mv. For de fleste av dokumentene til organisasjoner med ikke-statlig eierskap eksisterer imidlertid ikke slike strenge krav. En lokal normativ handling er nok til å innføre former for ekstern representasjon av elektroniske dokumenter, først og fremst av intern karakter. Etter beslutning fra organisasjonens ledelse kan enkelte typer innkommende dokumentasjon (for eksempel kopier av administrative og regulatoriske dokumenter fra høyere organisasjoner, informasjon og forretningsbrev) bare aksepteres for behandling og utførelse i elektronisk form.

Det finnes en rekke dokumenter, hvor innholdet ikke trenger å bekreftes med signatur eller utformes på særskilte skjemaer. Det er snakk om dokumenter av informasjons- og referansekarakter: registrerings- og kontrollkort, registreringslogger mv. Oftest er deres form og sammensetningen av detaljene godkjent av organisasjonene selv etter ordre fra ledelsen. Allerede har mange organisasjoner fullstendig forlatt papirformen for å vedlikeholde disse dokumentene, med en rekke dokumentariske informasjonssystemer og databaser.

Personaldokumentasjon fortjener spesiell vurdering. Artiklene i arbeidsloven om dokumenter i elektronisk form er så vage at de åpner for direkte motsatte tolkninger. For eksempel paragraf 6 i art. 86 i koden antyder at "når du fatter beslutninger som berører interessene til en arbeidstaker, har ikke arbeidsgiveren rett til å stole på den ansattes personopplysninger innhentet utelukkende som et resultat av deres automatiserte behandling eller elektroniske mottak." Denne bestemmelsen kan tolkes som en vesentlig begrensning ved opprettelse av personaldokumentasjon utelukkende i elektronisk form, fordi de fleste av disse dokumentene på en eller annen måte kan brukes «ved beslutninger som berører arbeidstakerens interesser». Samtidig kan dokumenter som formaliserer beslutningstaking (ordre på personell og personlige kontoer til ansatte) opprettes og lagres kun i elektronisk form.

I en annen tolkning av denne artikkelen arbeidskode det bemerkes at det ikke snakkes om dokumenter i det hele tatt, spesielt om behovet for å lage personelldokumentasjon nødvendigvis på papir. Og siden personaldokumenter sirkulerer innenfor rammen av den interne dokumentflyten, så, ifølge noen advokater, er det ingenting som forbyr å holde dem utelukkende i elektronisk form, som en del av organisasjonens informasjonssystemer og databaser. Hovedsaken er at organisasjonen når som helst kan bevise ektheten og uforanderligheten til sine elektroniske dokumenter.

I prinsippet gjelder den bemerkede tolkningen av lovbestemmelsene for alle typer interne dokumenter i organisasjonen. Hvis de er inkludert i en database som er sikkert administrert, og hvis det er pålitelige garantier for at elektroniske dokumenter er uforanderlige, vil enhver domstol godta et utdrag fra denne databasen (på papir) som skriftlig bevis og rettsmedisinsk bevis. Hele problemet ligger kun i riktig organisering av intern elektronisk dokumenthåndtering. 4

Dermed er det moderne regulatoriske og juridiske rammeverket for dokumentarisk støtte til ledelsesaktiviteter i en uordnet tilstand. Objektivt sett forklares denne situasjonen av følgende omstendigheter.

Kapittel 2. Stadier av implementering av elektronisk dokumenthåndtering

Foretakets aktivitet (ledelse, produksjon, økonomisk) er nært knyttet til behandling og lagring av betydelige mengder dokumenter: ledelse, rapportering, informativ, etc. Under moderne forhold blir effektiv bedriftsledelse umulig uten effektiv styring av dokumentflyten. Av denne grunn kan bruk av elektroniske dokumenthåndteringssystemer (heretter kalt EDMS) i virksomheter, noe som kan redusere tid og Finansielle utgifter bedrifter i organisasjoner av forretningsprosesser og arkivlagring av dokumenter, samt å utvikle og enkelt implementere tiltak for å optimalisere dem.

Et elektronisk dokumenthåndteringssystem kan bli et effektivt styringsverktøy for ethvert mellomstort eller stort selskap dersom implementeringen utføres som en kompleks begivenhet bestående av organisatoriske, administrative og tekniske tiltak primært rettet mot å optimalisere og øke gjennomsiktigheten av eksisterende forretningsprosesser.

Først av alt vil jeg merke meg årsakene til at arbeidsflytautomatisering bør utføres. For det første må informasjon behandles så raskt og effektivt som mulig, noen ganger er informasjonsflyter ikke mindre viktige enn materielle. For det andre kan tap av informasjon eller at den faller i feil hender være svært kostbart. En rekke vanlige problemer bør også belyses for de organisasjonene der dokumenter behandles på tradisjonell måte:

dokumenter går tapt;

mange dokumenter samler seg, hvis formål og kilder er uklare;

dokumenter og informasjon i dem faller i feil hender;

mye arbeidstid brukes på å søke etter det riktige dokumentet og danne et tematisk utvalg av dokumenter;

flere kopier av samme dokument opprettes - mye penger brukes på papir og kopiering av dokumenter;

Det brukes mye tid på å utarbeide og koordinere dokumenter.

Innføringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem lar deg løse alle disse problemene, samt:

sikre det koordinerte arbeidet til alle avdelinger;

forenkle arbeidet med dokumenter, øke effektiviteten;

øke produktiviteten til ansatte ved å redusere tiden for å opprette, behandle og søke etter dokumenter;

øke effektiviteten av tilgang til informasjon;

vil tillate å differensiere rettighetene til tilgang til ansatte til informasjon.

Ved implementering er det verdt å bestemme seg for et elektronisk dokumenthåndteringssystem. Det finnes forskjellige klasser av systemer:

kontorautomatisering og dokumenthåndteringssystemer

arbeidsflytstyringssystemer

systemer for organisering og håndtering av dokumentarkiver

systemer elektronisk kontroll dokumenter

Hvert system løser en viss klasse problemer. Så du bør ikke forvente en fullverdig ruting av arbeidsflyter fra et kontorautomatiseringssystem.

Hver systemprodusent hevder at produktene deres er de mest funksjonelle, de mest praktiske og de mest effektive. Det skjer ofte på den måten - kunden kommer med et veldig spesifikt problem, etter å ha lyttet til som produsenten snakker om systemet sitt, som vil løse dette og alle andre problemer. Som et resultat bruker kunden penger (ofte mye) på implementering av et automatiseringssystem og får ikke det han ønsket. Med alt dette kunne et programvareprodukt være veldig bra, men det var opprinnelig ment å løse problemer av en annen klasse.

1) bestemme - løse problemer, hva slags du vil betro automatiseringssystemet. Hvis personalet i organisasjonen ikke har spesialister som uavhengig kan bestemme klassen til det ønskede systemet, er det bedre å søke hjelp fra en konsulent. For det første kan du se på anmeldelser publisert i spesialpressen og på noen nettsteder på Internett.

2) etter å ha bestemt hvilket klassesystem du trenger å se etter, studere, hvis mulig, alle tilbud, velg et system ikke bare med funksjonaliteten du trenger, men også et som kan utvides ytterligere ved å legge til nye funksjoner.

3) kontakt en teknisk spesialist. Funksjonene til systemet bestemmes i stor grad av programvare- og maskinvareplattformen som systemet skal brukes på.

4) velg et system som er enkelt å sette opp, utvider og skalerer (dvs. gir investeringsbeskyttelse), som er enkelt å bruke, har et ergonomisk brukergrensesnitt.

5) test systemet i aksjon. Produsenten har sannsynligvis en demoversjon eller et distribusjonsalternativ med evalueringslisenser - installer systemet hos deg og test det i aksjon før du kjøper det. Forresten, noen produsenter gir gratis teknisk støtte under evalueringsperioden.

6) det er ikke nødvendig å umiddelbart kjøpe et kraftig dyrt system. Prosessen med å automatisere en organisasjon kan foregå i etapper – til å begynne med kan du implementere et enkelt system, som kan videreutvikles ved å skalere og legge til nye funksjoner.

Tidspunktet for implementeringen av systemet avhenger av mange faktorer. Vi lister opp de viktigste:

Systemklasse. Implementeringen av kontorautomatiseringssystemet, bestående av en arbeidsstasjon til sekretæren, vil ta en uke, hvor sekretæren vil bli opplært til å jobbe med systemet. Innføringen av et ERP-klassesystem kan ta et helt år, og det er ikke nødvendig at antallet arbeidsstasjoner er stort.

Skalaen til det implementerte systemet. Perioden for systemimplementering avhenger selvfølgelig av antall arbeidsstasjoner og servere som systemet skal betjenes på - brukere må opplæres, programvare må installeres og konfigureres på alle personlige datamaskiner og servere.

Systemtilpasning. Tilpasning av systemet i henhold til kundens krav (noen ganger brukes begrepet "tilpassing") er mulig på to måter - ved å sette opp og endre programkoden. Hvis systemet tilpasser seg ved å endre innstillingene, går tilpasningsprosessen raskere.

Implementeringsprosessen består av flere stadier. Hovedtrinnene er følgende trinn:

Organisasjonsundersøkelse bedriftsstrukturer, identifisere de viktigste forretningsprosessene, arbeidsflytene og en formell beskrivelse av dokumentflyten.

Sammenstilling av nomenklaturen av dokumenter, dannelsen av oppslagsverk og klassifiserere, utarbeidelse av instruksjoner.

Tilpasning av systemet basert på informasjon innhentet under undersøkelsesfasen.

Installere og konfigurere programvare, og prøvedrift.

Endelig justering av systemet, tatt i betraktning manglene identifisert under prøvedrift.

Opplæring av organisasjonens ansatte.

Noen av disse trinnene kan gå parallelt. Spesiell oppmerksomhet bør rettes mot prosessen med personellopplæring, du bør ikke spare penger på den, siden i tilfelle uforberedt personell, vil selv det mest avanserte systemet som er ideelt for organisasjonen din være ineffektivt.

Avhengig av faktorene som er oppført ovenfor, kan implementeringen av systemet ta fra én til to uker til seks måneder. Implementering av et kan ta et år eller mer.

Vurderer spørsmålet om organisering av automatisering av DOW-systemet mer detaljert, bør følgende punkter fremheves:

Ta en beslutning om automatisering av førskoleopplæringssystemet i organisasjonen.

Det er utarbeidet etter ordre fra organisasjonens leder, som indikerer den strukturelle enheten (offisiell) som er ansvarlig for automatiseringen av DOW-systemet, tidspunktet for arbeidet, datoene for mellomkontroll, etc.

En handlingsplan for automatisering av førskoleopplæringsinstitusjonssystemet er vedlagt bestillingen. En slik plan bør angi start- og sluttdato for hver aktivitet.

Ved å gjennomføre en åpen konkurranse blant utviklerne av AS DOW (eller gjennomføre en markedsundersøkelse av utviklerne av AS DOW, kan studien utføres både uavhengig og under kontrakten av et uavhengig forskningsselskap - dette kan være et spesialisert forskningsinstitutt , et konsulentselskap, etc.) med sikte på definisjon av organisasjonen - utvikleren av systemet. 5

Utvikling av referansevilkår for utformingen av AS av PEI (utført av utviklingsorganisasjonen med deltakelse av organisasjonen - kunden til AS av PUD). Ved gjennomføring av en åpen konkurranse sendes utkast til tekniske spesifikasjoner av konkurrerende organisasjoner ved søknad om deltakelse i konkurransen.

Godkjenning av referansevilkår for design av AS DOW. Om nødvendig koordinering av mandatet med statlige tilsynsorganer og andre interesserte organisasjoner. Fristen for godkjenning av referansevilkårene i hver organisasjon bør ikke overstige 15 dager. 6

Inngåelse av avtale mellom kunde og byggherre for prosjektering av AS DOW.

Design av AS DOW. Stadiene og stadiet for å opprette AS, så vel som innholdet i arbeidet, er etablert av GOST 34.601-90 Informasjonsteknologi. Sett med standarder for automatiserte systemer. Automatiserte systemer. Stadier av skapelsen.

Eksperimentell implementering av AS DOE i organisasjonen.

Forbedring av AS DOW i nærvær av kommentarer og ønsker fra kunden (utført av utvikleren).

Aksept av AS DOW i drift.

Sette AS DOW i drift.

Gjennomføre aktiviteter for å lære opp ansatte i organisasjonen til å jobbe med den introduserte AS DOW. Organiseringen av opplæringen utføres av personalavdelingen. Opplæring kan utføres av spesialister fra den strukturelle enheten til kundeorganisasjonen som er ansvarlig for automatisering av førskoleutdanningsinstitusjonen, eller, i henhold til kontrakten, av representanter for organisasjonen som utvikler AS til førskoleutdanningsinstitusjonen. Lister over ansatte som må gjennomgå opplæring sendes inn av ledere strukturelle inndelinger(i samsvar med stillingsbeskrivelser) og godkjent av organisasjonens ledere. Læringsprosessen avsluttes nødvendigvis med sertifisering.

Hovedproblemene og oppgavene som krever spesiell oppmerksomhet og er av størst betydning i implementeringen av automasjonssystemer er:

Mulig behov for å endre virksomhetens organisasjonsstruktur. Innføringen av et nytt, åpenbart mer effektivt arbeidsflytsystem bør føre til en endring i strukturen på kontoret, og muligens flere globale endringer dersom systemet som implementeres gjelder automatisering av hele virksomhetsstyringssystemet.

Behovet for å endre teknologien for å jobbe med informasjon, og prinsippene for journalføring. Det bør sikres at det under overgangen til et nytt system ikke er avbrudd i strømmene som er nødvendige for styring og normal produksjonsprosess informasjon. Denne situasjonen er mulig hvis noen informasjonslenker ikke ble formalisert og ikke kom til utviklernes syn.

Midlertidig økning i belastningen på ansatte under implementeringen av systemet. Åpenbart vil det på et visst stadium av implementeringen være en slags parallellisering av arbeidsoperasjoner, forårsaket av behovet for å kombinere det gamle og nye måter Informasjonsbehandling. I tillegg vil ansatte, i tillegg til hovedarbeidet, måtte anstrenge seg for å mestre ny teknologi, hvis volum avhenger av omfanget av endringer og kompleksiteten til den faktiske programvare- og maskinvaremodulen.

Valget av implementeringsalternativ: på egen hånd, gjennom opprettelse av spesielle enheter, eller ved å tiltrekke seg et utviklingsselskap. Det er fordeler og ulemper ved begge alternativene og den optimale løsningen velges i hvert enkelt tilfelle, men hvis det er et valg, er det et problem. Det er nødvendig med en meget seriøs analytisk undersøkelse av problemet.

Motstand fra ansatte i bedriften, eller den såkalte "menneskelige faktoren". Oppstår nesten ved eventuelle endringer i organisasjonen som et psykologisk fenomen. I tillegg er dette en slags reaksjon fra personalet på alle de ovennevnte problemene. Dette er et ganske alvorlig problem, fordi det i moderne russiske virksomheter er svært få måter å kvantitativt og kvalitativt vurdere graden av motstand, og som et resultat er det ikke så mange arbeidsmetoder for å overvinne det. Vanligvis kan disse problemene forklares av tre årsaker:

vanskeligheten med å lære programvare,

utilstrekkelig godt utviklet opplæringsprosess for personalet,

mangel på en tilstrekkelig forståelse av hvordan forretningsinformasjonsflyter var organisert i organisasjonen før introduksjonen av programvaren.

Lederfaktor (viktigst). Med en svak manifestasjon av denne faktoren implementeres systemet bare på noen avdelinger eller bare på noen nivåer. I verste fall blir det ikke gjennomført i det hele tatt.

Det er også objektive faktorer som bør tas i betraktning på stadiet av implementeringsplanleggingen, ellers kan de bli uoverkommelige i fremtiden. Disse inkluderer:

Strukturelle endringer i organisasjonen. En av faktorene som er vanskelige å overkomme er de konstante strukturelle endringene i organisasjonen og som et resultat den svake formaliseringen av forretningsprosesser.

Mangel på papirarbeid. Et alvorlig problem er at hvis en stor organisasjon ikke har noen formalisert arbeidsflyt i det hele tatt, så oppstår det stadig mange problemer i den, og ledelsen forstår ikke alltid at kilden deres nettopp er mangelen på en formalisert forretningsordning. Som et resultat tenker ledere ikke engang på innføringen av elektronisk dokumenthåndtering.

Problematiske oppgaver i begynnelsen av implementeringen:

Gir et elektronisk dokument rettskraft. Jo lenger, jo oftere kan dette problemet løses som en ordinær organisatorisk og teknisk oppgave.

Interaksjon verden utenfor. Spesielt dreier dette seg om utveksling av dokumenter med parallelle strukturer i tilknyttede organisasjoner eller avdelinger som det er et «tett» arbeid med. Oftest kommer informasjon fra dem på papir.

Migrering av eksisterende dokumenter. Stadiet med migrering av eksisterende dokumenter fra papir til elektronisk form er kanskje en av de farligste. Hvis det ikke er nøye planlagt, kan du støte på problemer som kan oppheve alt tidligere arbeid og mislykkes hele prosjektet.

Prosessen med å introdusere et automatisert dokumenthåndteringssystem vil mer effektivt tillate en mer effektiv obligatorisk pre-prosjektdiagnostikk av tilstanden til kontorarbeid, informasjonsflyter og det kommunikative delsystemet i organisasjonen. Kan gi noen fordeler selv om beslutningen om å automatisere til slutt ikke er tatt.

For å forhindre motstand fra personalet, som, som vi ser, er et alvorlig problem, er det nødvendig å nøye studere bedriftskulturen i selskapet og hvordan det påvirker fordelingen av arbeidet, retningen og dynamikken i informasjonsstrømmene.

Tilsyn med implementeringsprosedyren bør også utføres ikke bare på nivået til sjefen for IT-avdelingen, men også på nivået av toppledelsen, slik at den høye prioriteringen av transformasjonene kommer til uttrykk tydelig og de er systemiske i natur, som påvirker et bredest mulig spekter av produksjons- og organisasjonsprosesser.

Dermed er de eksisterende stadiene av innføringen av elektronisk dokumenthåndtering ledsaget av en rekke problemer, som igjen ikke er uløselige, men tvert imot fremhever en rekke litteratur spesifikke anbefalinger som lar deg automatisere kontorarbeid kompetent. og med minimale tap. Til tross for de eksisterende vanskelighetene, blir elektronisk dokumenthåndtering mer og mer utbredt nettopp fordi effekten av det ikke måles ved direkte ressursbesparelser, men ved å forbedre kvaliteten på organisasjonens arbeid. Til kommersielle virksomheter dette er en overlevelsesfaktor, for avdelinger og statlige strukturer - en mulighet til mer effektivt å løse statlige problemer, til å realisere muligheten for operativ interaksjon med ulike fag og mellom avdelinger.

Kapittel 3. Evaluering av effektiviteten ved innføring av elektronisk

dokumentflyt

Automatisering av elektronisk dokumenthåndtering er et viktig skritt for å øke konkurranseevnen til enhver bedrift. Innføringen av EDMS lar bedrifter betydelig forenkle problemene knyttet til å finne, få tilgang til og lagre dokumenter, og som et resultat unngå mange problemer som oppstår i prosessen med dokumenthåndtering. Evaluering av effektiviteten av implementeringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem er det vanskeligste aspektet å formalisere. Først av alt, fordi dette systemet på den ene siden ikke er en bevisst ekstrem nødvendighet (som f.eks. handelssystem for et supermarked eller en database for et folkeregister), og på den annen side krever det visse kostnader til gjennomføring og vedlikehold.

Først av alt er hovedmålene for implementeringen av EDMS:

effektiv styring av dokumentflyter i bedriften;

sentralisert lagring av dokumenter;

øke kontroll over utførelsen av arbeid på dokumenter;

øke produktiviteten til ansatte;

lette tilgang til informasjon for å ta ledelsesmessige beslutninger;

informasjonssikkerhet for virksomheten.

Hvilke fordeler får bedrifter av dokumentautomatisering?

Innføringen av enterprise EDMS gir organisasjoner to typer fordeler: taktiske og strategiske.

1. De taktiske fordelene ved å implementere et EDMS er hovedsakelig knyttet til kostnadsreduksjon. De er ganske enkle å identifisere og måle. Monetære fordeler kan beregnes basert på hvor mye fysisk arkivskap som kan fjernes, hvor mye plass som kan frigjøres, hvor mye servere som kan frigjøres, som ofte lagrer mange kopier av de samme dokumentene.

Så automatiseringen av elektronisk dokumenthåndtering gir organisasjoner følgende taktiske fordeler:

Fysisk frigjøring av plass

Redusere kopieringskostnader

Redusere kostnadene ved å levere informasjon i papirform

Redusere ressurskostnader: mennesker og utstyr

Reduser papirkostnadene

Økt arbeidsproduktivitet: raskere gjennomføring av arbeid, økning i total mengde utført arbeid, forbedret arbeid med data/journaler (dokumenter som har juridiske forpliktelser), evne til å utføre nye typer arbeid eller utføre arbeid på en annen måte

2. De strategiske fordelene ved å implementere et EDMS inkluderer fordeler som er forbundet med forbedringer i viktige forretningsprosesser. Og dette skyldes en økning i omsetning eller fortjeneste, hvis vi snakker om kommersielle strukturer, eller med forbedringer i arbeid, beslutninger, service, hvis vi for eksempel snakker om offentlige myndigheter. Av natur er disse fordelene vanskeligere å måle.

Så innføringen av elektronisk dokumenthåndtering gir følgende strategiske fordeler:

Fremveksten av muligheten for kollektivt arbeid på dokumenter (noe som er umulig med papirkontorarbeid);

Betydelig akselerasjon av søk og utvalg av dokumenter (etter forskjellige attributter);

Å øke informasjonssikkerheten på grunn av at arbeid i EDMS fra en uregistrert arbeidsstasjon er umulig, og hver bruker av EDMS tildeles sine egne tilgangsrettigheter til informasjon;

Øke sikkerheten til dokumenter og bekvemmeligheten av lagringen, siden de lagres elektronisk på serveren;

Forbedre kontroll over utførelse av dokumenter.

Hovedresultatet av automatisering av arbeidsflyt er å sette ting i orden i arbeidet med dokumenter, betydelig optimalisering av forretningsprosesser, redusere tiden for å ta ledelsesbeslutninger og øke effektiviteten i organisasjonen som helhet. Etter implementeringen av EDMS får selskapets ledelse et effektivt styringsverktøy som er nødvendig for forretningsutvikling i moderne forhold. 7

Hvis systemet er riktig valgt og implementeringsprosessen var vellykket, kan ansatte i organisasjonen bruke mer effektivt ved å redusere tiden til å utføre rutineoperasjoner på å jobbe med dokumenter. arbeidstid og gjøre mer arbeid. Komplekse systemer lar deg optimalisere aktivitetene til individuelle avdelinger og hele organisasjonen som helhet. Mange systemer gir analytisk informasjon som brukes til å ta mange viktige ledelsesbeslutninger.

Det er andre like viktige fordeler som et automatiseringssystem vil gi. Disse fordelene kommer ikke alltid eksplisitt til uttrykk, men de påvirker absolutt effektiviteten til organisasjonen som helhet - nivået på faglig opplæring av ansatte øker, ambisjonene til ansatte vokser, og kulturen for å bruke moderne informasjonsteknologi blir innpodet .

Som for ethvert automatisert system er effekten av EDMS delt inn i to deler: den direkte effekten av implementeringen av systemet, forbundet med besparelser på materialer, personaltid osv., og den indirekte effekten forbundet med fordelene for funksjonen. av organisasjonen, noe som gir EDMS (gjennomsiktighet i ledelsen, kontroll av utøvende disiplin, muligheten for å samle kunnskap, etc.).

Effekten av den andre typen er svært vanskelig å anslå i det generelle tilfellet. Denne vanskeligheten ligger ikke i at den ikke kan vurderes, men i at vurderingen alltid vil være en sakkyndig vurdering, og en slik vurdering kan lett trekkes i tvil. Faktisk oppveier denne effekten langt de direkte besparelsene ved å implementere et EDMS i form av ubrukt papir eller reduserte arbeidskostnader 8 .

La oss prøve å foreslå en ordning for å beregne effektiviteten av implementeringen av EDMS.

Til å begynne med, la oss gi et eksempel på en kostnadsberegningsordning. Anta at vi har en organisasjon med N ansatte. La oss først beregne alle kostnadene ved å implementere systemet. La oss introdusere noen antagelser og notasjon, utføre de enkleste beregningene.

Kostnad L for én programvarelisens. Vanligvis er dette tallet i området $150 til $800 pr arbeidsplass og avhenger i stor grad av antall kjøpte lisenser, det vil si antall jobber i EDMS.

Kostnaden H for tilleggsutstyr som kreves for implementering av EDMS (datamaskiner, skrivere, skannere, etc.). En verdi, i de fleste tilfeller, praktisk talt proporsjonal med N. Denne proporsjonaliteten blir observert hvis kjøp av en dyr en ikke er nødvendig. spesialisert utstyr, for eksempel industrielle skannere eller store robotbibliotek for elektroniske arkiver. Proporsjonalitetskoeffisienten avhenger selvsagt av den nåværende graden av utstyrsutstyr. La oss anta at før arbeidsstart har en ansatt under moderne forhold utstyr verdt rundt $ 1500 (kostnadene for utstyr som er i gjennomsnittlig prisklasse tas). Underutstyrsforholdet kan være fra 10 til 40 %, for de fleste organisasjoner er dette tallet neppe høyere.

Kostnaden for arbeidet med implementeringen av systemet V. Denne verdien er ikke proporsjonal med organisasjonens størrelse, men er selvfølgelig i en viss avhengighet av det. Implementeringskostnadene avhenger i stor grad av hvordan implementeringen vil bli organisert, av hvem sine styrker den skal gjennomføres, i hvor mange etapper. For å bringe en viss sikkerhet, kan vi anta at kostnadene ved implementering er lik følgende verdi:

V=M*W + M*W*F(N), hvor:

M er antall månedsverk som trengs for å utføre implementeringsarbeid (vanligvis 4 til 6 månedsverk),

W - gjennomsnittlig kostnad for 1 måneds arbeid (inkludert arbeid med utvikling av krav, opprettelse av et implementeringsprosjekt, programvareutvikling, installasjon og opplæring). Det andre begrepet, som avhenger av F - funksjonen til egenskapene til størrelsen på organisasjonen, fungerer som en "korreksjon" som lar deg ta hensyn til kompleksiteten til oppgaven på grunn av størrelsen på organisasjonen i kostnader.

En annen utgiftspost som må tas i betraktning er kostnaden for å administrere og vedlikeholde systemet. De kan være opptil 15-20% av kostnadene for systemet per år.

Vi tok hensyn til nesten alle hovedkostnadene for implementeringen av systemet. La oss nå gå videre til den "lønnsomme delen".

La oss starte med et estimat for direkte kostnadsbesparelser. La det bare inkludere kostnadene for papir spart ved å implementere et slikt system og kostnadene for spart tid til ansatte. Dette er faste kostnader, så la oss beregne kostnadene per måned for deretter å estimere tilbakebetalingstiden. Disse kostnadene varierer betydelig avhengig av type aktivitet i organisasjonen, og beregningene vil i hovedsak være a priori av gjennomsnittlige estimater.

Den maksimale kostnaden for papirforbruk per måned kan beregnes basert på evnen til en ansatt til å lese og assimilere et visst antall sider med dokumenter per måned. Basert på et enkelt eksperiment kan man finne ut at i løpet av arbeidsdagen kan en gjennomsnittlig ansatt ikke lese mer enn 100 maskinskrevne ark med dokumenter. På den annen side kan minimumsvolum av sider som én ansatt leser i løpet av en arbeidsdag ikke være mindre enn ett komplett dokument, det vil si 4-5 sider, ellers jobber ikke denne ansatte med dokumenter, noe som betyr at det ikke er interesse fra implementeringssynspunkt SED. Spredningen er stor, så for praktisk beregning er det bedre å få data om kjøp av skrivepapir fra din regnskapsavdeling. Men for vår grove ordning (spesielt siden denne faktoren åpenbart ikke vil ha betydning for den totale balansen mellom inntekter og utgifter), la oss anta at det er 25 sider per dag per ansatt i en gjennomsnittlig organisasjon.

Hvis P er kostnaden for ett ark med trykt informasjon (kopimaskin, utskrift), vil den månedlige papirkostnaden være 21*25* P*N.

Kostnaden for spart arbeidstid er enda vanskeligere å vurdere. Først av alt består den av følgende faktorer.

Spar innsats ved å gjenbruke eksisterende dokumenter.

Sparer tid på å søke etter nødvendige dokumenter på grunn av systematisering av dokumenter i lagringen og effektive midler for informasjonsinnhenting.

Akselerasjon av alle forretningsprosesser på grunn av deres automatisering, formalisering og kontroll av ytelsesdisiplin.

La oss prøve å oversette disse faktorene til spesifikke estimater. La oss gjøre noen ekspertanmeldelser.

Siden enhver organisasjon hele tiden løser problemer som er ganske like hverandre, er det åpenbart at muligheten for å gjenbruke eksisterende dokumenter er veldig reell. Hvis for noen typer dokumenter (kontrakter, brev, invitasjoner) slik gjenbruk er en etablert praksis de fleste steder, så for dokumenter som kommersielle tilbud, analytiske vurderinger, foreløpige utkast eller til og med bare korrespondanse, dessverre, prosentandelen av gjenbruk i de fleste tilfeller er null. La oss gå ut fra det faktum at for nesten ethvert dokument i en ganske langvarig organisasjon vil det alltid være en prototype. Oftest vil det være mulig å "ta" fra 20 til 30% fra prototypen (ikke fra volumet av teksten, men fra arbeidskostnadene for opprettelsen), resten er spesifikasjonene til en individuell sak, som krever tenkning og ta avgjørelser. Derfor vil vi gå ut fra en gjenbruksfaktor på 25 %. Hvis vi antar at hver ansatt bruker omtrent 30 % av arbeidstiden sin på å lage nye dokumenter (denne parameteren har ikke blitt målt noe sted, men er ifølge forfatteren ganske nær sannheten), så vil de ansattes totale tidsbesparelser være ca. 7,5 % av deres fulle arbeidstid.

Å spare tid for dokumentsøk er ganske godt målt av tilhengerne av implementeringen av EDMS. I reklameøyemed nevner de tall som når opp til 30 % av arbeidstakerens arbeidstid. I virkeligheten er selvfølgelig dette tallet mindre, og er mest sannsynlig i området 5-10%. For nøyaktighetens skyld, la oss ta 5 %. Dermed vil den totale besparelsen i arbeidstid for disse to faktorene være ca. 12 %.

Å få fart på forretningsprosesser er den mest åpenbare fordelen med å implementere et EDMS. Det er vanskelig å anslå på forhånd, men la oss prøve å gjøre en slags vurdering. Med papirarbeidsflyt blir post vanligvis distribuert til ansatte av kontoret to ganger om dagen. Altså, avhengig av godkjenningslisten, kan et dokument gå gjennom instanser fra tre dager til en måned eller mer. Enhver forsinkelse i utførelse øker bare denne perioden. Det er umulig å kontrollere forsinkelsen i utførelsen av individuelle dokumenter, og den omfattende kontrollen av ytelsesdisiplinen til en individuell ansatt er komplisert av mangelen på åpenhet i hans aktiviteter. Ved implementering av et EDMS overføres dokumenter til neste instans umiddelbart etter utførelse. For eventuelle forsinkelser fra noen av utøverne, kan du se både tidspunktet for forsinkelsen og belastningen til utøveren med andre verk, og følgelig kan du iverksette tiltak. Med dette i tankene kan et dokument som vanligvis utføres i minst tre dager utføres på én eller to dager, og utførelsestiden for dokumenter som går gjennom flertrinns godkjenning og godkjenning kan reduseres flere ganger. Med kostnaden per ansatt S kan besparelsen utgjøre (0,1+0,3)* S* N. Men dette kan bare testes i praksis. Dette er med andre ord ytterligere 10-30 % besparelse i arbeidstid.

La oss prøve å bruke disse tallene på forholdene til en bedrift. Alle tallene gitt nedenfor er betingede og i det virkelige liv kan de avvike flere ganger, men for et stort antall reelle typiske tilfeller kan estimatene være ganske nærme.

Anta at vi tar for oss en organisasjon som sysselsetter 50 tjenestemenn av forskjellige rangerer. La oss først anslå kostnadene ved implementering.

Anta at kostnaden for en programvarelisens i form av en arbeidsplass for et gitt volum er L=$300. Kostnaden for programvaren er $15 000.

La oss si at du må utstyre utstyret på nytt med 20 %. Kostnaden for tilleggsutstyr i dette tilfellet vil være ca

H=0,2*1500 USD*50= 15000 USD

La oss anta at organisasjonen har sin egen stab som er i stand til å organisere implementeringen av systemet, og den trenger bare å hente inn en konsulent for å løse de vanskeligste problemene. Det typiske arbeidsomfanget med implementering av informasjonssystemer i denne klassen, som vi allerede har sagt, er omtrent fem personmåneder. Av disse er ca. to personmåneder arbeidet til en konsulent, som koster mer. La oss legge til ytterligere to personmåneder, tatt i betraktning et ganske stort antall ansatte i organisasjonen. Den gjennomsnittlige kostnaden for et typisk byrås egen stab er rundt $400 per måned. Kostnaden for en konsulent, avhengig av tjenestevilkårene, er fra 2000 til 6000 dollar per måned. For nøyaktighetens skyld, la oss anta at det er lik $ 5 000. Totalt får vi et estimat på kostnadene ved implementeringsarbeid: ca. $ 12 000.

Dermed kan den totale kostnaden for å implementere et slikt system, med en rimelig organisering av prosessen, være $ 42 000. Kostnaden for vedlikehold vil være ca $ 16 000 mer over to år. Vi mottar 58 000 dollar i utgifter for to år.

La oss nå evaluere den direkte økonomiske effekten av implementeringen.

For å bestemme kostnadene ved å kopiere dokumenter, la oss anta at ett ark som skrives ut i organisasjonen koster rundt $ 0,02. Da bruker organisasjonen rundt $ 525 per måned på papir (se formelen ovenfor).

Det mest pessimistiske anslaget for arbeidsbesparelser, ifølge våre antakelser, var omtrent 20 %. Basert på gjennomsnittlig månedlig kostnad per ansatt i et typisk byrå på $400, kan vi anta at implementeringen av EDMS sparer 50 personer * $400 * 0,2 = $4000 per måned.

Med totale implementerings- og driftskostnader i to år på $58 000.

Tilbakebetalingstiden for EDMS vil være mindre enn to år.

Dette er en god nok indikator.

Selvfølgelig er beregningene ovenfor betinget. For det første kan kostnadene ved å implementere et EDMS være flere ganger høyere – avhengig av hvilken implementeringsform som vil bli valgt og hvordan organisasjonens krav skiller seg fra de kapasitetene som allerede er innebygd i systemet. For det andre er effektiviteten av implementeringen kanskje ikke så åpenbar, selv om, ifølge forfatteren, 20% besparelse i innsats er ganske oppnåelig verdi for en organisasjon som konstant jobber med dokumenter. Det bør tas i betraktning at hvis mengden arbeid med dokumenter i en organisasjon ikke er tilstrekkelig til å kunne snakke om en så betydelig ressursbesparelse, vil kravene til systemet være mye enklere, noe som betyr at kostnadene for implementering, oppgradering av utstyr osv. kan vise seg å være mye lavere.

Dermed gir innføringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem en betydelig økonomisk effekt, men dens kvantitative vurdering er en kompleks prosess, siden mange faktorer må tas i betraktning. Den økonomiske effekten bestemmes i stor grad av riktig valg av system og implementeringsprosessen.

For å oppsummere resonnementet vårt, vil jeg igjen trekke oppmerksomheten til bedriftsledere, ansatte i støttetjenester for ledelsesdokumentasjon og andre spesialister på følgende punkter:

i dag er innføringen av automatiseringssystemer nødvendig;

gir reelle fordeler og reell økonomisk effekt;

det er veldig viktig å velge riktig system, og du bør ikke spare på implementeringsprosessen;

Kostnaden for et system bestemmes først og fremst av dets tilhørighet til en bestemt klasse.

Varigheten av implementeringsprosessen avhenger av kompleksiteten til systemet og kan variere fra én uke til et år eller mer. 9

Konklusjon

Det moderne regulatoriske og juridiske rammeverket for dokumentarstøtte til ledelsesaktiviteter er i en uordnet tilstand. Objektivt sett forklares denne situasjonen av følgende omstendigheter.

Fremveksten av ulike former for eierskap gjorde det umulig å anvende for alle organisasjoner kravene til dokumenter som tradisjonelt ble utformet av statlige arkivmyndigheter. Således utviklet de "Grunnleggende regler for drift av arkiver for organisasjoner", "Metodeanbefalinger for utvikling av instruksjoner for kontorarbeid i føderale utøvende organer", samt "Regler for utarbeidelse av regulatoriske rettsakter fra føderale utøvende organer og deres statlige registrering" gjelder bare for dokumentasjon fra statlige organisasjoner. Kontroll over overholdelse av reglene for dokumentarstøtte for ledelsesaktiviteter til ikke-statlige organisasjoner er ikke noe føderalt organs ansvar.

Mye utviklet kommersiell aktivitet innen design og implementering av automatiserte kontorsystemer (dokumenthåndtering, dokumenthåndtering, etc.) fører til en økende separasjon av dokumentarsystemer og deres inkompatibilitet.

I en rekke tilfeller støtter kontorautomatiseringssystemer enten ufullkommen (irrasjonell) dokumenthåndteringspraksis eller etablerer sin egen rekkefølge, samtidig som de ikke overholder kravene til tradisjonelt papirbasert kontorarbeid. Ikke et eneste statlig organ i Den russiske føderasjonen koordinerer og kontrollerer automatiseringen av dokumentasjonsstøtte for ledelsen. I dag:

det er ingen lover som virkelig utjevner rettighetene til papir- og elektroniske dokumenter;

det er ingen lovgivning om overføring av papirdokumenter til andre medier med rett til å ødelegge originalene.

Lovgivning innen elektronisk dokumenthåndtering er på utviklingsstadiet. En av manifestasjonene av utilstrekkelig oppmerksomhet fra staten til implementering av EDMS det er liten interesse for å utvikle et juridisk og regulatorisk rammeverk som vil tillate større bruk av elektroniske dokumenter og moderne teknologi.

De eksisterende stadiene av innføringen av elektronisk dokumenthåndtering er ledsaget av en rekke problemer, som igjen ikke er uløselige, men tvert imot fremhever en rekke litteratur spesifikke anbefalinger som lar deg automatisere kontorarbeid kompetent og med minimale tap. Til tross for de eksisterende vanskelighetene, blir elektronisk dokumenthåndtering mer og mer utbredt nettopp fordi effekten av det ikke måles ved direkte ressursbesparelser, men ved å forbedre kvaliteten på organisasjonens arbeid. For kommersielle virksomheter er dette en overlevelsesfaktor, for avdelinger og offentlige etater er det en mulighet til å løse statlige problemer mer effektivt, å realisere muligheten for operasjonell interaksjon med ulike enheter og mellom avdelinger.

Innføringen av et elektronisk dokumenthåndteringssystem gir en betydelig økonomisk effekt, men den kvantitative vurderingen er en kompleks prosess, siden mange faktorer må tas i betraktning. Den økonomiske effekten bestemmes i stor grad av riktig valg av system og implementeringsprosessen.

elektronisk dokumenthåndteringssystem elektronisk dokumentflyt ...