En ansatt i ethvert felt står før eller siden overfor problemet med å skrive et forretningsbrev. Hovedspørsmålet er hvordan starte og hvordan fullføre? Mange nettsteder tilbyr grunnleggende regler og eksempler, med liten oppmerksomhet til den siste delen av dokumentene.

Bokstaven må være perfekt på alle måter. Selv den minste manglende overholdelse av reglene kan skade din troverdighet eller prestisje til selskapet.

I kortform vi foreslår at du gjør deg kjent med hovedreglene for forretningsbrev og dveler mer detaljert ved den siste delen av det offisielle brevet.

Du vil trenge:

Generelle regler for forretningsbrev

1. Når du skriver et brev, husk at du ikke uttrykker din egen mening, men snakker på vegne av juridisk enhet(institusjoner, organisasjoner eller virksomheter).
2. Det er ditt ansvar å tydelig presentere resultatene du ønsker å oppnå med dette brevet og bruke alle tekstens muligheter effektivt.
3. Definer tydelig presentasjonsplanen, fremhev informasjonen for introduksjonen, brødteksten eller avslutningen.
4. I innledningen, etter anken, forbereder vi adressaten på oppfatning. Dette kan være et sammendrag av hendelsene som førte til opprettelsen av dokumentet. Hoveddelen inneholder en uttalelse om essensen av problemet med de nødvendige argumentene (forklaring, numeriske beregninger, referanser til rettsakter).

En mer effektiv og lettfattelig tekst, der det først står et forslag, forespørsel eller krav, deretter en argumentasjon, og det er ingen innledende del i det hele tatt.

En del av slutten - søknader

Enkelte dokumenter har vedlegg som utfyller, klargjør eller detaljerer spesielle problemstillinger. De er nødvendigvis notert på slutten av brevet, og trekker seg tilbake fra siste avsnitt noen linjer.

Metoder for appdesign:

1) Søknader som er nevnt i teksten, så tegnes et merke på dette som følger:

Vedlegg: på 5 sider, i 3 eksemplarer.

2) Søknader som ikke er angitt i teksten må være oppført, sørg for å angi tittel, antall sider i hver søknad og antall eksemplarer.

Vedlegg: "Takstakten på byggekostnadene i gang", på 2 sider, i 3 eksemplarer.

3) Noen ganger er det flere applikasjoner. Deretter er de oppført etter navn og nummerert. Med et stort antall søknader er listen deres satt sammen separat, og i brevet etter teksten noterer de:

Vedlegg: som oppført på … s.

Legg ved kopier av dokumenter til brevet i den rekkefølgen de ble nummerert i vedlegget.

Søknaden er vanligvis signert av ledere strukturelle inndelinger. I tilfelle vedlegg er bundet inn, er det ikke nødvendig å angi antall sider.

Høflighet og korrekthet er grunnlaget for slutten

Det er forskjellige alternativer for å konstruere avslutningen. Det kommer an på hva som ble sagt i brevet.

De mest brukte kompletteringseksemplene:

1) Gjenta takkene som ble gitt i begynnelsen, eller bare takk for hjelpen:

Takk igjen...

La meg takke deg igjen...

Vi vil igjen uttrykke vår oppriktige takknemlighet til...

Takk for hjelpen …

2) Gi uttrykk for håp:

Vi håper at avtalen vil være gjensidig fordelaktig ...

Vi håper at tilbudet vårt vil interessere deg...

Vi ser frem til et nært og gjensidig fordelaktig samarbeid...

Jeg håper å kunne møte deg personlig snart...

Håper å få svar snart...

3) Trygghet til adressaten (vanligvis har det en psykologisk positiv effekt på adressaten):

Vi forsikrer deg om at du kan stole på vår støtte...

Vi ser frem til og jobbe med deg...

Jeg vil gjerne samarbeide med deg og venter på svaret ditt...

4) Forespørsel:

Les nøye og svar...

Gi oss beskjed snarest...

Vennligst iverksett tiltak umiddelbart for å bedre situasjonen...

Ring meg når som helst som passer deg...

5) Gjentakelse av en allerede uttrykt unnskyldning for ulempen:

Nok en gang beklager jeg ulempene dette har medført...

Vi beklager denne ufrivillige betalingsforsinkelsen...

Avskjed

1) I offisiell korrespondanse kan du si farvel på forskjellige måter:

Vennlig hilsen…

Med vennlig hilsen og Beste hilsener…

Med vennlig hilsen...

Vi ønsker deg suksess.

2) Hvis du er godt kjent med adressaten eller samarbeider med ham, kan du avslutte brevet med vennlige fraser (ikke kjæreste):

Med vennlig hilsen…

Beste hilsener…

Med takknemlighet og beste ønsker.

Du kan fullføre dokumentet uten å bruke disse konstruksjonene!

Funksjoner for fullføring av engelske bokstaver

1. Vanligvis ferdig offisielt brev som dette: Med vennlig hilsen (med vennlig hilsen) eller bare Ditt(Din) og signatur, som angir ditt navn og stilling under den.
2. For ikke å sette partneren din i en vanskelig posisjon og ikke få deg til å gjøre antagelser om kjønnet ditt, ta bryet med å skrive navnet ditt i sin helhet, det vil si ikke P.R.Dovzhenko, men Pavel Dovzhenko.

Signatur

Tjenestemenn signerer dokumenter innenfor sin kompetanse.

Den påkrevde "signaturen" består av tittelen på stillingen, initialer og etternavnet til personen som signerte dokumentet.

Direktør for Mramor-anlegget (signatur) A.B. Koval

Dokumenter som er inngått i institusjoner som opererer etter prinsippet om enhetskommando er signert av en tjenestemann (leder, stedfortreder eller ansatt som er betrodd dette).

På dokumenter kollegiale organer(protokoll, vedtak) sette to underskrifter (leder og sekretær). Ordren er signert av lederen.

To eller flere signaturer settes på dokumenter for innholdet som flere personer er ansvarlige for:

• Monetære og økonomiske dokumenter er signert av institusjonens leder og regnskapssjefen;
• Avtaler undertegnes av representanter for avtalepartene.

Signaturer fra flere personer på dokumenter plasseres under hverandre i rekkefølge tilsvarende tjenestehierarkiet.

Regissør (signatur) S.P.Antonyuk

Regnskapssjef (signatur) V.T.Dudko

Dersom dokumentet er signert av flere personer i samme stilling, skal deres signaturer plasseres på samme nivå.

Direktør for anlegget "Luch" Direktør for anlegget "Svet"

(signatur) V.R. Sakhno (signatur) L.P. Kotov

Signaturen begynner med initialer (plassert foran etternavnet), deretter etternavnet. Å tyde signaturen i parentes er ikke nødvendig!

Tetning

På noen dokumenter, for å konsolidere rettskraft, setter de et avtrykk av seglet: kontrakter, dekreter, konklusjoner osv. Avtrykket må fange opp en del av stillingstittelen og en personlig signatur.

Dato

Datoen er plassert under signaturen til venstre.

Det offisielle brevet er datert på dagen for signering eller godkjenning av institusjonens leder.

Det er en generelt akseptert rekkefølge for dating:

1. Datoelementer er skrevet på én linje med tre par arabiske tall i rekkefølge: dag, måned, år;
2. hvis ordenstallet på dagen eller måneden er tallet på de ti første (fra 1 til 9), settes en null foran den: 03.01.15 .
3. Ord år, reduksjon G. ikke sette.

• På slutten, sjekk brevet for grammatiske feil og se om det er noe overflødig.
• La en kollega eller om mulig en veileder lese brevet. Et blikk fra utsiden vil bidra til å identifisere feil som kanskje ikke blir lagt merke til.
• Ikke glem å inkludere din telefon/e-postadresse. Dette er ofte nødvendig for raskt å løse problemet identifisert i brevet.
• I tillegg til de generelle universelle kravene og designreglene, må det tas i betraktning at hver type dokument har sine egne designfunksjoner.

Husk at ikke alle dokumenter har en fullstendig liste over detaljene som er oppført ovenfor, men bare et visst sett av dem som sikrer rettskraften og fullstendigheten til denne spesielle typen dokument.

Lykke til med transaksjonene og de ønskede svarene!

ofte stilte spørsmål

Hva er fint å skrive på slutten av et forretningsforslag?

Ikke bruk ord og uttrykk i sluttfasen som kan betraktes som manipulasjon ("vi håper på gjensidig fordelaktig samarbeid", "på forhånd takk for svar", "vi venter på svarbrevet ditt", etc.).

Hva skal jeg skrive på slutten av brevet "med beste ønsker" eller "respekt"?

Definitivt, "med respekt", må overholdes forretningsstil kommunikasjon.

Hva skriver de vanligvis på slutten av et brev hvis de ber om et raskt svar?

Ingenting slikt er skrevet i et forretningsbrev.

Skal jeg skrive i signaturen på en e-post: «respektfullt» eller «med vennlig hilsen»?

"Vennlig hilsen".

Hvordan erstatte signaturen "med respekt"?

"Med all respekt", "Med respekt."

Hvordan avslutte et presentasjonsbrev?

Takk for din oppmerksomhet.

Hva er en annen måte å skrive "vil varsle"?

"Jeg ønsker å informere", "varsle", "informere", "kunngjøre", "varsle".

Uttrykket: "Jeg vil avslutte rapporten min med ord", ikke sant?

E-post har alltid vært og er fortsatt den viktigste kommunikasjonsmåten i næringslivet. Et velskrevet brev er allerede halve suksessen. Men ikke alle kan skrive slike brev. Noen ganger, når du leser et brev med et forretningsforslag, blir det ikke helt klart nøyaktig hva de ønsker å tilby deg, hva slags fordel du vil få av det, og hvorfor du til og med brukte tiden din på å lese og forstå dette brevet.

Evnen til å skrive korrekte, overbevisende bokstaver kommer med øvelse. Og det er bra når den akkumulerte erfaringen deles, slik at andre mennesker ikke kan tråkke på samme rake. Jeffrey James, forfatter av Business to Business Selling: Power Words and Strategies from the World's Top Sales Experts, tilbyr sitt enkle 6-trinns system for å skrive overbevisende brev.

Copyright Shutterstock

1. Vær alltid tydelig på hva du skal skrive om.

Hovedformålet med brevet er å få mottakeren til å ta en bestemt avgjørelse. Derfor, før du begynner å skrive et brev, spør deg selv igjen om hva du egentlig ønsker fra mottakeren? Hvilken avgjørelse bør han ta etter å ha lest brevet ditt?

I denne saken, usikkerhet er din svorne fiende. Jo tydeligere målet ditt er, desto mer overbevisende vil brevet ditt være.

2. Start brevet med konklusjonen din

Din konklusjon er en uttalelse om avgjørelsen som mottakeren skal ta basert på innholdet i brevet ditt.

På skolen ble vi lært opp til alltid å starte med en introduksjon. Når det gjelder kompilering av overbevisende brev, er denne uttalelsen feil. I næringslivet er alle for opptatt til å bedømme din litterære evne. Derfor må du umiddelbart gå i gang.

Du ønsker for eksempel å få tillatelse fra dine overordnede til å installere et treningsstudio i et av bedriftens lokaler.

Feil:

"Jim,
Som du vet, er ansattes fravær et stort problem for øyeblikket som har en ganske sterk økonomisk innvirkning på både vårt selskap og andre selskaper i vår bransje ... bla bla bla ... Så vi må vurdere å bevilge penger til å arrangere et treningsstudio i hovedsak kontoret til vårt firma.

Ikke sant:

"Jim,
Jeg vil at du skal godkjenne installasjonen av et treningsstudio på kontoret vårt."

3. Del opp argumentene dine i flere lettfordøyelige avsnitt

For å gjøre argumentene til støtte for ideen din enkle å lese og forstå, del dem inn i flere avsnitt.

Feil

«Ifølge en nylig utgitt rapport fra myndighetene er fysisk aktivitetsgrupper ekstremt viktige, selv om få selskaper viser sitt engasjement for slike insentiver for ansatte. Mange firmaer identifiserer disse gruppene som undervurderte eiendeler, men de har ingen planer om å introdusere slike grupper i bransjen, selv om fitness er nært knyttet til bedriftens og personlig suksess. Jeg tror at hvis vi ikke introduserer slike fysiske grupper i selskapet vårt, vil vi stå langt bak konkurrentene.»

Ikke sant

"Et treningsstudio på kontoret vil tillate:
- redusere fraværet
- Øk den totale produktiviteten

4. Sikkerhetskopier hvert argument med bevis

Hvis du skriver et brev som består av kontinuerlige argumenter, kan det oppfattes som en kontinuerlig personlig mening og ikke noe mer. Hvert argument trenger et bevis. Ellers, hvordan forstå at det virkelig fungerer?

Feil

«Et treningsstudio på kontoret vil være den rette løsningen fordi folk heller vil gå på jobb enn å være hjemme. Det vil også bidra til å redusere den totale forekomsten på kontoret.»

Ikke sant

«Redusere antall fravær. Ifølge en undersøkelse utført av National Institutes of Health blant 1000 bedrifter som har treningssentre på kontorene sine, er ansattes fravær i disse selskapene 20 % lavere enn i de selskapene som ikke har slikt utstyr.

5. Gjenta konklusjonen din som en oppfordring til handling

På slutten av brevet, gjenta konklusjonen din som ble angitt helt i begynnelsen. Først nå som en oppfordring til konkret handling. På denne måten leder du mottakeren til en konkret konklusjon som han bør trekke etter å ha lest brevet ditt. Denne samtalen skal være enkel og spesifikk.

Feil

"Vi vil være veldig takknemlige hvis du støtter dette prosjektet."

Ikke sant

"Hvis du svarer ja på dette brevet, vil jeg umiddelbart sette i gang prosessen."

6. Angi fordelen i e-postens emnelinje

Emnelinjen i brevet er nesten den viktigste delen. Siden det skal forutse hovedemnet i brevet og sette mottakeren på den måten du ønsker. Og derfor bør du fylle ut sist etter at du har skrevet alle argumentene og bevisene som støtter hovedkonklusjonen din.

Ideelt sett bør emnet for brevet løse to viktige oppgaver: det skulle interessere mottakeren så mye at han åpnet og leste brevet; og den skal inneholde konklusjonen som du ønsker å formidle til mottakeren.

I de fleste tilfeller Den beste måtenå gjøre begge deler på en gang er å skrive om fordelene som kan oppnås som et resultat av å ta den avgjørelsen du ønsker.

Feil

"Påvirkning på helsen til ansatte i utstyrsprogrammet treningssentre på kontorer"

Ikke sant

Hvordan kan vi redusere ansattes fravær?

Din mening er interessant. Hvordan ville du reagert på begge alternativene og hvilke regler følger du når du skriver slike brev?

Vurder hvor formelt brevet skal være. Dette bestemmes av forholdet til mottakeren av brevet. For eksempel:

• Hvis du skriver til en tjenestemann, en fremtidig arbeidsgiver, en arbeidsleder eller noen andre som du har rent faglig og forretningsforhold, da skal brevet være formelt.
• Hvis du skriver til din nåværende arbeidsgiver, kollega, slektning og noen du ikke kjenner så godt, er semi-formell skriving akseptabelt.

Tenk på hvordan du vil sende brevet, på e-post eller på papir. Dette påvirker også graden av formalitet i brevet.

• De mest formelle brevene skal skrives på datamaskin, skrives ut og sendes med post, unntatt selvfølgelig når saken haster eller når mottakeren foretrekker e-post.
• For uformelle brev er også e-post eller håndskrevet brev egnet.
• Ved semiformelle brev skal det tas telefon. Hvis du under samtalen bestemte deg for at korrespondansen skulle foregå på e-post - vel, det er derfor. Hvis du ikke er sikker på dette, skriv vanlige brev.

Kjære venner, i dag bestemte jeg meg for å skrive om et sårt punkt - om hvordan man skriver brev 😉 . Jeg tror mange spesialister innen ulike felt mottar mange brev daglig med spørsmål og forespørsler om hjelp.

Din lydige tjener er intet unntak 🙂. Antallet brev med spørsmål og forespørsler om hjelp er i gjennomsnitt 40-50 per dag og overgår noen ganger min fysiske evne til å svare på dem.

I korrespondanse utgjøres en vesentlig del av brev der spørsmål og problembeskrivelser ikke er helt riktig formulert, noe som krever ekstra avklaringsbrev, noe som tar ekstra tid både for avsender og mottaker.

I dette innlegget vil jeg snakke om hvordan du skriver brev med spørsmål til spesialister riktig, slik at det tar et minimum av tid å skaffe informasjonen du trenger og ikke krever unødvendig korrespondanse.

Hovedregelen er etter min mening at det i et brev er svært viktig å tydeliggjøre at du verdsetter mottakerens tid. Alt skal være kort og tydelig.

1. Hilsen

Jeg mener at ethvert brev må begynne med en hilsen. "Hei", "Hei", "God ettermiddag" - å skrive disse ordene er ikke vanskelig og tar sekunder. Jeg personlig liker ikke brev som ikke sier hei. Ingenting er verdsatt så høyt eller gitt så billig som høflighet.

2. Adresse etter navn

På alle bloggsider, siden der det er et skjema tilbakemelding(for eksempel " "-siden), jeg skriver alltid "Jeg heter Michael", så jeg ser ikke noe problem med å ikke adressere bokstaver med navn. Ubevisst elsker enhver person å bli kalt ved navn.

Og selv om jeg elsker "Mike" mer enn "Mikhail" 😉 , vil enhver appell ved navn gjøre 🙂 .

3. Google spørsmålet ditt først

Hvor mange ganger i korrespondanse har jeg vært nødt til å gi lenker til materialer jeg fant ved å skrive inn et spørsmål som ble stilt til meg i en søkemotor! Jeg har ikke nok fingre og tær engang!

Seriøst, jeg anbefaler deg oppriktig å først google spørsmålet du er interessert i i ulike versjoner (inkludert på engelsk, du kan oversette gjennom Google Translate) og ta deg tid til å studere materialet som er funnet.

I de fleste tilfeller kan du enkelt finne svar på spørsmålene dine i søkemotorer eller på forum (mange mennesker kommer dit for å kommunisere, diskutere spesifikke problemer om ulike emner og svare på spørsmål). Hvorfor kaste bort en annens tid når du i mange tilfeller selv enkelt kan finne alt du trenger?

Jeg ønsker deg en vellykket økning i trafikken til nettstedene dine!

Dessert for i dag - en video om hvordan en fyr drar seg opp på en horisontal stang på en finger. Jeg vil også det :)

I løpet av det siste tiåret har e-post kanskje blitt et av de mest populære virkemidlene forretningskommunikasjon. I dag er det ganske vanskelig å finne en person som ikke bruker e-post i sin praksis med mellommenneskelig og interkulturell kommunikasjon. Når vi raskt skanner adressene og emnene til innkommende meldinger med et blikk, bestemmer vi hvilke brev vi skal lese og hvilke som skal slettes uten å avsløre. Korrespondanse kan være forretningsmessig eller privat avhengig av forholdet mellom korrespondentene. Hvis brevet er privat, er det ingen strenge krav fra etisk synspunkt - skrivestilen og presentasjonsmåten avhenger hovedsakelig av graden av bekjentskap med adressaten.

I dag er det ganske vanskelig å finne et selskap som ikke bruker e-post i sin mellommenneskelige kommunikasjonspraksis. Det skal bemerkes at i vanlig forretningskorrespondanse via e-post er det generelt aksepterte regler som du må kjenne til og følge. La oss se nærmere på de viktigste.

Regel 1 Når du sender inn en e-post, sørg for å fylle ut alle feltene. I generelt syn Strukturen til en bedrifts-e-post kan representeres som følger:

Avsenderens adresse og navn.

Mottakeradresse (eller mottakeradresser når det er behov for å sende et brev med én tekst til flere mottakere).

Viktigheten av brevet (dette er om nødvendig).

Brevemne.

Applikasjon.

Et brev som består av en hilsen; brødteksten til brevet; konklusjoner; og signaturer.

Regel 2 Avsenderens adresse og navn må være gjenkjennelig. Når du starter en postkasse, skriv derfor alltid inn for- og etternavn i avsenderens navnekolonne. Den mest pålitelige adressen er en som inneholder ditt virkelige navn, samt navnet på organisasjonen din i domenenavnet, for eksempel: Denne e-postadressen er beskyttet mot spambotter. Du må ha JavaScript aktivert for å se. .

Regel 3 Husk å fylle ut "Emne"-feltet. Emnet for brevet er en spesiell egenskap ved brevet, hvis tilstedeværelse i stor grad letter arbeidet med elektronisk post. Skjebnen til et brev avhenger veldig ofte av emnet, spesielt hvis navnet og adressen til avsenderen ikke forteller deg noe. Emnet for brevet skal være kort - ikke mer enn 50 tegn - og presist. Jo enklere og tydeligere brevets emne er, desto mer sannsynlig er det at brevet blir lest og får svar. Det er spesielt nødvendig å tenke nøye gjennom emnet når du skriver til noen for første gang.

Regel 4 Bruk ikonet ("Re:") kun for svaret. Ved å bruke ikonet plassert i adressefeltet til brevet du svarer på, åpner du skjemaet for å lage et svar. Dette skjemaet inneholder allerede adressen til samtalepartneren din, teksten til brevet hans og emnet. Ikonet (Re) er en forkortelse av det engelske ordet "Reply:" eller "Response:" og betyr "Mitt svar til:". Derfor, hvis emnet for brevet endres, må emnet endres ved å bruke ned-pilen til høyre for Re-ikonet. Velg kommandoen "endre tema" i rullegardinlisten som åpnes.

Hvis du, når du svarer på noens e-post, endrer hovedideen til dialogen, endre emnet tilsvarende, men det er bedre å starte en diskusjon om et nytt spørsmål ved å lage et nytt brev.

Regel 5 For å unngå for tidlig sending, skriv inn mottakerens adresse først når brevet er utfylt, kontrollert og klart til å sendes. Vær forsiktig med "Send"-knappen: sørg for at du sender brevet til personen du vil.

Regel 6 Sørg for å skrive en hilsen, bestående av et velkomstord og navnet på mottakeren, før brødteksten. Noen brukere mener at hilsenen i en e-post ikke trenger å skrives, siden den visstnok er en meningsløs relikvie fra papirpost, at den ikke inneholder noen meningsfull informasjon og bare inneholder pliktord.

Hilsenen inneholder informasjon om oppveksten til den som skriver brevet. Som en hilsen, bruk følgende adresseform: "God ettermiddag, kjære (respekterte) + navn, patronym for adressaten!" eller "Kjære (kjære) + navn, patronym for adressaten, hei!" og bare deretter fortsett til formålet med meldingen.

I Europa er det vanlig å alltid henvende seg til "Dear Sir/Madam" eller mindre formelt, spesielt hvis du er kjent med adressaten, "Dear + name". I USA, hvor tempoet i livet og korrespondansen er mer intenst, begynner en e-post med en tittel som består av et navn og et kort «Hei + navn». På russisk plasseres et utropstegn etter en skriftlig adresse i en hvilken som helst korrespondansesjanger: bedrift, privat, offisiell, etc., mens på engelsk er det satt komma i alle disse sjangrene.

Regel 7 Strukturer brevet ditt riktig. Siden lesing fra en skjerm er mye vanskeligere enn å lese papirbærer. Bryt e-postteksten inn i logiske avsnitt. Prøv å holde setninger ikke lenger enn 15-20 ord. Skille avsnitt fra hverandre med et innrykk eller en tom linje.

Regel 8 Vær kortfattet og uttrykk tanker til poenget. Hovedteksten i brevet fra første avsnitt bør tiltrekke seg oppmerksomheten til leseren ikke mindre enn emnet. Vær oppmerksom på den potensielle leserens begrensede tid. Begynn med hensikten med brevet, det skal stå tydelig i første setning. Hvis de første setningene er riktig formulert, så er det svært stor sannsynlighet for at mottakeren av brevet leser det til slutten. En e-post er laget for å raskt formidle informasjon. Hvis du trenger å sende viktig informasjon som inneholder et stort volum, er det bedre å skrive en kort medfølgende tekst i en e-post, og ordne selve informasjonen som et vedlegg.

Regel 9 Legg ved et vedlegg før du begynner å skrive e-posten. Hvor mange ganger måtte du motta et brev, hvis formål var å sende et vedlegg, uten selve vedlegget?! Slik uforsiktighet har kanskje ikke den beste effekten på bedriftens omdømme.

Regel 10 Når du skriver til noen for første gang, ikke legg ved noen vedlegg. Hvis du fortsatt sender et slags vedlegg uten samtykke fra mottakeren, må du huske å skrive i teksten til brevet hva slags fil det er. Ikke legg ved vedlegg som er større enn 5 MB, fordi en så ubehagelig situasjon er mulig: du vil sende filen til e-postserveren på et sekund, og mottakeren vil laste den ned i en time.

Regel 11 Når du skriver et svarbrev, svar på ALLE spørsmålene som stilles til deg. Synes du det er vanskelig å svare, så er det bare å skrive direkte.

Regel 12 Før du sender en e-post, kontroller stavemåten, grammatikken og tegnsettingen. Bare fordi e-post er en rask måte å kommunisere på, betyr ikke det at den må være slurvete. Bygg setningene dine så intelligent som mulig når det gjelder stavemåte og grammatikk. Dette er viktig ikke bare fordi et analfabet skrevet brev kan ødelegge inntrykket av deg, men fordi det er veldig vanskelig å lese teksten uten komma og punktum.

Regel 13 E-poster må besvares. E-post handler om å komme i kontakt med andre mennesker, og litt høflighet skader aldri. E-post skal i henhold til etikettereglene besvares, og svartiden skal ikke overstige tre dager. Hvis du ikke svarer på en e-post innen denne perioden, er dette et klart avslag på å kommunisere. Hvis du trenger lengre tid til å svare på brevet, er det verdt å forklare årsakene til forsinkelsen. Når du mottar en e-post som inneholder et vedlegg, sørg for å bekrefte at vedlegget har kommet og åpnet normalt. Når du mottar brev fra ukjente personer, kan du ikke svare på dem. De kan slettes uten å lese. Hvis du mottar en uønsket e-post med en vedlagt fil, bør du slette filen uten å pakke ut: dette er mest sannsynlig kilden til et datavirus.

Regel 14 Ikke be om lesekvittering. Du kan skrive følgende setning etter teksten i hovedbrevet og før signaturen din: "Vennligst bekreft mottak av brevet med returbrev eller ved å ringe numrene nedenfor."

Regel 15 Store bokstaver skal aldri brukes i brødteksten i meldingen. TEKST MED STORE BOKSTAVER behandles som roping. I beste tilfelle det omtales som analfabetisme i spørsmål om nettverksetikett. Dette kan forårsake irritasjon eller andre uønskede reaksjoner hos leseren din.

Regel 16 Oppgi aldri konfidensiell informasjon via e-post. Vær svært forsiktig når du videresender bankkortnumrene eller annen sensitiv informasjon i brødteksten i en e-post. E-post under overføring kan fanges opp og brukes til personlig vinning. I tillegg forblir e-posten du sender for alltid i datamaskinens minne.

Regel 17 Ikke misbruk forkortelser og emosjonell design. I forretnings-e-post, unngå å bruke forkortelser som BTW (forresten) eller LOL (le høyt), også kjent som uttrykksikoner ("smilende ansikter"). De er upassende i forretningskorrespondanse, spesielt siden mottakeren av brevet kanskje ikke vet hva de betyr.

Regel 18 Sørg for å sette signaturen din på slutten av brevet. En signatur er en liten tekstblokk lagt til på slutten av meldingene dine som identifiserer deg og inneholder kontaktinformasjonen din. Hold signaturen din kort: ikke mer enn fire til syv linjer. En lang signatur tar mye plass og kan være irriterende. Ta med flere mulige måter kommunikasjon med deg (vanligvis telefon- og faksnumre), samt en lenke til bedriftens nettsted.

Basert på artikler:

1. 32 viktigste e-postetikettetips. E-postetikette. [ Elektronisk ressurs] http://www.emailreplies.com/ Hentet 19.09.2015.

2. Topp 26 viktigste regler for e-postetikett. [Elektronisk ressurs] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Sjekket 20.09.2015.

Materialet ble utarbeidet av Shutilina L.A., metodolog ved GMC DOgM