For øyeblikket er det umulig å forestille seg en enkelt leder i et mer eller mindre stort firma som klarer seg i sin virksomhet uten sekretær. I selskaper med en stor stab, tilstedeværelsen av filialer og representasjonskontorer i forskjellige regioner, aktiv dokumenthåndtering, som regel, er det flere komplementære stillinger med en klar avgrensning av oppgaver: sekretær, kontorist, referent. I mindre organisasjoner hvor en viktig dempende faktor produksjonskostnader vedlikehold av personalet er en kombinasjon av priser - sekretæren blir en universell ansatt, og kombinerer funksjonene til en assisterende leder, kontorist og personalsjef i sin virksomhet.

Mange av oppgavene som er tildelt sekretæren til kontorist, er ikke spesifisert i standard stillingsbeskrivelsen, men bestemmes av arbeidsgiveren selv basert på egenskapene til funksjonen til en bestemt organisasjon. Imidlertid noen generelle bestemmelser om aktivitetene til en ansatt innenfor rammen av en slik stilling, og de kan brukes ganske vellykket når du utarbeider en CV for en sekretær for en kontorist.

Jobbansvar for en forretningssekretær

Sekretærfunksjonæren spiller en viktig rolle i å effektivisere og systematisere aktivitetene til ikke bare den direkte lederen, hvis assistent han er, men også i organisasjonen tilbakemelding mellom sjef og underordnede, utøvere og kunder, og sikrer effektiv dokumentflyt innad i selskapet og mellom det strukturelle inndelinger. Som sådan inkluderer hans ansvar:

• gjennomføre telefon- og personlige forhandlinger med klienter, motta innkommende dokumentasjon, fakser, telefonmeldinger, etc., behandle og videresende utgående dokumenter, bringe bestillinger fra nærmeste overordnede til interesserte parters oppmerksomhet;
• utnevnelse og organisering av ledermøter med kunder, partnere og ansatte i selskapet;
• mottak og registrering av besøkende med levering av deres komfortable forhold mens du venter, informere om saker som er innenfor sekretærens kompetanse;
• journalføring standard mønster, sikre dokumentflyt innenfor rammene av gjeldende lovverk, opprette et arkiv med dokumenter, brev mv.

Som det fremgår av funksjonaliteten ovenfor, er aktivitetsutvalget til kontoristsekretæren ganske mangfoldig. I tillegg til å utføre oppgavene angitt i denne listen, er sekretæren, som faktisk er selskapets ansikt, pålagt å ha slike egenskaper som:

• kompetent forståelig tale, evnen til å tydelig uttrykke tankene sine;
• velvilje, toleranse, hyggelig utseende;
• kunnskap forretningsetikett og mellommenneskelig etikette.

Hvordan ser et eksempel på en sekretær-CV ut?

Riktig sekretær CV mal

Podolskaya Irina

Karrieremål: Sekretær

Ønsket inntektsnivå: 30 tusen rubler

Fødselsdato: 02.11.1986
Overnatting: St. Petersburg, metrostasjon "Moskovskaya"
Ikke klar til å reise.

Kontaktinformasjon:
Telefon: +7 (9хх) ххх-хх-хх
E-post: [email protected]

Nøkkelkunnskaper og ferdigheter:

• Kjennskap til regler og forskrifter forskjellige typer dokumenter;
• Gjennomføring av forretningskorrespondanse;
• Besittelse av kontorutstyr, mini-ATS;
• Ansvar, oppmerksomhet, stressmotstand;
• Evne til å finne et felles språk med forskjellige mennesker.

Prestasjoner:

• Implementerte et system for behandling av innkommende korrespondanse, som bidro til å redusere tiden for interaksjon med hvert dokument med gjennomsnittlig 30 %;
• Optimalisert elektronisk dokumenthåndtering på kontoret.

Erfaring:

11.2013–04.2015 Kontorsjef

Business Design LLC, St. Petersburg

Virksomhetsområde for selskapet: opprettelse og promotering av nettsteder

• Papirarbeid; elektronisk dokumenthåndtering;
• Håndtering av korrespondanse og innkommende anrop;
• Organisering av møter, varsling av deltakere;
• Opprettholde orden og smidig drift av kontoret.

08.2012–08.2013 Sekretær

Metropolis LLC, St. Petersburg

Virksomhetsområde for selskapet: Eiendomstjenester

• Papirarbeid; forretningskorrespondanse;
• Ta imot besøkende, bestille pass;
• Arbeid med korrespondanse;
• Planlegging av arbeidsdagen til hodet;
• Informere ansatte om arrangementer og bestillinger.

11.2009–05.2012 Assisterende sekretær

OOO-profil, St. Petersburg

Virksomhetsområde for selskapet: produksjon og installasjon av plastvinduer

• Motta og sende korrespondanse;
• Mottak og distribusjon av innkommende telefonsamtaler.

Utdanning:

2014 Treningssenter "Connessance", St. Petersburg - kurs "Kontorsjef", diplom for avansert opplæring

2009 St. Petersburg University of Trade Unions, St. Petersburg

Det kulturelle fakultet, spesialitet" Sosialt arbeid", Diplom for høyere utdanning

Ytterligere informasjon:

Fremmedspråk: engelske språk– Middels.

PC kunnskap: trygg bruker (MS Office; Internett, elektronisk dokumenthåndtering), besittelse av kontorutstyr, PBX.

I forbindelse med endringen av sekretærens stilling i lederstrukturen i et moderne selskap, mer høye krav til utdanningsnivået til assisterende sekretær, hans profesjonelle lærdom, kommunikasjonsevner, evne til å løse ulike forretningsoppgaver. I dag krever yrket som sekretær-referent at en person er godt forberedt, en hel rekke personlige og forretningsmessige egenskaper, på grunn av spesifikasjonene til sekretærarbeid.

La oss se på de mange kunngjøringene som inviterer assisterende sekretærer til å jobbe. Følgende krav stilles til søkere til denne stillingen: kunnskap om kontorarbeid (kunnskap om reglene for sammenstilling og behandling av hovedtyper av styringsdokumenter og de grunnleggende reglene for organisering av arbeid med dokumenter er underforstått); PC-kunnskaper (kunnskap om tekstredigering er underforstått) MS Word, regnearksystemer MS Excel og generell kjennskap til operativsystem Windows); kunnskap innenfor visse grenser av et fremmedspråk, oftere engelsk, sjeldnere tysk eller fransk.

Faktisk er kvalifikasjonskravene og andre krav til moderne sekretærer mye mer omfattende. Ved ansettelse av en sekretær er det dessverre ikke alltid lederen klarer å formulere disse kravene tydelig. OG stillingsbeskrivelse, der det foreligger, gir ikke et fullstendig bilde av assisterende sekretærs oppgaver.

En profesjonell sekretær-referent må ha visse kunnskaper og ferdigheter, ha visse forretningsmessige og personlige egenskaper. Yrket sekretær-referent innebærer en høy grunnutdanning.

Profesjonell kunnskap og ferdigheter, nødvendig for en moderne sekretær-referent, kan deles inn i tre grupper:

1. Kunnskap nødvendig for dokumentasjon og informasjonsstøtte for ledelsen og virksomheten som helhet. Sekretær-referenten må vite:

Regulerings- og metodiske dokumenter på dokumentasjonen ledelse,

Grunnleggende prinsipper for dokumenthåndteringsorganisasjon,

Grunnleggende om arkivering

Hovedapplikasjonsprogrammer

Russisk språk, ett eller flere fremmedspråk (avhengig av profilen til selskapet).

Kompilere og utføre hovedtyper og varianter av styringsdokumenter;

Rasjonelt organisere arbeidet med styringsdokumenter, vedlikeholde et arkiv;

Finn, organiser og lagre informasjon;

Bruk en skrivemaskin personlig datamaskin, skriver, andre måter å kompilere, produsere, kopiere dokumenter.

2. Kunnskap som er nødvendig for kommunikativ støtte til bedriften og dens administrasjon:

Regler for å gjennomføre en forretningssamtale;

Prinsipper for å organisere mottak av besøkende, møter, forretningsreiser;

Moderne kommunikasjonsmidler;

Grunnleggende om yrkesetikk.

Basert på denne kunnskapen skal sekretæren kunne:

Gjennomføre forretningssamtaler og telefonsamtaler;

Organisere møter, presentasjoner, forretningsreiser;

Bruk moderne kommunikasjonsmidler;

Organisere mottak av besøkende og telefontjeneste;

Planlegg arbeidet ditt, planlegg og spar lederens tid.

3. Kunnskap knyttet til selskapets hovedaktiviteter, dets intern struktur og eksterne relasjoner:

Prinsipper for organisering av lederarbeid, juridiske grunnlag for ledelse;

Grunnleggende om administrativ, arbeidskraft og økonomisk lov;

Lover og forskrifter som regulerer virksomheten til firmaet og dets ansatte.

Ut fra denne kunnskapen bør sekretæren kunne gi effektivt arbeid leder.

For å bli en god sekretær-referent er ikke kunnskap og ferdigheter alene nok. Det er nødvendig å ha en rekke forretningsmessige og personlige egenskaper som er en integrert del av yrket.

Hoved forretningskvaliteter kreves av sekretæren:

Organisasjonsferdigheter: evnen til å organisere sitt arbeid, arbeidet til ens leder og arbeidet på kontoret, evnen til å organisere møter, presentasjoner, forretningsreiser, mottak av delegasjoner og andre arrangementer;

Ansvar, pålitelighet: evnen til å ta ansvar, bruk alltid kun nøye verifisert informasjon;

Punktlighet og flid: rettidig og nøyaktig utførelse av ordre, evnen til å aldri glemme noe og aldri komme for sent til noe;

Initiativ og uavhengighet: evnen til å ta selvstendige avgjørelser innenfor deres makt, uten å vente på instruksjoner fra hodet ved enhver anledning;

Lojalitet til selskapet, lojalitet: en følelse av eierskap til selskapets anliggender, evnen til å vise takt og forsiktighet, evnen til å lagre konfidensiell informasjon;

Evne til å holde offisielle hemmeligheter og konfidensiell informasjon;

Fremsyn: evnen til å forutse instruksjonene fra lederen, uten behov for detaljert planlegging og grundig forklaring av de små detaljene i oppdraget.

Personlige kvaliteter, nødvendig for sekretæren:

Omgjengelighet, evne til å tilpasse seg: evnen til enkelt å etablere kontakter med mennesker, raskt bytte fra en type aktivitet til en annen;

Vennlighet, høflighet, høflighet, lydhørhet, oppriktig oppmerksomhet til mennesker, vilje til å hjelpe andre, spesielt i stressende situasjoner, til slutt - evnen til å skape psykologisk komfort på kontoret;

Intelligens: talekultur, utseende, arbeidsplass;

Taktfullhet, diplomati: delikatesse, evnen til taktfullt å løse eventuelle problemer, svare på spørsmål uten å fornærme samtalepartnerens stolthet;

Flid, samvittighetsfullhet;

Beskjedenhet, nøyaktighet;

Nysgjerrighet: ønsket om å stadig forbedre kunnskapen deres, mestre relaterte aktivitetsområder, holde seg à jour med de siste prestasjonene innen sekretærvirksomhet og virksomheten til selskapet.

Så vi kan si at ved begynnelsen av XX - XXI århundrer. i Russland har en ny type sekretæryrke blitt dannet - assisterende sekretær, som kombinerer ikke bare oppgavene til en assistent til hodet og hans assistent, men også mange andre lederfunksjoner. I ulike organisasjoner oppgavene til assisterende sekretær er betydelig forskjellige, men det er en generell trend: omfanget av deres aktiviteter utvides stadig, og hans rolle i ledelsesstrukturen moderne organisasjon er jevnt stigende. Samtidig øker også kravene som gjelder søkere til denne stillingen.

Sekretær-referenten er en spesialist av høy klasse som tar for seg kreativt arbeid med personer, dokumenter, informasjon.

Kunnskap om sekretæryrket er ofte begrenset til informasjon hentet fra filmer og observasjoner av fragmenter av arbeidet til sekretærer ved en skole, institutt, div. kommunale institusjoner.

Men det er veldig ansvarlig og krever spesifikke kunnskaper og ferdigheter. Alt avhenger av bruksområdet for denne kunnskapen. Tenk på eksempler på en sekretærs CV, eller rettere sagt kravene til det.

sekretær sekretærstrid

La oss si at du er ferdig med videregående og ønsker å jobbe som sekretær i stort selskap. I personalavdelingen vil du bli bedt om å fylle ut en CV der du skal fortelle alt om deg selv.

1. Gi passdetaljer, inkludert registrering og sivilstatus;
2. Spesifiser formålet med å oppnå denne stillingen.
3. Vis hvordan du er bedre enn andre søkere til denne stillingen
4. Kunnskaper i fremmedspråk er alltid velkommen.
5. Datakunnskaper diskuteres ikke engang. Brukernivået er ikke egnet. Du bør kunne jobbe trygt i forskjellige programmer: Word, Excel, power point og så videre.
6. Høyere utdanning i selskaper på dette nivået er det som regel obligatorisk.
7. Erfaring, førerkort, anmeldelser mottas med takk.

I tillegg må du karakterisere deg selv. Angi hvor punktlig, lesekyndig, reservert osv. du er.

La oss prøve å lage et eksempel på en sekretær-CV

Pavlova Galina Sergeevna Formål: oppnå stillingen som sekretær-referent / assistent til lederen Kontakttelefon: ххх-хх-хх-хх Fødselsdato: 10.09.1978. Utdanning: 1996-2001 Khabarovsk pedagogisk State University Spesialisering: lærer-psykolog 2001-20003 Engelsk språkforbedringskurs ved KSU. Arbeidserfaring: 2006 - 2009 Forretningsbank "Progress" Stilling: assisterende sekretær, leders assistent Ansvarsområder: føre forretningskorrespondanse og dokumentflyt i henhold til regulatoriske krav; arbeide med utenlandske partnere på engelsk; oversettelse av engelske dokumenter til russisk og omvendt; deltakelse i forhandlinger som; utarbeide arbeidsplanene til hodet; bestilling av utenlandske hoteller og bestilling av billetter via Internett. Profesjonelle ferdigheter:

• kontorarbeid i samsvar med lovens krav;
• skriftlige oversettelser av dokumenter;
• møtereferat;
• Jeg legger opp en plan for hodets arbeid for en uke, en måned;
• Jeg organiserer mottak av gjester og forhandlinger, inkludert VIP-gjester;

Tilleggsinformasjon: Engelsk - gratis PC - kunnskap om MS Office, Lotus, WinFaxPro, HTML; kontorutstyr; Typeskrift 230 tegn/min. Påmelding: Kirov, st. Amurskaya, 18, leilighet. 10. "Sivilstand: gift, sønn 4 år gammel. Ønsket lønn: fra 30 000 rubler. Dette er bare et eksempel på en sekretærs CV, men den er nær de reelle kravene.

Hvorfor noen ganger i stillingstitlene skriver de ikke bare en sekretær, men en assisterende sekretær. Hva er forskjellen mellom en referentsekretær og en vanlig sekretær? Ordet "referent" i oversettelse fra latin betyr rapportering, referering, reprodusering. En av betydningene av ordet "referent" er en foredragsholder som lager en rapport eller leser et sammendrag. At. ordet «referent» i sekretærstillingens tittel innebærer, i tillegg til sekretærens vanlige oppgaver, følgende: utarbeidelse av rapporter og taler, utarbeidelse av utkast til dokumenter, innsamling og utarbeidelse av informasjon og analysemateriell mv. Ofte kreves det at sekretær-referenten kan fremmedspråk. Det kan betinget vurderes at, i motsetning til en ordinær sekretær, hvis oppgaver inkluderer å arbeide med ferdige dokumenter, deltar assisterende sekretær i prosessen med å lage dokumenter, også utarbeider dokumenter og samler inn nødvendig informasjon for utarbeidelsen av dem.

Evne til å drive virksomhet.
Konfliktfri og stressmotstand, gode kommunikasjonsevner med mennesker.
Elegant tiltalende utseende.
Evne til å jobbe med kontorutstyr, faksskriver, kopimaskin.
Evne til å arbeide med konfidensiell informasjon.
Avansert PC-bruker, dataprogrammer Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook og andre e-postprogrammer.

sekretær CV mal

Utvilsomt bør CV-en inneholde et fotografi av søkeren til denne stillingen, laget inn forretningsstil. Når du presenterer deg selv, må du også fokusere på nøyaktighet, oppmerksomhet, omgjengelighet, organisering og ro, på evnen til å bruke kontorutstyr. En god fordel blant andre søkere vil være kunnskaper i ett eller flere fremmedspråk. Sørg for å angi eierskapsnivået til dem. For å bli sekretær trenger du ikke ha noen spesialutdanning. Du må kunne jobbe kompetent med mennesker og forretningsdokumentasjon.
Vi tilbyr deg å gjøre deg kjent med et eksempel på en CV til en sekretær.

2001 - 2006
Høyere:
Siberian State Transport University (SGUPS), Novosibirsk
april – mai 2008
Ytterligere (kurs, treninger):
Opplæringssenter "Kunnskap er makt", Novosibirsk, "Inspektør for Human Resources Department", program " HR-journalhåndtering og juridiske forhold i en organisasjon med datakurs 1C "Lønn og personell": versjon 8.0 "

Hvordan skrive en CV for en sekretær

Kommentar: kanskje søkeren vurderer ulike jobbalternativer, og å jobbe i resepsjonen er bare ett av dem, og ikke det mest ettertraktede. Men av en eller annen grunn sender søkeren en CV for denne ledige stillingen. Det er rimelig å indikere noe i nærheten av den ledige stillingen i søkemålet. Det ville være rart om klinikksjefen fikk en CV der målet ville si: «Stillingen som assistent for sjefen for en stor industribedrift". En CV med et slikt formål ville ha null sjanse for å bli vurdert.

Stillingen til en resepsjonist i en privat medisinsk klinikk krever sannsynligvis ikke ferdighetene til papirarbeid for å få visum; det krever heller ikke ferdighetene til nært samspill med lederen. Men det krever erfaring i å kommunisere med klienter, kunnskap om medisinske emner (i hvert fall det grunnleggende), evnen til å kommunisere mye på telefonen uten å miste tone og tålmodighet.

sekretær CV mal

- utstede pass og møte gjester (te, kaffe);
– sikre levetiden til kontoret (bestilling av husholdningsartikler, skrivesaker);
- Kontroll av budets virksomhet. Jobber med bud og posttjenester; Rekkefølge transportselskaper.
– organisering og støtte for forretningsreiser for selskapets ansatte (bestilling av billetter, bestilling av hotell, utarbeidelse av dokumenter for å få visum);

Personlige kvaliteter(velge):
(Det er mulig å liste malkvaliteter, eller markere de som viser deg som en profesjonell og sikkerhetskopiere dem med bevis.)
- Høy ytelse og profesjonalitet
- Evne til å forsvare selskapets interesser.

sekretær CV mal

• Fullt papirarbeid, forretningskorrespondanse;
• Skriftlige oversettelser fra/til engelsk (kontrakter, lisensavtaler, reklamemateriell, økonomiske dokumenter),
• Møtereferater på russisk og engelsk.);
• Leders arbeidsdagsplanlegging
• Mottak av gjester, organisering av forhandlinger,
• Møte og eskortere VIP-gjester,
• Turist- og visumstøtte (bestilling av hotell, bestilling av billetter, utstedelse av visum og invitasjoner);
• Kontorkoordinering
• Erfaring med å samle og behandle informasjon, skrive informasjonsanmeldelser

2001-2004 Selskapet "Windows" (produksjon og salg av plastvinduer)
Jobbtittel: assisterende sekretær
Ansvar:
Arbeide med dokumentasjon (intern og ekstern dokumenthåndtering), motta og distribuere telefonsamtaler (mini-ATS), oversette dokumentasjon fra/til engelsk; planlegge og organisere møter og forhandlinger av lederen, organisere konferansesamtaler, bestille og bestille billetter og hoteller, ta imot besøkende.

Gjenoppta prøver

• kontorlivsorganisasjon
• motta og distribuere telefonsamtaler
• registrering og utførelse av dokumentasjon, utarbeidelse av forretningsdokumenter for underskrift av leder
• oversettelse av dokumentasjon, inkludert teknisk
• arbeid med kontorutstyr
• organisering av forhandlinger, møter og møter, protokollføring
• organisere et møte med VIP-gjester
• gir et behagelig og hyggelig arbeidsmiljø

Sekretær er selskapets ansikt utad. Stillingen som sekretær-referent er svært ansvarlig. Assisterende sekretærs oppgaver inkluderer å motta og distribuere telefonsamtaler, møte besøkende. Selv om det er generelt akseptert at stillingen som sekretær er et springbrett i en karriere, må utdanningsnivået være ganske høyt, men assisterende sekretærs utseende er bedriftens kjennetegn. En sekretærs plikter kan være begrenset til bare å servere kaffe og ta telefoner, eller de kan utvide seg betydelig til å sammenstille de viktigste dokumentene og organisere resten av hodet og familien hans.

sekretær CV mal

Positive tilbakemeldinger fra tidligere arbeidsgivere vil øke sjansene for å lykkes betydelig for søkeren. I tillegg, under intervjuet, trekkes oppmerksomheten ikke bare til prøve-CV til assisterende sekretær (kontorist), men også til utseendet til eieren og oppførselen. Dette skyldes at sekretæren er selskapets ansikt utad og personen som møter besøkende, forretningspartnere, som betyr at det danner førsteinntrykket av organisasjonen.

Funksjonelt ansvar:

dokumenthåndtering;

behandling av korrespondanse;

rask utførelse av hodets oppgaver;

organisering av møter, konferanser og mottak av besøkende;

opprettholde livet på kontoret. Prestasjoner:

optimalisering av elektronisk dokumenthåndtering;

utvikling av opplæring for kontorledere.

Sekretær CV prøve

Faglige ferdigheter og evner: motta og sortere innkommende korrespondanse, besvare anrop, registrere dem og informere lederen, møte besøkende, utarbeide en arbeidsplan for hodet, utføre instruksjoner, skrive brev, notater, arbeide med eventuelle dokumenter. Trygg bruker av MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, Consultant Plus, Lotus. Arbeid med kontorutstyr.

Med alle sjanser til å lykkes, kan CVen fortsatt utsettes hvis søkeren ikke viser sine unike evner eller faglige ferdigheter som skiller ham fra bakgrunnen til lignende. For en sekretærs CV vil slike fordeler være: tilleggskunnskaper i fremmedspråk, selvsikkert arbeid i alle MS OFFICE-applikasjoner, arbeidserfaring som assisterende leder, personalledelse. Forsiktig håndtering av kontorutstyr er absolutt indikert. De viktigste kompetansene for den ledige stillingen plasseres alltid først, slik at arbeidsgiver kan se spesialistens kompetanse med en gang.

Ferdigheter og evner for et CV-eksempel - instruksjoner for å skrive en CV

Utdanning, erfaring, stillinger i tidligere stillinger er obligatoriske deler av en CV. En god CV er uakseptabel uten å beskrive de viktigste ferdighetene til en spesialist. Du må beskrive disse ferdighetene på en slik måte at en potensiell sjef har et uimotståelig ønske om å ansette ikke noen, men deg.

Det er ikke nok for leietakeren å vite hvor du studerte og fikk din yrkeserfaring. Han trenger å vite nøyaktig hva du kan gjøre og hvordan du kan være nyttig for firmaet hans. Så riktig malte grunnleggende ferdigheter øker sannsynligheten betraktelig for å få den ettertraktede jobben.

I CV-en for kontorsjefstillingen kan du angi praksisplasser og utførte oppgaver. Ganske ofte er praktikanter bare betrodd å jobbe med dokumenter, for eksempel arkivere dem. Siden stillingen innebærer mye dokumentbehandling, kan dette angis som opparbeidet arbeidserfaring.

1. Dokumenthåndtering, inkludert registrering, arkivering og papirarbeid.
2. Håndtering av korrespondanse, både inngående og utgående.
3. I små organisasjoner kan oppgavene til en leder inkludere å rekruttere og legge ut annonser for aktuelle ledige stillinger.
4. Mottak av samtaler, deres omfordeling; behandle den mottatte informasjonen og vedlikeholde lederens kalender.
5. Organisering av forretningsreiser for ansatte, for eksempel bestilling av billetter og hotell; innledende organisering av logistikk - utarbeide ruter og daglige rutiner for sjåfører.
6. Stillingen innebærer organisering og bistand til gjennomføring av forretningsmøter, presentasjoner.

5. august 2018 3373