30. mars 2016 kl. 11:28

Hvis vi spør bedriftsrepresentanter som tar en beslutning om å kjøpe en EDMS hva de forventer av systemet, så vil vi helt sikkert høre at hjelp til å organisere bedriftens forretningsprosesser er svært viktig for dem. EDMS-markedet byr på mange løsninger, og i tillegg til å effektivisere samhandlingen innad i selskapet, vil systemet også hjelpe i arbeidet på kontoret, kontraktsavdelingen og salgsavdelingen.

Men hvor effektivt løses det første problemet med manglende kontroll over prosesser?

Som regel bygges prosessene for å koordinere dokumenter og utføre ordre. Ulike rapporter brukes for kontroll, for eksempel prosentandelen av forfalte bestillinger for datoen. Slik statistikk kan være nyttig, men den viser ikke alltid dynamikken, noe som er viktig for å forstå om situasjonen blir bedre eller verre. Det er ikke alltid mulig å gjennomføre en dybdeanalyse, fra overordnede indikatorer til bestemte personer og deres oppgaver.

Derfor kan en viktig faktor for vellykket bruk av systemet være et verktøy som du kan gjøre alle prosesser i bedriften mer transparente med og gi den mest komplette informasjonen til lederen for beslutningstaking.

Vi skal prøve å se for oss hvordan et slikt verktøy for interaktiv analyse av effektiviteten til ansatte i systemet kan se ut.

Oppsummeringsbilde

Vi vil fokusere på å spore gjennomføringen av prosesser og fremheve flere universelle indikatorer:

● Utføre disiplin- en av de enkleste, men samtidig nyttige beregningene. Den viser hvor rettidig den ansatte utfører oppgavene som er tildelt ham.

● Arbeidsmengden til ansatte er nyttig når man ser etter «flaskehalser», det vil si ansatte som er knyttet til for mange prosesser. Samtidig er det viktig å forstå om den ansatte klarer å fullføre alt i tide.

● Rettidigheten av utførelsen av ulike prosesser (ordre, godkjenning av dokumenter) kan gi informasjon om tilstedeværelsen av systemiske problemer med utførelsen av dem. For eksempel kan det hende at noen prosesser ikke er optimale, eller ansatte kan vurdere en del av arbeidet som lavt prioritert.

● Den generelle dynamikken i antall oppgaver vil også være nyttig. På implementeringsstadiet lar det deg vurdere hvor intensivt ansatte bruker systemet og bestemme trender for å fullføre oppgaver i tide. Det kan tjene som en god indikator ved innføring av ulike organisatoriske tiltak.

Hvis vi kombinerer disse indikatorene til ett oppsummeringsbilde, får vi et eksempel på startsiden til et verktøy for å analysere ansattes arbeid i systemet.

Indikatorer vises ved hjelp av grafiske diagrammer:

● "Utføre disiplin" med en verdi fra 0 til 100 %. Vi ser umiddelbart det store bildet av selskapet som helhet.

● "Forfalte prosesser" som et sektordiagram med ulike prosesser som deler. Vi identifiserer raskt "problem" typer prosesser.

● "High-Used Employees" som to stolper hver: grønt er antall oppgaver som ikke gikk glipp av tidsfristen, rødt er antall forfalte oppgaver. Vi identifiserer raskt ansatte som er "flaskehalser": antall oppgaver er høyt, kombinert med mye "rødt".

● "Dynamikk i arbeid med oppgaver" vises i form av en graf med to linjer: det totale antallet aktive oppgaver for hver dato og antall forfalte oppgaver (i rødt). Vi ser umiddelbart den generelle dynamikken langs den røde linjen: Situasjonen er stabil, forbedres eller forverres.

I denne visningen kan du vurdere den generelle tilstanden til ansattes arbeid i systemet, men hva om vi ønsker å undersøke hver indikator i detalj?

En praktisk løsning ville være å legge til interaktivitet: når vi velger en indikatorverdi på startsiden, kan vi gå til en side med utvidede data på den. For eksempel å velge spesifikk ansatt med høy belastning, gå til en side som vil vise hva en slik belastning har kommet fra.

La oss vurdere hver slik side separat.

Analyse av utførende disiplin

Ytelsesdisiplin reflekterer hvor mange prosent av oppgavene som er fullført i tide.

● Eller systemet brukes ikke i det hele tatt.

● Enten er ansatte ineffektive.

● Enten er fristene for oppgavene åpenbart urealistiske.

Hvis ytelsen disiplin for forrige måned ikke oversteg 50 %, så kan det uten tvil vurderes som dårlig. Men hvordan forstå hva denne verdien har kommet fra, om det er positive eller negative trender? Derfor, for å utføre disiplin, er detaljeringen nødvendig.

Fra oppsummeringsbildet, velg indikatoren "Utfører disiplin", gå til siden med dens detaljerte analyse.

Her ser vi prosentandelen av indikatoren i sammenheng med ansatte. Fra de ansatte som har minimumsverdien av prestasjonsdisiplin, er det best å begynne å utarbeide organisatoriske tiltak for å øke prestasjonsdisiplinen.

For den valgte ansatte kan du se:

● Hvilke spesifikke oppgaver den ansatte ikke fullførte i tide og hvor mye han forsinket dem, bestemme årsakene til forsinkelsen.

● Evaluer dynamikken til indikatoren.

Hvis indikatoren for å utføre disiplin er konsekvent høy, er alt bra.

Hvis det tidligere ble tatt organisatoriske tiltak for å forbedre ytelsesdisiplinen, bør verdien av indikatoren øke

En nedgang i verdien på indikatoren indikerer at tiltakene som ble tatt var ineffektive

● Enkel å glemme. Hvis en ansatt jobber i systemet, er det ikke ofte lett å glemme å sjekke innkommende oppgaver.

● Misforstå hvorfor du skal gjøre oppgaver. Arbeidet kan faktisk allerede gjøres, hvilken forskjell gjør det når oppgaven er fullført.

● Å ikke vite at utførelse av oppgaver er en arbeidskjede og utidig unnlatelse av å fullføre oppgaven kan forstyrre tidspunktet for hele prosessen.

I slike tilfeller må du formidle til utøverne informasjon om hvordan og hvorfor du må jobbe i systemet.

Ansattes belastningsanalyse

I oppsummeringsbildet ser vi de travleste medarbeiderne, antall oppgaver de fikk og prosentandelen forfalte. Den grønne andelen viser antall oppgaver uten å bryte fristen, den røde - antall forfalte.

For å forstå hvilke spesifikke oppgaver han ikke fullførte i tide, går vi til siden med detaljene om oppgavene hans etter prosesser.

Her ser vi:

● Oppgaver for hvilke typer prosesser som utgjør arbeidsmengden til en ansatt.

● Hva slags oppgaver den ansatte ikke rekker å fullføre i tide.

● Hva er dynamikken i antall oppdrag han mottar og prosentandelen av forfalte blant dem. Hvis det ble iverksatt tiltak for å redusere belastningen på arbeidstakeren, skulle det totale antallet og antallet forfalte betalinger reduseres, ellers var tiltakene ineffektive.

I praksis er ofte "flaskehalser" i EDMS ledere som koordinerer og signerer under godkjenning av dokumenter, samt funksjonærer. Blant ledere kan årsaken til den store strømmen av innkommende oppgaver være mikroledelse – å stenge alle bedriftens prosesser for seg selv.

Men en situasjon er mulig når belastningen på den ansatte gradvis øker og fører til hans overbelastning. Da klarer han rett og slett ikke fysisk å takle arbeidsmengden.

To typer tiltak er mulige her:

● Operativt: gi noen til å hjelpe ham, overføre deler av arbeidet til andre utøvere.

● Strategisk: gjennomgå og optimalisere bedriftens prosesser.

Prosessanalyse

På startsiden med oppsummeringsdata ser vi hvilke typer prosesser som det oftest er brudd på fristen.

For å se hvilke spesifikke oppgaver innenfor disse prosessene som forårsaket denne situasjonen, åpne siden med utvidet informasjon.

På siden ser vi:

● Hvilke spesifikke oppgaver innenfor den valgte prosessen var forsinket og hvem som var ansvarlig.

● Hva er dynamikken: endrer situasjonen seg, i hvilken retning.

Den normale situasjonen på lang sikt er minimumsstabile verdier for volumene av prosesser med brudd på fristen.

Analyse av tidsplanen med dynamikken til oppgaver lar deg se problemsituasjoner:

Antallet igangsatte prosesser i systemet minker.

Dette kan være et signal om at ansatte slutter å bruke systemet.

Ansatte fullfører ikke oppgaver i tide.

Dette vises på grafen som den røde linjen med prosesser med brudd på fristen som nærmer seg linjen totalt antall prosesser.

Dette kan bety følgende:

● Ansatte takler ikke pliktene sine.

● Oppdragsfristene er for optimistiske.

● Ansatte slutter å bruke systemet og oppgavene forblir uoppfylte.

Etter å ha forstått hvilke problemer det er, kan du finne årsakene deres, fordi prosessene ikke alltid er optimale:

● Innenfor en prosess kan det være en skjult delprosess med flere trinn. For eksempel når godkjenneren selvstendig skal avtale dokumentet med noen andre, og hele 1 dag.

● Samtidig parallellforhandling kan brukes i stedet for serieforhandling, men den ene forhandleren venter fortsatt på at den andre skal bestemme seg. For eksempel, Sjefingeniør kan vente til dokumentet er gjennomgått av advokat, samtidig som fristene for oppdraget hans brytes.

● Funksjoner kan være tildelt feil person. For eksempel er et følgebrev under en kontrakt utarbeidet av en kontorist. Han blir tvunget til å gå til en ansatt i kontraktsavdelingen og finne ut hva som må skrives. I en slik situasjon vil det være bedre for den ansatte i kontraktsavdelingen å utarbeide følgedokumentene.

I stedet for en konklusjon

Vi så på et eksempel på hva et verktøy for interaktiv analyse av effektiviteten til ansatte i systemet kan være. Å utføre disiplin vil hjelpe oss å forstå den generelle "temperaturen" når det gjelder aktualiteten til oppgavene, listen over de travleste ansatte vil forenkle oppgaven med å finne "flaskehalser", og visning av prosesser med brudd på tidsfristen vil tillate at disse prosessene kan optimaliseres .

Systemer elektronisk dokumenthåndtering lagre en enorm mengde informasjon, men som regel er det meste skjult. Visualisering av skjulte data åpner for nye muligheter og lar systemet nå et kvalitativt nytt nivå av prosesskontroll.

Det er mulig å utvikle analysepraksis innen andre fagområder: salg, prosjektledelse, kontorarbeid. Tross alt, uansett hvilket område vi velger, er det alltid indikatorer som gjenspeiler den virkelige tilstanden i det. Og hvordan du presenterer det for brukeren er allerede oppgaven til EDMS og visualiseringsverktøyene de tilbyr.

Hvordan dette verktøyet er implementert i DirectumRX kan være

Arbeidsdisiplin er obligatorisk for alle ansatte
lydighet til oppførselsreglene,
bestemt i samsvar med den russiske føderasjonens arbeidskode,
andre lover, kollektive
kontrakter, avtaler, arbeidskraft
kontrakt, lokale forskrifter
organisasjonens handlinger

Arbeidsdisiplin gir

1) kvalifisert
ytelse av en ansatt
arbeidsoppgaver
2) høy effektiv bruk
jobbe tid

Metoder for å sikre arbeidsdisiplin

1) Lag det nødvendige
forhold for normal drift.
Arbeidsgiver er forpliktet til
i samsvar med gjeldende
lovgivning som inneholder
normer arbeidslov, arbeidskraft
avtale om å skape betingelser
nødvendig for å overholde
arbeidsdisiplin ansatte
2) Hev
kvalifikasjoner og
opplæring
3) Streng kontroll
sent (f.
pass)
4) Belønning for
samvittighetsfullt arbeid
5) Anvendelse av tiltak
disiplinær
ansvar
6) Mottak av personell på
jobbe kun for
konkurransegrunnlag

Automatisering av kontroll av ankomst av ansatte til kontoret

1. Kontroll med ankomst av ansatte
Hvis en ansatt kom til kontoret kl 9:00, men han kom på jobb kl
10:45, vil programmet ta opp nøyaktig denne tiden ved begynnelsen
arbeid og merk det som sent.
All forsinkelse av ansatte genereres i "Rapport om forsinkethet".

2. Å forlate jobben tidlig
Etter samme prinsipp som forsinkelser, er det fikset
fullføringsinformasjon. Når en ansatt slår seg av
datamaskin, stopper programmet overvåking og fikser
ferdigstillelsestid. Hvis det har skjedd før
tiden satt i parameterne - en rapport genereres
"Jeg dro tidlig."

3. Avvenning fra jobb
steder overalt
dager
Som allerede nevnt i punkt 1
- programmet tar hensyn til tiden
når brukeren var aktiv
datamaskin. Hvis innenfor
Viss tid
det var ingen aktiviteter
programmet begynner å ta hensyn til det
tid som offline aktivitet.
Etter at den ansatte kommer tilbake til
sted, vil programmet sende en forespørsel til
som han må angi
grunnen til hans fravær.

forfremmelse

offentlig anerkjennelse av arbeidsfortjenester, ære
individuelle ansatte eller grupper av ansatte
i den form som er foreskrevet av arbeidsloven,
tariffavtale, interne regler
arbeidsforskrifter, forskrifter og charter om
disiplin insentiver, fordeler og fordeler

Typer insentivtiltak

1) fremme av en moralsk karakter
(Takk skal du ha,
ærespris)
2) insentiver av materiell karakter
(utstede en pris og belønne med en verdifull gave)
Kan brukes samtidig
flere insentiver
(moralsk og materiell)

10.

Alle insentiver for arbeid utstedes
ordre (instruks) fra arbeidsgiver,
som indikerer for hvilke suksesser i
arbeid, oppmuntres den ansatte, samt
angir kampanjetypen. Rekkefølge
bør gjøres oppmerksom på
ansatte i organisasjonen
For spesielle arbeidstjenester til samfunnet
offentlige ansatte kan være
nominert til statlige priser

11.

Før søknad disiplinær handling fra den ansatte må være
det bes om en skriftlig forklaring på årsakene til mishandlingen. Ansattes avslag på å gi
forklaring er ikke til hinder for disiplinærtiltak. Fravær
forklaringer må bekreftes ved en passende avvisningshandling
ansatt for å forklare
For å begå en disiplinærforseelse, dvs.
manglende ytelse eller feil ytelse
arbeider på grunn av sin skyld som er tildelt ham
arbeidsoppgaver, har arbeidsgiver rett
iverksette følgende disiplinære tiltak:
1) bemerkning
2) irettesettelse
3) oppsigelse
aktuell
begrunnelse
(det mest alvorlige tiltaket
disiplinær handling)

12. Utføre disiplin

er ytelsen til ansatte
ordre, instrukser, vedtak,
instrukser vedtatt på
høyere ledelsesnivå.
I henhold til ytelsesnivået
bedømme organisasjonens modenhet.

13. Utføre disiplin

Det er en rekke problemer som kan identifiseres
leder:
manglende overholdelse av fristene for gjennomføring av oppgaver;
ytelse av lav kvalitet;
manglende oppfyllelse på grunn av ansattes "glemsomhet".
For organisasjonen, disiplin med lav ytelse
ansatte, vil bli uttrykt i bøter,
betaling av bøter på grunn av avbrudd i leveranser under kontrakter,
forfalte forpliktelser, samt tapte
muligheter og brukte menneskelige ressurser
ledere.
I dette tilfellet kan løsningen være innføringen av en effektiv
kontrollsystemer for ordreutførelse.

14. Utføre disiplin

applikasjon automatisert system kontroll vil tillate:
ta hensyn til oppdrag og oppgaver;
kontrollere fristene for utførelse av kontrakter, ordre, protokoller
møter, etc.;
forbedre kvaliteten på oppgavene;
umiddelbart overvåke fremdriften i utførelsen av ordre;
sikre kollektivt koordinert arbeid i teamet;
motta automatisk genererte resultatrapporter
ansattes disiplin.
For at systemet skal begynne å fungere umiddelbart etter implementering, må leder
må være vedvarende i å anvende systemet, i de tidlige stadiene
oppmuntre ansatte til å bruke den.

15. Prinsipper for organisering av KID ved virksomheten

Ytelsesdisiplinkontroll
(utførelse av dokumenter) inkluderer:
å sette under kontroll;
definisjon av oppgaver for utførelse
dokument;
dannelse av instruksjoner for ansatte som utfører oppgaver;
registrering av faktum om utførelse av ordre og
oppgaver;
fjerning fra kontroll, dvs. registrering av et faktum
utførelse av dokumentet;
sende det utførte dokumentet til saken;
holde ledere orientert om fremgang
utførelse av dokumenter;
analyse av resultatene av utførelse av dokumenter
(i henhold til verdien av nøkkelindikatorer).

En frilanser skiller seg ikke fra en vanlig arbeider i det hele tatt i detaljene i arbeidsaktiviteten hans, men i behovet for å tvinge seg selv til å utføre disiplin. Tross alt, hvis dette konseptet på jobben tas for gitt og som regel utføres a priori, avhenger inntektsnivået av en godt organisert ytelsesdisiplin for en frilanser.

Kjennskap til å utføre disiplin

Å utføre disiplin er karakterisert som prosessen med oppfyllelse av en ansatt eller ordre, instrukser, beslutninger og ordrer som ble tatt av overordnede. Denne typen disiplin oppstår fra den autoritære oppførselen til overordnede eller en strengt regulert sosial nødvendighet.

Å utføre disiplin betyr også rettidig og høyt kvalifisert utførelse av oppgaver. Når en bedrift består av flere personer, jevnes noe slikt som prestasjonsdisiplin i organisasjonen. Tross alt er det en sjef som overvåker alt, og underordnede forstår at hvis sjefen sier noe, så må du gjøre det.

Når det gjelder et stort selskap, kan ytelsesdisiplin, eller snarere mangelen på det, bli et alvorlig problem.

Disiplinledelse

I hver organisasjon er arbeidet dannet som følger:

1. Sjefen gir instruksjoner til den ansatte, setter tydelig mål og krav som prosjektet skal evalueres etter.
2. Vilkårene for prosjektgjennomføringen fastsettes.
3. En ansatt sender inn en jobb.

Ordningen er ganske enkel: sjefen sa - den underordnede gjorde det, men den ansatte bør ikke glemme mellomfasene i utviklingen av et prosjekt. Det er nettopp dette disiplinledelse handler om.

Hver leder bør sørge for at den ansatte rapporterer fra tid til annen om utført arbeid. Som praksis viser, har prosjekter som ble overlevert på fristdagen mye lavere kvalitet enn de som ble overvåket av myndighetene gjennom hele utviklingsstadiet. Dette kan gi store tap for selskapet, som vil avhenge av størrelsen på bøtene og antall tapte, lønnsomme tilbud.

Å administrere prestasjonsdisiplin vil bidra til å unngå slike hendelser. Ledelse refererer til implementering av et kontrollsystem i bedriften som skal overvåke tidsfrister for gjennomføring av kontrakter, forbedre kvaliteten på prosjekter og sikre teamarbeid.

Øke nivået av disiplin

Utøvende disiplin eller utøvende, er preget av fire hovedindikatorer:

• Arbeidskvalitet.
• Effektivitet.
• Aktualitet.
• Effektivitet.

Disse indikatorene kan forbedres hvis det rettes spesiell oppmerksomhet til noen punkter. Først, før du ansetter en ansatt, må du forsikre deg om hans ferdighetsnivå og arbeidserfaring. Studer nøye de personlige egenskapene til kandidaten og hans tidligere arbeidserfaring. Noen bedriftseiere er av den oppfatning at det er bedre å ansette en person «uten erfaring» fordi det er mye lettere å undervise enn å omskolere seg. Ved ansettelse av ansatte skal alle faktorer tas i betraktning.

For det andre er det nødvendig å etablere en struktur i organisasjonen:

• Disiplin. Vi snakker selvfølgelig ikke om at det ble satt av noen minutter til personlig hygiene og kontrollert ned til sekunder. Men det må være disiplin. Kjennskapen i teamet er god på den ene siden, men på den andre siden kan bedriften lide under dette. Derfor bør disiplinærprosedyren være lik for alle, og det bør ilegges straff for manglende overholdelse av fastsatte regler.
• Allsidighet. Hvert prosjekt har sine egne egenskaper og nyanser, så eksperter anbefaler å opprette flere grupper med ansatte i selskapet. Noen vil gjennomføre prosjekter i henhold til universelle kvalitetskrav, og den andre gruppen vil tilpasse dette prosjektet til kundens personlige krav.
• Kvalifikasjon. Ansatte må utvikle seg. Tross alt, jo mer erfaren den ansatte er, desto høyere nivå av utøvende disiplin, og følgelig selskapets fortjeneste.

Er prestasjonsdisiplin nødvendig?

Å utføre disiplin er rettidig og høykvalitets oppfyllelse av oppgaven satt av ledelsen. Vurderer arbeidsdisiplin som det eneste alternativet for dannelse av relasjoner i arbeidskollektiv, mange overser kategorien utøvende disiplin. Og i ettertid forblir de rådvill om hvorfor selskapet mister sine posisjoner og kunder, pådrar seg tap og sprekker i sømmene. Tross alt er ansatte ikke sene og overholder kleskoden, fullfører alle oppdrag i tide.

Kanskje for en arbeidsindikator, men prestasjonsdisiplinen er fokusert på andre kriterier. Ansatte skal ikke bare levere inn arbeid i tide, men rapportere etter hvert gjennomført trinn og garanti høy kvalitet prosjekt, først da vil det være mulig å snakke om utviklingen av selskapet og øke fortjenesten.

Å utføre disiplin er en av de viktigste indikatorene som sikrer effektiviteten til virksomheten. Det kan være en av de viktigste ytelsesindikatorene. I dette tilfellet vil ikke bare ledere, men også de ansatte i bedriften selv være direkte interessert i å forbedre ytelsesdisiplinen.

Fra artikkelen vil du lære:

Hva er prestasjonsdisiplin

Dette begrepet er utelukkende knyttet til arbeidsforholdet mellom en ansatt og en arbeidsgiver. Ytelsesdisiplin er i hvilken grad den ansatte tydelig og i tide utfører dokumenter, utfører ordre, instrukser, skriftlige og muntlige instruksjoner akseptert av de ledere i hvis underordning han er. Hierarkiet for underordning av en ansatt er etablert av hans stillingsbeskrivelse eller betingelser arbeidskontrakt.

Utføre disiplin eller utøvende disiplin

I praksis oppstår ofte spørsmålet: utøvende eller utøvende disiplin, hvordan skrive riktig, hvilken formulering som skal brukes. I dette tilfellet bør du referere til den forklarende ordboken for det russiske språket. Den inneholder begrepet "opptreden" referert til feltet kreativitet - fremføring av kunstverk. Dette begrepet brukes når det gjelder fremføringsstil, kultur, komposisjon, ferdigheter.

På samme tid, "executive" er relatert:

1. til en person eller et organ som utfører beslutninger, utøver ledelsesfunksjoner i praksis: utøvende makt, utøvende sekretær;
2. til en person som gjør jobben sin godt ansvar, sier de: ledende arbeider, ansatt, laboratorieassistent.

"Utføre" er et adjektiv som vanligvis brukes med livløse substantiv. Derfor er svaret på spørsmålet "utøvende eller utøvende disiplin" utvetydig - selvfølgelig å utføre disiplin. Og dette er forståelig hvis vi vurderer holdningen til arbeid, oppfyllelsen av ens offisielle oppgaver. I denne forbindelse manifesteres den interne disiplinen til den ansatte på samme måte som en kreativ holdning og er en ubevisst indre nødvendighet, en personlig egenskap. Men samtidig kan dette behovet utvikles og håndteres.

Samtidig kan prestasjonsdisiplinen i en organisasjon karakteriseres som enkelte ansatte, samt hele arbeidsgrupper og team.

Påvirkningen som prestasjonsdisiplinen i organisasjonen har på effektiviteten til hele virksomheten

Ethvert foretak, uavhengig av virksomhetsområde, eierform og statens størrelse, består av divisjoner som hver utfører en bestemt funksjon. Divisjonene består på sin side av ansatte hvis funksjoner er bestemt stillingsbeskrivelser eller arbeidskontrakt. Hvor pliktoppfyllende de ansatte er utføre dokumenter utføre sine arbeidsoppgaver, avhenger arbeidet til hele enheten og følgelig, effektivt arbeid bedrifter generelt. Ytelsesdisiplinen i organisasjonen bestemmer hvor effektivt og rettidig hver ansatt og individuelle arbeidslag utfører oppgavene sine. ansvar og operasjonelle ledelsesordrer.

Det er ytelsesdisiplinen som sikrer rettidig og høykvalitets utførelse av elementære oppgaver, hvorfra det igjen dannes større programmer og prosjekter. Unnlatelse av å fullføre en av oppgavene kan gå ubemerket hen i inneværende periode, men kan i ettertid føre til betydelig økonomiske tap og forstyrrelse av hele prosjektet.

Dårlig ytelsesdisiplin kan manifestere seg i form av økonomiske sanksjoner for svikt i kontraktsforpliktelser, så vel som i form av tap på grunn av tapte økonomiske muligheter. Derfor bør bedriften utføre styring og kontroll av utøvende disiplin, som vil sikre gjennomføringen av alle planlagte planer, taktiske og strategiske oppgaver satt av bedriftsledelsen.

Hvordan organisere kontroll og styring av prestasjonsdisiplin

Hvordan håndteres utøvende disiplin?

Å utføre disiplin er et kriterium som er ganske håndterlig og kan forbedres. For dette formålet kan du for eksempel:

Allerede på stadiet av valg av kandidater, arbeidserfaring, personlig effektivitet Og personlige kvaliteter søkere, bestemme hvor ansvarlig de forholder seg til arbeid;

Etablere enhetlige krav i organisasjonen og en enhetlig disiplinærprosedyre som gjelder for alle ansatte. Dens overtredelse bør straffes.

Bruk en differensiert tilnærming for å vurdere ytelsesdisiplin i tilfeller hvor prosjekter utføres i henhold til standard kvalitetskrav og når disse kravene stilles av kunden;

Nivå opp faglig fortreffelighet og ansattes kvalifikasjoner, siden ytelsesdisiplinen er direkte avhengig av disse indikatorene;

Implementere et effektivt insentivsystem for ansatte i organisasjonen, motiverende dem for å forbedre individuell og kollektiv prestasjonsdisiplin.

Hvordan organisere kontroll av prestasjonsdisiplin

Selv om prestasjonsdisiplin i større grad preger målrettethet og den ansattes holdning til oppfyllelsen av oppgaven som er tildelt ham, kan den vurderes i henhold til kriterier som:

• kvaliteten på det utførte arbeidet;
• effektivitet av utførelse av ordre;
• aktualitet;
• opptreden.

Du kan få et kvantitativt estimat av denne indikatoren ved å bruke koeffisienten for å utføre disiplin. I sin enkleste form beregnes det som forholdet mellom antall oppgaver utført av den ansatte og antall oppgaver som ble tildelt ham i faktureringsperioden. Samtidig er det svært viktig at oppgavene som stilles er klart forstått av arbeidstaker og riktig tatt hensyn til av arbeidsgiver.

Ved setting av en oppgave er det mest praktisk for entreprenøren å bruke det såkalte SMART-formatet.

Når den brukes, vil hver oppgave som gis til en arbeidstaker, minst:

1. ha et riktig navn som begynner med et perfektivt verb (forberede, utvikle, komponere osv.);
2. spesifikk og så tydelig som mulig;
3. kvantifiserbare;
4. oppnåelig;
5. har en bestemt utførelsesperiode.

Kontroll av prestasjonsdisiplin bør være systematisk. Det er fullt mulig å organisere det ved å stille krav, hvorav noen er obligatoriske, og noen er bare ønskelige. Listen over slike krav er gitt i tabellen.

Obligatoriske krav	Ønskelige krav
Oppgavene den ansatte står overfor bør dokumenteres ved hjelp av regneark	Alle oppgaver som mottas av en ansatt avhengig av underordning skal avtales med nærmeste leder
Redegjørelsen for hver oppgave skal utføres i SMART-formatet	om hva som ble lagt ny oppgave, må den ansatte varsles omgående
Bruke et system med påminnelser om tidspunktet for oppgaver og varsler om overføringen av dem	Trenge behagelig form visualisering av oppgavene arbeidstakeren står overfor, tatt i betraktning tidsfrist, viktighet mv.
Anvendelse av et system for å kontrollere oppfyllelsen av oppgaver, deres aksept av ledere	Gjennomføring av interaktivt arbeid med oppgaver, mulighet for spørringer tilleggsinformasjon, meldinger om fristutsettelse mv.
Utvikling av en algoritme for å bestemme graden av fullføring av hver oppgave satt av en ansatt

Hvis disse kravene er oppfylt, vil verifiseringen av arbeids- og ytelsesdisiplin bli utført på ethvert stadium av gjennomføringen av hver oppgave. Ledelsen av foretaket vil ha muligheten til å ta rettidige ledelsesbeslutninger som helt vil eliminere feil forårsaket av manglende overholdelse av arbeids- og ytelsesdisiplin.

I tillegg kan slik kontroll av ytelsesdisiplin med innhenting av indikatorer for fullføringsgrad av oppgaver, dens aktualitet og kvalitet settes som en av KPI-indikatorene. Dermed vil arbeidsgiveren kunne få en objektiv vurdering av arbeidet til hver ansatt, hans arbeids- og prestasjonsdisiplin. Avhengig av denne vurderingen kan det fastsettes en variabel andel av lønnen, det vil si at bonuser og tillegg kan knyttes til denne verdien.

Hovedårsaken til den lave ytelsesdisiplinen i organisasjonen

For å forbedre arbeids- og prestasjonsdisiplin kan ledelsen ta alle tiltak og ledelsesbeslutninger. Så for eksempel kan en bedrift til og med utstede en spesiell administrativt dokument.

Men samtidig er utstedelsen av en slik ordre i seg selv ikke en garanti for å forbedre ytelsesdisiplinen og endre holdningen til ansatte til oppfyllelsen av oppgavene deres. arbeidsoppgaver.

En av hovedårsakene til nedgangen i ansvaret til ansatte er den lave ytelsesdisiplinen til toppledere. Ledere på alle nivåer må også være sitt ansvar bevisst og være et eksempel på en samvittighetsfull holdning til oppgaven som er pålagt. Bare i dette tilfellet vil styringen av ytelsesdisiplin være virkelig effektiv og vil gi ønsket resultat.