Главная > Учебное пособие

РАЗДЕЛ 8. САМОМЕНЕДЖМЕНТ

8.1. Планирование работы менеджера

Самоменеджмент , или организация личной работы руководителя, представляет собой целенаправленное и последовательное использование испытанных методов работы в повседневной практике. Его цели – оптимальное использование времени и своих возможностей, сознательное управление течением жизни и преодоление внешних обстоятельств.

Рис. 30. Кольцо «самоменеджмента»

При ежедневном решении разного рода задач менеджер выполняет различные функции. Это процесс можно представить как кольцо самоменеджмента, наглядно демонстрирующее связи между отдельными функциями. Во внешнем круге обозначено пять функций:

постановка целей; планирование; определение приоритетов по предстоящим делам; составление распорядка дня и организация трудового процесса; самоконтроль и корректировка целей.

Во внутреннем круге самоменджмента расположена объединяющая функция – работа с информацией. Первая функция – постановка целей. Каждый менеджер должен ставить перед собой цели, что означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности в том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель формирует конечный результат. Процесс постановки целей состоит из нескольких фаз:

Определение целей и дифференциация их по следующим временным критериям:

долгосрочных жизненных целей (личных и профессиональных); среднесрочных целей (на ближайшие 5 лет); краткосрочных целей (на ближайшие 12 месяцев).

Определение личных ресурсов для достижения целей, для чего необходимо: определить личный потенциал, возможности; перечислить свои слабые стороны, составить перечень неудач и отметить, в результате каких причин они произошли. Подумать, как избавиться от этих недостатков; выделить 2–3 важнейших достоинства и недостатка. Проведение анализ «цель-средство», в ходе которого необходимые для достижения целей ресурсы (личные, финансовые, временные) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого нужно обратиться к составленной «инвентарной описи» целей и выбрать 3–4 важнейшие цели, определить необходимые для их достижения средства и проверить, чего ещё нужно достичь или к чему приступить, чтобы достичь целей. Формулирование конкретных целей (обязательно должны быть указаны сроки и желаемые результаты).

Следующая функция самоменеджмента – планирование личного времени менеджера. Рекомендуется примерно 1% планового периода расходовать на планирование. Существуют следующие правила планирования:

охватить планом лишь 60% рабочего дня, оставляя 20% на решение непредвиденных проблем и 20% – на творческую деятельность, в том числе на повышение квалификации; тщательно документировать расход времени, чтобы иметь о нём чёткое представление; всегда доводить до конца начатое дело; планировать только такой объём задач, с которым можно реально справиться; обеспечить гибкость планов; фиксировать в планах не только действия, но и ожидаемые результат; установить точные сроки и временные нормы для выполнения дел; отличить важное от срочного и избегать тирании срочных дел; постоянно пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел; планировать использование личного времени; резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач и короткие – для мелких вопросов; следить, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени; стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант; согласовывать свои планы с коллегами.

Планы составляются на год, полгода, месяц, последний план составляется дневной план, который ставится на основе недельного плана. В нём устанавливается, какие дела должны быть выполнены в течение дня, причем к ранее запланированным прибавляются непродуманные. Далее следует реализация менеджером разработанных планов. Рациональная организация труда руководителя предполагает определение приоритетов в выполнении дел. При этом следует учитывать принцип, который сформулировал итальянский экономист В. Парето (1848 – 1923). Все дела менеджера можно разделить на три группы:

важнейшие дела (категория А) составляют 15% от общего числа дел, а их значимость составляет 65% (около 3 часов); менее важные дела (категория В) – около 20% от их общего числа, их значимость составляет 20% (около 1 часа); несущественные дела (категория С) – 65% , значимость 15% от обще6й значимости дел (около 45 мин.).

Надо оценить задачи категории В и С, с точки зрения возможности их делегировать. Важное значение для результативности управленческой деятельности имеет рациональная с точки зрения расхода времени организация трудового процесса менеджера. Это требует условного деления его рабочего дня на 3 части. Следует учитывать, что работоспособность человека подвержена определённым колебаниям.

к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме; пик работоспособности приходится на первую половину дня, и поэтому задачи категории А следует выполнять в начале дня; после обеда, когда наступает спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности (задачи категории С), после чего следует приступить к задачам категории В.

Следует учитывать индивидуальную работоспособность. Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной. Следует знать и недельные биоритмы: первые дни недели – период врабатываемости; середина недели – период наивысшей производительности; последние дни недели – период снижения работоспособности. Последней функцией самоменеджмента является самоконтроль , благодаря которому определяется, были им выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда. Самоконтроль включает в себя анализ затрат времени и рассматривается как средство развития личности и продуктивной работы. Виктор Гюго сказал: «Тот, кто каждое утро планирует свои дела на предстоящий день, и следует намеченному плану, имеет путеводную нить, которая проведет его по лабиринту запутанной и загруженной работой жизни». Самоконтроль планирование и системный подход к использованию времени – вот секрет успеха в делах. Составьте список поглотителей времени. Проанализируйте и сделайте выводы. Какие можно убрать, что объединить? Вот несколько рекомендаций самоменеджмента:

В конце дня заполните пять наиболее важных дел на завтра. Пронумеруйте их по степени важности. Не переживайте, если не выполнили все пять. Завтра начинайте с завершения невыполненных дел, даже если они очень трудные и неприятные. Хорошее состояние здоровья необходимо для прилива энергии, обновления и интереса к работе. Всего несколько минут физической нагрузки (ходьба, бег га месте, а также расслабление, переключение внимания, аутотренинг) могут поддержать вас в прекрасной физической форме. Отводите хотя бы 20 минут самосовершенствованию, через полгода вы будете поражены, насколько возрос уровень развития и интеллектуальный потенциал. Записывайте каждый день пять новых мыслей, которые придут вам в голову и если это вошло в привычку. Вы станете генератором идей. Планируйте. Каждый день заглядывайте в план самосовершенствования. Анализируйте и лучше записывайте изменения. Если вы ведёте дневник, то очень скоро увидите собственные изменения. Используйте своё подсознание. Пользуйтесь положительными утверждениями и вы обнаружите, что они станут вашей неотъемлемой частью. Создавайте свой имидж. Мысленно представьте себе образ того человека, которым хотите стать. Делайте это несколько раз в день, а затем поступайте так, как будто вы и есть тот человек. Скоро вы станете личностью, привлекающей к себе симпатии людей.

8.2.Рабочее место руководителя, его эргономические характеристики

Под рабочим местом работника управленческого труда понимается зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами труда. Рациональный вариант планировки рабочего места предполагает размещение средств и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных для выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами. Рабочая зона – пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в пределах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную зоны. Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по диаметру и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа. Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимно перекрываемая при этом площадь (для 2 рук) определяется дугой около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости. В вертикальной плоскости различают 5 зон:

нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя менее удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

При правильной рабочей позе значительно облегчается труд и повышается его продуктивность. Рациональной считается такая рабочая поза, при которой не возникает преждевременного утомления. Для этого необходимо, чтобы:

рабочая поза была свободной и удобной; рабочая поза обеспечивала прямую осанку (возможен наклон туловища только вперед и не более чем на 10–15 град.); сиденье стула было регулируемым по высоте, а для ног необходимо иметь подставку;

Рабочие кресла и стулья должны быть снабжены подъемно-поворотными механизмами, позволяющими устанавливать удобную высоту сиденья и позу в зависимости от роста. Правильная поза «сидя» должна быть такой, чтобы часть ноги сидящего от колена до бедра (именно на эту часть распределяется вес тела) был параллельна полу. Как правило, при работе за столом высотой 70 см удобную позу обеспечивает стул высотой 45–47,5 см. Когда необходим более высокий стул, его высоту регулируют с помощью подъемного винта. Рекомендуется, чтобы передняя часть сиденья стула приблизительно на 2,5 см была выше задней, глубина сиденья не должна превышать 38 см. Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, – обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего; каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимым для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола; канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями; все средства коммуникационной техники (телефон, факс и пр.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы; документы, с которыми работает руководитель, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике; документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы; движения руководителя должны быть оптимальными, то есть более короткими и экономными с позиций затрат, времени и сил.

8.3.Ортобиоз, слагаемые ортобиоза: релаксация, рекреация, катарсис

Ортобиотика – это наука, изучающая технологию самосбережения людьми здоровья и наполнения жизненным оптимизмом. Основоположником ортобиотики является И.И.Мечников, который создал науку по "Уходу за собственной персоной". Основы ортобиотики изложены английским мыслителем Джеком Леббоком в книге "Успех и радости жизни", где сказано, что истинная слава науки состоит не столько в обширности ее владений, плодородии почвы или красоте ее природы, сколько в высоте нравственного и умственного уровня народонаселения. Термин "ортобиотика" произошел от слова – "оптимизм", что в переводе с латинского означает "наилучший". Основы ортобиотики составляет ортобиоз – разумный образ жизни. Ортобиоз – это обеспечение развития человека ради достижения долгой, длительной и бодрой старости, приводящей в конечном периоде к образованию чувства насыщения жизнью и смиренного желания смерти. Ортобиоз, рассматривает понятие "здоровье" как единство трех составляющих:

физическое здоровье; психическое здоровье; нравственное здоровье.

Древнегреческий философ Симонид сказал: "Лучшее благо человека – это здоровье, а затем уже красота, честным путем приобретенное богатство и, наконец, возможность предаться радостям молодости в кругу друзей". Здоровье – такое состояние человека, когда он не болен, а поэтому им не утрачена способность полноценно выполнять многообразные жизненные функции. Здоровый человеческий организм обладает изумительной способностью извлекать новые резервы жизнедеятельности. Л.Н.Толстой в своей системе ортобиоза сформулировал 5 заповедей: 1. Не сердитесь и будьте в мире со всеми. 2. Не забавляйтесь похотью блудной. 3. Не клянитесь никому и ни в чем. 4. Не противьтесь злу, не судите, не судитесь. 5. Не делайте различия между народами и любите чужих, так же как своих. Ортобиотика включает в себя самые различные традиционные и нетрадиционные подходы к построению разумного образа жизни людей. Сегодня важнейшими постулатами ортобиотики являются:

бережное отношение со своим организмом; соблюдение индивидуального подбора условий для жизнедеятельности организма; постоянная, сознательная актуализация интереса к жизни и людям.

Гигиенические правила самосбережения. В структуре ортобиоза гигиена выступает в трех направлениях: 1. Гигиена труда предполагает:

соблюдение эргономических требований к организации своего рабочего времени; обеспечение нормальной экологической среды; соблюдение режима питания; чередование умственной и физической работы; обращение к профилактике радостью.

2. Гигиена общения:

соблюдение моральных норм общения и правил хорошего тона; терпимость к недостаткам; уважительное отношение к инакомыслию.

3. Личная гигиена. Она проявляется в неукоснительном соблюдении ряда мер по уходу за своим телом и душой. Формула выживаемости Суточное время жизнедеятельности человека должно быть разумно использовано в целях обеспечения его физического, психического и нравственного здоровья. Для каждого названного состояния здоровья определяются условия. В роли таковых выступают три группы: физического укрепления (рекреация), психического расслабления (релаксация), морального очищения и возвышения (катарсис). Итак, в качестве жизненно полезных составляющих выступают рекреация, релаксация и катарсис. Они представлены в ортобиозе в виде конкретных мероприятий. Их систематическое использование способствует поддержанию здоровья и повышению работоспособности, что помогает тем, кто обращается к таким мероприятиям, быть деятельными, оптими-стичными, воспринимающими человеческие радости и страдания. Коэффициент выживаемости представляется в виде дроби, в знаменателе которой время суток минус время сна, а в числителе – сумм времени, использованного на рекреацию, релаксацию и катарсис. При числовом определении коэффициента выживаемости физиологическая норма сна (шесть часов) была принята за постоянную величину во временном режиме образа жизни. Если вычесть из времени суток время сна, то получается, что на активную деятельность приходится 18 ч. Данное время состоит из трехкратного шестичасового цикла. Это подтверждает существование разового шестичасового цикла в функционировании нашего организма, то есть в течение каждого шестичасового цикла он нуждается в одноразовой (часовой) подстраховке (подпитке) в виде рекреации, релаксации и катарсиса! В течение каждого дня выделять не менее трех часов для мероприятий по рекреации, релаксации и катарсису Конкретное распределение времени по каждому компоненту ортобиоза должно осуществляться исходя из состояния здоровья, характера труда, экологии условий, в которых протекает жизнедеятельность работника. Важно разумно соотнести время покоя (сна) и время физической и духовной активности. Прежде всего, не нарушать физиоло-гическую норму сна. В состоянии сна мозг получает отдых, столь нужный для восстановления его жизнеспособности. Отклонение в продолжительности сна или недостаточная его глубина ведут к нарушению нервной системы, отрицательно влияют на состояние психики человека. Рекомендации по реализации компонентов личного ортобиоза. Рекреация. Это поддержание нашего тела в активном физическом состоянии. Двигательная активность – залог благополучия практически всех систем организма. У каждого из нас – 700 мышц, 300 суставов, 16 тыс.км нервов, 96 тыс.км. вен, артерий и капилляров. От работоспособности всех мышц зависит биологическая надежность организма в целом. Соблюдайте гарантийный минимум двигательной активности. Помните совет Аристотеля: мысль становится живее, когда тело разогрето прогулкой. Технология рекреации: ежедневно выделять время на физическую тренировку: в рабочие дни не менее 1 часа, а в выходные дни не менее двух. Рекомендуемые физические упражнения: 1. Утренняя гигиеническая гимнастика 2. Компенсационная гимнастика. 3. Ходьба (за день следует проходить 10 тыс. шагов или 7,5 км) 4. Танцы. 5. Снарядная и игровая гимнастика. 6. Дыхательная гимнастика. Релаксация – это снятие нервного напряжения, освобождение себя от назойливых мыслей, вызов положительных эмоций. Среди влияний, укорачивающих жизнь, преимущественное место занимают страх, печаль, уныние, тоска, малодушие, зависть, ненависть. Практическое значение релаксации – не прикрывать человека зонтиком от всего, что творится на белом свете, а научить управлять своими эмоциями, самовозбуждать свой дух. Для релаксации можно выбрать следующее: Группа № 1 – смехотерапия, танцы, светомузыка. Группа № 2 – психофизическая гимнастика, водные процедуры, массажи. Группа № 3 – аутотренинг, медитация, рефлексия. Речь идет об общедоступных вариантах использования самовнушения, саморасслабления, и переключения. Группа № 4 – сон. Ученые доказали: если человек спит головой на восток, его мучают кошмары, а на лице появляется нездоровая бледность. Если головой на запад – подскочит давление, повысится сахар в крови. Сон головой на юг – ухудшает пищеварение. Самый здоровый вариант: голова – на север. Группа № 5 – лекарственные травы и отвлекающие подручные средства, например, четки, вязание, вышивание, различные головоломки и т.д. Группа № 6 – технические средства, стационарные бытовые массажеры. Группа № 7 – использование методов медицинской парапсихологии. Они делятся на несколько видов: бесконтактный биоэнергетический массаж, экстрасенсорика и заговоры. Группа № 8 – антистрессовая самоналадка. Например, пение, комплементы. Катарсис – это система мер, укрепляющих нравственное здоровье. Катарсис, как нравственное очищение является способом поддержания душевного равновесия людей. В катарсисе огромное значение имеет овладение навыками нравственного самоконтроля. Приемами катарсиса являются самоободрение, общение с природой, погружение в звуки музыки, общение с животными, личное художественное исполнение и творчество. «Можно сделать вывод, что 9/10 нашего счастья зависит от здоровья» . (А. Шопенгауэр).

Контрольные вопросы

1. Роль и значение планирования личной работы менеджера.

2. Особенности планирования личного труда менеджера.

3. Выбор приоритетных дел менеджера.

4. Делегирование полномочий в деятельности менеджера.

1. Роль и значение планирования личной работы менеджера

Время – самый ограниченный капитал

и если не можешь им распоряжаться

не сможешь распоряжаться ничем другим.

Питер Друкер

Менеджер является центральной фигурой аппарата управления, от результативности его труда зависит успешный труд системы управления и предприятия в целом. Менеджер действует на основании принципа единоначалия, наделенный широкими полномочиями и правами, но в то же время несет ответственность за результаты работы предприятия.

Функции менеджера многогранны: общее руководство деятельностью предприятия, координация действий подразделов и служб, робота, с кадрами, определения целей и заданий деятельности, принятие решений, представительство предприятия в отношениях с другими предприятиями, контроль, за действиями исполнителей но др. Выполнение отмеченных функций нуждается от менеджера в высоких деловых и личных качествах.

Важным качеством менеджера является умение реагировать на изменения, которые происходят на предприятии и поза им, часто при условиях дефицита информации и времени. В связи с этим возникает опасность ошибочности решений.

Менеджеры действуют при условиях, когда они все время чувствуют давление владельцев, высших менеджеров, подчиненных, потребителей, деловых партнеров, но др. Как следствие, немало менеджеров испытывают стрессы, что негативно отражается на эффективности их труда.

Причиной неудовлетворительной работы многих менеджеров, особенно начинающих, есть неумение распоряжаться временами. Такие менеджеры стремятся выполнить все задания самостоятельно, успеть на все совещания, принять всех посетителей, глубоко вникнуть во все вопросы деятельности предприятия. Они приезжают на работу первыми и едут из нее последними. При этом немало дел остаются невыполненными. Менеджер, который не умеет распоряжаться временами, неспособен увидеть перспективу за бесконечностью повседневных забот. В конечном итоге эффективность его труда минимальна, возникает ощущение неудовлетворения собой, подчиненными, неуверенность в собственных силах. Причиной этого является неумение планировать работу.

Для менеджера, который имеет недостаток времени на решения производственных, финансовых, социальных и других проблем, характерны:

бесплановость в использовании рабочего времени и слабое прорабатывание ключевых сфер деятельности;

нервозность, спешка и сумбурность, в действиях;

нетерпеливость в принятии решений и в отношениях с ровными за рангом и с подчиненными;

недостаточный уровень разделения управленческого труда в подразделах и низкая степень делегирования функций и ответственности подчиненным;

отсутствие порядка на рабочем месте;

избыточность и бессистемность работы с документами и корреспонденцией, которая поступает;

использование принципа «что не успел на работе – доделаю дома». Отечественные исследования, в ходе которых определялись основные причины перегрузки менеджеров высшего и среднего уровней и причины неэффективного использования рабочего времени, показали такие результаты (в порядке их значимости):

недостаточная квалификация управленческого персонала – 66 %;

неустроенность информации – 50 %;

низкий уровень механизации труда в управлении – 50 %; неорганизованность производственных процессов – 32 %;

нечеткое распределение прав и обязанностей – 330 %;

большое количество совещаний – 28 %.

Анализ использования рабочего времени отечественными менеджерами свидетельствует о следующем: длительность рабочего времени превышает норму на 3 часа, а полезная занятость при этом составляет всего 5-6 часов; заместители директора будут «перерабатывать» по 2-3 часа, а полезная занятость соответственно составляет 5 и 6 часов. Менеджеры подразделов используют время примерно так же, как и главные специалисты. Когда идет речь о полезной занятости, то имеется в виду перечень работ, видов деятельности, принятия решений, и т. п., что входят в компетенцию только этих менеджеров.

Особенности времени как ресурсу: необратимость, невозможность покупки и хранения, замены или увеличения объема.

Таким образом, время – один из ресурсов, который не возобновляется. Нехватка времени на выполнение поставленных заданий приводит к искусственному удлинению рабочего дня, нерационального его использования. Нехватка времени – это результат отсутствия четкости, плановости и организованности работы менеджеров. Установлено, что непредвиденный трехминутный телефонный разговор нередко приводит к потере 15-20 минут, необходимых для того, чтобы опять сосредоточиться и возобновить начальную работоспособность.

Умение расчетливо и рационально использовать рабочее время, постоянно совершенствовать процесс его планирования – признак организованного менеджера. Под планированием рабочего времени достаточно часто понимают простой перечень текущих дел на следующий день. Считаясь лишь с перечнем работ и не зная их длительности, на практике, в лучшем случае, ограничиваются попыткой оценить объем будущей занятости без анализа бюджета времени. Но учет расходов рабочего времени из всех видов работ дает возможность получить полную картину загрузки.

Планировать личное рабочее время менеджера необходимо так же, как и все другие виды деятельности предприятия и его ресурсы.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (то есть спланированный) время, тем лучше он может быть использован в личных и профессиональных интересах менеджера. Планирование как составная часть рациональной организации личной работы менеджера означает подготовку к реализации ее целей и структуризации времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных заданий и результатов позволяет не только рационально использовать время, но и достичь успеха и быть уверенным в себе.

Аналогично тому, как предприятие планирует стратегию своей деятельности, каждый человек должен думать о будущем и не поддаваться ходу событий.

Главное преимущество планирования работы заключается в том, что оно приводит к значительной экономии времени в целом.

Существует оптимум расходов времени на планирование, после которого последующее увеличение времени на планирование становится неэффективным от общего планового периода (год, месяц, неделя, день). Такой оптимум должен составлять не больше 1 %.

Успешная деятельность предприятия возможна лишь при условии, что планирование в нем осуществляется целеустремленно. Однако руководство многих предприятий через лишнюю самоуверенность не уделяет надлежащего внимания разработке плана и потому вынужденно прибегать к «волевому» управлению, которое приводит к авральному режиму работы и, в конечном счете, – к заниженному качеству результата. Цели таких менеджеров, как правило, изменяются ежедневно, и их способ работы ярко демонстрирует, как не нужно реализовывать план.

Если есть уверенность, что задача хорошо изученной и достаточно простою для того, чтобы можно было ее решить без применения формальных методов планирования, то это обстоятельство оправдывает стремление сэкономить время на планировании и использовать его для организации и координации. Поэтому некоторые предприятия могут достичь определенного уровня успеха, не прилагая значительные усилия на формальное планирование. Более того, именно лишь планирование не гарантируют успех. Однако формальное планирование может создать ряд ценных и существенных факторов для успеха предприятия.

Практическое значение почитания личной работы менеджера заключается в таком:

1. Если комплекс работ решает конкретную задачу и направленный на конечные цели управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают их достижение. Планирование определяет что, кого, когда, где, как, сколько и зачем нужно для достижения данной цели. Таким образом, оно является средством создания звена между установлением цели и более полным планом ее реализации.

2. Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей. Оно является единственным средством формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.

3. Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей предприятия

4. Планирование обнаруживает и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий.

5. Планирование обеспечивает основы для оценки расходов и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов.

6. Планирование является основой для контроля. Чтобы контроль был эффективным, его стоит тесно связать с планированием. Такое согласование является очень важным для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Эффективный количественный метод его осуществления – это составление графиков, расписаний и бюджета

7. Планирование помогает определить нужные рабочие взаимодействия и взаимоотношения. Поскольку оно служит для формирования целей, то помогает создать единство общих целей в пределах предприятия.

8. Планирование позволяет предусмотреть обстоятельства, которые стоит учитывать при достижении целей. Формальное планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.

Выделяют восемь составляющих планирования.

Первой составляющей планирования является увеличение масштаба задач, их комплексности. Каждая выполненная работа привносит свою частицу в решение задачи, а решение каждой задачи – в достижение целей предприятия. В плане концентрируются все принято решения относительно достижения этих целей. При планировании мы пытаемся ответить на такие вопросы:

что должно быть сделано?

когда это будет сделано?

кто это будет делать?

где это будет сделано?

что для этого необходимо? но др.

Комплексность порождает необходимость в специализации, а поскольку каждый специалист «разговаривает на своем языке», отвечает за свою сферу деятельности предприятия, имеет свою точку зрения, то специализация может привести к нарушению согласованных действий. Поэтому необходимо объединить мнения всех специалистов, чтобы скоординировать их действия на достижение целей предприятия.

Вторая составляющая планирования – это растущее значение времени. Если предприятие собирается наладить выпуск определенной продукции раньше конкурентов, то оно должно внедрить соответствующие мероприятия в сроки, которые предусматриваются в планах.

Третьей составляющей планирования является ограниченность ресурсов. План должен быть разработан так, чтобы использование ограниченных ресурсов было оптимальным и, чтобы ресурсами можно было маневрировать.

Четвертая составляющая. Важную роль играют расходы, капитальные вложения и их рентабельность. Проект является непродуктивным до тех пор, пока продукция не будет реализована. Поэтому необходимо предусмотреть все пути как можно более быстрого получения прибыли. Это обстоятельство еще раз подчеркивает необходимость сурового соблюдения плана.

Пятая составляющая. В результате осложнения хозяйственных задач, расходов производства, через рост цен и непредсказуемость экономической ситуации увеличивается и элемент риска в реализации целей предприятия. Поэтому условием финансирования плана реализации целей предприятия является не просто план, а план, который может быть реализован.

Шестая составляющая. На процесс реализации плана, а следовательно и на достижение целей предприятия, влияют разнообразные составляющие. На этот случай необходимо предварительно предотвратить нежелательных последствий ситуации, которая изменилась. Такое планирование используется для принятия решений в любой непредвиденной ситуации. Стоит особенно подчеркнуть, что изменение плана и анализ последствий таких изменений возможны только при условии существования самого плана. Поэтому при планировании реализации целей предприятия формируется основа для контроля и управления.

Седьмая составляющая. Достижение целей предприятия зависит от взноса каждого. Планирование обеспечивает единство целей для членов предприятия, повышения эффективности их работы, которая приводит к росту производительности труды. Поэтому планирование существенно важно для повышения производительности труда.

И наконец, восьмой составляющей, которая делает планирование чрезвычайно важным, является беспрестанное изменение состава исполнителей, а также изменение, в руководстве. Существование плана обеспечивает преемственность в работе из реализации целей предприятия.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Рассмотрение темы «Планирование личной работы менеджера», а также указание основных путей рационального улучшения планирования и организации работы менеджера, поможет грамотно спланировать рабочий день менеджера по продажам, успешно вести дела ни теряя, ни минуты драгоценного времени. Актуальность дипломной работы заключается в совершенствовании работы по планированию личной работы менеджера, а именно, разработка и организация мероприятий, помогающие в рационализации исследования личной работы менеджера, а также составление методических рекомендаций по планированию личной работы менеджера по продажам в ООО ФД «Добрыня», для повышения эффективности работы менеджеров предприятия.

Цель дипломной работы - рассмотреть теоретические аспекты планирования и организации работы менеджера, разработать методические рекомендации по улучшению планирования личной работы менеджера в ООО ФД «Добрыня»

Объект исследования - менеджер розничной и оптовой торговли входных и межкомнатных дверей.

Предмет исследования - планирование личной работы менеджера в ООО ФД «Добрыня»

Исходя из цели дипломной работы, были поставлены следующие задачи:

* описать теоретические основы исследования планирования личной работы менеджера;

* выявить проблемы в планировании личной работы менеджера в ООО ФД «Добрыня»;

Теоретической основой явились труды российских авторов таких, как С.Д Резник, В.В Бондаренко, С.Н Соколов, С.И Калинин и Э.М Коротков, Н.И Кабушкин, Д.Д Вачугова, О.С Виханский, А.И Наумов, Н.А Сидорова, В.Р Веснин, И.Т Балабанов, И.Н Васильева, Г.С Желнинский, Л. И Лукичева, Г.Б Казначевская, Б.А Аникин, В.Н Бурков, З.М Макашева, О.М Демчук, Т.А Ефремова, Н.А Коргин, Л.И Лукичева, В.В Глухов, В.Д Дорофеев, А.Н Шмелёва, Д.А Новиков, И.Н Васильева и многие другие.

В первой главе представлены качества, характеризующие современного менеджера, исследованы принципы и анализ затрат рабочего времени менеджера, рассмотрено теоретическое планирование личной работы менеджера.

Во второй главе даётся характеристика деятельности ООО ФД «Добрыня», структура организации, анализ работы менеджера в ООО ФД «Добрыня», выявлены основные проблемы в планировании личной работы менеджера.

В третей главе рассмотрены мероприятия, помогающие в рационализации использования личного времени менеджера, разработаны методические рекомендации по планированию личной работы менеджера в ООО ФД «Добрыня»

В итоге можно сделать следующие выводы:

Для эффективного управления и организации работы менеджера по продажам необходимо планировать свое время, составлять план работы на день, неделю, месяц, год. Так же для управления временем менеджер должен заниматься самоменеджментом, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Глава 1. Теоретические основы исследования планирования личной работы менеджера

1.1 Качества, характеризующие современного менеджера

С точки зрения менеджмента во всемирной истории действуют не короли или политические деятели, а толковые или бестолковые менеджеры, использующие эффективную или неэффективную концепцию управления. Поэтому поражение исторических - лидеров - это поражение их концепций менеджмента, подходов к управлению и принципам организации труда.

Менеджеры в организации образуют так называемый управленческий персонал, аппарат управления, который называют нередко просто менеджментом организации. Содержание понятия «управленческий персонал» трактуется в современном менеджменте довольно широко и неоднозначно. Международная организация труда рекомендует рассматривать управленческий персонал как часть более широкой категории работников, в которую кроме менеджеров входят и другие специалисты -- профессионалы. Основанием для этого считается тесная связь в работе менеджеров и специалистов других сфер деятельности, например экономистов, технологов, психологов и так далее; используя свои профессиональные знания, они оказывают существенную помощь в постановке и обосновании целей и задач организации, а также в разработке методов их практической реализации. Постоянный контакт между ними - важнейшее условие нормального функционирования организации .

Термин «менеджмент» означает руководство людьми, а «руководитель» - «ведущий за руку». Практика показывает, что одни менеджеры умело, ведут людей за собой, успешно преодолевая возникающие трудности, другие же в подобных условиях вызывают лишь недоверие со стороны подчиненных и терпят неудачу. Неумение убедить, мотивировать действия подчиненных, наконец, повлиять на человека, чтобы он захотел выполнить решение, которое принял менеджер, - свидетельство того, что у лидера нет полного набора качеств, необходимых менеджеру. Понятие лидерства используется с давних времен применительно к разным сферам -- политике, военной области, организациям. Соответственно этому существуют различные определения лидерства, в которых подчеркиваются его черты, наиболее важные в данной сфере. В теоретических работах лидерство раскрывается, как способность активизировать людей организации, умение показать пример для подражания и оказывать влияние на людей для достижения целей организации .

В своих трудах В.В Глухов описывает менеджера как лидера, лидер должен понимать своих последователей, а они - понимать окружающий мир и ситуацию, в которой оказались. Поскольку и люди, и ситуации постоянно меняются, менеджер должен быть достаточно гибким, чтобы приспособиться к непрекращающимся переменам. Понимание ситуации и знание того, как управлять человеческими ресурсами, - важнейшие компоненты эффективного руководства. Все это свидетельствует о том, что управленческая работа менеджера относится к числу таких видов человеческой деятельности, которые требуют специфических личностных качеств, делающих конкретную личность профессионально пригодной к управленческой деятельности .

В объявлениях работодателей среди требований к соискателю часто встречается «умение выступать перед аудиторией». От способности ясно выражать свои мысли во многом зависит успех в деловой жизни, поэтому сложно недооценить важность этого навыка. Обучение искусству речи связанно со многими трудностями, потому что в речевом поведении закреплены «вредные привычки». Это, например, неправильное произношение, лишние жесты, неправильный порядок слов и способ построения фраз. Стройное, упорядоченное мышление необходимо для умения выступать. Искусство публичного выступления очень важно, но чтобы им овладеть, необходимы усилия, самоконтроль, практика и стремление к непрерывному совершенствованию. Умение вести диалог не менее важно. Часто на переговорах успехов добивается не та сторона, которая имеет более сильную позицию, а та, которая умеет более удачно провести диалог, именно неумение правильно выразить свои идеи в диалогах с деловыми партнерами или с начальством заставляет многих талантливых людей оставаться в тени .

Определенный интерес в этой связи представляет концепция ограничений. Идея состоит в том, что все менеджеры имеют возможности развивать и повышать эффективность своей работы. Однако присутствуют такие области, в которых они, мягко говоря, некомпетентны. Такие действия менеджера и трактуются как ограничения. Выявив такие ограничения, можно сосредоточить внимание на тех факторах, которые препятствуют полной реализации всех личных возможностей менеджера .

В этой связи выделяются следующие 11 потенциальных ограничений в деятельности менеджера.

1.Неумение управлять собой. Каждый менеджер должен научиться управлять собой и общаться с самим собой как с уникальным и бесценным ресурсом. Те руководители, которые не умеют управлять собой (правильно «разряжаться», бороться с конфликтами и стрессами, эффективно использовать время, энергию и навыки), ограничены неспособностью управлять собой.

2.Размытые личные ценности. Менеджеры должны ежедневно принимать великое множество решений, базирующихся на личных ценностях и принципах. Если личные ценности не ясны для себя и окружающих, то они будут восприниматься в искаженном виде. В результате эффективность принятия и реализации управленческих решений снизится. Поэтому менеджеры, у которых не определены собственные основные принципы и ценности, ограничены размытостью личных ценностей.

3. Неясные личные цели. Есть менеджеры, которым не хватает ясности в своих личных целях, но есть и такие, кто проявляет в своей жизни необыкновенную собранность и сосредоточенность. Почему так происходит? Дело в том, что одни хорошо знают, чего они хотят, а другие -- нет. Менеджер, не способный определить свои цели, не может достичь успеха в управленческой деятельности и ограничен нечеткостью личных целей.

4. Заторможенное личное развитие. Способность к саморазвитию характеризуется не только постоянной учебой, но и умением внедрить в практику полученные знания.

Для менеджера важно получить признание, а для этого нужно постоянно работать над собственным ростом. Отсутствие признания потенциала менеджера -- это главное ограничение. Руководители, для которых характерно остановленное саморазвитие, часто избегают острых ситуаций, не развивают имеющиеся (скрытые) способности.

5. Неумение решать проблемы (принимать решения). Особый талант менеджера -- это способность быстро и правильно принимать решения. Решение проблем никогда не бывает простым делом, но соответствующие навыки могут быть в значительной степени развиты.

Менеджер, страдающий таким ограничением, как недостаточность навыка решения проблемы, постоянно позволяет себе оставлять нерешенные вопросы на завтра. В результате накапливается большой круг проблем, которые руководитель решить уже не в состоянии. Естественно, такой менеджер терпит фиаско.

6. Отсутствие творчества в работе. Можно привести великое множество примеров, когда тот или иной менеджер проявляет творческий (нестандартный) подход в своей деятельности. Это качество особенно необходимо современным менеджерам.

Творчество в управлении всегда ценилось очень высоко. Творческая личность подготовлена к работе в условиях неопределенности. Менеджеры, использующие в своей деятельности ситуационный (непредвиденный) подход, способны играть много ролей, своевременно корректировать свои действия в зависимости от сложившейся ситуации.

7. Неумение влиять на людей. Ключевую роль в вопросах влиятельности играет личностный фактор. На многих людей производит впечатление властность, манера держаться, невербальные формы влияния (жесты, внешний вид и тому подобное).

Менеджеры, имеющие склонности к высокой влиятельности, одеваются соответствующим случаю образом, имеют убедительный внешний вид, ясно излагают свои мысли, уверены в себе, дают четкие указания.

Менеджеры, имеющие низкую влиятельность, часто обвиняют других в том, что последние к ним не прислушиваются, а равные с ними по положению не считают их достаточно влиятельными. Менеджер, который недостаточно настойчив, не имеет взаимопонимания с окружающими, с неразвитым умением выражать себя, ограничен неумением влиять на окружающих.

8. Непонимание специфики управленческого труда. Суть этого ограничения в том, что менеджер должен добиваться результатов не личным трудом, а через труд других лиц. До тех пор пока руководители не оценят эффективность того, как они управляют другими "людьми, высоких результатов в деятельности организации им не добиться. Поэтому менеджеры, недостаточно понимающие мотивацию работников, ограничены недостаточным пониманием сути управленческого труда.

9. Низкие организаторские способности (неспособность руководить). Речь идет о способности менеджера «заряжать» энергией членов коллектива, умении оптимально организовать трудовой процесс. Аритмия трудового процесса и неэффективность применяемых методов работы приводят к тому, что люди чувствуют себя неуверенными в завтрашнем дне, не получают удовлетворенности от трудовой деятельности и соответственно работают ниже своих возможностей. В данном случае мало кто признает вклад руководителя, поэтому моральное состояние коллектива быстро ухудшается. Менеджер, не умеющий добиваться практических результатов от своих подчиненных, ограничен недостатком способности руководить.

10. Неумение обучать. Каждый руководитель должен заботиться о повышении компетентности тех, кем он руководит. Хороший руководитель выступает, кроме всего прочего, и в роли учителя. Повышение квалификации, в какой бы форме оно ни проводилось, - важнейший элемент управленческой эффективности. Поэтому менеджер, которому не хватает способности и терпения помогать развитию других, ограничен неумением обучать.

11. Неумение формировать коллектив. Среди устойчивых групп людей, объединенных по признаку определенной совместно выполняемой деятельности, важнейшая роль принадлежит трудовому коллективу .

Н.И Кабушкин пишет о менеджере: Когда менеджеру не удается превратить группу в квалифицированный и результативный коллектив, говорят, что такого менеджера ограничивает низкое умение формировать группу.

Таким образом, рыночная экономика требует от менеджера:

способности управлять собой;

разумных личных ценностей;

четких личных целей;

постоянного личного роста (развития);

навыков решать проблемы;

изобретательности и способности к инновациям;

способности влиять на окружающих;

знания современных управленческих подходов;

способности обучать подчиненных;

способности формировать и развивать трудовой коллектив

Качества, необходимые менеджеру, большинство специалистов разделяет на три группы: профессиональные, личные и деловые.

В своих трудах С.И Калинин рассматривает качества менеджера как: К профессиональным относят те, которые характеризуют любого грамотного специалиста и обладание, которыми является лишь необходимой предпосылкой выполнения им обязанностей руководителя.

К ним относятся:

Высокий уровень образования, производственного опыта, компетентности в соответствующей профессии;

Широта взглядов, эрудиция, глубокое знание как своей, так и смежных сфер деятельности;

Стремление к постоянному самосовершенствованию, критическому восприятию и переосмыслению окружающей действительности;

Поиск новых форм и методов работы, помощь окружающим, их обучение;

Умение планировать свою работу.

Выделяют три группы навыков, составляющие основу профессиональной деятельности менеджера: концептуальную (на высшем уровне ее доля доходит до 50%), межличностную и специальную

(техническую). На низших уровнях управления ее доля также составляет около 50% .

В.Н Бурков, Н.А Коргин и Д.А Новиков считают: Личные качества менеджера в принципе мало чем должны отличаться от личных качество других работников, желающих, чтобы их уважали и с ними считались, поэтому обладание положительными качествами тоже всего лишь предпосылка успешного руководства.

Однако руководителем делают человека не профессиональные или личные, а деловые качества, к которым необходимо отнести:

Умение создать организацию, обеспечить ее деятельность всем необходимым, ставить и распределять среди исполнителей задачи, координировать и контролировать их осуществление, побуждать к труду;

Энергичность, доминантность, честолюбие, стремление к власти, личной независимости, лидерству в любых обстоятельствах, а порой и любой ценой, завышенный уровень притязаний, смелость,

Решительность, напористость, воля, требовательность, бескомпромиссность в отстаивании своих прав;

Контактность, коммуникабельность, умение расположить к себе людей, убедить в правильности своей точки зрения, повести за собой;

Целеустремленность, инициативность, оперативность в решении проблем, умение быстро выбрать главное и сконцентрироваться на нем, но при необходимости легко перестроиться;

Ответственность, способность управлять собой, своим поведением, рабочим временем, взаимоотношениями с окружающими, воспитывать их;

Стремление к преобразованиям, нововведениям, готовность идти на риск самому и увлекать за собой подчиненных .

В.Р Веснин утверждает, что требования к менеджерам в отношении этих качеств неодинаковы на различных уровнях управления. На низших, например, в большей степени ценятся решительность, коммуникабельность, некоторая агрессивность; на высших - на первое место выдвигаются умение стратегически мыслить, оценивать ситуацию, ставить новые цели, осуществлять преобразования, организовывать творческий процесс подчиненных.

В этих условиях целесообразнее всего ориентироваться на требования должностных инструкций или паспорта рабочего места менеджера .

И.Н Васильева, Г.С Желнинский характеризуют качества каким должен быть менеджер в новых условиях экономического развития, отражая модель, в которой выделены главные характерные черты современного менеджера:

1. Менеджер - глобальный стратег, которому должно быть присуще понимание того, как управлять в конкурентной среде.

2. Менеджер - человек с «технологической» настройкой, признающий и понимающий значение технологий, в первую очередь, информационных, обеспечивающих принципиально новый уровень управления за счет высокой скорости получения и передачи информации и повышения качества и обоснованности принимаемых решений.

3. Менеджер - политик, то есть человек, который обязан строить свою работу с учетом большого количества внерыночных факторов, отражающих новый характер взаимоотношений с другими организациями в условиях глобализации экономики.

4. Менеджер - лидер и новатор, то есть человек в организации, который является образцом для других, обладает чувством нового, не боится оправданного риска и проявляет качества предпринимателя .

В теории и практике современного менеджмента последнему элементу модели придается особое значение, так как с ним связываются надежды на создание новой системы отношений между менеджерами, с одной стороны, и исполнителями, с другой. До недавнего времени считалось, что перечисленными личностными чертами люди награждаются либо от природы, либо они приобретают их в процессе многолетней работы методом проб и ошибок. Однако последние достижения науки (в том числе в социологии и психологии) позволяют изучать природу человеческих взаимоотношений и искусство управления людьми на серьезной научной основе, не полагаясь только на благоприобретенный опыт. Современные компании и корпорации тратят немалые средства на обучение менеджеров правилам и формам общения, исходя при этом из золотого принципа: лучше сегодня потратить эти деньги, чем потерять потенциальных клиентов или рынки сбыта из-за неумения менеджеров и других сотрудников строить отношения с клиентами, руководителями, друг с другом (Приложения 1, 2) .

Подводя итоги, можно сделать некоторое обобщение, касающееся содержания функций менеджеров в организациях. (Приложение 3). Они включают:

установление целей, которые должны быть достигнуты организацией и ее подразделениями;

формулирование генеральной линии развития (политики, концепции) и определение тех действий, которые необходимо выполнить для реализация планов в разные периоды;

создание условий для достижения целей, в том числе проектирование организационной структуры, структурирование функций и задач, распределение полномочий по принятию решений между подразделениями и работниками, проектирование необходимых каналов координации и коммуникации;

стимулирование активности работников, направление их действий и контроль выполнения норм, правил и процедур. Для этого менеджерами проводится инструктирование и оказывается помощь в процессе работы, координируются действия работников, осуществляется контроль и при необходимости вносятся коррективы в планы или в ход работ .

1.2 Принципы и анализ затрат рабочего времени менеджера

Известный немецкий специалист в области менеджмента JI. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего времени:

Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.

Дифференцировать задачи предстоящего периода на долгосрочные и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их решению.

Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.

Составлять гибкие планы.

Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответствии с возможностями коллектива.

Переносить невыполненные задачи автоматически в планы следующего периода.

Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые результаты.

Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.

Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точные сроки выполнения всех видов работ.

Определять приоритеты в делах .

В своих трудах В.Н Бурков, Н.А Коргин и Д.А Новиков считают, что планирование рабочего времени менеджера является одной из главных задач, так же как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше времени, чем американские коллеги. Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление. Анализ этого перечня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить несущественные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эффективные способы их решения вовремя, создавая определенный резерв времени. Планирование позволяет менеджеру сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания .

И.Т Балабанов рассматривает план, предусматривает решение стоящих проблем в рациональной очередности. В первую очередь планируются работы с фиксированным сроком исполнения или наиболее трудоемкие, требующие больших затрат времени. Нежелательно откладывать и неприятные дела, лучше их сделать раньше других. Далее планируется рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много времени (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). Главное - в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел.

Но случается, что предстоящий запланированный объем работ не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и тому подобное.

Среднесрочные планы - годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

Краткосрочные - включают разбивку времени для решения задач, конкретизирующих средне и долгосрочные планы. К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные. Начиная с месячных планов расчет времени, идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть - главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет менеджеру к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время менеджера и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности менеджера и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или его подчинённых.

Знание всех приемов и методов планирования позволяет правильно распределять задания в зависимости от их сложности, трудности, ответственности, напряженности в рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи.

Разработка (составление) плана происходит накануне вечером в несколько этапов: формулируются задачи (перенесенные из месячного или декадного плана, переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему времени), определяются необходимые на их решение затраты рабочего времени, оставляются «окна» на случай необходимости решить срочные проблемы, планируются 5 - 10-минутные перерывы после каждого часа работы, выделяются приоритетные задачи .

План работы менеджера уточняется утром совместно с секретарем, учитывая внезапно возникшие новые обстоятельства. В целом дневной план должен быть гибким, одновременно в нем должен четко выдерживаться регламент, связанный с приглашением людей (посетители, проведение совещаний и так далее).

Б. А Аникин описывает принципы планирования личной работы менеджера. Математическая зависимость, которая легла в основу принципа 80/20, была обнаружена более ста лет назад, в 1897 году, итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923). Его открытие называли по-разному, в том числе принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом наименьшего усилия, принципом Дисбаланса.

Принцип 80/20 имеет огромную важность по той причине, что он противоречит тому, что мы привыкли считать логичным. Мы вправе ожидать, что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение. Однако заблуждение является одним из самых не соответствующих действительности, вредных и глубоко укоренившихся в наших мозгах.

Принцип 80/20 также гарантирует, что когда мы узнаем действительное соотношение, то сильно удивимся уровню этого дисбаланса, потому что каким бы ни оказался действительный уровень дисбаланса, он скорее всего превзойдет наши ожидания.

Таким образом, любой менеджер, в обязанности которого входит принятие важных решений, должен знать и применять закон Парето в своей работе. Это не только позволит ему сэкономить время, но и направит организацию на путь успешного развития.

Расстановка приоритетов по принципу Эйзенхауэра. Расстановка приоритетов - это когда руководитель ежедневно решает, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Согласно принципу Парето 20% задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя внимание, не оказывая при этом большого влияния на цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Чтобы достичь наилучших результатов, менеджер должен потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия - важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования менеджеру необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед ним задачи. И тогда у него выстроится иерархичный список, благодаря которому он будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра (рис. 1)

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто нужно регулярно выделять себе время на выполнение дел В и найти им место в своём расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит менеджера к намеченной цели. Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И всё же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, "умение отправлять делегации") или говорить "нет". С помощью этого выигрывается время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными.

Можно спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще.

Следует сознательно оградить себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Рис. 1 Расстановка приоритетов

Правильная расстановка приоритетов:

1. Распределить все задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом, отделяется "нужное" от "бесполезного".

2. Помнить: "важное" коренным образом отличается от "срочного". "Важное" приближает намеченную цель, но при этом оно не обязательно является "срочным". "Срочное" же, наоборот, требует непосредственного внимания.

3. Обратить внимание на так называемое "правило преимущества": "важное" стоит перед "срочным". Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Нужно постараться не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: менеджер начинает отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинать работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня менеджер не успел справиться со всеми задачами и делами из группы А, то стоит продолжать работу с ними и на следующий день. И не делать других заданий, пока не закончит с первыми.

5. Каждый день работать над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами менеджер должен также думать о своих "стратегических" важных задачах и целях. Только так можно уже сегодня обеспечить себе "завтрашний" успех.

Таким образом, менеджер должен уяснить себе раз и навсегда, что у него никогда не хватит времени на все то, что хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от него остальные.

Нужно позаботиться о том, чтобы использовать своё время лишь на действительно важные для него вещи, которые могут приблизить поставленную им перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить "нет" и отказываться выполнять необязательные дела .

Используя закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы, составляя план на день и контролируя его выполнение в течение дня, менеджер не должен забывать в конце дня подвести итог, как советует Лотар Зайверт, методом "5 пальцев".

Подведение итогов дня по методу "5 пальцев":

Б (большой палец) - бодрость (как себя чувствовал сегодня? что сделал для поддержания и укрепления своего здоровья?);

У (указательный палец) - успехи (чем занимался и каких результатов при этом добился?);

С (средний палец) - состояние духовное (какое у меня преобладало настроение и расположение духа?);

Б (безымянный палец) - благодеяния (помог ли я кому-нибудь? какую услугу оказал, поддержал чем-либо, дал полезный совет? чем порадовал близких?);

М (мизинец) - мышление (что нового я сегодня узнал? какой вопрос обдумал и к какому выводу пришёл?).

Рис. 2. Метод "5 пальцев"

Само собой этот метод не является универсальным. Я считаю, что при необходимости его составляющие можно заменить такими, какие наиболее всего отражают потребности конкретного менеджера, либо дополнить другими.

Но в целом, такой метод позволит менеджеру охватить значительную часть важных составляющих его деятельности, а именно: здоровье; достижение целей; позитивный взгляд на жизнь и противодействие стрессам; поддержание авторитета и уважения со стороны подчинённых; самосовершенствование и развитие .

Д.Д Вачугова считает, что управление рабочим временем немыслимо без анализа его структуры затрат на протяжении рабочей смены или ее части.

Анализ затрат рабочего времени проводится с учетом того, что время, которое идет на выполнение элемента операции, определяется множеством организационно-технических и психофизиологических факторов, а они обычно не поддаются полному контролю. Так, при изучении длительности одного и того же элемента операции в одних и тех же условиях может быть получен ряд величин, в большинстве случаев не совпадающих друг с другом. Поэтому результаты таких измерений будут составлять вариационный ряд. Для того чтобы получить достоверные данные и сделать аналитические выводы о длительности операции и структуре затрат рабочего времени, необходимо использовать такие методы организации и обработки наблюдений, которые позволяют учитывать вероятностный характер анализируемых процессов. С этой целью надо обосновать количество проводимых наблюдений. Очень часто всю работу по выявлению потерь рабочего времени называют диагностикой рабочего времени. Она проводится работниками управления, которые анализируют полученные данные и разрабатывают меры по улучшению использования рабочего времени. В процессе анализа выявляются те факторы, которые обусловливают наибольшие потери времени. К ним относятся визиты, встречи, телефонные разговоры, посетители, работа с подчиненными и др. Вычислив их величину, определяют меры изменения структуры затрат времени, которая оптимально соответствовала бы решению главных задач организации.

Нормирование и планирование рабочего времени как исполнителей, так и руководителей позволяют значительно повысить эффективность его использования. Кроме того, осуществление названных элементов управления рабочим временем дает возможность выявить пути повышения этой эффективности.

Менеджер должен быть примером для подчиненных в этом плане. Желательно, чтобы он начинал свой рабочий день раньше своих подчиненных и до их прихода мог составить и уточнить для них задания, а также предпринять все необходимые меры для их успешного выполнения.

Подведя итоги, можно выделить следующее: Рабочее время - это важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе такого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение структуры его затрат и выявление неиспользованных резервов.

Большая роль в улучшении использования рабочего времени отводится его планированию, что является одной из главных задач менеджера. Именно планирование рабочего времени позволяет менеджеру сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач.

Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и менеджеров значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделений .

1.3 Планирование личной работы менеджера

То, что временем необходимо уметь рационально управлять, объяснять сегодня уже никому не нужно. С его нехваткой или полным катастрофическим отсутствием сталкиваются все - от менеджеров низшего звена до управленцев и владельцев предприятий.

Чтобы помочь людям в устранении этих сложных проблем распределения своего времени, и существует так называемый тайм-менеджмент, или искусство управления временем. Многие люди, имеющие смутные представления о тайм - менеджменте, представляют его себе как систему планирования и структурирования времени по правилам: порядок нужен во всем, и тогда будет результат. Это не совсем верно. Планирование - неотъемлемая и очень важная составляющая управления временем, но это не единственный способ, используемый современным тайм - менеджментом. И, применяя его, не стоит забывать обо всех остальных методиках, без которых это самое структурирование не будет столь эффективным.

Прием первый: упомянутое ранее планирование - один из важнейших элементов управления временем менеджера. Суть состоит в том, что время, потраченное на планирование, сокращает время, необходимое на работу в целом. В процессе планирования принимаются решения о том, что, когда и как следует сделать менеджеру. Любое планирование современные специалисты рекомендуют проводить в два этапа: составить список и определить приоритеты.

Все, что упомянуто менеджером в списке, равноценно. После составления списка дела распределяются в порядке их значимости конкретно для менеджера в настоящее время. Нужно помнить, что ни один список не является полным, пока он не отражает порядка важности дел. Как только менеджер составил такой список, нужно завершить его определением приоритетов. Это и есть основа планирования.

Написать список дел несложно, а вот расставить приоритеты, особенно с первого раза, - сложнее. Такая градация волей-неволей заставит призадуматься. Первое время менеджеру будет трудновато расставлять приоритеты, и распределять дела, но впоследствии будет все легче и легче, а затраченные усилия окупятся.

Ставший классиком менеджмента Питер Друкера призывал не только к анализу, но к и смелости. Кроме того, рекомендуется использовать такие принципы:

1) менеджер должен ориентироваться на будущее, а не на прошедшее;

2) концентрироваться на целях и потенциальных выгодах, а не на трудностях, они бывают у всех;

3) выбирать свой собственный путь, а не испытанную и зашарканную «проторенную» тропу;

4) ставить перед собой высокие цели, которые дают возможность круто изменить ситуацию, а не те, что «надежны» и легко достижимы.

Так же менеджеру следует помнить, что не нужно пытаться распланировать все! Ведь это жизнь, которая может преподносить нам множество неожиданных сюрпризов, приятных и не очень. Глупо полагать, что чем больше времени менеджер затрачивает на планирование, тем больше времени экономит. После определенного предела эффективность планирования резко падает. Как и во всем, здесь важно не переборщить.

Менеджерам среднего звена стоит учитывать, что отнюдь не всем людям близки по духу и подходят по психологическому складу жесткий порядок и постоянное планирование: творческим натурам рекомендуют создавать условия, предполагающие спонтанность, свободу выбора и действий, тогда их работоспособность и эффективность деятельности повышаются во много раз!

В целом для большого и разношерстного коллектива рациональнее использовать технологии, предполагающие избежание жесткого планирования, сохранение гибкости и возможностей реагирования на форс-мажорные обстоятельства, оставляющие резерв и поощряющие творчество, задор и увлеченность делом. Это особенно важно для российского менеджера, которому приходится постоянно работать с хаосом и неопределенностью, как во внешней, так и во внутренней среде.

В распределении личного времени менеджера важнее не общие правила, а индивидуальный стиль, который у каждого менеджера свой. Его просто нужно отыскать. Таким образом, рационально распределять свое время менеджер может только сам.

Конечно, сегодня многие рабочие процессы можно значительно сократить во времени благодаря, например, тому же компьютеру. Здесь, конечно, можно и помечтать. Представьте себе, как здорово было бы дать монитору задание, просто в устной форме его озвучив, и по прошествии нескольких минут получить на экране необходимый отчет с нужными данными о выполненной работе с готовыми обоснованиями и выкладками. Всему свое время, а пока мы еще живем здесь и сейчас. Как сказал поэт советских времен Александр Кушнер: «Времена не выбирают, в них живут и умирают». Поэтому давай подумаем, чего не хватает менеджеру для того, чтобы грамотно, не отягощая себя излишне, управлять своим временем. На это опять-таки требуется выделить время. Но подобные вложения всегда окупаемы.

Итак, спокойно подумав, как сэкономить на работе стремительно убегающее время, можно прийти к следующим выводам.

1. Отделять первоочередное от второстепенного, срочное - от того, что может еще подождать. Сразу расставлять приоритеты. Сделал важное задание - пожалуйста, извергать словесные фейерверки столько, сколько необходимо. Далее у большинства менеджеров появляется еще одна неприятная проблема: менеджер не можешь заставить себя просто-напросто решиться, сесть и сделать. Главное, чтобы никто и ничто не отвлекало от процесса, а, наоборот, толкало к действию.

2. Говорить «нет» искушениям и соблазнам, а также тем, кто нагло покушается на рабочее время менеджера, растягивая его до невообразимых размеров. «Время -- деньги», -- писал еще в 1748 г. известный ученый и политический деятель Бенджамин Франклин. Но это утверждение почему-то отходит на второй план, когда дело касается выполнения служебных обязанностей. Это касается не только менеджеров, но и простых служащих, проводящих большую часть времени за рутинной, однообразной работой в офисе, может быть, даже чужой, от которой и отдачи-то не видно, кроме разового месячного вознаграждения. В таком удручающем положении виноват сам менеджер: не умеет, когда нужно, просто и вежливо сказать слово «нет». А делать это, большое искусство.

3. Менеджер должен стараться постоянно улучшать собственные коммуникационные навыки и организованность. Во-первых, это никогда не лишнее, а во-вторых, в связи со всем вышеперечисленным нужно стараться общаться на работе быстро и эффективно, а не ходить вокруг да около. Подчиненные должны четко понимать, что менеджер от них требует и как это выполнить, при этом желательно обговорить сразу, в каком виде, в какой срок и с какой целью должна быть выполнена работа

4. Менеджер должен заставить работать время на себя. Это касается не только работы, но и, как ни странно, его личной жизни, что, в общем, неразрывно с нам связано. Нужно работать на перспективу, и только тогда время само подчинится.

Важно помнить, что время неумолимо бежит вперед и задача менеджера не пытаться угнаться за этим диким, необузданным зверем, а научиться управлять им, как лихой укротитель, все задания которого выполняются.

Ключевой показатель эффективности управления временем. Сегодня ни для кого не секрет, что практически каждый менеджер недоволен эффективностью управления собственным временем, либо, хоть и удовлетворен, все равно желает значительно повысить эффективность управления этим невосстановимым ресурсом. Для этого нужно, прежде всего, четко и ясно представить ключевую цель управления собственным временем и выбрать основной показатель эффективности.

Психологи полагают, что самой мощной движущей силой менеджера является глубокая убежденность в том, что успех в обществе сразу же приносит менеджеру счастье. Поэтому основополагающими задачами стратегического планирования собственного времени являются достижение и сохранение успеха -- финансового, материального, профессионального и социального.

Синдром Говарда Хьюза. Здесь он упоминается вовсе не случайно, поскольку является идеальным примером человека очень успешного, но глубоко несчастного, выдающийся предприниматель XX в. - Говард Хьюз.

Синдром заключается в том, что предприниматели, в начале пути поставившие перед собой действительно стоящую и труднодостижимую цель, идущие к ней многолетним упорным и тяжелым путем, в конечном счете достигают ее и, покорив свой Эверест, получают не прекрасный и счастливый новым мир (как это им казалось ранее), а тоскливую пустоту, которую им приходится заполнять чем придется. Такой менеджер рискует стать трудоголиком, пашущим, не поднимая головы, даже не понимая, что не ради результата, а ради самой работы.

Со временем по законам человеческой психологии повторяющиеся впечатления теряют остроту и перестают приносить удовлетворение. Приходится снова и снова искать что-нибудь новое и сильное, что серьезно увеличивает нагрузку на человеческий организм и психику, со временем разрушая.

Следовательно, для оптимизации управления собственным временем нужно, чтобы каждое действие, решение, выбор менеджера в каждый момент времени были своеобразным проявлением любви.

При составлении своего личного плана на день, неделю, месяц, год нужно прежде всего найти время и другие ресурсы для семьи, близких людей, затем для себя (для физического и духовного развития, самопознания, потребления продуктов и услуг и т. д.), потом для работы и лишь после этого для всего остального.

Говоря о реальной жизни, нельзя не согласиться, что любые, даже оптимальные, хорошо продуманные и составленные личные планы менеджера приходится изменять в результате неконтролируемых внешних событий. При этом закономерно, что неблагоприятные внешние события генерируют весьма неприятные эмоции, понятное дело, не способствующие счастью.

К сожалению, менеджер не может контролировать все и предотвращать неблагоприятные внешние события. Зато может не допускать негативных эмоций, что вполне по силам. Здесь и вступает в силу принцип неисправимого оптимиста, по которому в любом событии, даже на первый взгляд неблагоприятном, необходимо суметь найти хорошее или увидеть предотвращение еще более плохого события. Ведь, что бы с менеджером ни случилось, - это опыт, который, как известно, бесценен.

Подводя итог вышесказанному, можно отметить, что менеджер не может существовать вне общества, поэтому ощущать себя счастливым он может только в счастливой среде .

Планировать рабочее время менеджеру не только нужно, но и совершенно необходимо. Научная обоснованность и плановый характер труда менеджера - решающие условия его рациональности и эффективности. Как известно, запоздавшее решение имеет нулевую ценность. Более того, нарушение принципа своевременности в принятии решений может привести организацию к кризису .

Планирование работы является основой любой производственной деятельности и представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Менеджер планирует не только свои профессиональные и личные цели, но и связанную с работой нагрузку для того, чтобы лучше справляться с выполнением принятых решений. При этом планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные цели, которые, в свою очередь, подразделяются на краткосрочные и оперативные.

Установление определенных периодов времени, которые требуются для достижения поставленных целей, дает чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени.

Существуют различные подходы к планированию времени менеджера, различающиеся методикой и организацией. Очевидно, планировать можно только то, что поддается предвидению. А предвидеть можно многое, если подойти к организации индивидуальной управленческой деятельности аналитически.

Каждый вид деятельности требует определенных затрат времени, которые надо распределить рационально: деловые встречи; изучение документов; совещания; анализ ситуаций, если они не являются неожиданными; представительские мероприятия; разработка проектов, беседы с сотрудниками и др. Критерий рациональности - своевременность и качество выполнения работы.

От планирования времени зависит такой важный показатель любой работы, как ритмичность.

Для планирования времени существуют специальные блокноты, однако лучше это делать на персональном компьютере. Здесь менеджеру необходимо уметь выделять главное и отсекать мелочи, особо концентрируя внимание на наиболее важных вопросах, стратегических проблемах.

Для рационального планирования времени, что в определенной степени является искусством, следует учитывать время, изучать опыт его использования по тем или иным проблемам управления. Это позволяет определить продолжительность выполнения той или иной работы, а следовательно, нормировать временные затраты.

Рационально работать гораздо выгоднее, но работать рационально может только тот, кто этому научился. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет времени.

Основным же методом, помогающим эффективно использовать рабочее время, является планирование времени. Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем или организацией. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

О.С Виханский и А.И Наумов полагают, что главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование приносит выигрыш во времени. Опыт показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит в конечном счете к экономии времени в целом. Очевидно, затраты времени на планирование не могут бесконечно увеличиваться, существует оптимум, после которого дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным. Не следует тратить на планирование более 1% общего планового времени. Планирование всегда осуществляется исходя из целей. Основой для любого планирования служит долгосрочная цель или долгосрочные цели. На основе долгосрочных целей устанавливаются цели среднесрочные и краткосрочные.

Это происходит следующим образом: исходя и цели жизни или миссии организации, выделяются ряд подцелей, достижение которых должно способствовать достижению основной цели жизни. Это цели долгосрочного характера. В каждой из этих целей выделяется ряд подцелей, желательно по временному признаку (которые должны быть осуществлены в ближайшие годы, в ближайший), достижение которых должно способствовать достижению целей долгосрочного характера. Таким же образом на основе целей на год выделяются цели на месяц, декаду, день. Далее осуществляется анализ сильных и слабых сторон человека или организации, которые могут иметь отношение к достижению целей. Это делается для того, чтобы поощрять сильные стороны и работать над слабыми. Этот анализ служит основой для среднесрочного и краткосрочного планирования. Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения. Результаты должны соответствовать целям. При этом желательно соблюдать некоторые правила планирования.

...

Подобные документы

Рассмотрение системы и техники планирования личной работы менеджера. Исследование основных способов рационализации деятельности руководителя: принцип Парето, методы Эйзенхауэра и Альпы. Проектирование рабочего дня руководителя отдела продаж ООО "Крым".

курсовая работа , добавлен 02.10.2012


Роль и значение планирования личной работы управленца. Важные качества менеджера. Основные факторы низкой эффективности деятельности. Анализ причин перегрузки управленцев высшего и среднего уровней. Практическое значение планирования личной работы.

презентация , добавлен 17.05.2016


Общее понятие, функции, основные задачи, специфика и обязательные качества менеджера. Этапы планирование карьеры менеджера. Постановка кратко- и долгосрочных профессиональных целей, пути и возможности их достижения. SWOT–анализ карьеры менеджера.

творческая работа , добавлен 16.04.2011


Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда менеджера. Анализ работы менеджера компании ООО "Сириус" и затрат его рабочего времени. Формулирование рекомендаций по повышению эффективности использования рабочего времени.

курсовая работа , добавлен 06.04.2016


Сущность самоорганизации менеджера. Особенности организационного труда и планирование рабочего времени. Стили руководства и управления. Анализ затрат рабочего времени менеджеров. Повышение эффективности работы менеджера на предприятии ООО "Рационал".

курсовая работа , добавлен 26.09.2009


Анализ затрат рабочего времени и организации труда менеджера на предприятии. Изучение тенденций формирования системы интенсификации труда и информационного обеспечения руководителя в условиях рыночной экономики. Описания механизма активизации менеджера.

дипломная работа , добавлен 02.05.2011


Популярность науки управления в современном обществе. Отрицательные качества, негативно влияющие на эффективность работы менеджера. Особенности должности менеджера. Пути повышения эффективности бизнеса и результативности деятельности сотрудников.

реферат , добавлен 03.05.2011


Повестка рабочего дня менеджера. Основные уровни специалиста. Управление посредством информации. Контролирующая роль менеджера. Особенности управления через людей. Общая картина работы менеджера. Азиатская модель менеджмента и западная: общее и различия.

курсовая работа , добавлен 21.12.2011


Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

курсовая работа , добавлен 23.02.2011


В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Планирование работы менеджера. Принятие руководителем нужного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий.

ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА МЕНЕДЖЕРА

ТЕМА 8.

1. Организация личного труда менеджера.

2. Компетенция и полномочия менеджера. Делегирование полномочий.

3. Организация проведения деловых совещаний и методы ведения переговоров.

У каждого руководителя имеется ограниченная продолжительность рабочего времени, определена ему трудовым законодательством – 8-ми часовой рабочий день. Руководитель должен так организовать свой личный труд, чтобы максимально эффективно использовать рабочее время. Неумение ценить время, рационально им распорядиться приводит к тому, что в конечном итоге – спешка, штурмовщина, некачественное выполнение работ.

Практика изучения бюджета времени менеджера за рубежом показала, что из каждой сотни менеджеров:

· только 8% не нуждаются в дополнительном времени;

· 40% необходимо 25% дополнительного времени;

· остальные требуют 50% дополнительного времени для решения управленческих задач.

Для наших менеджеров не иметь времени и работать как можно дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения).

Но умеет ли руководитель рационально распоряжаться тем временем, которое у него есть для решения управленческих задач?

Для эффективного выполнения своих обязанностей руководитель (менеджер) должен уметь рационально использовать свой труд. Организация труда руководителя тесно связана с организацией всех процессов управления в подчинённом ему коллективе и существенно влияет на успех управления в целом.

Организация личного труда – это не личное дело руководителя. Неупорядоченность рабочего дня, вечная занятость руководителя, неумение организовать свой труд создают в коллективе обстановку неопределённости, психологической нервозности.

В организации личного труда руководителя выделяются два направления:

1. Планирование личной работы руководителя.

2. Рациональное распределение времени для выполнения конкретных задач и определение приоритетов.

Планирование личной работы руководителя – это составление плана работы на год, квартал, месяц, неделю и на каждый день. Планировать работу необходимо начинать с долгосрочного плана (год, квартал, месяц). Для этого составляется перечень наиболее важных работ года, квартала, месяца, которые постоянно повторяются, а затем устанавливаются сроки их начала и окончания. Это могут быть такие работы, как годовой отчёт, балансовые комиссии по кварталам, месяцам, участие в совещаниях за пределами предприятия и др.

Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более, чем на текущую неделю, на основе которого составляется план на каждый день – распорядок дня.

Распорядок дня руководителя дисциплинирует не только его самого, но и подчинённых.

Для выполнения повторяющихся работ выделяют определённое время дня или определённый день недели. Например, в определённые дни планируется приём посетителей, совещания, а в определённые часы – работа с документами, обход подразделений и т.д.

В планировании использования рабочего времени должны быть соблюдены следующие пропорции:

· запланированные работы – 60%;

· резерв времени на непредвиденные работы – 20%;

· резерв времени на творческую деятельность – 20%.

При планировании и распределении рабочего времени руководителю рекомендуется учитывать закономерности, которые определены итальянским экономистом Вильфредом Парето (1848-1923 гг.) в так называемом принципе Парето (соотношение 80:20).

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы отдельные малые части имеют большую значимость, чем их удельный вес в данной группе. Как свидетельствует коммерческая практика, это соотношение оправдывается в большинстве случаев.

К примеру:

· 20% клиентов дают 80% оборота;

· 20% вкладчиков банка владеют 80% общей суммы вкладов;

· 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового продукта;

· 80% конфликтов у руководителя будет с 20% подчинённых.

Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Поэтому руководителю в повседневной работе необходимо планировать в начале рабочего дня решение важных проблем, а затем второстепенных. Некоторые руководители, интуитивно сознавая важность выполнения сразу сложных задач, в своём режиме работы планируют для этого время с 8 00 до 10 00 , при этом не планируя выполнения других вопросов.

Рациональное распределение времени для выполнения конкретных работи определение приоритетов имеет большое значение в организации труда руководителя.

Перегрузка руководителя является следствием пересечения многочисленных задач, которые ему необходимо решать одновременно. Поэтому очень важно в работе руководителя проанализировать все управленческие задачи, которые необходимо решить, определить важные вопросы и второстепенные, правильно выбрать приоритеты.

Профессионализм руководителя в решающей мере определяется умением устанавливать приоритеты при решении управленческих задач.

Определение приоритетных задач является сложным процессом, поэтому в теории менеджмента имеются рекомендации, которые облегчают выбор приоритетных дел. Это использование метода АБВ-анализа и принципа Эйзенхауэра.

Метод выбора приоритетов с помощью АБВ-анализа основан на таких закономерностях, которые подтверждены опытом:

3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65% общего числа задач, а их значимость 15%.

Важные задачи (Б) могут выполняться руководителем или их можно поручить выполнять другим исполнителям – заместителям, специалистам.

Задачи В – менее значимые, хотя их количество большое (65%). Решение этих задач можно безболезненно поручить выполнять подчинённым, чтобы у руководителя была возможность сосредоточиться на выполнении важных дел.

Время на выполнение задач:

65% на задачи А – 3 часа.

20% на задачи Б – 1 час.

15% на задачи В – 45 мин.

4 часа 45 минут – (60 %)

В ситуациях, когда надо быстро принять решение какой задаче отдать предпочтение, рекомендуется пользоваться простым вспомогательным средством, предложенным американским генералом Д. Эйзенхауэром.

Согласно этому принципу, приоритеты устанавливают по таким критериям, как срочность и важность. По этому признаку различаются четыре возможности их выполнения:

1. Задачи А – срочные и важные дела.

2. Задачи Б – менее срочные, но важные дела.

3. Задачи В – срочные, но менее важные.

4. Менее срочные, менее важные дела.

Простота и полезность этого принципа заключается в следующем:

· задачи А выполняются сразу, без промедления;

· задачи Б выполняются в предварительно установленные сроки;

· задачи В выполняются теми, кому руководитель их поручает;

· остальные (менее важные и менее срочные) можно выбросить в корзину для бумаг.

Необходимо отметить, что применение этого принципа требует от руководителя высокого профессионализма, деловой интуиции в определении важных задач (А) и личное мужество при «сбросе» каких-то задач в бумажную корзину.

Рекомендации, которые изложены выше, могут показаться сложными, для некоторых – трудновыполнимыми, но, как свидетельствует опыт работы менеджеров крупных зарубежных фирм, после нескольких лет упорной тренировки это становиться привычкой.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Рассмотрение системы и техники планирования личной работы менеджера. Исследование основных способов рационализации деятельности руководителя: принцип Парето, методы Эйзенхауэра и Альпы. Проектирование рабочего дня руководителя отдела продаж ООО "Крым".

курсовая работа , добавлен 02.10.2012


реферат , добавлен 12.05.2015


Рассмотрение теоретических основ организации труда менеджера и рекомендации по его совершенствованию. Суть управленческой деятельности, требования к руководителю, функции планирования и роль менеджера. Понятие власти, лидерства и стилей руководства.

курсовая работа , добавлен 28.10.2010


Анализ затрат рабочего времени и организации труда менеджера на предприятии. Изучение тенденций формирования системы интенсификации труда и информационного обеспечения руководителя в условиях рыночной экономики. Описания механизма активизации менеджера.

дипломная работа , добавлен 02.05.2011


Особенности труда менеджера в социальной сфере. Рассмотрение условий труда и графика работы социального менеджера в НПФ "Стальфонд"; клиентоориентированность управленцев. Рекомендации по совершенствованию условий работы в системе пенсионного страхования.

дипломная работа , добавлен 28.08.2013


Характерные черты и содержание управленческого труда, специфика решаемых задач. Анализ характера и содержания труда руководителей в магазине "Книги", система мотивации сотрудников и методы управления. Рекомендации по улучшению качества работы менеджера.

курсовая работа , добавлен 07.06.2011


Описания функций управления: планирования, организации, мотивации, координации и контроля. Изучение системы мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Анализ роли информации в работе менеджера.

курсовая работа , добавлен 19.06.2011