Utførelse av organisatoriske og administrative funksjoner er et ineffektivt alternativ for å administrere en virksomhet. For å frigjøre direktøren for ordinære og rutinemessige oppgaver som ikke er knyttet til vedtakelse av ansvarlige vedtak, kan personalet sørge for stilling som assistent.

Vi vil snakke om funksjonene ved å kompilere stillingsbeskrivelsen til denne spesialisten i det presenterte materialet.

Om dokument

En individuell liste over rettigheter, plikter og fullmakter er gitt for hver ansatt og spesialist i virksomheten. De gjenspeiles i bedriftens lokale handlinger, arbeidskontrakten med den ansatte, så vel som i innholdet i stillingsbeskrivelsen.

Dette dokumentet er utarbeidet for hver ansatt, selv om det i henhold til normene i den russiske føderasjonens arbeidskode ikke er en del av de obligatoriske skjemaene som deltakerne må utarbeide arbeidsforhold.

Essens og formål

Tilstedeværelsen av en ansatt stillingsbeskrivelse forenkler i stor grad implementeringen av arbeidsforhold:

• ledelsen av virksomheten fastsetter umiddelbart hva og hvordan den ansatte skal gjøre på arbeidsplassen;
• Spesialisten vet på forhånd hvilken liste over rettigheter og plikter som blir overført til ham for å utføre arbeidsfunksjoner;
• partene bestemmer grensene for myndighet og ansvar for feilaktig utførelse av arbeidsoppgaver.

Dermed kan hovedmålet med å kompilere en CI anerkjennes som en dokumentarisk strømlinjeforming av arbeidsforhold mellom en arbeidsgiver og en ansatt.

Når du utarbeider stillingsbeskrivelser for en referent, bør følgende nyanser tas i betraktning:

• instruksjonen skal inneholde en liste over rettighetene og pliktene til en bestemt spesialist - hvis flere referenter jobber i selskapet samtidig, har hver av dem sin egen stillingsbeskrivelse;
• offisielle oppgaver referent, som regel, er forbundet med direkte underordning til lederen av foretaket - i innholdet i DI er det nødvendig å tydelig angi hvem av selskapets ledelse som har rett til å gi instruksjoner, instrukser og;
• stillingen til en referent er preget av den universelle karakteren til pliktene som utføres - i innholdet i DI er det nødvendig å umiddelbart forutse på hvilke områder referentens aktivitet vil bli utført.

Tilstedeværelsen av en stillingsbeskrivelse lar deg effektivisere arbeidet til referenten. Dokumentet vil inneholde en fullstendig liste over rettigheter og plikter, grenser for myndighet og ansvar, kvalifikasjonskrav og grunnlag for å iverksette disiplinære tiltak.

Hvilket regelverk styrer

På lovnivå er kravene til form og innhold i referentens stillingsbeskrivelse ikke godkjent. Et standardskjema for DI kan godkjennes ved virksomheten, og ved utfylling skal det tas hensyn til følgende regler:

• bestemmelser i den russiske føderasjonens arbeidskode - når det gjelder arbeidstaker- og arbeidsgivergarantier, generelle regler for utbetaling av lønn, etc.;
• bestemmelsene i bedriftens lokale handlinger - når det gjelder å sikre regimet for arbeidstid og arbeidsdisiplin, bruk av et system for oppmuntring og insentiver, etc.;
• krav i spesialiserte forskrifter på visse virksomhetsområder.

Hvis lokale handlinger godkjente regler internt regelverk, arbeidsdisipliner og andre lignende dokumenter, vil de bli tatt hensyn til ved utarbeidelse av stillingsbeskrivelsen.

Slags

Vilkårene for stillingsbeskrivelser avhenger av aktivitetene til referenten og selskapet selv. Kan skilles følgende typer referenter, for hver av disse vil det bli utviklet en unik ID:

• - den vanligste gruppen av disse spesialistene, hvis oppgaver inkluderer full organisatorisk støtte til lederens aktiviteter;
• personalreferent- håndterer dokumentasjon personelltjeneste bedrifter, loggføring av bestillinger og så videre;
• – er engasjert i støtte for forhandlinger ved bruk av fremmedspråk, oversettelse av faglig og forretningsdokumentasjon, mottak av delegasjoner fra utenlandske firmaer og selskaper;
• – gjennomfører inngående og utgående dokumentflyt av virksomheten, utarbeider dokumentasjon, utarbeider rapporter og rapporter på vegne av lederen.

Det er bare veiledende liste referenter som kan være ansatte i virksomheten. Det er også mulig å fordele ansvar mellom flere referenter, for dette er relevante bestemmelser inkludert i hver instruks.

Hvem gjør opp

Stillingsbeskrivelser utstedes etter at den ansatte er ansatt. Som regel inngår utarbeidelse av dokumenter knyttet til ansettelse i arbeidsoppgavene. I tillegg, og kan være involvert. For å utstede en stillingsbeskrivelse må du ha en godkjent jobbordre og en signert arbeidskontrakt.

Etter å ha utarbeidet stillingsbeskrivelsen skal referenten sette seg inn i innholdet. For å gjøre dette settes en håndskrevet signatur på skjemaet DI eller i en spesiell journal. personalavdeling. En kopi av instruksjonen er gitt til referenten, og den andre er vedlagt materialet i den ansattes personlige mappe.

Bruk

Instruksjonene brukes på følgende områder:

• referenten må ta hensyn til innholdet i CI i nåværende aktiviteterå overholde faste plikter og krav;
• eventuelle oppdrag og ordre i forhold til referenten kan bare gis innenfor rammen av instruksjonen, og utvidelsen av listen over plikter eller fullmakter kan bare skje med samtykke fra den ansatte selv;
• i tilfelle feilaktig utførelse av plikter, kan disiplinære tiltak iverksettes - for dette utføres en intern undersøkelse og mandat bestemmes i henhold til stillingsbeskrivelsen;
• innholdet i CI brukes til å bestemme nivåene av underordning - hvem referenten skal rapportere til i det aktuelle arbeidet, samt en liste over spesialister som har lov til å gi instruksjoner.

Etter at instruksen er signert av den ansatte og godkjent av lederen av bedriften, er endringer i dokumentet kun tillatt etter gjensidig avtale sider. Et unntak fra denne regelen er kun tillatt når du overfører til en annen jobb i samsvar med kravene i den russiske føderasjonens arbeidskode.

Innholdet i referentens instruks kan betinget deles i to deler. Den første blokken vil inneholde bestemmelser og regler som gjelder for alle ansatte i denne bedriften (de vil overholde normene i den russiske føderasjonens arbeidskode og lokale lover). Den andre delen vil inkludere bestemmelser, krav, rettigheter og plikter til en bestemt referent spesialist.

Generelle Krav

Den første delen bør inneholde følgende elementer:

• dato og sted for utarbeidelse av dokumentet - selv om loven ikke inneholder en eksakt frist for å utstede en DI, er begge parter interessert i å signere dokumentet så snart som mulig for å eliminere eventuelle tvister;
• fullstendige detaljer om partene - selskapet og dets leder, så vel som referenten;
• informasjon om det nøyaktige og fullstendige navnet på stillingen;
• å tildele en posisjon til en bestemt strukturell enhet, som indikerer nivået av underordning;
• bla Krav til kompetanse til referenten - utdanning, arbeidserfaring, faglige og personlige egenskaper, ferdigheter.

Som regel vil de oppførte bestemmelsene ikke endres selv ved registrering av en ny referent, i stedet for en tidligere arbeidende spesialist. Loven stiller ikke spesielle krav til utdanning av en referent, det er nok å fullføre en videregående yrkesutdanning.

Spesialblokk

Den spesielle blokken i stillingsbeskrivelsen vil inneholde følgende elementer:

• bestemmelse av referentens krefter, så vel som deres differensiering i forhold til andre posisjoner;
• en indikasjon på rettighetene og forpliktelsene til en spesialist som han vil utføre i nåværende aktiviteter;
• forholdene for arbeidsdagen, tatt i betraktning de spesifikke aktivitetene som utføres (for eksempel for å følge lederen på forretningsreiser, kan det settes en uregelmessig arbeidsdag for referenten);
• arbeidsbeskyttelse og sikkerhetsregler;
• en liste over spesielle kunnskaper og ferdigheter som referenten må møte - for eksempel kunnskap om visse fremmedspråks-programvaresystemer;
• vilkår for betaling av pengegodtgjørelse, inkludert ekstra beløp av insentiver og insentiver;
• grunnlag for iverksetting av disiplinærtiltak dersom referenten bryter offisielle plikter.

Denne videoen vil snakke om arbeidet til certar og referenten separat:

Ansvar

Stillingsbeskrivelser av ansatte etablerer en liste over deres oppgaver. For en referent kan de inkludere:

• organisere arbeidet til lederen og / eller hans stedfortreder - planlegge dagen, forberede møter og forhandlinger, dokumentere resultater av møter, etc.;
• kontorarbeid - regnskap for innkommende og utgående korrespondanse, vedlikehold av registreringsjournaler, arkivering;
• løsning av økonomiske problemer knyttet til ledelsens aktiviteter - kjøp av skrivesaker, sending av brev, organisering av telefonsamtaler og videokommunikasjon, etc.;
• oversettelse av dokumentasjon fra fremmedspråk, støtte til forhandlinger med deltakelse av utenlandske partnere;
• valg av analytisk materiale for ledelsen eller andre spesialister i selskapet, dannelse av rapporter og rapporter.

Jo mer detaljerte og nøyaktige oppgaveansvaret til referenten er, desto lettere vil det være å avgrense krefter og ansvar i det aktuelle arbeidet.

Refererende stillingsbeskrivelser kan lastes ned.

Refererende stillingsbeskrivelser (eksempel)

VEDTA
ADMINISTRERENDE DIREKTØR"_____________"

_________________ (JSC "_______")

Stillingsbeskrivelse assisterende sekretær

1. GENERELLE BESTEMMELSER
1.1. Den egentlige assisterende sekretæren, heretter kalt "stillingsbeskrivelsen til sekretæren", bestemmer funksjonelle ansvar, rettigheter og plikter til assisterende sekretær.
1.2. Sekretærreferenten utnevnes til stillingen og avskjediges fra stillingen i samsvar med prosedyren fastsatt av gjeldende arbeidslovgivning etter ordre fra selskapets leder.
1.3. Sekretær-referenten rapporterer direkte til _________________ Samfunnet.
1.4. En person som har grunnskoleutdanning uten å stille krav om arbeidserfaring eller videregående (fullstendig) tilsettes i stillingen som assisterende sekretær. allmennutdanning og spesialopplæring i installert program ingen krav til arbeidserfaring.
1.5. Sekretær-referenten må vite:
- forskrifter, instrukser, annen veiledning og forskrifter for kontorarbeid; strukturen og ledelsen av bedriften og dens divisjoner; maskinskrift; stave- og tegnsettingsregler; rekkefølgen på arrangementet av materialet ved utskrift av forskjellige dokumenter; utskriftsregler forretningsbrev ved hjelp av standardskjemaer; driftsregler for skrivemaskiner, diktafoner, båndopptakere; regler for bruk av mottaks- og intercom-enheter; standarder for det enhetlige systemet for organisatorisk og administrativ dokumentasjon; grunnleggende om arbeidsorganisasjon; grunnleggende om arbeidslovgivning; interne arbeidsregler; regler og normer for arbeidsbeskyttelse; sekretærens stillingsbeskrivelse.
1.6. I perioden med midlertidig fravær for assisterende sekretær, er hennes oppgaver tildelt ___________.

2. FUNKSJONELLT ANSVAR
2.1. Sekretær-referenten utfører følgende oppgaver:
Utfører tekniske funksjoner for å sikre og betjene arbeidet til lederen av virksomheten eller dens avdelinger.
Mottar nødvendig informasjon for lederen fra avdelinger eller utøvere, ringer ansatte på hans vegne.
Organiserer telefonsamtaler med hodet, mottar og overfører telefonmeldinger, registrerer mottatte meldinger i hans fravær og gjør hodet oppmerksom på innholdet.
Utfører arbeid med forberedelse av møter og møter holdt av lederen (samler inn nødvendig materiale, varsler deltakere om tid, sted, agenda for møtet eller møtet, deres registrering), vedlikeholder og utarbeider protokoller.
Gir arbeidsplass leder med skrivesaker, organisatorisk utstyr, skaper forhold som legger til rette for effektivt arbeid leder.
Sender og mottar informasjon om mottaks- og intercom-enheter (teleks, faks, telefaks, etc.).
Skriver ut ulike materialer i hodets retning.
Utfører kontorarbeid, aksepterer korrespondanse adressert til lederen, organiserer den i samsvar med prosedyren som er vedtatt av bedriften og overfører den etter vurdering av lederen til avdelinger eller spesifikke utøvere for bruk i arbeidet med deres arbeid eller forberede et svar.
Overvåker fristene for implementering av instruksjonene til hodet, tatt under kontroll.
Godtar dokumenter for signaturen til hodet.
Organiserer mottak av besøkende, bidrar til rask behandling av forespørsler og forslag fra ansatte.
Former saker i samsvar med godkjent nomenklatur, sikrer deres sikkerhet og frister sendes til arkivet.
Klargjør dokumenter for replikering på dupliseringsutstyr, og kopierer også dokumenter på en personlig kopimaskin.

3. RETTIGHETER
Sekretær-referenten har rett:
3.1. Be om og motta nødvendige materialer og dokumenter knyttet til virksomheten til sekretær-maskinskriveren.
3.2. Engasjere seg i relasjoner med avdelinger av tredjepartsinstitusjoner og organisasjoner for å løse operasjonelle problemer produksjonsaktiviteter, som ligger innenfor sekretær-maskinskriverens kompetanse.
3.3. Representere foretakets interesser i tredjepartsorganisasjoner i spørsmål knyttet til dets profesjonelle aktiviteter.

4. ANSVAR
Assisterende sekretær er ansvarlig for:
4.1. Unnlatelse av å oppfylle sine funksjonelle plikter.
4.2. Unøyaktig informasjon om status for arbeidet.
4.3. Manglende overholdelse av ordre, ordre og instrukser fra selskapets leder.
4.4. Unnlatelse av å iverksette tiltak for å undertrykke identifiserte brudd på sikkerhetsforskrifter, brann og andre regler som utgjør en trussel mot virksomheten til virksomheten og dens ansatte.
4.5. Manglende overholdelse av arbeidsdisiplin.

5. ARBEIDSFORHOLD
5.1. Arbeidsmåten til assisterende sekretær fastsettes i samsvar med det interne arbeidsreglementet etablert i selskapet.
5.2. I forbindelse med produksjonsbehovet plikter sekretær-referent å reise til Jobb reiser(inkludert lokal betydning).

Etc...

Ytterligere stillingsansvar er tilgjengelig i et standardskjema og en eksempeljobbbeskrivelse for en assisterende sekretær, en versjon av denne kan lastes ned fra vedlagte fil.