Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции специалиста по кадрам, образец 2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция специалиста по кадрам выдается на руки под расписку.
На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать специалист по кадрам. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
1. Общие положения
1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.
2. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
3. Специалист по кадрам принимается на должность и освобождается от должности директором организации.
4. Специалист по кадрам должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство;
— структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;
— порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
— источники обеспечения предприятия кадрами;
— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
— положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;
— порядок избрания (назначения) на должность;
— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
— порядок составления отчетности по кадрам;
— основы психологии и труда;
— основы экономики, организации труда и управления;
— трудовое законодательство;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей деятельности специалист по кадрам руководствуется:
— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
— настоящей должностной инструкцией,
— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.
7. На время отсутствия специалиста по кадрам (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности специалиста по кадрам
Специалист по кадрам:
1. Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
2. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
3. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
4. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.
5. Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях.
6. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
7. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
8. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
9. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
10. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
11. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.
12. Составляет установленную отчетность.
13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,
16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права специалиста по кадрам
Специалист по кадрам имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:
— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность специалиста по кадрам
Специалист по кадрам несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция специалиста по кадрам - образец 2020 года. Должностные обязанности специалиста по кадрам, права специалиста по кадрам, ответственность специалиста по кадрам.
Должностная инструкция специалиста (менеджера) по кадровому делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О.________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадровому делопроизводству относится к категории специалистов.
1.2. Специалист по кадровому делопроизводству назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя отдела.
1.3. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно .
1.4. На время отсутствия специалиста по кадровому делопроизводству его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
1.5. На должность специалиста по кадровому делопроизводству назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности, опыт работы не менее 1 года.
1.6. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
- трудовое законодательство РФ;
- профиль, специализацию предприятия.
- структуру и штат организации, систему взаимодействия между подразделениями компании.
- порядок определения потребности в кадрах;
- методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
- ;
- порядок назначения (избрания) на должность;
- порядок ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных о персонале организации;
- порядок составления отчетности по кадрам;
- основы психологии и социологии труда;
- знает способы разрешения трудовых споров и конфликтов;
- основы экономики, организации труда и управления;
- правила по охране труда.
1.7. Специалист по кадровому делопроизводству руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Выполняет работу по ведению кадрового делопроизводства.
2.2. Проводит изучение и анализ должностей и профессионально-квалификационной структуры персонала организации и ее подразделений.
2.3. Ведет учет кадров, связанный с приемом, переводом, увольнением работников, результатов аттестации работников.
2.4. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях.
2.5. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию карьеры, обучению и повышению квалификации персонала.
2.6. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками организации правил внутреннего трудового распорядка, движения кадров.
2.7. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины.
2.8. Контролирует соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
2.9. Вносит информацию о кадрах в банк данных о персонале предприятия.
3. Права специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:
3.1. Требовать выполнения положений трудового законодательства, решений руководителя службы по управлению персоналом.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать предоставление по вопросам своей компетенции необходимой информации от подразделений организации в указанные сроки.
3.4. Давать разъяснения, указания и рекомендации сотрудникам подразделений организации по организации работ в рамках своей компетенции.
3.5. Докладывать руководителю обо всех выявленных нарушениях и недостатках в связи с выполняемой работой.
4. Ответственность специалиста по кадровому делопроизводству
Специалист по кадровому делопроизводству несет ответственность за:
4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. Причинение материального ущерба предприятию - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Кто те молодые львы, что сотрут нас с лица земли? Б. Г. Если вы не поняли, о чем я, вы не в тренде и явно ничего не понимаете в новой генерации HR – ов. Это совершенно просветленные новым знанием, невероятно продвинутые молодые люди. Они про людей, они не про это...
Перевод колонки блогера и публициста Кевина Драма о будущем, в котором людей на рынке труда заменит искусственный интеллект. В ближайшие 40 лет роботы займут ваши рабочие места. Неважно, кем вы работаете. Копаете траншеи? Робот будет копать их лучше. Пишете статьи для...
Анна Сафронова В юности Катерина Погодина хотела поступить в вуз на отделение английского, но не прошла по конкурсу. Сегодня она говорит на трех иностранных языках и является топ-менеджером в одной из крупнейших международных компаний После неудачи с лингвистическим...
Джек Зенгер и Джозеф Фолкман Ни для кого не секрет, что эмоции заразительны. Например, исследование, проведенное Джеймсом Фаулером из Университета Сан-Диего и Николасом Кристакисом из Гарварда показало, что радость передается от человека к человеку. Если ваш друг...
Должны ли благотворители быть нищими, может ли помощь быть бизнесом и стыдно ли относиться к эмоциональному рационально - Esquire поговорил с членом правления фонда «Друзья» Светланой Миронюк, которая помогает российской благотворительности встать на бизнес-рельсы....
Успех любого предприятия зависит от кадров. Именно сотрудники кадрового отдела занимаются управлением человеческими ресурсами. Они обязаны обеспечить сотрудникам получения необходимых квалификационных навыков, отвечают за их перемещение между подразделениями фирмы, прием на работу или увольнение.
Данные сотрудники ведут учет отработанных часов, отпусков и выходных. Чтобы можно было регулировать взаимоотношения начальства с подчиненными, используется должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству. В ней указана вся необходимая информация для нормальной работы компании.
Положения
Сотрудник, принимаемый на эту должность, является специалистом. От него требуется получение свидетельства об окончании высшего профессионального образования. Также работодатели обычно требуют стаж работы от трех лет и выше. Назначить или уволить работника может лишь генеральный директор, у которого он находится в непосредственном подчинении. В своей деятельности трудящийся должен учитывать руководящие материалы, приказы начальства, устав компании и должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству.
Знания
Сотрудник обязан изучить законодательные и нормативные акты, посредством которых регулируется деятельность компании, в которой он трудоустроен. Он должен быть знаком с трудовым законодательством, целями и стратегией развития организации. Помимо этого, сотрудник должен знать, какие существуют методы качественного и количественного анализа персонала компании, как проходит прогнозирование и планирование необходимости найма новых сотрудников.
Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает основы социологии, экономики и психологии труда, следит за современными тенденциями развития управления персоналом, способен применить свои знания на практике.
Другие знания
Работник должен разбираться в формах и системах оплаты трудовой деятельности, знать методики стимулирования эффективной работы. От этого специалиста требуются знания, относящиеся к составлению и разработке контрактов и трудовых договоров, а также умения регулировать споры в этой сфере. Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что он знает, как оценивать сотрудников компании и результаты их работы.
Он должен хорошо разбираться в стандартах и унифицированных формах кадровых документов, в производственной педагогике, конфликтологии. Это обусловлено тем, что в ходе своей деятельности ему придется предотвращать и устранять конфликты. Также он обязан знать охрану труда, хорошо ориентироваться на рынке рабочей силы, услуг повышения квалификации, понимать, какие бывают методы и формы тренинговой и образовательной работы с сотрудниками компании.
Задачи
В задачи данного специалиста входит разработка корпоративной политики и концепции в отношении управления персоналом под руководством генерального директора компании. Также при его содействии сотрудник обязан формировать корпоративную культуру, участвовать в ее развитии. по кадровому делопроизводству предполагает, что его задачей является осуществление решений по найму, переводу, передвижению по службе работников компании.
Также он решает, кому объявлять благодарности, поощрения, а кому наложить взыскание, кого понизить в должности или уволить с нее. Он занимается управлением социальных процессов в организации, в том числе созданием благоприятного климата в коллективе, разрешением конфликтов и споров трудового характера.
Другие задачи
Должностная инструкция ведущего специалиста по кадровому делопроизводству предполагает, что в задачи сотрудника входит управление работами, направленными на формирование кадрового резерва, основанного на действующем составе персонала. Также в задачи этого работника входит работа с рынком труда, а именно поиск и подбор профессий, квалификаций и специальностей, необходимых компании.
Он должен принимать участие в разработке планов по проведению контроля эффективности персонала, основываясь на текущих данных и рассчитывая перспективу. Занимается организацией обучения сотрудников, координирует мероприятия по повышению их квалификации, занимается развитием их деловой карьеры. Помимо этого, в задачи сотрудника входит организация необходимого кадрового учета и делопроизводства с учетом государственных стандартов и законодательных требований, руководство подчиненными ему сотрудниками и прочее.
Функции
Должностные обязанности специалиста по кадровому делопроизводству включают в себя планирование собственной деятельности на основании стратегических задач компании, реальной ситуации в организации. Делает он это в соответствии с полугодовой, ежеквартальной и ежемесячной отчетностью в соответствии с концепцией и корпоративной политикой фирмы, где он трудоустроен.
Сюда же входит изучение и анализ конъюнктуры рынка труда, письменные доклады, включающие обзор заработной платы в конкурентных структурах подобных должностей с учетом всех систем и уровней. Этот сотрудник занимается поиском персонала, используя собственные силы и, если это предусмотрено бюджетом компании, привлекая государственные и частные структуры, занятые в этой сфере. Осуществляются работы по поиску персонала с учетом принятого порядка в организации и принятых от отделов и служб заявок.
Обязанности
В функции специалиста по кадровому делопроизводству входит проведение предварительных работ с претендентами на получение работы. Сюда входит анкетирование, собеседования и прочее. Именно этот сотрудник должен отобрать самых перспективных работников и направить их на собеседование с вышестоящим руководством. Также он выполняет адаптационные мероприятия. Имеется ввиду, знакомство новых работников с коллективом, компанией, формальными и неформальными правилами организации, трудовым распорядком и другими традициями, ценностями фирмы.
Он занимается контролем качества, полноты и прочих факторов, влияющих на вхождение в должность, проводит экзаменационные проверки соответствия работников. Подготавливает и проводит ежегодную профессиональную аттестацию, разрабатывает ее планы и программу, составляет графики, запрашивает у руководства оценку эффективности деятельности подчиненных. Помимо этого, он занимается подбором перспективных сотрудников для зачисления их в кадровый резерв и дальнейшего выдвижения на руководящие должности.
Другие функции
По кадровому делопроизводству включают в себя мониторинг атмосферы в коллективе с точки зрения социального и психологического аспекта. Он анализирует деловые, функциональные, моральные и психологические качества персонала. Мотивирует сотрудников, следит за тем, чтобы они были удовлетворены качеством и условиями работы. Представляет отчеты каждый квартал относительно кадровых и социальных вопросов. Если возникают проблемы, требующие сродного вмешательства, сообщает об этом руководству с личными вариантами их решения.
Совместно с начальством составляет планы по проведению тренингов и обучающих семинаров примерно раз в полгода в момент формирования бюджета фирмы. Привлекает к этому сотрудников своего отдела, если в этом есть необходимость, и контролирует выполнение запланированных мероприятий. Он должен продумывать и предлагать методы мотивации сотрудников, улучшения условий труда, рационализации выплат и финансового стимулирования. Он разрабатывает должностные инструкции для персонала, следит за выполнением трудовой дисциплины. Проводит консультации для руководителей отделов и филиалов, а также работников относительно вопросов трудового права и социальной защиты.
Другие обязанности
Должностная инструкция специалиста по кадрам и делопроизводству предполагает, что он выполняет работы по контролю за соблюдением трудового законодательства, обеспечивает решение кадровых вопросов, занимается разработкой положений о персонале. Этот сотрудник должен утверждать договоры, и готовить их в соответствии с действующим законодательством и правилами фирмы. Занимается и ведет учетную документацию для государственных органов. Работник должен осуществлять приемы, переводы и увольнение персонала, учитывая трудовое законодательство, инструкции, положения и приказы, которые приняты в компании.
Прочие функции
Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам предполагает, что он занимается формированием и ведением личных дел работников компании, при этом своевременно внося в них необходимые изменения. Занимается заполнением, учетом и хранением трудовых книжек, подсчетом стажа работников, составляет и выдает справки относительно нынешней и прошлой деятельности сотрудников компании.
Ведет учетную документацию относительно призывников и военнослужащих среди персонала фирмы, занимается архивом личных дел, готовит документацию относительно истечения сроков сохранности или передачи данных в государственные органы. Помимо этого, он должен передавать личные данные сотрудников в бухгалтерию для налогового инспектирования. Помогает работникам бухгалтерии составлять документацию для получения пособий, льгот, пенсий и прочих социальных выплат сотрудникам компании и их семьям с последующей передачей в соответствующие органы.
Прочие обязанности
Образец должностной инструкции специалиста по кадрам представлен в статье. Данный документ предполагает, что работник занимается составлением графиков отпусков, изучает причины текучести кадров и предлагает методы улучшения ситуации. Формирует сметную документацию, ведет все формы отчетности, обеспечивает сохранность коммерческой тайны и конфиденциальность полученных сведений. Тут имеются ввиду данные о товарооборотах и финансовых отношениях между компанией и поставщиками, о внутренней финансовой документации фирмы, сведения об адресах и телефонов всех работников и руководителей компании, о размерах заработной платы и прочих данных, подлежащих секретности.
Права
Есть ряд прав, которыми обладает специалист по делопроизводству. Должностная инструкция обязана включать в себя их полный перечень. Сотрудник вправе представлять интересы компании в государственных и коммерческих учреждениях по всем вопросам, что относятся к развитию, использованию или формированию рабочей силы. Он имеет право вести самостоятельную переписку в пределах своей компетенции, принимать участие в подготовке проектов и приказов, касающихся его деятельности, запрашивать необходимую информацию у начальников отделов.
Он может запрашивать подготовку и создание документации, не выходя за пределы своих компетентных возможностей. Работник вправе подписывать и визировать документацию, предлагать руководству поощрения или взыскания с сотрудников. Он имеет право на обеспечение нормальных условий труда, получение доступа к техническим средствам и прочие социальные гарантии. Также он вправе получать от руководства содействие в выполнении своих обязанностей.
Ответственность
Согласно образцу должностной инструкции специалиста отдела кадров, его деятельность включает в себя ответственность, которая возлагается на сотрудника в ходе выполнения им его обязанностей. Он ответственен за ненадлежащее или неполное выполнение возложенных на него функций в пределах действующего законодательства страны. Его могут привлечь к ответу, если он нарушил трудовой, административный или уголовный кодекс, а также за нанесение компании материального ущерба и совершение других ошибок в ходе своей трудовой деятельности.
Сотрудника могут привлечь к ответу за нарушение коммерческой тайны, разглашение конфиденциальной информации или утечку финансовой документации компании. Также он ответственен за превышение своих полномочий или использование их в личных целях. Также могут быть учтены прочие пункты ответственности в зависимости от потребностей компании и личных требований руководства.
1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».
1.2. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.
1.3. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности специалиста по кадрам.
1.4. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом директора техникума по представлению начальника отдела кадров.
1.6. Специалист по кадрам непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров, дополнительно может получать распоряжения от директора техникума.
1.7. Специалист по кадрам в своей работе руководствуется:
Положением об отделе кадров;
Настоящей должностной инструкцией.
1.8. Специалист по кадрам должен знать:
Трудовое законодательство;
Законодательство и нормативные правовые акты;
Методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;
Структуру и штаты техникума;
Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных делработников техникума;
Порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего, страхового и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций;
Оформленияпенсий работникам;
Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
Порядок ведения банка данных о персонале техникума; основы делопроизводства;
Средства вычислительной техники, коммуникации и связи;
Формы и методы контроля исполнения документов;
Правила и нормы охраны труда.
1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.
2. Функции
2.1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.
2.2. Ведение и учет трудовых книжек.
2.3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.
2.4. Оформление и учет отпусков.
2.5. Оформление документов для назначения пенсий.
2.6. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.
2.7. Подготовка, оформление и сдача отчетности по вопросам квотирования.
2.8. Анализ текучести кадров.
2.9. Обеспечение выполнения функций, возложенных на техникум в повседневной деятельности по первичному воинскому учету, воинскому учету и бронированию, граждан, пребывающих в запасе, из числа работающих и обучающихся техникума.
2.10. Осуществление первичного воинского учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, проживающих или пребывающих (на срок более трех месяцев).
2.11.Разъяснение должностным лицам техникума и гражданам их обязанности по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленные законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учете и осуществление контроля над их исполнением.
2.12. Оформление документов по кадрово-финансовой деятельности.
3. Должностные обязанности
Специалист по кадрам обязан:
3.1. Осуществлять контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов директора техникума и поручений начальника отдела кадров.
3.2. Вести учет личного состава техникума, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
3.3.Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора техникума, а также другую установленную документацию по кадрам.
3.4. При приеме на работу выдавать контрольный лист для прохождения вводного, первичного инструктажа, знакомить с локальными актами техникума.
3.5. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
3.6. Оформлять приказы по кадрово-финансовой деятельности работников техникума.
3.7. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям
3.8. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
3.9. Производить запись в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.
3.10. Готовить документы для сдачи отчета по квотированию.
3.11. Вносить информацию в банк данных о количественном и качественном составе работников, их движении, следить за его своевременным обновлением и пополнением.
3.12. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
3.13. Вести табельный учет фактического времени пребывания работников в техникуме, осуществлять контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.
3.14. Делать соответствующие отметки в табеле и ежедневно составлять рапорты (сводки) о явках на работу, а также об опозданиях и неявках с указанием причин, их вызвавших, вести учет списочного состава работников.
3.15. Систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.
3.16. Контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих их право на отсутствие на работе.
3.17. В установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.
3.18. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам техникума и их семьям, установления льгот и компенсаций.
3.19. Изучать причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.
3.20. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
3.21. Вести первичный учет граждан, пребывающих в запасе по карточкам первичного учета, а граждан, подлежащих призыву на военную службу, по спискам.
3.22. Содействовать в постановке на воинский учет (снятие с воинского учета) граждан, которые прибывают (переезжают в другой район, город) на постоянное или временное (на срок свыше 3 месяцев) место жительство.
3.23. Выявлять совместно с органами внутренних дел граждан, подлежащих постановке на воинский учет.
3.24. Ежегодно сверять карточки первичного учета и списки граждан, подлежащих призыву на военную службу, с документами воинского учета военного комиссариата района.
3.25. Направлять по запросам военного комиссариата необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, встающих на воинский учет и гражданах, состоящих на воинском учете.
3.26. Ежегодно представлять в военный комиссариат района в сентябре списки юношей 15- и 16-летнего возраста, а в декабре- списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.
3.27. Осуществлять контроль за посещением гражданами, подлежащими призыву на военную службу, лечебно-профилактических учреждений, в которые они направлены для медицинского обследования или освидетельствования.
3.28. Вносить в карточки первичного учета и в списки граждан, подлежавших призыву на военную службу, изменения, касающиеся образования, места работы, должности, семейного положения и места жительства, состоящих на воинском учете, и в 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о внесенных изменениях.
3.29. Разъяснять гражданам их обязанности по воинскому учету, установленные Законом Российской Федерации "О воинской обязанности и военной службе", осуществлять контроль за их выполнением.
3.30. При постановке граждан на воинский учёт:
Проверять подлинность военных билетов (временных удостоверенийвзамен военных билетов) и удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, наличие отметок о снятии граждан с воинского учета по прежнему месту жительства и постановке офицеров запаса и граждан, подлежащих призыву на военную службу, на воинский учет в военном комиссариате района по новому месту жительства.
При обнаружении в военном билете (временных удостоверениях) граждан, подлежащих призыву на военную службу, неоговоренных исправлений, неточностей и подделок, неполного количества листов немедленно сообщать об этом в военный комиссариат для принятия соответствующих мер.
Выдавать расписки при приеме от граждан военных билетов (временных удостоверений взамен военных билетов) удостоверений граждан подлежащих призыву на военную службу.
Заполнять карточки первичного учета на граждан, пребывающих в запасе. В соответствии с записями в военных билетах заполнять учетные карточки на прапорщиков, мичманов, сержантов, старших солдат и матросов запаса.
3.31. В 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о приеме на работу (увольнении) граждан пребывающих в запасе и состоящих на воинском учете.
3.32. Выполнять требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.
3.33. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях техникума и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
3.34. Составлять установленную отчетность.
3.35. Проходить обязательные, предварительные (при поступлении на работу) и периодические (ежегодные) медицинские осмотры и аттестацию.
3.36. Выполнять требования в соответствии с инструкцией по охране труда.
3.37. Исполнять другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.
4. Права
Специалист по кадрамимеет право:
4.1. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности техникума; варианты устранения имеющихся в деятельности техникума недостатков;
4.2. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей структурных подразделений техникума и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;
4.3. Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
5. Ответственность
Специалист по кадрамнесет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.
6. Взаимодействия
Специалист по кадрам:
6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.
6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласуется с начальником отдела кадров, утверждается директором техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.
6.3. Получает от начальника отдела кадров техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.4. Систематически передает кадрово-финансовую документацию сотрудникам бухгалтерии.
6.5. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора и работниками техникума.
6.6. Соблюдает конфиденциальность.
Написать эксперту!
Эксперт по кадровому делопроизводству. ООО ""Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству
Написать эксперту!Должностная инструкция разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Минтруда России от 6 октября 2015 года № 691н.
Необходимо просмотреть все требования к образованию и квалификации, т.к. HR-департамент всегда должен соответствовать стандартам и служить примером для остальных.
Должностная инструкция № ____
специалиста по кадровому делопроизводству
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по кадровому делопроизводству.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает ________ по представлению непосредственного руководителя.
1.3. Требования к образованию и обучению работника:
- Среднее профессиональное образование - программа подготовки специалистов среднего звена;
- Дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации.
1.4. Требования к опыту практической работы:
- _________.
1.5. Особые условия допуска к работе:
- _________.
1.6. Другие характеристики для занятия должности:
- _________.
1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
- трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
1.8. Работник должен знать:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2.
1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.
1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
В обязанности работника входит:
2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу:
- Обработка и анализ поступающей документации по персоналу;
- Разработка и оформление документации по персоналу (первичной, учетной, плановой, по социальному обеспечению, организационной, распорядительной);
- Регистрация, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
Необходимые умения:
- Разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
- Оформлять документы в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- Вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
- Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- Анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
- Выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
- Работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
Необходимые знания
- Структура организации;
- Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
- Нормы этики и делового общения;
Другие характеристики
- _________.
2.2. Ведение документации по учету и движению кадров:
- Подготовка проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;
- Организация системы движения документов по персоналу;
- Сбор и проверка личных документов работников;
- Подготовка и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
- Выдача работнику кадровых документов о его трудовой деятельности;
- Доведение до сведения персонала организационных, распорядительных и кадровых документов организации;
- Ведение учета рабочего времени работников;
- Регистрация, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовка к сдаче их в архив.
Необходимые умения:
- Разрабатывать проекты кадровых документов;
- Оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- Вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
- Организовывать хранение кадровых документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- Анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
- Работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
- Разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
- Контролировать присутствие работников на рабочем месте;
- Соблюдать нормы этики делового общения.
Необходимые знания
- Порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
- Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
- Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
- Структура организации;
- Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
- Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
- Законодательство Российской Федерации о персональных данных;
- Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
- Локальные нормативные акты Организации, регулирующие порядок оформления документов по персоналу;
- Основы документооборота и документационного обеспечения;
- Нормы этики делового общения;
- Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними.
Другие характеристики
- _________.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:
- Организация документооборота по учету и движению кадров;
- Организация документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;
- Постановка на учет организации в государственных органах;
- Подготовка по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;
- Подготовка уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;
- Подготовка информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Необходимые умения:
- Оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
- Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
- Работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
- Работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
- Анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
- Вести деловую переписку;
- Соблюдать нормы этики делового общения.
Необходимые знания
- Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
- Основы документооборота и документационного обеспечения;
- Структура организации;
- Нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
- Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
- Основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
- Законодательство Российской Федерации о персональных данных;
- Локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок ведения документации по учету и движению персонала;
- Нормы этики делового общения;
- Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними.
Другие характеристики
- _________.
Работник вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в ________.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от _______________ № __ и профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Минтруда России от 6 октября 2015 года № 691н.
СОГЛАСОВАНО
С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.
Написать эксперту!
