Допустим такую ситуацию: по каким-либо причинам организация представила отчет, в котором неверно указаны сведения о работающих сотрудниках или специалистах, с которыми имеются гражданско-правовые договоры. А такое требование является обязательным с апреля 2016 года (в соответствии со ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Чтобы исправить ошибку и внести правки в документ, представляемый в контролирующие органы, предусмотрена отменяющая форма СЗВ-М.
Когда необходимо оформлять СЗВ-М
СЗВ-М – это специальная форма, которая предназначена для подтверждения отмены информации, поданной в контролирующие органы ранее, о застрахованных лицах, работающих в компании. Данная форма аналогична той, которая применяется и в исходном отчете. Только при ее оформлении в разделе «Тип формы» (3) делается пометка – «отмн».
Отменяющая форма СЗВ-М – это та же СЗВ-М, но с пометкой «отмн».
СЗВ-М отменяющая оформляется в том случае, когда обнаруживаются неточности или ошибки в данных о принятом новом специалисте, а также когда они отсутствуют вообще. Однако такое следует делать не всегда. Например, в том случае, когда компания уже подготовила и сдала отчет, а новый специалист был принят на работу в конце месяца и потому сведения о нем не вошли в отчет, отменять исходную СЗВ-М не требуется. Как и нет необходимости оформлять ее заново. В таких случаях необходимо сдавать в контролирующие органы СЗВ-М дополняющую.
Если в отчете компании неверно указан ИНН, то в контролирующие органы необходимо сдавать две формы: СЗВ-М отменяющую и СЗВ-М дополняющую. В отменяющей необходимо будет указать ошибочно указанный ИНН, а в дополняющей – верные данные. Сдавать бланки отчетов необходимо одновременно. Вторая форма может также понадобиться и в том случае, когда в представляемом отчете был неверно указан СНИЛС сотрудника.
Как избежать штрафных санкций
Как свидетельствует практика, предприятия, которые слишком часто (с точки зрения инспектора) представляют отменяющие СЗВ-М, подвергаются штрафам за неверные сведения. Кроме того, оштрафовать могут и за сдачу таких отчетов после установленного срока. В соответствии со ст. 17 № 27-ФЗ, размер штрафа составляет 500 рублей с человека.
Тем не менее имеется возможность избежать штрафа, потому что в налоговых органах отсутствует единое понимание порядка применения штрафных санкций. Если вы обнаружили ошибку в одном из своих старых отчетов, следует обратиться в управление ПФР и узнать их мнение по данному вопросу. Если ПФР примет отчет без применения санкций – сдавайте. Если же вам сообщат, что последует штраф, дождитесь, пока сотрудники фонда сами сопоставят СЗВ-М и РСВ-1, найдут ошибку и отправят в ваш адрес уведомление. В этом случае у вас будет две недели на то, чтобы исправить СЗВ-М и избежать штрафа.
Этот же документ устанавливает и конечные сроки сдачи отменяющей СЗВ-М. Отчет должен быть представлен в контролирующие органы до окончания отчетного периода. В противном случае на компанию будут наложены штрафные санкции на условиях, указанных выше.
Таким образом, любой организации выгодно исправить ошибки и представить отменяющую СЗВ-М в как можно более короткий период. Особенно это актуально в связи с тем, что по сведениям из этого отчета производится расчет индексации пенсий. И в том случае, если фонд переплатит пенсионеру, то в будущем он взыщет ущерб в размере, пропорциональном времени, прошедшем с момента ошибки.
Кроме исходной формы СЗВ-М, возможно, придется сдать и отменяющую СЗВ-М. Раcскажем, в каких случаях подается такой тип формы, чем она отличается от дополняющей и приведем образец.
Отменяющая форма СЗВ-М - это тип формы, которая подается для отмены ранее поданных сведений о застрахованных лицах. Для этого используется та же форма, что и для исходного отчета, только в разделе 3 ("Тип формы") указывается тип "отмн" (отменяющая).
В каких случаях подается отменяющая СЗВ-М
Если после сдачи СЗВ-М обнаружилось, что отчет сдан с ошибками, надо подать отменяющую СЗВ-М. Но не всегда. Например, если компания сдала отчет, а в конце отчетного месяца приняла нового сотрудника, но не включила его в отчет, отменять исходную СЗВ-М и сдавать ее заново не надо. Вместо этого следует сдать дополняющую СЗВ-М.
Если компания записала в СЗВ-М неверный ИНН, то нужно сдать две формы - отменяющую СЗВ-М и дополняющую. В первой указываются данные на работника с неверным ИНН. А в дополняющей - данные на того же работника, только верные. Оба бланка сдаются одновременно. Дополняющая СЗВ-М также подается, если в исходном отчете был указан неверный СНИЛС работника.
Не ясно, примет ли фонд расчет, если компания перепутала СНИЛС работников перед сдачей СЗВ-М . Если не примет, то можно сдать отчет на всех физлиц как исходный. Если же примет все сведения, кроме неверных, то сдать дополняющую СЗВ-М на работника, в сведениях на которого были ошибки.
Как показывает практика, часто компании, которые сдают отменяющие СЗВ-М, сталкиваются со штрафами за недостоверные сведения. Иногда фонд выписывает штрафы компаниям, которые уточняли расчет после крайнего срока сдачи. Если страхователь сдает дополняющую СЗВ-М или отменяющую, значит, в первичном отчете была ошибка. Поэтому фонд штрафует за недостоверные сведения на 500 рублей с человека (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
У сотрудников фонда нет единого мнения о штрафах. Поэтому, если компания нашла ошибку в одном из прошлых отчетов СЗВ-М, безопаснее узнать позицию своего управления ПФР. Если там примут уточненку без штрафа, сдайте ее. Если пообещают штраф, выгоднее дождаться, когда фонд сам сравнит РСВ-1 и СЗВ-М и выявит ошибку. Тогда он пришлет компании уведомление о расхождениях. Будет две недели на то, чтобы исправить СЗВ-М без штрафа (п. 41 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).
Срок сдачи отменяющей СЗВ-М
Если компания ошибется в отчете, то исправить СЗВ-М необходимо до окончания отчетной кампании. Если это сделать позже, то фонд оштрафует компанию на 500 рублей за каждого работника, по которому сданы сведения с ошибками (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
В интересах компании исправить СЗВ-М быстрее. По данным этого отчета фонд индексирует пенсии. Если он переплатит пенсионеру из-за ошибок в отчете, то может взыскать ущерб с работодателя (ст. 28 Федерального закона от 28.12.13 № 400-ФЗ). Чем больше месяцев прошло с момента ошибки, тем ущерб выше.
Иногда возникает необходимость отправить в отделение ПФР уточненку по СЗВ-М. В 2017 году это нужно сделать согласно тем правилам, которые мы изложим далее.
Корректировка
Начало рассматриваемой форме отчётности было положено со второго квартала 2016 года. С апреля все предприятия, а также с индивидуальные бизнесмены, при наличии сотрудников должны сдавать в Пенсионный фонд РФ данные на застрахованных на бланке СЗВ-М.
Изначально данную форму необходимо было сдавать за каждый месяц не позже 10-го числа следующего месяца. Однако в 2017 году срок сдачи первичного отчёта продлён на 5 дней – до 15 числа включительно.
Если данная форма не будет сдана либо в ней будет указана недостоверная информация (например, указан неверный СНИЛС или ИНН), то со страхователя возьмут специальный штраф. Так что лучше ответственно подходить к подготовке СЗВ-М каждый месяц. И не забывать, до какого числа сдавать эту форму.
Однако практически все бухгалтеры совершают ошибки. Никто от них не застрахован. Поэтому всегда есть возможность их исправить. Ведь в случае сдачи в фонд недостоверных персонифицированных данных лучше позаботиться о корректировке СЗВ-М. В 2017 году вести речь об уточнении отчёта СЗВ-М не совсем верно.
Виды отчёта
Независимо от того, почему вы сдаете форму СЗВ-М, она должна в обязательном порядке указывать на свой тип. Для этого придуман специальный код, который и проставляют в пункте 3 этого отчёта. Он может иметь 3 значения (см. таблицу).
| Возможные типы СЗВ-М | |
|---|---|
| Код | Значение |
| ИСХД | Обозначает первичный отчёт. Его проставляют в случае первой подачи страхователем сведений о своём персонале за конкретный отчётный месяц. |
| ДОП | Отчёт с таким кодом имеет дополняющий характер. Его используют, если необходимо добавить обновленную информацию о застрахованных лицах за определённый период отчёта. |
| ОТМН | Этот код носит отменяющий характер. Иными словами, позволяет убрать из отчёта недостоверную информацию. Обычно это очевидные ошибки в данных о застрахованном персонале за определённый период отчёта. |
Порядок уточнения
Хотим также обратить ваше внимание на тот факт, что в процессе повторной отправки сведений о застрахованном персонале необходимо указывать в форме СЗВ-М только тех лица, по которым были ранее отосланы некорректные данные.
Во второй раз представлять информацию о тех сотрудниках, сведения по которым были с самого начала поданы правило и остались актуальны, нет необходимости.
Закон четко не говорит, до какого числа страхователи могут подавать поправочные отчеты. При этом некоторые территориальные подразделения ПФР считают, что дополняющие или отменяющие СЗВ-М сведения надо сдавать не позднее основного срока (15-е число следующего месяца). Если позже, то будет штраф: 500 рублей за каждого «физика».
Имейте в виду: ПФР точно не оштрафует, если уточненные или исправленные индивидуальные сведения подать в течение 5 рабочих дней со дня получения от фонда уведомления об устранении расхождений (п. 39 приказа Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).
Если в уже сданной СЗВ-М вы обнаружили ошибку, ее следует исправить. Для этого в Пенсионный фонд надо подать отменяющую или дополняющую форму в зависимости от вида неточности. Самые распространенные ошибки мы разобрали в статье. И делимся с вами информацией, как их корректировать.
Обратите внимание. Законодательство не устанавливает срок для сдачи отменяющих и дополняющих форм. Но лучше с этим не затягивайте. Если успеете отправить «уточненку» до крайнего срока сдачи отчета за месяц, избежите штрафа. Если нет, фонд применит санкции.
Как будут штрафовать за ошибки в СЗВ-М
Если работодатель самостоятельно нашел ошибки в СЗВ-М, то исправить их без штрафа он может только до крайнего срока сдачи отчета. То есть до 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, СЗВ-М за июнь можно скорректировать без санкций до 10 июля включительно. После 10-го числа отчетный период заканчивается. Соответственно за ошибки будут штрафовать.
Другая ситуация, если ошибку в отчете нашли сотрудники ПФР. Тогда они направят в адрес работодателя уведомление (протокол) о неточности. С даты получения (если почтой, то шесть дней на вручение), у вас будет две недели, чтобы исправить ошибку без штрафа. Если уложитесь в срок, штрафа не будет. Если нет - фонд вас оштрафует. Размер штрафа за одну ошибку - 500 ₽. А его общую сумму рассчитают исходя из количества работников, по которым вы ошиблись. Столько же начислят за каждого сотрудника, не включенного в отчет.
Если вы не включили работника в отчет
Про что забывают бухгалтеры. Сдавать СЗВ-М надо на всех лиц, с которыми в отчетном месяце у вас действовали трудовые или гражданско-правовые договоры. Срок договора - день или месяц - не важен. Соответственно отчет следует отправить даже на тех граждан, кого вы уволили 1-го числа. Либо приняли на работу в последний день месяца.
Как исправить ошибку. Чтобы добавить в отчет данные на недостающего работника, сдайте в ПФР дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». И пропишите там ФИО, СНИЛС и ИНН работника, про которого изначально забыли. Весь штат заново не перечисляйте.
Если вы занесли в СЗВ-М лишнего сотрудника
Про что забывают бухгалтеры. Сотрудников, уволенных до начала отчетного месяца, включать в СЗВ-М не нужно. Даже если в отчетном месяце вы платили этим бывшим работникам деньги и начисляли по ним взносы. Если трудовой или гражданско-правовой договор не действовал хотя бы один день в месяце, подавать отчетность не надо.
Обратите внимание. Сдавать СЗВ-М на уволенных до начала отчетного месяца не надо. Даже если вы производили им выплаты и начисляли на них взносы.
Как исправить ошибку. Чтобы убрать из СЗВ-М работника, заполните отменяющую форму с типом «отмн». Включите в нее только лишнего сотрудника, которого включили в отчет по ошибке. Всех, кого указывали в первичной отчетности, не перечисляйте. Иначе Пенсионный фонд обнулит и правильные данные в отчете.
Важное обстоятельство. Чтобы исправить ошибочные данные в СЗВ-М, сдайте дополняющую форму. Отменять ранее сданный отчет не надо.
Пример оформления отменяющей СЗВ-М на лишнего сотрудника
ООО «Весна» применяет упрощенную систему налогообложения. В мае 2016 года из организации сократили администратора А.В. Дмитриева. А в июне сотруднику выплатили выходное пособие. Бухгалтер по ошибке сдала на уволенного СЗВ-М за июнь. Неточность обнаружили 4 июля. Тогда бухгалтер оформила на работника отменяющую форму. И включила в нее данные лишь по А.В. Дмитриеву.
Если вы указали неверные данные работника - ИНН, СНИЛС, ФИО
Про что забывают бухгалтеры. ИНН не является обязательным реквизитом формы СЗВ-М. Поэтому, если идентификационного номера работника у вас нет, его можно не ставить в отчете. Это не будет ошибкой. Но если номер указали и он неверный, его следует исправить. Остальные данные по работнику обязательны в форме. Их также нужно поправить, если они ошибочные.
На заметку. Узнать ИНН физлица вы можете на сайте ФНС России nalog.ru в разделе «Все сервисы»/«Узнай ИНН». Для этого вам потребуются паспортные данные работника. Если ИНН там нет, значит, он не присвоен работнику. Тогда сотруднику следует самому обратиться в ФНС за номером.
Как исправить ошибку. Сдайте дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». Там укажите правильные данные на работника, в сведениях которого изначально ошиблись. Остальных сотрудников вписывать не нужно.
Напомним, раньше специалисты ПФР в своих устных разъяснениях требовали сдавать по ошибочным сведениям две формы: отменяющую и дополняющую. Сейчас, повторимся, достаточно только бланка с кодом «доп». На основании него контролеры сразу заменят старые данные на новые. Отменять неверные сведения не надо.
Нюансы, требующие особого внимания:
- Чтобы включить в отчет недостающего работника, сдайте в ПФР дополняющую форму СЗВ-М с кодом «доп». И отметьте в ней лишь сотрудника, про которого изначально забыли.
- Если вам нужно убрать из исходной СЗВ-М лишнего работника, подготовьте отменяющий отчет с типом «отмн». И занесите туда гражданина, сведения по которому подали по ошибке.
- Без штрафа исправить отчет можно только до 10-го числа месяца, следующего за отчетным. После - фонд будет штрафовать на 500 ₽ за каждого работника с ошибочными данными. Такой же штраф - за каждое лицо, которое не включили в форму.
