Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева.

И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня?

А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем.

И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе.

А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы.

И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать?

А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы.

И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности.

А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе.

И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками.

А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала.

И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие.

А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания.

И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена.

И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»?

А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять.

И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк.

А.Н. – Совершенно верно.

И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании.

А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником.

И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка?

А.Н. – Да.

И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий?

А.Н. – Думаю, что числятся.

И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании?

А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать.

И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед.

А.Н. – Да.

И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется.

А.Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету.

И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей.

А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей.

И.И. – Это называлось делопроизводство.

А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары.

И.И. – Теперь жизнь выглядит так?

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

• Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
• Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
• Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

• Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
• Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
• В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
• Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
• Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

• возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
• отсутствие физической нагрузки;
• комфортные условия работы в теплом помещении;
• полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
• всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

• необходимость постоянно находится на виду у начальника;
• требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
• однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
• в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
• ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

• располагать средним или высшим образованием;
• владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
• знать основы делопроизводства;
• иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
• знать стандартные офисные процедуры;
• при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

• запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
• требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
• решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначаль­но означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» - доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должност­ным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» опре­деляется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учрежде­ния, а также ведущее делопроизводство».

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией.

Секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в пла­нировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобож­дает от выполнения вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки кор­респонденции, телефонные вызовы и посетителей. Секретарь - это лицо не толь­ко своего руководителя, но и учреждения з целом.

В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, состав­лению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по ор­ганизации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефон­ному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

Работу с документами (информационно-документационное обслуживание);

Работу организационную (бездокументное обслуживание).

Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отли­чаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии.

1. Секретарь руководителя низшего уровня управления - секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции).

2. Секретарь руководителя среднего уровня управления - секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформле­ние совещаний, приемов посетителей и т.п.).

3. Секретарь руководителя высшего уровня управления - секретарь- помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях).

Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и умений. Хороший секретарь должен обладать следующими деловыми качествами: профес­сиональным мастерством, "организованностью, инициативностью, ответственно­стью, пунктуальностью, дипломатичностью, осведомленностью, умением предви­деть.

Секретарь должен обладать высокой культурой поведения. Важными показате­лями культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость. В об­щении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть хорошим помощником, оказывать максимальное со­действие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела.

Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководите­ля с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря воз­можна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной ра­боты, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициа­тиву.

В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих ре­шений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы.

КУЛЬТУРА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняе­мых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести парал­лельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требо­вания к деловым и личностным качествам.

К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организо­вать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по време­ни, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Не менее важно таксе качество секретаря, как ответственность за качественное и свое­временное выполнение поставленных задач.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять слу­жебную тайну.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только пра­вильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь деталь­но спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, ор­ганизации. Преданность своей работе - основное качество для идеальных отношений с ру­ководителем.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд лично­стных качеств, без которых трудно стать профессионалом.

Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переклю­чаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко уста­навливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой лю­дей.

К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость.

Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретатель­ность, добросовестность, аккуратность.

Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному со­вершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний.

Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с уче­том деловой обстановки.

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

административное, трудовое, хозяйственное право;

Законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того ти­па, где он работает.

Основы управления:

систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

Отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи;

Функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи;

Место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты. Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику. Основы общей и социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

методы создания и оформления документов;

Организацию работы с документами;

Бездокументное обслуживание. Архивное дело. На основе этих знании секретарь должен уметь: Создать условия для эффективной работы руководителя:

оказать помощь в планировании рабочего дня;

Организовать рабочее место руководителя;

Вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя:

" документное;

Бездокументное;

Уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ

Взаимодействие руководителя с секретарем

Выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей на­грузки;

Никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

Если вас нет в офисе, то вы должны звонить, как минимум, дважды в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

Делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы;

Планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом.

Есть несколько приемов, которые помогут менеджеру сделать телефон в боль­шей степени рабочим инструментом и в меньшей - назойливой помехой:

Попросите секретаря «фильтровать» звонки. Известите его о том, против звон­ков каких людей вы не возражаете, а кому следует позвонить позже, в более удоб­ное для вас время.

Дайте людям возможность знать, когда вам можно звонить, а когда нежела­тельно.

Наладьте со своим секретарем двустороннюю связь. Если он выполняет дей­ствительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отве­чать на звонки.

Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков.

Заранее подскажите секретарю, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных дел.

За рамками этих договоренностей пусть секретарь принимает решения лично. Существует целый ряд преимуществ, которые дает делегирование полномочий

секретарю:

Это освобождает время руководителя;

Руководитель получает возможность сконцентрироваться на творческой рабо-

Поручение - прекрасное средство мотивации и укрепления доверия секрета-

Поручение - лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя допол­нительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутст­вие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он;

Профессиональный, хорошо обученный секретарь с возложенной на него от­ветственностью и полномочиями делает честь своему руководителю.

Взаимодействие секретаря с руководителем

Специалисты в области управления и организации труда называют следующие качества, необходимые для создания нормальных отношений между секретарем и руководителем.

1. Секретарь должен не допускать ошибок в любом документе и тем самым ос­вободить своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь также должен своей работой доказать руководителю, что он может ра­ботать самостоятельно.

2. При разговоре по телефону уметь тактично ответить на любой вопрос, а ру­ководитель должен доверять своему секретарю решение всех вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными.

3. Уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости самостоятельно детально изу­чать материалы.

4. Понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, что­бы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет.

5. Четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоя­тельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая мо­жет возникнуть в его отсутствие. Обеим сторонам необходимо чувство юмора. По­ведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя.

Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, напри­мер, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.

Документ: Что должна уметь секретарша

Что должна уметь секретарша

Ни один руководитель мало-мальски серьезной фирмы не может обойтись без секретарши. К ней сходятся важнейшие потоки информации, а ведь в современном мире побеждают в конкурентной борьбе в первую очередь те предприятия, которые эффективнее управляют информационными потоками. Так что эта скромная сотрудница играет роль, гораздо более значительную, чем принято думать, а в чем-то, возможно, и определяющую для судьбы всего предприятия.

Современная секретарша - это не просто “девочка на телефоне”, периодически подающая шефу кофе, это настоящий диспетчер всего предприятия. Ей требуется держать в памяти множество фактов и цифр, рационально планировать рабочее время - свое и руководителя (а нередко - и его замов), грамотно вести делопроизводство. Плюс умение найти правильный подход и нужную интонацию в разговоре с самыми разными людьми - начиная от простого работяги (чей словарный запас ограничивается десятком слов, из которых в приличном обществе можно произнести лишь половину) и заканчивая высокоинтеллектуальным профессором из дружественного НИИ.

И при этом нужно всегда оставаться элегантной, обаятельной и доброжелательной: ведь секретарша - это лицо фирмы.

Должность секретаря - традиционно женская, хотя история донесла до нас сведения о многих легендарных секретарях-мужчинах (скажем, ни один из государственных деятелей сталинской эпохи не обошел в своих воспоминаниях фигуру Поскребышева - личного секретаря Сталина). Правда, сейчас на этой должности все чаще встречаются мужчины, но до полного “гендерного равноправия” тут еще далековато. Да и женщины, откровенно говоря, в силу особенностей своего ума и характера больше подходят для выполнения секретарских функций.

Что же должен знать и уметь секретарь? Впрочем, это уже вопрос второй. Вначале следует подумать, какими личными качествами должен обладать человек, претендующий на эту работу. Попробуем нарисовать себе образ идеального секретаря. Итак, очень желательно, чтобы он (она) обладал (обладала) такими качествами, как:

Хорошая память;

Способность быстро переключать свое внимание;

Способность принимать самостоятельные решения;

Высокий уровень стрессоустойчивости;

Пунктуальность;

Способность к выполнению монотонной работы;

Исполнительность;

Аккуратность;

Умение планировать свое рабочее время и расставлять приоритеты в делах;

Доброжелательность (поверьте, это немаловажное качество: неискреннюю улыбку “слышно” даже при разговоре по телефону);

Умение общаться с людьми разных социальных групп;

Способности психолога, “чувство шефа”.

К этому, разумеется, нужно добавить грамотную устную и письменную речь в сочетании с представительным внешним видом. Если фирма активно занимается внешнеэкономической деятельностью, в число необходимых качеств секретаря должно входить и владение иностранным языком (языками) в объеме, который определяется спецификой предприятия.

Как видим, найти подходящую кандидатуру на должность секретаря - задача не из легких. Секретарская работа под силу далеко не всем: кого-то напрочь выбивает из колеи любой начальственный выговор, кто-то имеет явно завышенную самооценку и воспринимает свою работу как одолжение, а немало и таких претенденток, которые свято уверены, что все секретарские обязанности сводятся к тому, чтобы периодически подавать шефу кофе и “создавать комфортные условия”.

Конечно, необходимая квалификация приобретается с опытом, поэтому солидные предприятия, давая объявления о вакансии секретаря, нередко ограничивают возраст претендентов (например, не моложе 30–35 лет). Но здесь имеется другая опасность: может оказаться, что новую работницу, имеющую большой опыт, переучить сложнее, чем выучить “с нуля” 20-летнюю девочку.

Но вот подходящий человек найден, и теперь необходимо посвятить его в тонкости работы. Основные обязанности секретаря фиксируются в рабочей инструкции (ее образец приведен ниже). Здесь же указываются требования к квалификации и чисто техническим навыкам (таким, как умение работать на компьютере, обращаться с факсом и другой оргтехникой, быстрый набор текста под диктовку и т. п.).

Однако в работе секретарши есть множество особенностей, которые в рабочей инструкции не пропишешь. Чтобы не случалось взаимных обид и незаслуженных упреков, секретаря желательно сразу проинструктировать о таких особенностях. Например, ей полезно будет узнать:

1. Как представляться по телефону? По этикету принято назвать компанию, а затем поздороваться, однако на практике многие руководители в целях безопасности не разрешают произносить название фирмы.

2. Какова формальная и фактическая иерархия сотрудников в компании? Нужно ли выполнять поручения других сотрудников и если да, то в какой очередности?

3. Как производить “фильтрацию” телефонных звонков? С кем соединять в любое время, а с кем не соединять никогда?

4. Каков порядок приема посетителей? Кто вхож к руководителю в любое время, без записи и без доклада?

5. Каков “ритуал” подачи чая и кофе? Что и когда предпочитает руководитель? В каких случаях чашку чая или кофе следует предложить посетителям?

6. Каков примерный распорядок рабочего дня и недели у руководителя?

7. Когда фактически заканчивается работа секретаря - в строго определенное время или после ухода руководителя?

В следующих номерах нашего еженедельника мы собираемся рассказать подробнее о некоторых нюансах “технологии” секретарской работы. А сейчас - рабочая инструкция. Напоминаем, что это всего лишь образец, который вы можете доработать по своему усмотрению, дописав туда недостающие, на ваш взгляд, пункты и вычеркнув лишние. И не забудьте обязательно ознакомить своего секретаря с этой инструкцией под расписку.

Алена Мышкина,
юрист

Сергей Коваль,
юрист

“Утверждаю” __________________ (_________________) (подпись) (ф. и. о.) Директор _____________________________________ (наименование предприятия, организации) “____” ____________ 200__ г.

Рабочая инструкция секретаря руководителя

I. Общие положения

1. Настоящая рабочая инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя (далее - секретарь).

2. Секретарь принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя предприятия с соблюдением требований Кодекса законов о труде Украины и действующего законодательства о труде.

3. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

II. Требования к квалификации

Секретарь должен знать:

1. Руководящий состав предприятия и его подразделений.

2. Организацию и содержание работы директора предприятия.

3. Постановления, распоряжения, приказы, положения, инструкции и другие материалы по ведению делопроизводства.

4. Правила оформления деловых писем с использованием типовых форм.

5. Правила обработки устной и письменной (документальной) информации.

6. Правила эксплуатации компьютерной техники и систем связи.

7. Технологические процессы обработки информации, рабочие инструкции, программы, макеты, нормативные и методические материалы по технике проведения и последовательности выполнения операций в компьютерных системах (сетях).

8. Технические требования к магнитным и лазерным дискам, другим используемым носителям информации, бумаге, расходным материалам для принтера и факса.

9. Правила орфографии и пунктуации (для русского и украинского языков), иметь навык высокой скорости набора текста.

10. Английский* язык в объеме, необходимом для работы.

11. Деловую речь и этику служебных отношений.

12. Правила внутреннего трудового распорядка.

13. Основы трудового законодательства, организации труда.

14. Правила и нормы охраны труда.

III. Задачи и обязанности

Секретарь обязан:

1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.

2. Работать с информацией и документами, необходимыми для руководства, управления и взаимодействия структурных подразделений.

3. Получать от подразделений или исполнителей сведения, необходимые руководителю, вызывать по его поручению работников.

4. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, создавать благоприятные условия для его продуктивной работы.

5. Передавать и принимать информацию по факсу, электронной почте и т. п.

6. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать во время отсутствия руководителя принятые сообщения и доводить до его сведения их содержание.

7. Организовывать подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем (собирать необходимые материалы, уведомлять участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, вести регистрацию и т. п.), оформлять протоколы.

8. Вести делопроизводство, принимать корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, систематизировать в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям.

9. Отслеживать ход исполнения поручений, взятых на контроль, определять причины их несвоевременного исполнения, постоянно информировать об этом руководителя.

10. Знать местонахождение руководящих должностных лиц предприятия и других ключевых работников (по списку).

11. В соответствии с указаниями руководителя организовывать работу служебного автотранспорта, при необходимости заказывать сторонний транспорт, а также обеспечивать заказ билетов на поезда, самолеты и т. п. для руководства предприятия в случае командировки.

12. Принимать на подпись руководителю документы и личные заявления работников.

13. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников.

14. Формировать дела, обеспечивать их хранение и сдачу в архив в установленные сроки.

15. Соблюдать необходимые требования к компьютерной безопасности. Своевременно обновлять антивирусные базы, в ходе работы проверять все входящие файлы на наличие вирусов, не допускать работы в Интернете или локальной компьютерной сети без включенной антивирусной программы.

16. Не допускать установки на компьютер нелицензионного программного обеспечения и любых программ, не имеющих отношения к непосредственному исполнению служебных обязанностей. Установка любой программы должна быть санкционирована руководителем предприятия или системным администратором компьютерной сети.

17. Докладывать ответственному работнику обо всех обнаруженных отклонениях в работе компьютерного оборудования, об обнаруженных вирусах, а также программах, несанкционированно установленных на компьютере в отсутствие секретаря.

18. Соблюдать коммерческую тайну и принимать меры по ее защите:

18.1. Не оставлять без присмотра любые документы, в том числе на магнитных и лазерных носителях, не выносить их с предприятия без разрешения руководителя, не передавать другим лицам, не снимать без необходимости копии.

18.2. Не сообщать коллегам по работе информацию, не связанную напрямую с их обязанностями.

18.3. Не разглашать сведения, касающиеся технических средств обработки и хранения информации, в том числе компьютеров (пароли, коды, наименования и расположение файлов и каталогов, их содержание) и не допускать к ним лиц, не имеющих доступа, и посторонних.

19. Постоянно совершенствовать умения и навыки работы.

20. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководителя предприятия, касающихся его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по усовершенствованию работы, связанной с его обязанностями.

3. Сообщать руководителю предприятия обо всех выявленных недостатках в деятельности предприятия и вносить предложения по их устранению.

4. Требовать и получать лично или по поручению директора предприятия у руководителей структурных подразделений и специалистов необходимые информацию и документы.

5. Требовать от руководства предприятия содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

V. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией,- в пределах, установленных действующим законодательством Украины о труде.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, установленных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством Украины.

3. За причинение предприятию материального ущерба - в пределах, установленных действующим гражданским законодательством и законодательством о труде Украины.

4. За разглашение коммерческой тайны - уголовную ответственность по ст. 232 Уголовного кодекса Украины.

VI. Взаимоотношения

1. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Для исполнения обязанностей и реализации прав секретарь взаимодействует:

2.1. С _____________________ по вопросам: ______________________

2.2. С _____________________ по вопросам: ______________________

Руководитель структурного подразделения.

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя - генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.