Markedet for ERP-systemer i Russland vokser raskt. Imidlertid ender prosjekter for å implementere ERP-systemer ofte i fiasko. Ifølge eksperter, ca 70% av implementeringsprosjekter ERP-systemer ikke oppnår sine uttalte mål. Vi foreslår å diskutere hovedårsakene. Forvarslet betyr tross alt forbevæpnet.

Tegning

Først av alt interessen som vises for ERP-systemer knyttet til forventninger om betydelige fordeler som virksomheter kan få som følge av bruk av slike systemer. Men disse forventningene er som oftest basert på løftene til selskapene som implementerer denne programvaren. Imidlertid ender svært ofte prosjekter for å implementere ERP-systemer i fiasko. Omtrent 70 % av prosjektene for implementering av ERP-systemer når ikke sine uttalte mål på grunn av en banal mangel på forståelse av hva et ERP-system er.

Hva er årsaken til slike triste statistikker og hvordan, etter å ha brukt betydelige økonomiske og tidsmessige ressurser, for ikke å bevise det? Vi tilbyr de TOP 10 feilene som er gjort i implementeringen av ERP-prosjekter. Denne listen er ikke uttømmende og er en liste over feil funnet av våre eksperter og konsulenter i løpet av arbeidet med kunder.

Last ned nyttige dokumenter:

Feil #1. Ikke beskriv forretningsprosesser før oppstart av ERP-implementering

Det er umulig å kvalitativt implementere ERP-systemet uten de beskrevne forretningsprosessene på nivået "som det skal være", eller i det minste en klar forståelse og visning "på papir" av informasjon og material-/dokumentarflyter i din bedrift. Vi kommer ofte over alternativet når konsulenter er involvert i arbeidet i det kritiske øyeblikket av implementering, når systemet svikter og ikke gir ønsket effekt, og implementerne og ledergruppen ikke kan styre det i riktig retning. Ved å komme til bunns i årsakene til slike feil, identifiserer vi alvorlige inkonsekvenser i forståelsen av prosessene av de som implementerer systemet og av selskapet selv - det er rett og slett ingen beskrivelse av dem, eller det er laget formelt og ikke reflektere den reelle produksjonssyklusen.

Den vanligste årsaken til slike situasjoner er kundens ønske om å spare på beskrivelsen og utdypingen av dette trinnet, som faktisk kan være ganske dyrt. Oppdragsgiver forventer at justeringer av prosesser kan gjøres allerede på implementeringsstadiet. På den ene siden er dette logisk, siden prosjektet, hvis det konstrueres riktig, vil utfolde seg gradvis, inkludert flere og flere soner og seksjoner, modernisere og forbedre noe etter hvert som prosjektet utvikler seg. Men dette betyr ikke at forretningsprosesser hele tiden kan endres under utvikling - det er som å renovere en leilighet, hele tiden endre designprosjektet... En dag vil du renovere den. Spørsmålet er bare når og hvor mye vil det koste deg til slutt?

Et av de rimelige alternativene, fra vårt synspunkt, er foreløpig beskrivelse av forretningsprosesser "som de er", å legge dem over på en programvareplattform ved hjelp av et team av implementere og transformere dem til "som vil (å være)" er faktisk grunnlaget for implementering. Parallelt kan du sammen med prosjektteamet modifisere prosesser etter hvert som utviklingen skrider frem, finne de beste løsningene og ideene for å optimalisere pågående og automatiserte prosesser.

Feil #2. Gjør stadig endringer i det fremtidige systemet

En annen vanlig feil er å gjøre justeringer av det fremtidige systemet og ikke føre journal over dem (vil du "sitte på nålen"?). ERP-implementering er alltid lang og arbeidskrevende. Men denne prosessen kan bli ytterligere komplisert hvis du stoler fullstendig på implementerne og ikke krever at de gir en detaljert beskrivelse av endringene som er gjort på den opprinnelige plattformen. Resultatet kan være svært katastrofalt - hvis kontrakten sies opp, risikerer du å motta mye uforståelig kode, som du ikke vil kunne fortsette å jobbe med på egen hånd, eller du vil bli tvunget til å samhandle med en begrenset krets av spesialister, siden bare de forstår essensen av systemet de opprettet. En virksomhet skal ikke og kan ikke i en slik sak stole på partnere og deres velvilje (eller mangel på samme – domstolene kan i vår praksis hjelpe til med dette problemet, men de tar for mye dyrebar tid). Krev at implementørene dine vedlikeholder prosjektdokumentasjon, for å kunne fortsette prosjektet selvstendig, ansette spesialister, eller bytte entreprenør.

Feil #3. Stol helt på automatisering

Det er ikke verdt å tro at automatister vil gjøre alt for deg. De vil ikke gjøre det, punktum. De vil ikke være i stand til å ta hensyn til alle funksjonene til bedriften din, nyansene til interaksjoner og vanskelighetene ved å gjøre forretninger. Hvert selskap er forskjellig. Ønsker du å motta godt resultat– bli med i EPJ-systemimplementeringsprosjektet helt fra starten! Prosjektteamet må inkludere nøkkelspesialister fra selskapet, noe som vil redusere risikoen for prosjektsvikt betydelig og vil skape et styringsverktøy som er nyttig for selskapet, og ikke et "dataregistreringssystem for rapporter." Husk at målet med implementeringen er å øke virksomhetens operasjonelle effektivitet.

Feil #4. Utvikle tekniske spesifikasjoner for alle anledninger

Det er umulig å ta hensyn til alt, noen aspekter vil bli «født» under implementeringsprosessen, og det må være en viss grad av frihet, inkludert det som er spesifisert i avtalen med implementerne. Som opsjon kan du i kontrakten definere antall konsulenttimer for tilleggsutbygginger - dette kan inkluderes i kostnaden for prosjektet dersom det gjennomføres på totalentreprise, eller beregnes i tillegg etter timeverk. Et forsøk på å utvikle tekniske spesifikasjoner under hensyntagen til alle nyansene vil føre til opprettelsen av en enorm Talmud, som neppe engang blir lest og studert av prosjektteamet.

Feil #5. Ignorer ansattes motstand

Hvis selskapets spesialister ikke er involvert i ERP-prosjektet, er risikoen motstand mot endring , kan innføringen av et «system for ledelse» ødelegge alle gode foretak. I vår praksis er det tilfeller der et selskap under press fra ledelsen mistet omtrent 50 % av sine ansatte under implementeringen av systemet.

Feil #6. Ikke betaler nok oppmerksomhet til ERP-systemimplementeringsprosjektet

Automatisering er ikke valgfritt under noen omstendigheter. I vår praksis var det et tilfelle da et prosjekt for å implementere et system ble overført til en toppleder som et tilleggsalternativ. Som et resultat oversteg implementeringstiden og kostnadene de planlagte med 2 ganger.

Et ERP-implementeringsprosjekt krever full fordypning og ideelt sett en egen prosjektleder fra selskapet som vil integrere all prosjektinformasjon og kommunikasjon i sine hender. Det er absolutt ikke nok med en prosjektleder bare fra implementernes side.

Det er viktig å forstå og akseptere at implementering av et ERP-system først og fremst er nødvendig for din bedrift. Dessverre er implementeringsselskapet mindre interessert i dette - de er fornøyd med at du regelmessig betaler regningene.

Feil #7. Prøver å gjøre alt på en gang

Basert på vår erfaring med å støtte implementeringsprosjekter, er vi overbevist om at konseptet med å distribuere prosjekter basert på scrum (metodikk smidig utvikling programvare) virkelig fungerer og gir resultater (les også om Smidig metodikk). Hovedprinsippene som vi fokuserer på er å jobbe innenfor små moduler (sykluser på opptil 1 måned) for å få en fungerende versjon av produktet på hvert trinn. Deretter kan de resterende modulene justeres og justeres med den utviklede. Systemet utfolder seg gradvis, fleksibelt tilpasset selskapets mål. Ved å prøve å implementere systemet fullt ut på en gang og deretter teste det, risikerer du å kaste bort hele budsjettet og tiden, og på slutten av dagen få en ubehagelig overraskelse i form av et ikke-fungerende produkt.

Feil #8. Velg feil plattform

Når du velger en plattform, sørg for at den virkelig passer dine forretningsbehov og vil støtte ikke bare økonomi, regnskap, men også kjernedrift (produksjon, salg, etc.). Sørg for at den er designet spesifikt (generelt kan skade her) for din type bedrift (produksjon, logistikk, etc.). Dette kravet gjelder både funksjonell og maskinvare-programvareplattform.

Jo bedre systemet passer til driften din, jo mindre tid og penger vil du bruke på modifikasjoner og jo mer praktisk vil systemet være å betjene.

Feil nr. 9. Feil automatiseringsteam

Finn konsulenter som forstår virksomheten din. Det er viktig å forstå at forretningsprosessene til en produksjonsbedrift ikke kan tilnærmes med ledelsesmetoder som er vanlige i varehandel eller i tjenestesektoren, uansett godt system uansett hvilke konsulenter som støttet dem eller implementerte det. Kunnskap om programmering, DBMS, regnskap og handel er viktig, men det vil ikke hjelpe i særlig grad å implementere systemet i en bedrift som har produksjon som hovedvirksomhet.

Feil #10. Feil mål for implementering av ERP-system

Implementeringsproblemer øker vanligvis med overgangen til de stadiene av prosjektet der de viktigste forretningsprosessene til selskapet er automatisert. Nemlig forretningsprosesser som tilsvarer typen aktivitet som gir hovedfortjenesten. Til handelsselskaper dette er kjøp/salg, for transportselskaper – transport, for industribedrifter– produksjon osv.

Dessverre er hensikten med å implementere ERP-systemer ikke så mye å forbedre produksjonsaktiviteter hvor mye å redusere innsatsen for å opprettholde informasjonsflyten i virksomheten. Et klassisk eksempel er implementering av et system for å kombinere økonomisk og operasjonell informasjon i én database.

De fleste ERP-er som hevder å være integrerte bedriftssystemer ble opprinnelig opprettet med det formål å administrere kunderelasjoner, økonomi og regnskap. Følgelig ble de utviklet av regnskaps- og finansspesialister ved hjelp av IT-spesialister. Som et resultat ga ERP-systemer informasjonen som kreves av regnskap og finansavdelinger, mens produksjons- og andre driftsenheter (salg, forsyning, lager) ga denne informasjonen. Implementering av slike systemer, som ikke påvirker kjernevirksomheten til selskaper, fører vanligvis ikke til noen vesentlige resultater.

ERP-system – effektiv metode drive en virksomhet som hjelper til med å administrere arbeidsprosessen som helhet, planlegge aktivitetene til individuelle forretningselementer i bedriften, og også forbedre driften av alle produksjonsanlegg.

Du vil lære:

• Hva er et ERP-system og når trengs det.
• Hva er fordelene og ulempene med et ERP-system.
• Hvilke funksjoner utfører ERP-systemet i bedriften.
• Hvordan velge et ERP-system.
• Hvordan implementere et ERP-system på riktig måte i en bedrift.
• Hvilken opplæring må personalet som skal jobbe med ERP-systemet gjennomgå?
• Hva bestemmer kostnadene for et ERP-system?

Hva er et ERP-system og når trengs det?

For bedre å forstå betydningen av et ERP-system, er det ikke nok bare å kjenne til dekodingen av disse bokstavene (Enterprise Resources Planning) og oversettelsen denne definisjonen i russisk (bedriftsressursplanlegging), er det bedre å studere historien om dens forekomst.

På slutten av det 20. århundre, en massiv automatisering av forretningsprosesser: PC-er sprer seg raskt, programmer for styring av økonomiske og regnskap, elektronisk dokumenthåndtering, kontrollere funksjonen til maskiner og utstyr.

Forskjellen i prinsippene for å gjøre forretninger var ikke bare i overføringen av informasjon til digital form, men også i fremveksten av nye metoder for å analysere og utveksle data, som i utgangspunktet kombinerer forskjellige typer informasjon. Resultatet av dette var muligheten til å se hele virksomhetens arbeid som helhet og analysere funksjonen til dets individuelle områder (arbeidet til hovedproduksjonen, lageret, regnskapsavdelingen). Informasjonen som ble innhentet gjorde det mulig å mer kompetent fordele bruken av produksjonskapasitet og ta de riktige avgjørelsene.

Det er denne måten å drive forretning på som kalles ERP, og programvare brukt til dette formålet har blitt identifisert som et EPJ-system.

Dermed er alle programmer designet for regnskap, personalledelse, etc., deler av ERP-systemet, mens CRM (customer relationship management system) også refererer til ERP og oversettes som "customer relationship management system."

For tiden brukes alle de ovennevnte komponentene i den grunnleggende konfigurasjonen av ERP-systemet ofte som separate programmer. For eksempel er det kun regnskap som kan automatiseres i en bedrift, mens all annen informasjon lagres i ulike programmer i standard MS Office-pakken.

Det er ingen vits i å krangle om hvorvidt CRM og elektronisk regnskap er komponenter i et ERP-system, men det er klart at over tid vil automatiseringsnivået av forretningsflyter bare vokse sammen med antall solgte programvarelisenser, samt volumet av tjenester for installasjon og videre vedlikehold.

I en situasjon der en virksomhet nylig har startet sin virksomhet, er det ikke behov for dyp automatisering av arbeidsprosesser. Du kan utarbeide dokumenter i standard dataapplikasjoner, og avklare nødvendig informasjon direktøren kan ha en av de ansatte. Men sammen med utvidelsen av hele virksomheten øker antallet operasjoner, dokumentasjon og ansatte, noe som medfører behov for å lagre og analysere all informasjon i elektronisk form.

Hvis selskapet som helhet ikke bruker et ERP-system, lagres som regel all informasjon tilfeldig, noe som gjør den vanskelig å finne. Noen ganger er det situasjoner der driften av ERP-systemet bare er etablert i en bestemt avdeling.

Hvilke funksjoner utfører ERP-systemet i bedriften

Funksjonaliteten som det er mulig å bruke et ERP-system innenfor avhenger av omfanget og retningen av aktiviteten til et bestemt selskap, spesifikasjonene til arbeidet, men generelt bør det være rettet mot generell ledelse virksomhet. Standardfunksjonaliteten er som følger:

1. Produksjon

• utarbeide spesifikasjoner for produserte varer eller tjenester levert for å beregne volumene av nødvendige forbruksvarer og ansattes arbeidstid;
• utarbeide planer og styre selskapets arbeid i ulike skalaer: med utgangspunkt i det spesifikke produksjonsutstyr og avsluttes med hele avdelinger.

2. Økonomi

• utarbeide planer for bruk av organisasjonens økonomiske ressurser og overvåke resultater;
• løpende regnskap, regnskap for skatter og andre betalinger til budsjettet og midler utenfor budsjettet, finansiell rapportering og kontroll;
• arbeid med selskapets eiendeler, som inkluderer kontanter på bankkontoer, verdipapirer, anleggsmidler (for eksempel fast eiendom).

3. Logistikk

• styring av materialforsyning og forsendelse ferdige produkter: vedlikeholde en database over kontrakter og entreprenører, utarbeide planer og rapporter om varer på lageret, etc.;
• utarbeidelse av data om alt nødvendig forbruksvarer for å oppfylle tidligere beregnede produksjonsstandarder.

4. Personell

• personalregnskap og vedlikehold av timelister, samling bemanningstabell, lønnsforberedelse;
• søk og registrering av ansatte;
• utarbeidelse av arbeidsstyrkeplaner.

• utarbeide planer for produktsalg;
• forberedelse og implementering av reklamekampanjer og markedskommunikasjon;
• beregne priser på produserte produkter, utvikle rabattprogrammer, holde utsalg m.m.

6. Prosjekter. Rapportering

• tilstedeværelsen av et stort antall standard rapporteringsskjemaer for alle områder av organisasjonens aktiviteter, samt muligheten til å lage ytterligere rapporter;
• sjekk og ytelsesanalyse bedrifter;
• utvikling av en generell policy for organisasjonens arbeid, inkludert fastsettelse av tidsfrister for hver av oppgavene som er satt, beregning av ressursene som er nødvendige for disse formålene ( Penger, materialer, arbeidere).

ERP-system i en bedrift: 4 stadier av implementering

En fullverdig implementering av et ERP-system i en organisasjon kan ta fra et par uker til flere år (avhengig av volumet og omfanget av virksomhetens aktiviteter). Samtidig kan både selskapets egne IT-spesialister og ansatte i utviklerselskapet installere ERP-systemet.

Implementeringen av et ERP-system kan deles inn i følgende stadier:

Trinn 1. Primærorganisasjon

Stadiet der oppgaver defineres, mål settes, hvoretter en teknisk prosjektplan.

Trinn 2. Prosjektutvikling

Videre studeres bedriftens arbeid: utviklingsplaner, produksjonsprosesser. Denne informasjonen er grunnlaget for valg av struktur på ERP-systemet, samt for å gjøre justeringer til teknisk plan(hvis nødvendig).

Trinn 3. Prosjektgjennomføring

Prosedyren for å utføre forretningsprosesser i bedriften vil være basert på det installerte ERP-systemet, derfor er det på dette stadiet nødvendig å overføre data fra regnskapssystemene som ble brukt tidligere til ERP-systemet og forene dem med hverandre. I en situasjon hvor det viser seg at ERP-systemmodulene ikke er nok for en gitt virksomhet, kan det endres på dette stadiet. Ved ferdigstillelse av installasjonen kommuniseres de grunnleggende prinsippene i ERP-systemet til organisasjonens ansatte og det gjennomføres prøvetester.

Trinn 4. Igangkjøring

I sluttfasen kan du finne og eliminere problemer som oppstår under driften av ERP-systemet.

Hvilke metoder brukes for å implementere et ERP-system?

Følgende metoder kan brukes for å implementere et ERP-system:

1. Faseimplementering, når ERP-systemet introduseres én etter én i noen sammenhengende prosesser, noe som minimerer risiko for problemer.
2. "Big Bang" - hele systemet er installert på en gang. Denne tilnærmingen kan brukes i en liten organisasjon med enkle produksjonsprosesser. I dette tilfellet må spesiell oppmerksomhet rettes mot teststadiet for å identifisere alle mulige feil i driften av ERP-systemet.
3. Utrulling er en delvis installasjon av programvare med påfølgende distribusjon til andre bedriftsstrukturer. I et eget område kan distribusjonsmetoden brukes enten gradvis eller samtidig, siden risikoen for mislykket implementering generelt er lav.

Valget av metode for å implementere et ERP-system for hver virksomhet må gjøres svært nøye, ved å analysere mulige kostnader, samt ta hensyn til andre selskapers erfaring.

Hvem lærer opp ansatte i hva et ERP-system er?

Å forklare det grunnleggende om å jobbe med et ERP-system er et av de vanskeligste stadiene i implementeringen. Å drive forretning ved hjelp av et ERP-system kan endre forretningsprosesser i en bedrift, noe som medfører behov for å gjennomføre Job ansvar også funksjonaliteten knyttet til bruken av denne Software pakke. Hovedpoenget for selskapets ledelse er derfor å forberede personalet mentalt til å jobbe med ERP-systemet.

Ved implementering av et ERP-system kan det oppstå problemet at vanlige ansatte mangler lyst til å lære å jobbe med det, fordi slik automatisering gjør ledelsesarbeidet enklere. I denne situasjonen er løsningen å overføre slike ansatte til andre stillinger. De fleste ansatte har en tendens til å tenke langsiktig og forstå behovet for opplæring for å bruke den tilegnete kunnskapen i arbeidet.

Fra kvaliteten på opplæring Effektiviteten av å bruke ERP-systemet vil avhenge. Ansatte må ha en god forståelse av det grunnleggende i arbeidet sitt og ha passende motivasjon, for hvis personalet ikke forstår hvilke formål slike innovasjoner brukes til, vil ikke resultatene av å implementere et ERP-system være merkbare. Derfor må ansatte forstå at bruken av denne programvarepakken kan være en viktig løft for å forbedre effektiviteten til hele bedriften.

Opplæring av ansatte i det grunnleggende om å jobbe med et ERP-system bør begynne tidlig. Det er mulig å gjennomføre internt reklamekampanje, utarbeide tilgjengelig informasjon om målene som vil bli oppnådd etter at du begynner å bruke denne programvarepakken. I et spesialutviklet dokument - "Staff Training Strategies" - identifiseres denne oppgaven først. I dette dokumentet er alle ansatte i bedriften delt inn i grupper avhengig av volumet av nødvendige opplæringsaktiviteter, og viser også alle andre opplæringstrinn.

Som regel er det flere grupper som alt personell er delt inn i. For eksempel kan en egen gruppe skilles ut bedriftsledelse og mellomledere som direkte skal styre driften av virksomheten og ta nødvendige beslutninger. En annen gruppe er den delen av brukerne som utfører hovedfunksjonaliteten i å jobbe med ERP-systemet, uten å fordype seg i detaljene i forretningsprosesser, men ha inngående kunnskap om hvordan programvarekomplekset fungerer. Og den tredje gruppen er hoveddelen av de ansatte som skal legge inn primærdata i programmet.

De to første gruppene bør trenes av ansatte i organisasjonen som utviklet ERP-systemet, mens hoveddelen av personellet fra den tredje gruppen kan lære det grunnleggende om programmet eksternt eller gjennom kolleger som allerede har mottatt den nødvendige kunnskapen.

Opplæring kan gjennomføres både i opplæringssentre for konsulentbyråer og direkte hos bedriften. I noen tilfeller bestemmer ERP-systemutviklere forutsetning innhenting av riktig sertifikat fra ansatte i den andre gruppen.

Konsulentbyråer inngår avtaler med store leverandører som SAP, Microsoft, Oracle, Sun, Cisco, som gir dem rett til å undervise i bruk av programmet og utstede støttedokumenter ved fullført opplæring. Informasjon om dette finnes på de offisielle nettsidene til slike selskaper. Innenlandske utviklere - Parus og Galaktika - har åpnet egne treningssentre.

ERP-system: et eksempel på vellykket implementering

En av foretakene som driver med produksjon og salg av kjøleutstyr er Howe Corporation(USA) – for å drive virksomhet mer effektivt, bestemte vi oss for å implementere et ERP-system basert på tjenesteorientert arkitektur (SOA) av 2. generasjon. Dette gjorde det mulig å umiddelbart få resultater og se fordelene ved å bruke dette ERP-systemet, siden kvaliteten og lønnsomheten i alle forretningsprosesser har økt betydelig.

Denne organisasjonen var i stand til bedre å analysere volumet av materielle reserver og behovet for etterfylling. Etter implementering av ERP-systemet har Howe Corporation alt nødvendige verktøy for planlegging av aktiviteter både på kort og lengre sikt, noe som unngår bruk av en upålitelig kalendermetode for planlegging.

Dessuten ble alle mulighetene for å bruke ERP-systemet verdsatt av et internasjonalt selskap Alfa Laval, som har satt seg som mål å oppnå forbedret produksjonsytelse ved å øke effektiviteten i forretningsprosessene. I en av Alfa Laval-filialene i Bulgaria ble Epicor iScala ERP-systemet brukt, som bidro til å utføre en detaljert analyse av bruken av materialer og produksjonsråvarer, kontrollere tidspunktet for kjøpet deres for utførelse av relevante bestillinger, som påvirket reduksjon av produksjonsavfallsnivåer. Samtidig, siden ERP-systemet fullautomatiserte alle forretningsprosesser, gjorde dette det mulig å redusere volumet av overflødig produkter på lager, samt minimere nedetid i produksjonen.

Et annet selskap - IO elektronikk– kan også tjene som et eksempel på vellykket bruk av et ERP-system. Målet deres var å lykkes med å nå målene som er satt for de neste 4 årene.

Som direktøren for IO Electronics sa, med den raske utviklingen av aktiviteter og utviklingen av andre produksjonsområder, kan lønnsomheten til bedriften reduseres betydelig hvis det er feil i informasjonsutvekslingen mellom interne divisjoner. Men når du bruker et ERP-system, blir all informasjon tilgjengelig online. Etter fullført oppgave gjennomgår ERP-systemet oppdateringer, som lar deg spore hele produksjonsprosess og se den faktiske tilgjengeligheten til et bestemt produkt, samt unngå overskudd av varelager i varehus.

Utøveren forteller

Hvordan et ERP-system gjorde det mulig å redusere behovet for arbeidskapital med 40 %

Sergei Sukhinin,

Siden selskapet vårt tidligere ikke hadde et ERP-system, var det umulig å umiddelbart notere endringer i forretningsprosessen, noe som medførte mangel på materialer for montering av ferdige produkter, ukoordinert aktivitet på verksteder, forringelse av kvaliteten på sluttproduktet og økt forbruk. av råvarer. Alle disse unødvendige kostnadene kan bare reduseres ved å implementere et ERP-system.

Hovedaktiviteten til organisasjonen vår er produksjon, så oppgavene med å automatisere planlegging og administrere forretningsprosesser var en prioritet. Etter å ha bestemt at et ERP-system ville hjelpe oss med å løse problemene våre, ønsket vi å oppnå følgende mål:

1. Øke effektiviteten ved bruk av arbeidskapital.
2. Redusere varelager lagret i varehus.
3. Oppretting av et produksjonsprogram som tar hensyn til eksisterende kapasitet.
4. Redusere nivået på pågående arbeid.
5. Opprettelse generell liste materialer som brukes i produksjonen.
6. Forbedring av prosessen for beregning av materialstandarder.
7. Øke nøyaktigheten av kjøpsplaner, noe som vil bidra til å redusere volumet av illikvide varelager i varehus.

Først etter implementeringen av ERP-systemet var vi i stand til å planlegge riktig volumet av materialer som kreves for produksjon basert på analyse av varelager i varehus, noe som resulterte i en reduksjon i driftskapitalkostnadene med 40%. Videre hjelper en slik analyse å kjøpe bare de materialene som er nødvendige for en spesifikk forretningsprosess. Selskapets organisasjonsstruktur ble også optimalisert, noe som bidro til å redusere ansatte i produksjons- og ekspedisjonsavdelingen med 50 % uten å redusere kvaliteten på arbeidet.

Vi kan oppsummere følgende resultater av implementeringen av ERP-systemet i vårt selskap:

1. Produksjonsbalansen i varehusene gikk ned med 60 millioner rubler.
2. På alle aktivitetsområder utføres kontroll basert på resultatene av analysen av målte indikatorer. Arbeidstakers inntekt avhenger av arbeidet de har utført eller ikke utført, og de er selvstendig ansvarlige for dette.
3. Innkjøp av produksjonsråvarer og videre distribusjon til verkstedene er fullt kontrollert.
4. Balansen av illikvide materialer gikk ned med 20 millioner rubler.
5. Anskaffelsesplanen er blitt optimal, det gjøres endringer i den i tide dersom et slikt behov skulle oppstå.
6. Nå kan du planlegge belastningen videre produksjonskapasitet og følgelig antall arbeidere som kreves for dette.

Hvilket ERP-system er etterspurt blant russiske selskaper?

Programvaresystemer som i dag finnes på IT-teknologimarkedet kan utvikles av innenlandske og utenlandske selskaper. Samtidig er de forskjellige ikke bare i utviklingslandet, men også i den innebygde funksjonaliteten.

Utenlandske ERP-systemer, som programmer fra SAP, Oracle, PeopleSoft, Sage, Baan, Microsoft Business Solution, kan brukes i bedrifter av enhver kategori og er eksempler til etterfølgelse. Men når du arbeider med slike systemer i Russland, kan det oppstå noen vanskeligheter:

• fraværet av det nødvendige antallet spesialister som er opplært på riktig nivå for implementering og videre vedlikehold av ERP-systemet;
• innenlandske organisasjoners manglende vilje til å gjenoppbygge etablerte forretningsprosesser, siden utenlandske styringssystemer har betydelige forskjeller fra de som brukes i Russland;
• høye kostnader ved implementering.

Imidlertid prøver russiske utviklere også å utvide mulighetene til sine egne programvaresystemer i samsvar med kundenes behov. Slike ERP-systemer takler oppgavene i tilfelle det er nødvendig å automatisere separate retninger organisasjonens arbeid, og det er ikke nødvendig å introdusere programvarepakken i arbeidet til hele bedriften som helhet. Som et eksempel kan vi nevne programvaren til 1C- og Galaktika-selskaper.

11 feil ved implementering av et ERP-system

For å forbedre effektiviteten til bedriften er installasjon av et ERP-system nesten den dyreste og vanskeligste oppgaven. Den endelige prisen på implementeringen, samt tiden som kreves for dette, vil avhenge av antall feil som oppstår i prosessen.

Feil 1. Dårlig planlegging.

Dette faktum kan føre til en misforståelse av ERP-systemets nåværende og fremtidige tilstand, feil automatisering av forretningsprosesser.

Feil 2. Overfladisk analyse av organisasjoner som utvikler ERP-systemer.

Som regel er hovedkriteriet lav kostnad, men noen ganger undervurderer utviklere bevisst kostnadene for tjenester for å teste implementeringsprosessen på den første kunden. Etter en slik installasjon kan alvorlige mangler og feil i systemet identifiseres.

Feil 3. Manglende forståelse av bedriftens behov.

Etter å ha bestemt seg for at det fortsatt er nødvendig å implementere et ERP-system, forstår ikke kundebedriften helt hvilke programvaremoduler de må installere. Dette kan brukes av useriøse leverandører som vil inkludere mange unødvendige komponenter i ERP-systemet eller omvendt vil den installerte funksjonaliteten mangle.

Feil 4. Underestimering av tid og materialkostnader.

Feil bestemmelse av implementeringstiden og kostnadene ved å installere et ERP-system kan føre til urimelige forventninger om en rask økning i effektiviteten av forretningsprosesser.

Feil 5. Mangel på kvalifiserte medarbeidere ved kundebedriften.

Foretaksteamet skal inkludere ansatte som har tilstrekkelig kunnskapsnivå på ethvert område, fra ledelse og regnskap til lagerregnskap, innkjøp av materiell mv.

Feil 6. Mangel på prioriteringer.

Hvis du i utgangspunktet ikke angir de riktige prioriteringene, må du under installasjonen av et ERP-system ofte bytte mellom ulike oppgaver, og dette kan føre til forsinkelser i installasjonsprosessen, uventede problemer osv.

Feil 7. Utilstrekkelig opplæring av personalet.

Hvis du ikke viser ansatte all funksjonaliteten til ERP-systemet og hvordan de skal bruke det, kan organisasjonens personell nekte å jobbe i systemet helt eller bare delvis bruke dets evner.

Feil 8. Undervurderer nøyaktigheten av primærinformasjon.

Fordi sentralt punkt Arbeidet til ERP-systemet er å analysere informasjon, da vil resultatet av arbeidet i stor grad avhenge av riktigheten av de første dataene. Du må unngå skrivefeil og sjekke informasjonen som er oppgitt nøye.

Feil 9. Bruk av irrelevante applikasjoner.

Svært ofte bruker bedrifter både et ERP-system og tidligere installert programvare parallelt - duplikatdatainntasting forekommer. Dette øker tidsrammen for den endelige implementeringen av ERP-systemet.

Feil 10. Manglende testperiode.

Noen ganger utføres testing av den installerte programvarepakken bare på noen få brukere, noe som ikke tillater rettidig synlighet av alle manglene og gjeldende belastning på ERP-systemet.

Feil 11. Mangel på en vedlikeholds- og oppdateringsimplementeringsplan.

Uten dette vil programvarepakken veldig snart bli irrelevant. For maskinvarekomponenten i ERP-systemet er det nødvendig å øke produksjonskapasiteten regelmessig, siden volumet av behandlet informasjon også vil vokse. Programvarekomponenten kan kreve justeringer hvis det for eksempel gjøres endringer i lovverket.

Disse feilene er de vanligste, men hvert selskap kan ha individuelle problemer. For å minimere dem, må du nøye utarbeide en plan for installasjon av et ERP-system på hvert trinn.

Hva bestemmer kostnadene for et ERP-system?

Den endelige prisen på ERP-systemet vil være en kombinasjon av følgende komponenter:

1. Prisene på selve programvarepakken: hovedsettet med moduler og tilleggskomponenter.
2. Kostnader for installasjonstjenester.
3. Gjøre forbedringer og justeringer av programmet basert på behovene til kundebedriften.
4. Ytterligere service og support.

For å redusere kostnadene ved å implementere et ERP-system, må du først ta hensyn til russiske leverandører, siden utenlandske programmer har en høyere anskaffelsespris og krever betydelige endringer for å overholde nasjonal lovgivning.

Ekspertuttalelse

Implementeringen av ERP-systemet kostet selskapet 2,5 millioner dollar

Sergei Sukhinin,

Leder for avdelingen for automatiserte kontrollsystemer ved JSC Scientific and Production Complex Elara, Chuvashia

Lisensen til å installere ERP-systemet kostet oss $470 000, og den endelige implementeringsprisen var $2 500 000. Men allerede i prosessen med å bruke ERP-systemet ble det oppnådd en positiv effekt, og kostnadene ble refundert fullt ut 1,5 år etter installasjon av denne programvarepakken.

Informasjon om eksperter

Sergey Bratukin, direktør for distribusjonspraksis, Columbus IT&Russia, Moskva. Sergey Bratukin jobbet som konsulent i den russiske avdelingen av Columbus IT i 1997-2005. Deltok i implementering av storskala prosjekter for implementering av ERP-systemer i selskaper som Torgovaya Ploshchad, MVO, Starik Hottabych, Formula Kino, Avtomir, etc. Internasjonalt konsulentselskap Columbus IT leverer konsulenttjenester om valg, implementering og vedlikehold av bedriftsinformasjonssystemer, samt ledelsesrådgivning. Grunnlagt i 1989 i Danmark, i for tiden har representasjonskontorer i 28 land. I løpet av de åtte årene med drift av Columbus IT i Russland, har mer enn 200 bedrifter blitt kunder av selskapet, inkludert SSM-Tyazhmash, TD Perekrestok, Dixie, L'Etoile, Unimilk, Istok, Toyota. og mange andre

Sergei Sukhinin, Leder for avdelingen for automatiserte kontrollsystemer i JSC Scientific and Production Complex Elara, Chuvashia. OJSC "Research and Production Complex "Elara"" er en ledende russisk produsent fly- og navigasjonssystemer, automatiske og fjernkontroll, innebygde datamaskiner og skjermsystemer for fly militær og sivil luftfart. Som en del av samarbeidsavtalen med OJSC Russian jernbaner» JSC «Elara» jobber med å forberede produksjon av enheter og systemer for jernbanetransport Russland.

Implementering av automatiserte systemer i virksomheter kan utføres på ulike måter og metoder. Noen organisasjoner velger alternativet når systemet implementeres samtidig langs alle automatiseringskretser. Andre foretrekker et trinnvis alternativ kompleks automatisering sekvensielt lukke funksjonsområder etter hverandre.

Teknologier kan også variere: i noen tilfeller utføres omfattende forberedende arbeid, fullstendig dokumentasjon av alle krav, design og implementering av forbedringer, og først da implementering av et ERP-system. Noen ganger, tvert imot, implementeres et programvareprodukt raskt med standardfunksjonalitet, som gradvis modifiseres for å passe bedriftens behov og krav.

I tillegg kan implementeringen av ERP-systemet utføres enten av bedriftens IT-tjeneste eller med involvering av 1C Partners. Selvfølgelig har IT-tjenesten per definisjon en bedre forståelse av virksomheten til virksomheten, alle forviklingene og funksjonene til produksjonen. Imidlertid trenger de ofte hjelp fra tredjepartsspesialister når de løser problemer med kompleks automatisering og implementering av ERP-systemer som dekker alle aspekter av selskapets aktiviteter.

Ved å fortsette denne analysen er det mulig å identifisere andre måter å implementere og sette systemet i drift. Det er så mange forskjellige kombinasjoner av disse metodene og teknologiene at det kan være vanskelig for en utrent spesialist å forstå og velge det beste alternativet.

Hvordan finne det optimale implementeringsalternativet?

Hvorfor varer implementeringen av ERP for en organisasjon i årevis, og krever store utgifter til arbeidskraft og materielle ressurser, mens en annen, etter en kort opplæring av ansatte til å jobbe i systemet, driver det med suksess?

Det er nødvendig å starte med at du ikke skal haste deg hodestups inn i ERP-implementering. Uansett vil det kreves noe forarbeid, og selvfølgelig utarbeidelse av en arbeidsplan. Det er GOST-er for automatiserte systemer, som krever å gå gjennom visse stadier og utarbeide designdokumenter for implementering av systemet. I hvilken grad det er nødvendig å følge anbefalingene fra GOSTs ved hver spesifikk virksomhet er opp til IT-tjenesten å avgjøre. Det bør huskes at disse dokumentene har blitt utviklet i ganske lang tid, og de beskriver opprettelsen automatisert system"fra bunnen av", i stedet for å implementere et ferdig programvareprodukt. Hvis IT-tjenestespesialister utvikler sitt eget system, er det i hovedsak ikke noe alternativ til GOST. Hva gjør du hvis du bruker et ferdig ERP-system?

I en slik situasjon er det flere alternativer:

• Ta GOST-er og prøv å uavhengig tilpasse dem under hensyntagen til bedriftens spesifikasjoner og nåværende behov;
• IT-tjenesten vil utvikle sin egen prosedyre for implementering av systemet;
• Utvikle en implementeringsprosedyre sammen med 1C-partneren, eller bruk partnerens ferdiglagde forslag.

Alt annet likt er det å jobbe med en partner det mest foretrukne alternativet. Når alt kommer til alt, på tidspunktet for avgjørelsen er det ingen spesialister i bedriften som kjenner til 1C:ERP-programvareproduktet og har de riktige 1C-sertifikatene.

Hvordan velge en partner for kompleks automatisering?

1C-selskapet jobber med mange store og små integratorbedrifter. Hvordan velge "din" - en som ikke vil svikte deg?

Heldigvis har utvikleren av 1C ERP-systemet levert et praktisk system med statuser som vil hjelpe deg med å navigere og sammenligne kompetansen til forskjellige selskaper.

En 1C-partner som implementerer 1C:ERP må ha statusen 1C:ERP Center. Denne statusen betyr at selskapet har den nødvendige kompetansen og erfaringen i gjennomføring av komplekse prosjekter, og medarbeiderne inkluderer sertifiserte prosjektledere, spesialister på ERP-delsystemer og konsulenter. I tillegg garanterer dette at Partneren har et kvalitetsstyringssystem og mye mer.

Når du velger en partner, er det tilrådelig å avklare tilgjengeligheten til dine egne programvareprodukter og statusen til "Senter for utvikling av sirkulasjonsløsninger (utviklingssenter)". Dette vil bidra til å trekke en indirekte konklusjon om nivået og kvaliteten på arbeidet til programmerere-utviklere.

I tillegg er det fornuftig å sjekke om partneren er et senter Sertifisert opplæring 1C-selskap for å sørge for at din bedrift kan få kvalitetsopplæring for sine ansatte.

Etter å ha valgt en partner, må du bestemme prosedyren for implementering funksjonelle delsystemer ERP.

Hvordan implementere?

Hva er bedre – konsekvent automatisering av individuelle forretningsprosesser og funksjonelle delsystemer, eller implementering av hele systemet på en gang på tvers av hele bedriften?

I de fleste tilfeller vil en gradvis lansering være å foretrekke og mer lønnsomt. Tross alt, jo lenger implementeringsperioden trekker ut, jo lenger brukere venter på fullføringen av forbedringer, desto høyere er sannsynligheten for at når arbeidet er fullført, vil kravene deres til systemet endres eller nye vil oppstå. Dette vil selvsagt forsinke idriftsettelse av systemet ytterligere. Det vil være mye mer rimelig å etablere driften av et bestemt delsystem så raskt som mulig, og å tilfredsstille nye brukerkrav allerede på stadiet for å opprettholde systemet i drift.

Hvilke funksjonelle delsystemer er best å starte med for å få alle fordelene ved å implementere et ERP-system så raskt som mulig?

Som erfarings- og implementeringsstatistikk viser (inkludert den offisielle statistikken til 1C-selskapet om 1C:ERP-implementeringer), er det mest effektivt å starte automatisering med lanseringen av undersystemene Sales, Warehouse og Purchasing. Denne implementeringssekvensen gjør det mulig i den innledende fasen av prosjektet å samkjøre og forene regulatorisk og referanseinformasjon for hele systemet. På dette stadiet kan det hende at proikke brukes fullt ut; produktutgivelser kan reflekteres på en forenklet måte i ett dokument (eksklusivt for regnskapsformål). Implementeringsspesialister vil ha mer tid til å ta hensyn til nyansene i bedriftens produksjonsaktiviteter og implementere dem på et senere tidspunkt, når implementeringen av det funksjonelle produksjonsundersystemet begynner. I hovedsak innebærer denne ordningen implementering av delsystemer i henhold til prinsippet "fra enkelt til komplekst."

Situasjonen med delsystemene Personal og lønn løses på tilsvarende måte. I de aller fleste tilfeller, ved oppstart av et automatiseringsprosjekt i en bedrift, løses disse oppgavene i en egen konfigurasjon "1C: Lønn og HR Management", og kan overføres til ERP-systemet i senere faser av prosjektet.

Under implementeringen er det nødvendig å ta hensyn til at, sammen med transaksjonsoppgaver, kan automatiserte systemer bli betrodd prosessstyring. Dermed kan transaksjonen "Plassere dokumentbestillingen til en leverandør i systemet" være et resultat av en lang prosess med å danne behov, klargjøre nomenklaturen og kjøpsbetingelsene, vurdere forslag fra leverandører, avtale og godkjenne kostnadene for bestillingen, løse et logistikkproblem osv. Det kan derfor være en ganske komplisert prosess rundt dette dokumentet. Mens dokumentet som sådan er anvendelig i praksis for de fleste virksomheter, er prosessene rundt det unike for hver spesifikke organisasjon. I dette tilfellet anbefales det å supplere «1C:ERP»-funksjonaliteten med en sømløst integrert «1C:Document Flow»-løsning.

Sømløs integrasjon lar brukeren jobbe i 1C:ERP og samtidig bruke funksjonaliteten til 1C:Document Flow uten engang å starte dette programmet. Å legge inn forretningsprosesser i "1C: Document Flow" hjelper deg med å spore hvilket stadium hver prosess er på, hvilke handlinger som må tas i dette øyeblikket i systemet og utenfor dets rammer, hvilke dokumenter som skal utarbeides og med hvem de skal koordineres mv. I tillegg gjør integrasjonen av ERP og dokumentflyt det mulig å koordinere arbeidet til ulike avdelinger, holde møter og konferanser, samarbeide for å implementere beslutninger som er tatt, registrere fremdriften av arbeidet gjennom dokumenter av automatiserte systemer, og bestemme oppnådd resultat.

I tillegg vil "1C:Document Flow" hjelpe hvis "1C:ERP" ikke er gitt for å gjenspeile en bestemt virksomhetsoperasjon. nødvendig dokument. Et slikt dokument kan genereres i 1C: Document Flow og deretter inkluderes i en forretningsprosess.

Du kan finne ut mer om kostnadene, funksjonaliteten og implementeringen av 1C ERP

Dermed unngår den gjensidige integrasjonen av to programvareprodukter unødvendige modifikasjoner av det automatiserte systemet, reduserer implementeringstiden og fremskynder lanseringen av systemet i drift.

I den siste artikkelen snakket jeg om hva et ERP-system er, samt i hvilke tilfeller implementeringen av dette programvaresystemet vil gi reelle fordeler, og hva du skal se etter når du velger en ERP. Nå vil jeg snakke om hvordan man kan få praktiske fordeler av et ERP-system. Og for dette må programvareproduktet implementeres.

Jeg har allerede skrevet om implementering av programvareprodukter i en serie artikler «Implementering av et programvareprodukt. Egenskaper ved arbeidet til en forretningskonsulent." Og mange av anbefalingene fra denne artikkelserien kan også brukes ved implementering av ERP. Men likevel er dette systemet beregnet på gjennomsnittlig og stor virksomhet, og derfor har implementeringen visse funksjoner som jeg ikke avslørte i tidligere artikler som hovedsakelig er viet til små og mellomstore bedrifter. Et annet viktig trekk ved ERP er at det er et multifunksjonelt, komplekst system med svært bred funksjonalitet, og dette må også tas i betraktning ved implementering.

Det viktigste spørsmålet som dukker opp på tampen av implementeringen av et hvilket som helst programvaresystem er "hvor skal jeg begynne"? Hvis du vet hvordan og hvor du skal starte implementeringen, og starte arbeidet riktig, vil prosessen mest sannsynlig gå uten unødvendige vanskeligheter, omarbeiding og konflikter. Og resultatet vil møte forretningsforventningene.

Jeg vil også prøve å snakke om hvordan man administrerer et ERP-systemimplementeringsprosjekt fra start til slutt i de følgende artiklene. Og nå vil jeg snakke om det viktigste - begynnelsen av implementeringen.

Ulike tilnærminger til implementering

Det er flere tilnærminger til å implementere ERP-systemer som jeg har sett andre implementere og/eller selv har tatt i bruk. Hver av dem har sine egne fordeler og ulemper, noen fallgruver og fordeler.

I prinsippet er alle tilnærminger til ERP-implementering også relevante for alle komplekse systemer, for eksempel 1C UPP, 1C ERP, SAP Bussines ONE, ODOO, etc. La oss snakke om dem i detalj.

Utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner

Et ERP-system er et svært teknologisk produkt. Derfor er både utviklere og forretningsmenn ofte fristet til å planlegge gjennomføringen maksimalt selv før de starter arbeidet. Det ser ut til at alt er logisk. Denne tilnærmingen forutsetter at teknologisk programvaresystem bør være så algoritmisk som mulig. Og implementeringsprosessen kan og bør tilnærmes fra synspunktet om algoritmisering og en matematisk modell.

Slik implementerer du det:

1. Det lages en omfangsrik teknisk spesifikasjon der alle prosesser, inkludert de minste, er gjennomtenkt og beskrevet maksimalt.
2. Laget for tekniske spesifikasjoner kalenderplan virker

Å kompilere slike mandat det kan ta måneder. Jeg så personlig hvordan en spesialist utarbeidet tekniske spesifikasjoner for ERP-implementering innen seks måneder. I løpet av denne perioden besøkte han nettstedet regelmessig, fordypet seg i alle nyansene og inkluderte dem i dokumentet.

Utviklere drar først og fremst nytte av denne tilnærmingen:

• Referansedokumentet vil være dyrt. Det er mye arbeid som gjøres som tar opp betydelig tid. Og kundene godtar vanligvis den høye prisen på de tekniske spesifikasjonene uten spørsmål.
• Utviklere mottar detaljerte instruksjoner, som arbeid kan utføres på grunnlag av. Og i tilfelle mislykkede løsninger i de signerte tekniske spesifikasjonene, vil endringer bli betalt separat.

Ulempen med tilnærmingen er dens volum og kompleksitet. Det er umulig å lage en omfattende teknisk spesifikasjon som vil inkludere alle moduler, dokumenter og alle nyansene til fremtidig arbeid. Systemet er multifunksjonelt, og eventuelle endringer i en modul kan medføre behov for å gjøre endringer i en annen.

Det samme gjelder feil ved utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner: Eventuelle feilbeslutninger i en modul kan føre til mange endringer i andre. For eksempel kan en eller annen forretningsprosess bli misforstått, og så under implementeringen viser det seg at noe av dokumentasjonen og oppslagsverket ikke er nødvendig, men helt andre kreves. For mye informasjon også høy vanskelighetsgrad systemer - som et resultat viser det seg å være umulig å i utgangspunktet legge ned alle nyansene og sørge for alle mulige feil.

I min praksis var det en sak da jeg kom til et selskap for å diskutere implementeringen av et nytt programvareprodukt (jeg var prosjektleder), og bedriftsrepresentanter fortalte meg i klartekst: «Vi har fått nok av tekniske oppgaver. Vi har allerede flere av disse dokumentene enn vi trenger.» Og faktisk viste de omfangsrike mapper med dokumenter, hvis løsninger aldri ble implementert.

"Delvis" implementering

I dette tilfellet kompileres en liste over de viktigste områdene for virksomheten og moduler for å jobbe med dem. Basert på dem utarbeides det en viss gjennomføringsplan som er grunnlaget for å starte arbeidet.

I dette tilfellet er referansevilkårene også tilgjengelige. Samt kalenderplan for arbeidsalternativet, hvor en omfangsrik teknisk spesifikasjon legges til grunn. Men her er ikke de tekniske spesifikasjonene så omfattende, det er mulig å utarbeide egne tekniske spesifikasjoner for ulike stadier av arbeidet. De. hoveddokument i i dette tilfellet– Plan for arbeidsutførelse.

For eksempel:

Som det første trinnet i implementeringen velger vi delen Finans og varebevegelse. Dette arbeidsområdet er veldig viktig for enhver bedrift. Vi forstår særegenhetene ved økonomiske bevegelser i en organisasjon, studerer lagring og salg av varer. På bakgrunn av dette utarbeider vi tekniske spesifikasjoner for automatisering av valgt område i ERP. Og vi implementerer funksjonaliteten som er nødvendig for denne delen.

På neste trinn velger vi en annen retning, for eksempel produksjon. Og vi jobber også med dette området, pluss at vi tar hensyn til utført arbeid (og mulige forbedringer) i ferdige moduler knyttet til økonomi og produkter.

Den største fordelen med denne metoden er realisme. Det er ekstremt vanskelig å dekke alt på en gang. Å implementere det steg for steg er mye enklere, og vanligvis blir det færre feil. Og resultatene av arbeidet er synlige allerede under implementeringsprosessen. Selv velger jeg oftest denne tilnærmingen.

Ulemper - en økning i tidsfrister, som kunden kan vurdere som forsinkende. Ved delvis gjennomføring kan tidspunktet for arbeidet bli forsinket både av objektive årsaker og av ulike årsaker knyttet til finansiering, menneskelig faktor mv. I tillegg, hvis en bedriftsleder ønsker å få alt på en gang, kan han også være misfornøyd med mangelen på nøyaktige data om implementeringen (når den vil være fullført, hva det nøyaktige beløpet vil være, etc.).

Denne arbeidsmetoden er svært forsiktig, og tar ofte lengre tid enn andre implementeringsalternativer. Så hvis i den første tilnærmingen (utarbeiding av tekniske spesifikasjoner) er alle vilkår og beløp beregnet på forhånd, før arbeidet starter, så her er alle de foreløpige tallene omtrentlige. Og tekniske spesifikasjoner for ulike stadier utarbeides under implementeringsprosessen.

Også, med den første metoden for arbeid med automatisering, kan arbeidet til forskjellige avdelinger utføres parallelt. Kunden vil se automatisering av regnskap, salg, lager og produksjon. Her utføres arbeidet trinnvis. Og avdelinger er også koblet til ERP én etter én.

"Smidig" tilnærming

I dette tilfellet begynner implementeringsarbeidet umiddelbart uten noen forberedende fase. Det ser ut til at dette er uakseptabelt, ERP-systemer er for komplekse til å kunne implementeres uten først å studere spesifikasjonene til virksomheten og utarbeide dokumentasjon. Men i praksis har jeg sett lignende arbeid.

Noen utviklere, selv når det gjelder ERP-systemer, handler etter prinsippet om "la oss starte, og så finner vi ut av det." I henhold til denne tilnærmingen lages en generell gjennomføringsplan på forhånd, som deles opp i små deler etter behov.

Oftest praktiseres denne arbeidsmetoden av selgere av "boksede" programvareprodukter. Årsaken er at de mottar fortjeneste fra salget av "boksen" i alle fall, og implementering for dem er bare en relatert tjeneste.

Hovedfordelen med denne metoden er at implementeringsarbeidet starter umiddelbart etter at vedtaket er tatt. Uten lange forberedelser. Det er dette som tiltrekker forretningsmenn. For eksempel ble det tatt en beslutning om å automatisere salgsavdelingen og vi begynte umiddelbart å jobbe. Vi bestemte at vi må overføre restene - de overføres med en gang.

I prinsippet er vellykket implementering ved bruk av dette prinsippet også fullt mulig. Men dette er veldig vanskelig og suksess vil kreve et veldig høyt nivå av profesjonalitet hos lederen, samt betydelig erfaring med å implementere lignende prosjekter. Og selv da velger fagfolk ofte andre veier. Ganske enkelt fordi de lar deg redusere antall feil og overlappinger, påvirkningen av den menneskelige faktoren. Som et resultat lar alternativene for å jobbe i henhold til spesifikasjoner eller implementere i deler deg få ønsket resultat med færre overlappinger og omarbeid.

Ulemper: mangel på planlegging for omfattende gjennomføring. Her oppstår det problemer av nesten samme årsaker som ved utarbeidelse av en omfattende teknisk spesifikasjon: ERP er et komplekst integrert programvareprodukt, og feil ved implementering av en modul kan påvirke driften av en annen modul. Men hvis i det første tilfellet slike problemer oppstår på grunn av et forsøk på å forutse for mye på forhånd, oppstår de her på grunn av manglende planlegging. De. Under implementeringen løser spesialister umiddelbare problemer, uten å tenke på at de på neste trinn vil trenge data og dokumenter fra den nåværende modulen for å organisere arbeidet til en annen avdeling.

En annen ulempe er at med denne tilnærmingen er involveringen av selskapets ansatte i implementeringsprosessen mye lavere enn med noen av de som er beskrevet ovenfor. Dette påvirker de ansattes vilje til å delta i testing og overgang til nytt system negativt, og provoserer også frem sabotasje for bruk av nye verktøy.

«Litt etter litt, men alt på en gang»

Jeg personlig kaller en annen tilnærming til ERP-implementering "Litt etter litt, men alt på en gang." Dette alternativet kan også være en vellykket og praktisk løsning. Jeg personlig har brukt den mer enn en gang. Og hvis de under delvis implementering tar en eller to moduler, konfigurerer dem fullstendig og først deretter begynner å jobbe med andre moduler, så i dette tilfellet utføres arbeidet også gradvis, så er det ingen slik klar begrensning - bare denne modulen og ingen andre.

Med denne tilnærmingen er det første trinnet også å lage en prosjektplan. I denne forbindelse er hovedstadiene ikke moduler (en, så en annen, etc.), men noen typer arbeid som samtidig kan påvirke alle moduler eller selektivt noen av dem. Samtidig angis omtrentlige vilkår og kostnader for hvert trinn.

I det mest generelle tilfellet ser en slik plan slik ut:

1. Utvikling av tekniske spesifikasjoner.
2. Utførelse av arbeider i henhold til tekniske spesifikasjoner... Dette punktet kan detaljeres, og arbeidet deles da inn i flere trinn.
3. Systemtesting.
4. Igangkjøring.
5. Opplæring.
6. Gjennomføring (levering) av prosjektet.

En lignende plan utarbeides separat for hver modul, som gjør at kostnadene for hvert trinn i arbeidet kan være så spesifikke som mulig for kunden, samt at mulige tidsfrister kan bestemmes mest nøyaktig. Samtidig diskuteres nødvendigvis muligheten for å endre enkelte typer planlagt arbeid sammen med andre under implementeringsprosessen med kunden.

Denne metoden er mer praktisk og mer realistisk enn å utarbeide tekniske spesifikasjoner, siden de generelle tekniske spesifikasjonene for hele prosjektet vil kreve 2-3 måneders arbeid eller enda mer, og det resulterende omfangsrike dokumentet med alle detaljene vil være svært vanskelig for kunde å studere.

Her ser kunden en plan med frister og beløp for hvert trinn. Og tekniske spesifikasjoner for hvert trinn i arbeidet lages separat, de er små og krever ikke betydelige tidsforbruk. Det er også lurt å navngi hvert av dokumentene på en tydelig måte. For eksempel "Regnskap og økonomi" eller "Salgsavdeling".

Fordelene med denne tilnærmingen:

• Kunden ser umiddelbart hele prosjektet. Med den mest nøyaktige timingen og kostnadene som mulig før implementeringen starter.
• Entreprenøren definerer klart budsjettet for hvert trinn og utsteder en faktura for betaling. Samtidig reiser ikke fakturabeløpet noen spørsmål, noe som gjør at du kan jobbe produktivt uten å bli distrahert ved å rettferdiggjøre fakturaen eller telle antall timer faktisk brukt.

Ulemper med tilnærmingen:

• Kunden må velge entreprenøren svært nøye slik at prosjektlederen har en tilstrekkelig forståelse av detaljene ved implementering av hver modul. Ellers blir ikke beregningene i planen nøyaktige nok. Budsjettet kan uventet øke, tidsfrister kan strekke seg, d.v.s. de viktigste fordelene med tilnærmingen vil gå tapt.
• Entreprenøren vil trenge et betydelig antall høyt kvalifisert personell for å overholde tidsfrister og arbeide med ulike moduler parallelt. De. et lite team vil ikke være i stand til å implementere en slik tilnærming.

Viktig planleggingsfunksjon: Når du beregner budsjettet ditt, uavhengig av din erfaring og nøyaktigheten av estimatet ditt, bør du "sette av" et ekstra beløp i tilfelle uforutsette situasjoner. Den optimale mengden av et slikt beløp er 30% av kostnadene for det planlagte arbeidet. Dette kan kalles avtalt planlagt prosjektkostnadsavvik. Disse verktøyene kan være nødvendige hvis det oppstår problemer - organisere datautveksling med et program som ikke støtter den eksisterende API, oppdatering av grunnleggende oppslagsverk, problemer med å overføre data, implementere funksjoner som er nødvendige for arbeid som av en eller annen grunn ikke kunne være på forhånd forutsett osv. .d.

Disse 30 % er hensyntatt i budsjettet, men utbetales kun til entreprenør ved behov. Hvis du, når du implementerte et prosjekt, var i stand til å oppfylle de grunnleggende budsjetttallene uten en "reserve", flott! Kunden vil være takknemlig, og en fornøyd kunde betyr nye bestillinger og beste reklame muntlig (anbefaling til venner og bekjente).

Hvis du fortsatt trenger å bruke reserven, er det svært viktig å kompetent og tydelig begrunne hvilket arbeid disse pengene var nødvendig for. Det er nødvendig å inkludere dette beløpet i budsjettet slik at det ikke oppstår ubehagelige situasjoner når budsjettet øker, men kunden har ikke en slik utgiftspost.

Hvilke moduler bør jeg begynne med?

Antall moduler som et ERP-system kan tilby reiser ofte spørsmål om hvor du skal begynne, fordi det er så mange muligheter, som de sier, "øynene dine løper løpsk." Jeg anbefaler å starte med de mest kritiske områdene for selskapets arbeid og relaterte moduler:

1. Økonomi og gjensidige oppgjør. (Ikke forveksle med budsjettering - denne modulen kan og bør implementeres senere, den relaterer seg til planlegging, og ikke til det aktuelle kritiske arbeidet).
2. Flytting av varelager (TMV): lagring, salg, kvittering. Det er svært viktig at det tas hensyn til varelager på riktig måte, før overføring av saldoer utføres vanligvis en varebeholdning, deretter overføres saldoene, hvoretter arbeid kun utføres i det nye systemet.
3. Regnskap. Implementering av regnskapsmodul eller organisering av datautveksling med regnskapssystemet. Staten tilgir ingenting, og enhver krenkelse, uavhengig av forsett, er straffbar. Derfor er regnskap og skatteregnskap også et system som er kritisk for driften av ethvert selskap.

Noen ganger hører jeg innvendinger om at en bedrift kan ha sine egne nyanser, for eksempel på grunn av høy personalomsetning er HR det mest kritiske. Faktisk er det mest sannsynlig en slags automatisering av HR-arbeid i selskapet på tidspunktet for starten av ERP-implementering. Og uansett hvor kritisk arbeidet til denne avdelingen er for virksomheten, kan personalledelse i noen tid utføres i det systemet som finnes. Og hvis visse feil blir identifisert under prosessen, vil dette være et minus, men ikke det mest kritiske for selskapets eksistens.

Designavdelingen eller markedsføringen vil også være i stand til å jobbe som vanlig en stund og føre journaler autonomt i systemet de brukte før.

Samtidig er streng regnskapsføring og kontroll av bevegelsen av grunnleggende eiendeler (økonomiske og materielle), samt fravær av feil i regnskap og skatteregnskap, "pilarene" som ingen bedrift kan eksistere uten.

Jeg håper at materialet om hvor du skal begynne å implementere ERP og hvilke metoder for å jobbe med dette systemet var nyttig for deg. I de følgende publikasjonene vil jeg snakke om min personlig erfaring implementering av ERP vil jeg dele informasjon om feil som best unngås, samt hva du må være oppmerksom på under implementeringsprosessen og hvordan du best kan organisere dette arbeidet slik at overgangen til ERP blir mest mulig effektiv.

Implementering av ERP-løsninger

Implementering av IT-løsninger gir store muligheter for prosessoptimalisering. Disse inkluderer fjerntilgang til data og kunnskap, basert på webteknologier, funksjonalitet til ERP-systemer som brukes for et bredt spekter av selskaper, systemer OSS/BSS for å støtte telekommunikasjonsvirksomhet. Effektive organisasjonsstrukturer og personellmotivasjonssystemer spiller en viktig rolle i gjennomføringen av prosesser. Innenfor denne retningen kan vi merke oss opprettelsen av prosessteam, dannelsen av nøkkelindikatorene deres og et bonussystem basert på dem, utviklingen av et passende teammotivasjonssystem, dannelsen organisasjonsstruktur et prosessbasert selskap.

ERP-systemer er komplekse programvareprodukter, hvis anskaffelse, implementering og programvareutvikling må planlegges strengt med tanke på tid, ressurser og prosjektbudsjett. I dette tilfellet må både Leverandøren og Kunden delta i prosessen. Ved implementering av ERP-løsninger er det nødvendig å anvende prinsippene for å administrere komplekse IT-prosjekter.

I følge global prosjektstatistikk ender bare en tredjedel av prosjektene for implementering av informasjonssystemer med suksess, dvs. oppnår målene til prosjektsponsoren (bedriftseier, direktør, aksjonærstyre eller, for å bruke profesjonell sjargong, "prosjektlommeboken").

Prosjektmål forstås vanligvis som tre faktorer: kvalitet, tidsplan og budsjett. 70 % av de resterende prosjektene er enten forsinket i tid, krever tilleggsfinansiering (revisjon av prosjektbudsjettet), eller som følge av prosjektet foreslås det en ERP-løsning som Kundens spesialister ikke ønsker å jobbe med på grunn av dens kompleksitet og /eller "råhet".

For å lykkes med å implementere et ERP-system, må du overholde følgende regler:

1. Kjenn nøyaktig målene til prosjektet, fordi 70 % av prosjektene mislykkes nettopp av denne grunn.

2. Prosjektets mål, budsjett og tidspunkt skal dokumenteres, leder skal utnevnes og prosjektteam skal dannes.

3. Prosjektgruppen skal ha alt nødvendig for å fullføre prosjektet (prosjektkontor, datamaskiner, skrivere, telefoner osv.).

4. Prosjektet må deles inn i logisk verifiserte stadier og faser av arbeidet, som må kontrolleres for fravær av "konflikter" i rekkefølgen og varigheten av arbeidet.

5. Prosjektledelsen og dens deltakere må ha mot til å avslutte prosjektet. For å gjøre dette må prosjektlederen være i stand til å dele prosjektarbeidet inn i "prioriterte grupper", dvs. kunne avslå "rasjonaliserings"-forslag fra prosjektsponsorene og brukerne av ERP-systemet.

Fordeler og ulemper med ERP-løsninger

Blant fordelene med ERP-systemer fremheves vanligvis muligheten til å redusere og forene maskinvaren som brukes, på grunn av klient-server-teknologi og integrasjon informasjon System, forening av prosesser i grupper av selskaper (etter fusjon eller oppkjøp), forening av data om menneskelige ressurser, reduksjon i antall personell (ansatt i regnskapsfunksjoner og gir støtte til informasjonssystemet).

ERP-systemer gir engangsinnsamling av avanserte data, og eliminerer duplisering. Det utføres i sammenheng med prosesser, ikke funksjoner, som lar deg vurdere tilstanden til prosessen av interesse når som helst. Fellesheten i datapresentasjon, sikret ved implementering av integrerte styringssystemer, gir bedriftsledelsen utvidede muligheter for å utarbeide standard- og spesialiserte rapporter. Lagring av alle data i en enkelt firmadatabase garanterer et høyt nivå av informasjonstilgjengelighet, samt et enkelt synspunkt på rapporteringsinformasjon.

De viktigste ulempene med ERP-systemer:

Høy kompleksitet i implementeringen. Det er nødvendig å presentere det meste høye krav til prosjektteamet, både fra Leverandøren og fra Kunden. Utvelgelsen av prosjektdeltakere bør ikke være mindre streng enn utvelgelsen av et automatiseringssystem gjennom et anbud.

Det er nødvendig å evaluere ikke bare kunnskap om systemet som implementeres, men også dyp kunnskap om fagområdet for systemets anvendelse, kunnskap om spesifikasjonene til kundens bransje, samt evnen til å administrere slike komplekse prosjekter:

Ved omstrukturering av virksomhetens forretningsprosesser og implementering av en ERP-løsning, oppstår det i de fleste tilfeller store risikoer og kostnader, noe som kan føre til en betydelig nedgang i produktiviteten og som et resultat en nedgang i virksomhetens lønnsomhet;

Implementeringskostnadene er også høye, siden en betydelig andel av kostnadene ved å implementere ERP faller ikke på kostnadene for systemet, men på arbeidet med implementeringen;

Høye kostnader ved å eie et ERP-system (årlige kostnader);

Systemet har en lang tilbakebetalingstid - 2-3 år etter implementeringen.