skriftstørrelse

FEDERAL LOV av 06-04-2011 63-FZ (som endret 01072011) OM ELEKTRONISK SIGNATUR (2019) Relevant i 2018

Artikkel 6

1. Informasjon i elektronisk skjema, signert med en kvalifisert elektronisk signatur, anerkjennes som et elektronisk dokument tilsvarende et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, med mindre føderale lover eller reguleringsrettsakter vedtatt i samsvar med dem, fastsetter kravet om at dokumentet utelukkende skal utarbeides på papir.

2. Informasjon i elektronisk form, signert med en enkel elektronisk signatur eller en ukvalifisert elektronisk signatur, anerkjennes som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, i tilfeller fastsatt av føderale lover, regulatoriske rettsakter vedtatt iht. dem, eller en avtale mellom deltakerne elektronisk interaksjon. Reguleringsrettsakter og avtaler mellom deltakere i elektronisk samhandling som etablerer saker for å anerkjenne elektroniske dokumenter signert med en ukvalifisert elektronisk signatur som likeverdig med papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, bør gi bestemmelser om prosedyren for verifisering av en elektronisk signatur. Reguleringsrettslige handlinger og avtaler mellom deltakere i elektronisk interaksjon som etablerer tilfeller av anerkjennelse av elektroniske dokumenter signert med en enkel elektronisk signatur som tilsvarende papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, må være i samsvar med kravene i denne føderale loven.

3. Hvis, i samsvar med føderale lover, regulatoriske rettsakter vedtatt i samsvar med dem, eller forretningspraksis, må et dokument sertifiseres med et segl, et elektronisk dokument signert med en forbedret elektronisk signatur og anerkjent som likeverdig med et papirdokument signert med håndskrevet signatur anerkjennes som tilsvarende et dokument på papirkopi, signert med håndskrevet signatur og sertifisert med segl. Føderale lover, forskriftsmessige rettsakter vedtatt i samsvar med dem, eller en avtale mellom deltakere i elektronisk interaksjon kan gi ytterligere krav til et elektronisk dokument for å anerkjenne det som ekvivalent med et dokument på papir, sertifisert med et segl.

1. Informasjon i elektronisk form signert med en kvalifisert elektronisk signatur anerkjennes som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, med mindre føderale lover eller regulatoriske rettsakter vedtatt i samsvar med dem etablerer et krav om at dokumentet skal utarbeides utelukkende på papir.bærer.

2. Informasjon i elektronisk form, signert med en enkel elektronisk signatur eller en ukvalifisert elektronisk signatur, anerkjennes som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, i tilfeller fastsatt av føderale lover, regulatoriske rettsakter vedtatt iht. dem, eller en avtale mellom deltakere i en elektronisk interaksjon. Reguleringsrettsakter og avtaler mellom deltakere i elektronisk samhandling som etablerer saker for å anerkjenne elektroniske dokumenter signert med en ukvalifisert elektronisk signatur som likeverdig med papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, bør gi bestemmelser om prosedyren for verifisering av en elektronisk signatur. Normative rettsakter og avtaler mellom deltakere i elektronisk interaksjon som etablerer tilfeller av anerkjennelse av elektroniske dokumenter signert med en enkel elektronisk signatur som ekvivalent med papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, må oppfylle kravene i artikkel 9 i denne føderale loven.

Elektroniske dokumenter signert med elektroniske digitale signaturer er ikke bare grunnlaget for gjennomføring av transaksjoner, men også primærdokumenter som bekrefter transaksjoner med henblikk på beskatning av inntektsskatt og merverdiavgift, som de viktigste skattene som betales av skattebetalende organisasjoner. Artikkelen omhandler praktiske situasjoner for inkludering i kostnadene for kostnader, bekreftet elektroniske dokumenter, bruk av elektroniske fakturaer og prosedyre for bruk av elektronisk digital signatur på elektroniske dokumenter.

Funksjoner av dokumenter med EDS

I henhold til del 1 av art. 2 i den russiske føderasjonens føderale lov av 6. april 2011 nr. 63-FZ "Om elektronisk signatur" (heretter - lov nr. 63-FZ), er en elektronisk signatur informasjon i elektronisk form som er knyttet til annen informasjon i elektronisk skjema (signert informasjon) eller på annen måte knyttet til slik informasjon og som brukes for å identifisere personen som har signert opplysningene. Det vil si at en elektronisk digital signatur (EDS) tilsvarer en håndskrevet signatur på et dokument laget på papir.

For tiden øker omsetningen av dokumenter sertifisert av EDS stadig. Elektroniske digitale signaturer, i samsvar med paragraf 2 i art. 160 i den russiske føderasjonens sivilkode brukes i tilfeller og på den måten som er foreskrevet av loven, andre rettslige handlinger eller avtaler fra partene. Det viktigste punktet er partenes vilje i utvekslingen av «elektroniske dokumenter» sertifisert av EDS. Dokumenter sertifisert av EDS kan brukes i alle typer sivilrettslige transaksjoner.

I noen tilfeller er dokumenter sertifisert av EDS obligatoriske. Således, i brevet fra Federal Antimonopoly Service datert 15. juli 2011 nr. АЦ/27696, heter det at ved avholdelse av åpne auksjoner i elektronisk form for levering av varer (verk, tjenester) for statlige og kommunale behov, skal alle dokumentere flyt bør kun utføres i elektronisk form. Den statlige (kommunale) kontrakten som er utarbeidet som følge av en åpen auksjon i elektronisk form, skal uten feil registreres i elektronisk form. I dette tilfellet viser FAS til art. 168 i den russiske føderasjonens sivilkode og advarer om at statskontrakten på papir vil bli ansett som ugyldig. Ønsket fra antimonopolavdelingen om å øke den elektroniske dokumentflyten og komme nærmere verdensstandarder er forståelig. Det skal imidlertid bemerkes at ikke alle leverandører og entreprenører av varer, arbeider og tjenester for statlige behov har elektroniske signaturer. De fleste små bedrifter ( individuelle gründere, "simplisticians") har ikke hørt om EDS og kommer ikke til å motta den. Og kunden har ikke rett til å hindre dem i å delta i anbud, auksjoner eller andre former for anskaffelser, siden den samme antimonopoltjenesten i dette tilfellet vil bøtelegge ham for å skape betingelser for opptak, ikke gitt ved lov O offentlig anskaffelse. Dermed er brevet ovenfor fra FAS Russland til en viss grad et dokument med potensiale for fremtiden.

En rekke føderale utøvende myndigheter har gått fullstendig over til elektronisk dokumenthåndtering. Spesielt aksepterer Federal Tax Service kun selvangivelser i elektronisk form. I følge art. 80 i den russiske føderasjonens skattekode, en selvangivelse er en skriftlig erklæring eller en erklæring utarbeidet i elektronisk form og overført via telekommunikasjonskanaler ved hjelp av en elektronisk digital signatur, fra skattyter om skatteobjekter, mottatt inntekt eller utgifter påløpt, på inntektskilder, på skattegrunnlaget, skatteinsentiver, på beregnet skattebeløp og/eller på andre data som tjener som grunnlag for beregning og betaling av skatt. Prosedyren for å sende inn forespørsler om innsending av dokumenter og prosedyren for å sende inn dokumenter på forespørsel fra skattemyndigheten i elektronisk form via spesielle telekommunikasjonskanaler er for tiden regulert av ordre fra den føderale skattetjenesten i den russiske føderasjonen datert 17. februar 2011 nr. dokumenter (opplysninger) og fremgangsmåten for innsending av dokumenter (opplysninger) etter anmodning fra skattemyndigheten til i elektronisk format gjennom telekommunikasjonskanaler". I samsvar med art. 93 i den russiske føderasjonens skattekode, hvis dokumentene som er forespurt fra skattebetalerorganisasjonen er utarbeidet i elektronisk form i henhold til de etablerte formatene, kan slike dokumenter sendes til skattemyndigheten via sikre kommunikasjonskanaler også i elektronisk form.

I henhold til brevet fra Finansdepartementet i den russiske føderasjonen datert 07.07.2011 nr. 03-03-06 / 1/409, kan en organisasjon utarbeide primære og konsoliderte regnskapsdokumenter både på papir og elektroniske medier. Hvis organisasjonen utarbeider dokumenter på elektroniske medier, er den forpliktet til for egen regning å lage kopier av slike dokumenter på papir for innsending til kontrollmyndigheter, påtalemyndigheter og domstoler i forskjellige instanser (klausul 7 i artikkel 9 i føderal lov av 21. november 1996 nr. 129-FZ , heretter - lov nr. 129-FZ). I samsvar med art. 6 i lov nr. 63-FZ, er informasjon i elektronisk form signert med en kvalifisert elektronisk signatur anerkjent som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, med mindre føderale lover eller regulatoriske rettsakter vedtatt i samsvar med dem krever at trenger å utarbeide dokument bare på papir. Det vil si at et elektronisk dokument signert med en EDS har samme rettigheter som et dokument signert med håndskreven signatur fra en tjenestemann og forseglet med organisasjonens segl. Et lignende standpunkt er også angitt i brevet fra den russiske føderasjonens føderale skattetjeneste for Moskva datert 22. september 2010 nr. 16-15/0997625@.

For øyeblikket har lov nr. 63-FZ trådt i kraft, men en rekke artikler fra den trer i kraft først fra 07.01.2012, og frem til det øyeblikk den russiske føderasjonens føderale lov datert 01/10/2002 nr. 1-FZ "On Electronic Digital Signature" (heretter - lov nr. 1-FZ), og alle tilgjengelige forskrifter ble utarbeidet under hensyntagen til normene i denne loven. Lov nr. 1-FZ var selvfølgelig et alvorlig skritt i den videre utviklingen elektronisk dokumenthåndtering selv om det har noen ulemper. Ja, Art. 3 i lov nr. 1-FZ fastslår at eieren av EDS-nøkkelsertifikatet (det vil si den som fester EDS-en) er et individ, ikke en organisasjon. Det vil si at organisasjonen utarbeider en EDS for sin spesifikke tjenestemann. I dette tilfellet er det risiko for at denne tjenestemannen kan forplikte seg etter oppsigelsen (og i sammenheng med den økonomiske krisen, denne sannsynligheten er stor). uredelige aktiviteter på vegne av organisasjonen. En annen situasjon er knyttet til det faktum at i fravær av en enkeltperson (ferie, forretningsreise, sykdom osv.), kan en av hans kolleger bruke nøkkelsertifikatet sitt eller dette kan gjøres på vegne av organisasjonens ledelse for å signere en kontrakt eller andre dokumenter. I disse tilfellene er det stor sannsynlighet for at transaksjonen kan anses som ugyldig.

For tiden går voldgiftsdomstolene hovedsakelig fra formelle tegn i forhold til kontrakter, det vil si at de må utføres på papir, tilstedeværelse av signaturer, segl. Voldgiftsdomstolene godtar ikke alltid en kontrakt i elektronisk form som bevis for lovligheten av handlingene til en av partene. I praksis, for å presentere en "elektronisk kontrakt" med en EDS som bevis, er det nødvendig å skrive ut et skjermbilde av det fra skjermen i nærvær av en notar og få en signatur fra samme notar på det trykte dokumentet. Det vil også være nødvendig å fremlegge dokumenter som bekrefter at tjenestemannen har et signaturnøkkelsertifikat og interne dokumenter organisasjoner som bekrefter det faktum at denne ansatte hadde rett til å signere EDS-kontrakter.

Det viktigste faktum som avgjør muligheten for å sende inn kontrakter og andre dokumenter signert med EDS til domstolene, er eksistensen av avtaler mellom partene om bruk av elektronisk dokumenthåndtering.

Arbitrage praksis

Skjul Vis

I henhold til definisjonen av den russiske føderasjonens høyeste voldgiftsdomstol datert 28. mai 2009 nr. VAC-662/09, hvis det ikke er noen avtale mellom partene om muligheten for å bruke faksreproduksjon av kontraktssignaturen, signeres kontrakten i denne måten er anerkjent som ikke konkludert. Denne regelen gjelder også for elektroniske dokumenter signert med EDS.

I del 4 av art. 2 i lov nr. 63-FZ sier at eieren av EDS-verifikasjonsnøkkelsertifikatet er personen som EDS-nøkkelverifiseringssertifikatet er utstedt til. Denne loven etablerer følgende typer elektroniske signaturer: enkel og forbedret. Sistnevnte er delt inn i en kvalifisert forbedret signatur og en ukvalifisert elektronisk signatur. En enkel elektronisk signatur er en signatur som ved å bruke koder, passord eller andre midler bekrefter at en bestemt person har dannet en EDS. En slik signatur er signaturen til en fysisk (offisiell) person.

I følge art. 5 i lov nr. 63-FZ er en ukvalifisert elektronisk signatur en signatur som oppnås som et resultat av kryptografisk transformasjon av informasjon ved hjelp av en EDS-nøkkel. En ukvalifisert elektronisk signatur lar deg også identifisere personen som signerte dokumentet og oppdage det faktum å gjøre endringer eller tillegg til dokumentet etter at det ble signert med EDS. En kvalifisert elektronisk signatur utfører de samme funksjonene, men er sikrere. I samsvar med art. 9 i lov nr. 63-FZ etablerer avtaler mellom deltakere i elektronisk samhandling saker for å anerkjenne elektroniske dokumenter signert med enkel elektronisk signatur som tilsvarende papirdokumenter signert med håndskrevet signatur. Samtidig bør slike avtaler gi reglene for å fastslå hvem som signerte det elektroniske dokumentet med sin enkle elektroniske signatur og denne personens plikt til å opprettholde taushetsplikt. Det vil si bruk av EDS uten skriftlig samtykke enkeltpersoner ikke tillatt. En kvalifisert EDS er anerkjent som gyldig inntil den er kansellert ved en rettsavgjørelse (artikkel 11 i lov nr. 63-FZ). Dermed reduserer lov nr. 63-FZ risikoen for ulovlige handlinger med ulovlig bruk av EDS.

Problemer med bruk av EDS til overskuddsbeskatning

Det viktigste problemet er muligheten for anerkjennelse for å beregne inntektsskatt og inntekter, bekreftet av dokumenter utarbeidet i elektronisk form og / eller sertifisert av EDS. Dette problemet er nøkkelen. Men spørsmålet om ekvivalens av regnskap og skattedokumenter, utstedt i elektronisk form, og dokumenter utført på papir, er ennå ikke fullstendig løst. Ved gjennomføring av revisjoner henviser skattemyndighetene i denne saken til normen i paragraf 1 i art. 9 i lov nr. 129-FZ, ifølge hvilken alle forretningstransaksjoner utført av en organisasjon må dokumenteres med støttedokumenter, som er primære regnskapsdokumenter på grunnlag av hvilke regnskapet opprettholdes. I henhold til paragraf 2 i art. 9 i samme lov aksepteres primærdokumenter for regnskap hvis de er utarbeidet i formen som finnes i albumene med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon. Skattemyndighetene er svært oppmerksomme på dokumentene som lages på elektroniske medier som bekreftelse på utførte transaksjoner. De nærmer seg dette spørsmålet fra et formelt ståsted.

Eksempel 1

Skjul Vis

Den Moskva-baserte organisasjonen sendte ofte ansatte på forretningsreiser til sine filialer i Tula, Ryazan og Bryansk. For turer kjøpte de elektroniske jernbanebilletter med en EDS og alle nødvendige detaljer spesifisert i paragraf 2 i art. 9 i lov nr. 129-FZ. Skattemyndighetene har imidlertid under tilsynet ikke vurdert tilgjengeligheten av elektroniske billetter som grunnlag for å ta utgifter inn i beregningen av skattegrunnlaget for inntektsskatt. De motiverte sin posisjon med det faktum at elektroniske billetter kun beviser kjøpet, og de beviser ikke ansattes togreiser. Organisasjonens innvendinger om at de ansatte virkelig var på forretningsreise, som det fremgår av notater i reisebevis, forhåndsrapporter etc., ble ikke tatt til følge. Organisasjonen ble tvunget til å beregne inntektsskatt på nytt, sende inn en endret selvangivelse og betale en bot. Etter det nektet organisasjonen å kjøpe elektroniske billetter og byttet til kun papirbilletter.

Situasjonen for skattebetalende organisasjoner er imidlertid ikke potensielt kritisk. I følge art. 4 i lov nr. 1-FZ anses en elektronisk signatur å likestille med en håndskrevet signatur under et dokument laget på papir i følgende tilfeller: signaturnøkkelsertifikatet har ikke mistet sin gyldighet ved signering av det elektroniske dokumentet, dersom det er bevis som bestemmer tidspunktet for signaturen; ektheten til EDS er bekreftet. Skattemyndighetene holder fast ved at, med mindre annet er bestemt ved lov, skal skatte- og skattemyndighetenes primære regnskapsdokumenter regnskap kan kompileres i elektronisk form og sertifiseres av EDS for personer som er ansvarlige for utførelsen av forretningstransaksjoner og riktigheten av deres utførelse, underlagt kravene i lov nr. 1-FZ (se spesielt brev fra Federal Tax Service fra den russiske føderasjonen for Moskva datert 22. september 2011 nr. 16-15 /099725@). Det russiske finansdepartementet holder seg til en lignende posisjon (se spesielt brev fra finansdepartementet i den russiske føderasjonen datert 27. oktober 2008 nr. 03-03-06/1/605, datert 26. november 2009 nr. 03-03-08/85).

Det største problemet er kravet i art. 4 i lov nr. 1-FZ for å bevise tidspunktet for signering av EDS-dokumentet og kvalifiseringen til tjenestemannen som festet EDS. Slik bekreftelse kan være: en ordre om å gi en tjenestemann fullmakt til å påføre en EDS på elektroniske dokumenter, og hvis EDS er tildelt lederen av organisasjonen, deretter hans ordre til organisasjonen der dokumenter er utarbeidet i elektronisk form og signert med en EDS; avtaler med motparter om elektronisk dokumenthåndtering, som spesifiserer hvem og hvilke dokumenter som er sertifisert av EDS. I dette tilfellet vil det viktigste være riktig utforming av alle påkrevde dokumenter. Tidspunktet for signering av et elektronisk dokument bestemmes ved hjelp av programvareprodukter. Hvis overføringen av elektroniske dokumenter fra partene utføres gjennom en spesialisert organisasjon som bruker kryptografisk beskyttelse for å overføre konfidensiell informasjon, vil det i dette tilfellet være nok å fremsette en offisiell forespørsel - og det vil være mulig å få informasjon om tidspunktet for EDS.

Som allerede nevnt, har dokumenter i elektronisk form, sertifisert av en EDS, samme kvalifisering som papirdokumenter sertifisert av signaturen til en tjenestemann og organisasjonens segl. I praksis er det situasjoner hvor dokumentflyten mellom organisasjoner kun skjer i elektronisk form. Spesielt i elektronisk form utstedes fakturaer fra internettleverandører for kommunikasjonstjenester, for kjøp av fly- og jernbanebilletter mv. For at skattemyndighetene ikke skal fremsette krav for urimelige kostnader og mangel på dokumentasjon, må skattebetalende organisasjoner overholde følgende obligatoriske betingelser.

For det første å tydelig definere rekkevidden av motparter og transaksjoner som elektronisk dokumenthåndtering og digital signatur skal utføres for.

For det andre skal det foreligge en avtale mellom partene om bruk av elektronisk dokumenthåndtering, utarbeidelse av elektroniske dokumenter signert med EDS, og prosedyre for utveksling av elektroniske dokumenter.

For det tredje må datamaskinen som skal brukes til å arbeide med elektroniske dokumenter signert av EDS, og deres aksept og overføring til motparten, sertifiseres og kun brukes til de angitte formålene.

For det fjerde bør hele dokumentflyten kun skje gjennom sikre kommunikasjonskanaler og/eller gjennom en spesialisert organisasjon.

For det femte må organisasjonens ordre fastslå hvilke tjenestemenn som har rett til å påføre en EDS, og hvilke typer dokumenter disse elektroniske digitale signaturene er påført.

For det sjette må alle dokumenter som er utarbeidet i elektronisk form samsvare med skjemaene i albumene med enhetlige former for primær regnskapsdokumentasjon, og de dokumentene hvis skjemaer ikke finnes i albumene med enhetlige skjemaer, må ha følgende obligatoriske detaljer: dokumentnavn; dato for utarbeidelse av dokumentet; navnet på organisasjonen som kompilerte dokumentet; innhold forretningstransaksjon; måling av en forretningstransaksjon i monetære og fysiske termer; navnene på stillingene til personene som er ansvarlige for utførelsen av forretningstransaksjonen; personlig signatur til denne tjenestemannen (på et elektronisk dokument - hans EDS).

For det syvende vil elektroniske dokumenter tjene som grunnlag for å inkludere utgifter i beregningen av skattegrunnlaget for inntektsskatt bare hvis motparten til den skattebetalende organisasjonen signerer dem med en EDS.

Eksempel 2

Skjul Vis

Organisasjonen inngikk en avtale om Internett-tjenester. Kontrakten ble inngått i elektronisk form, fakturaer ble utstedt på samme måte. All dokumentflyt mellom partene ble utført i elektronisk form. For at kostnadene skal påløpe, for å forsvare betalingen for tilknytning, bruk og Vedlikehold av Internett-systemet ble følgende dokumenter utarbeidet: en ordre om bruk av Internett-systemet av ansatte, reglene for driften og prosedyren for dokumenthåndtering. Utvekslingen av dokumenter mellom partene ble kun utført med sertifisering av deres EDS. Alle fakturaer, tillegg, tariffer etc. mottatt i elektronisk form ble lagt i en egen elektronisk mappe og duplisert som kopier.

I praksis stiller en rekke regnskapsførere spørsmålet om behovet for å duplisere elektroniske dokumenter med papirdokumenter. Et slikt behov er ikke obligatorisk, siden lovgivningen sidestiller dokumenter på elektroniske medier med papirdokumenter (med forbehold om at sistnevnte oppfyller en rekke visse betingelser). Derfor er tilgjengeligheten av ytterligere kopier av avtaler, kontrakter, fakturaer osv. vil på papiret ikke anses som et brudd. Også i visse tilfeller som er fastsatt ved lov, lages kopier av elektroniske dokumenter på papir uten feil.

Noen skattekontroll når de utfører inspeksjoner, krever de ulovlig papiranalogier av elektroniske dokumenter fra skattebetalende organisasjoner. Et slikt krav er et brudd på art. 93 i den russiske føderasjonens skattekode. I henhold til brev fra finansdepartementet i Den russiske føderasjonen datert 26. august 2011 nr. 03-03-06 / 1/521, i tilfeller der dokumentet som skattemyndighetene har bedt om fra skattebetalerorganisasjonen ikke er utarbeidet elektronisk skjemaet i foreskrevet form, sendes dokumentet av skattebetalerorganisasjonen på papir i form av en kopi bekreftet av ham med et merke for å signere EDS-dokumentet. Økonomihovedavdelingen har imidlertid i sitt brev ikke antydet om skattepliktig organisasjon skal levere et dokument på papir som ikke er utarbeidet iht. enhetlig form, men inneholder hele den nødvendige listen over nødvendige detaljer? Ifølge forfatteren er tilstedeværelsen i det elektroniske dokumentet av alle de obligatoriske detaljene spesifisert i paragraf 2 i art. 9 i lov nr. 129-FZ, likestiller det ikke med et dokument utarbeidet i en enhetlig form. Det er forskjellige synspunkter på dette spørsmålet, men for å unngå sanksjoner fra skattemyndighetene vil det være best å fremskaffe kopier av slike dokumenter på papir.

Problemer med bruk av EDS for merverdiavgiftsformål

Med merverdiavgiften er situasjonen enklere. I henhold til paragraf 1 i art. 169 i den russiske føderasjonens skattekode, kan en faktura utarbeides og utstedes både på papir og i elektronisk form. Paragraf 9 i denne artikkelen tolker generelt meget vidt muligheten for å bruke elektronisk dokumenthåndtering ved betaling og beregning av merverdiavgift: Fakturaer, registre over mottatte og utstedte fakturaer, kjøps- og salgsbøker kan føres i elektronisk form etter modell godkjent av det føderale utøvende organet autoriserte utøve kontroll og tilsyn innen skatter og avgifter, det vil si i henhold til modellen og skjemaet godkjent av Federal Tax Service.

Fakturaer laget i elektronisk form, i samsvar med paragraf 9 i art. 169 i den russiske føderasjonens skattekode, er signert av EDS til lederen av organisasjonen eller EDS for andre tjenestemenn som er autorisert til å gjøre det ved en ordre eller annet administrativt dokument fra organisasjonen. Lovverket tillater bruk av fullmakter, men dette innebærer ifølge forfatteren ytterligere risiko.

Prosedyren for å sammenstille og utveksle fakturaer ligner på all forretningsdokumenthåndtering i elektronisk form. Fakturaer i elektronisk form utarbeides etter gjensidig avtale mellom partene og dersom partene har passende tekniske midler og muligheten til å motta og behandle fakturaer. Det russiske finansdepartementet holder seg til en lignende holdning (se spesielt brevet fra finansdepartementet i Den russiske føderasjonen av 08/01/2011 nr. 03-07-09/26). Kontoret anbefaler at man ved utstedelse av samtykke går ut fra forretningsskikkene (forretningsregler). For å unngå risikoen for manglende utstedelse av fakturaer, er det likevel bedre å inngå en avtale mellom motpartsorganisasjoner om utveksling av fakturaer i elektronisk form, signert med en EDS.

Eksempel 3

Skjul Vis

Organisasjoner signerte en kontrakt for levering av varer. Som tillegg til kontrakten ble det signert avtale om utveksling av elektroniske fakturaer. I denne tilleggsavtalen ble tjenestemenn fra partene som har en EDS og deres fullmakter foreskrevet som en egen klausul. Tilleggsavtalen spesifiserte også prosedyren for dokumentutveksling og operatøren som dokumentflyten gjennomføres gjennom gjennom lukkede kommunikasjonskanaler.

Foreløpig er prosedyren for elektronisk utveksling av fakturaer regulert av "Prosedyre for utstedelse og mottak av fakturaer i elektronisk form via telekommunikasjonskanaler ved bruk av elektronisk digital signatur", godkjent. etter ordre fra finansdepartementet i Den russiske føderasjonen av 25. april 2011 nr. 50n (heretter referert til som prosedyren). I henhold til pkt. 1.5 i prosedyren anses en faktura som et utgående dokument fra en deltaker i elektronisk dokumenthåndtering dersom den er signert av en EDS tilhørende en autorisert person, forutsatt at den sendes gjennom en elektronisk dokumenthåndteringsoperatør. Signaturnøkkelsertifikater utstedes til deltakere i elektronisk dokumenthåndtering av sertifiseringssentre, noe som i betydelig grad vil redusere risikoen for uautorisert bruk av digitale signaturer og svindel. I henhold til pkt. 1.9 i prosedyren utføres elektronisk dokumenthåndtering for hver faktura separat, sending av fakturaer i én fil er ikke tillatt. Et særtrekk ved prosedyren er at alle relasjoner mellom partene angående utveksling av fakturaer, endringer og tillegg til dem osv. kun vil gå gjennom en spesiell operatør. Selvfølgelig er Prosedyren et "skritt fremover" når det gjelder elektronisk dokumenthåndtering. Dens ulempe ligger imidlertid i det faktum at den ble utarbeidet på grunnlag av lov nr. 1-FZ og ikke er relatert til normene i lov nr. 63-FZ. I mellomtiden, allerede fra 07/01/2012, trer lov nr. 63-FZ i kraft, derfor vil det være svært vanskelig å stole på normene i den opphevede lovgivningen når du utsteder og mottar fakturaer og nye tvister.

Ved bruk av elektroniske fakturaer oppstår spørsmålet om datoene for utstedelse og mottak. I henhold til punkt 1.10 i prosedyren er datoen for utstedelse av en faktura til kjøperen i elektronisk form gjennom spesielle kommunikasjonskanaler datoen for mottakelsen av operatøren fra selgeren, angitt i bekreftelsen fra denne operatøren. Elektronisk faktura anses som utstedt dersom selger har mottatt bekreftelse fra operatør. Datoen for mottak av fakturaen til kjøperen er datoen da operatøren sendte den elektroniske fakturaen til kjøperen.

Eksempel 4

Skjul Vis

Selger utstedte en faktura i elektronisk form, signert med digital signatur fra en autorisert tjenestemann 3. oktober. Filen med den elektroniske fakturaen ble mottatt av operatøren, som han varslet selger om. Samme dag sendte operatøren en faktura til kjøper som denne varslet operatøren om. Derfor er utstedelsesdatoen og mottaksdatoen 3. oktober. Partene utveksler meldinger sertifisert med digital signatur.

Det er imidlertid også mulig at fakturaen mottas av operatøren fra selgeren en dag, og sendes til kjøperen en annen dag. Eller det blir feil i elektronisk system, og den innsendte fakturafilen vil ikke bli mottatt. Ved manglende mottak nødvendig informasjon partene skal varsle operatøren om dette. Forholdet mellom partene oppstår bare i tilfelle manglende mottak av fakturaer og spørsmål om å gjøre endringer i fakturaer. Dessuten er alle meldinger signert med den digitale signaturen til autoriserte personer.

Spørsmålet om å i elektronisk form føre registre over mottatte og utstedte fakturaer, kjøps- og salgsbøker, deres sertifisering med en EDS og innsending til skattemyndighetene i for tiden ennå ikke regulert forskrifter Russlands finansdepartement. Det finnes imidlertid allerede en rekke spesielle regnskapsprogrammer som lar deg føre regnskapsbøker og kjøps- og salgsbøker i elektronisk form. Men disse programmene er av anvendt karakter, dataene deres har ikke et godkjent elektronisk format, er ikke signert med en EDS og kan ikke sendes til skatt eller andre regulatoriske myndigheter som bevis og kreve tilbakebetaling av mva. Derfor kan organisasjoner oppbevare blader og bøker i elektronisk form, men kun for egne behov. De må kun levere dem til skattemyndighetene på papir.

Oppbevaringsperioden for elektroniske fakturaer signert med EDS er fire år. Samtidig indikerte finansdepartementet i Den russiske føderasjonen i et brev datert 18.10.2005 nr. 03-03-04 / 2/83 at denne perioden begynner etter rapporteringsperioden (skatte)perioden der dokumentet ble sist brukt til å utarbeide skatterapportering, påløpe og betale skatt, bevis på inntekter og utgifter. Den fastsatte lagringstiden på fire år bekreftes også ved rettsavgjørelser.

Arbitrage praksis

Skjul Vis

I henhold til definisjonen av den russiske føderasjonens høyeste voldgiftsdomstol datert 04.03.2010 nr. VAC-1745/10, basert på normen sub. 8 s. 1 art. 23 i den russiske føderasjonens skattekode, sikkerhet for regnskap og skatteregnskap og andre dokumenter som er nødvendige for beregning og betaling av skatter, plikter skattyter å sørge for i fire år.

Men når det gjelder elektroniske dokumenter, så er det ifølge forfatteren nødvendig å ta sikkerhetskopier av dem.

Dermed løste det eksisterende systemet for utveksling av elektroniske dokumenter sertifisert av EDS, som helhet, hovedproblemet med elektronisk dokumenthåndtering: det likestilte elektroniske dokumenter med EDS til papirdokumenter utført på en passende måte.

1. Informasjon i elektronisk form, signert med kvalifisert elektronisk signatur, er anerkjent som et elektronisk dokument, tilsvarende et papirdokument signert med håndskrevet signatur, og kan brukes i ethvert rettsforhold i samsvar med loven Den russiske føderasjonen, bortsett fra tilfellet når føderale lover eller reguleringsrettsakter vedtatt i samsvar med dem krever behovet for å utarbeide et dokument utelukkende på papir.

2. Informasjon i elektronisk form, signert med en enkel elektronisk signatur eller en ukvalifisert elektronisk signatur, anerkjennes som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, i tilfeller fastsatt av føderale lover, regulatoriske rettsakter vedtatt iht. dem, eller en avtale mellom deltakere i en elektronisk interaksjon. Reguleringsrettsakter og avtaler mellom deltakere i elektronisk samhandling som etablerer saker for å anerkjenne elektroniske dokumenter signert med en ukvalifisert elektronisk signatur som likeverdig med papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, bør gi bestemmelser om prosedyren for verifisering av en elektronisk signatur. Normative rettsakter og avtaler mellom deltakere i elektronisk interaksjon som etablerer tilfeller av anerkjennelse av elektroniske dokumenter signert med en enkel elektronisk signatur som ekvivalent med papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, må oppfylle kravene i artikkel 9 i denne føderale loven.

3.1. Hvis føderale lover og regulatoriske rettsakter vedtatt i samsvar med dem bestemmer at et dokument må signeres av flere personer, må det elektroniske dokumentet signeres av personene (autoriserte tjenestemenn i organet, organisasjonen) som har utarbeidet dette dokumentet, med typen signatur som er etablert av lovgivningen i Den russiske føderasjonen for å signere det forberedte elektroniske dokumentet med en elektronisk signatur.

4. Flere sammenkoblede elektroniske dokumenter (pakke med elektroniske dokumenter) kan signeres med én elektronisk signatur. Ved signering av en pakke elektroniske dokumenter med elektronisk signatur anses hvert av de elektroniske dokumentene som inngår i denne pakken å være signert med en elektronisk signatur av den typen som signerte pakken med elektroniske dokumenter. Unntaket er tilfeller når pakken med elektroniske dokumenter av personen som signerte pakken inkluderer elektroniske dokumenter opprettet av andre personer (organer, organisasjoner) og signert av dem med typen elektronisk signatur som er etablert i lovgivningen i Den russiske føderasjonen for signering av slike dokumenter. I disse tilfellene anses det elektroniske dokumentet som er inkludert i pakken signert av den som opprinnelig opprettet et slikt elektronisk dokument, med den type elektronisk signatur som dette dokumentet ble signert med under opprettelsen, uavhengig av hvilken type elektronisk signatur som er signert av pakke med elektroniske dokumenter.

Artikkel 6

1. Informasjon i elektronisk form signert med en kvalifisert elektronisk signatur anerkjennes som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur og kan brukes i ethvert juridisk forhold i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen, bortsett fra hvis føderale lover eller vedtatt i samsvar med deres forskriftsrettsakter etablerer kravet om behovet for å utarbeide et dokument utelukkende på papir.

2. Informasjon i elektronisk form, signert med en enkel elektronisk signatur eller en ukvalifisert elektronisk signatur, anerkjennes som et elektronisk dokument som tilsvarer et papirdokument signert med en håndskrevet signatur, i tilfeller fastsatt av føderale lover, regulatoriske rettsakter vedtatt iht. dem, eller en avtale mellom deltakere i en elektronisk interaksjon. Reguleringsrettsakter og avtaler mellom deltakere i elektronisk samhandling som etablerer saker for å anerkjenne elektroniske dokumenter signert med en ukvalifisert elektronisk signatur som likeverdig med papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, bør gi bestemmelser om prosedyren for verifisering av en elektronisk signatur. Normative rettsakter og avtaler mellom deltakere i elektronisk interaksjon som etablerer tilfeller av anerkjennelse av elektroniske dokumenter signert med en enkel elektronisk signatur som ekvivalent med papirdokumenter signert med en håndskrevet signatur, må oppfylle kravene i artikkel 9 i denne føderale loven.

Artikkel 6

Funksjoner av dokumenter med EDS

Problemer med bruk av EDS til overskuddsbeskatning

Problemer med bruk av EDS for merverdiavgiftsformål

Artikkel 6

Kanskje du vil være interessert