Puna me dokumente është një pjesë integrale e punës së zyrës së çdo kompanie. Një sistem i automatizimit të dokumenteve (EDS) ndihmon në zgjidhjen e një numri problemesh:

Për të organizuar këtë punë, sot përdoren gjerësisht sistemet e menaxhimit të dokumenteve elektronike (EDMS).

EDMSështë një sistem me shumë përdorues që ju lejon të kryeni shpejt të gjitha veprimet me dokumente:

• Pritje/krijim.
• Shkëmbim.
• Nënshkrimi.
• Ekzekutimi / dërgimi.

Sisteme të tilla përdoren në mënyrë aktive për të organizuar lëvizjen e dokumenteve brenda kompanisë, si dhe për shkëmbimin e tyre me palët. Me ndihmën e EDMS sigurohet vazhdimësia e punës me çdo dokument, kontrolli mbi statusin aktual të tij, si dhe një kërkim i shpejtë në bazën e të dhënave, edhe nëse ka një minimum të dhënash.

Ekzistojnë 2 opsione për përdorimin e EDMS:

1. Aplikacionet e klientit EDMS janë instaluar në pajisjen e secilit punonjës të kompanisë. Falë kësaj, të gjithë kanë mundësinë të krijojnë, pranojnë dhe dërgojnë dokumente, të bëjnë ndryshime në to dhe të vënë nënshkrimin e tyre dixhital. Dokumentet ruhen në një bazë të dhënash të përbashkët.
2. Softueri është i instaluar në server. Çdo punonjës ka qasje në EDMS nëpërmjet një shfletuesi në internet nga çdo pajisje.

Në të njëjtën kohë, funksionaliteti i BPMS zbatohet plotësisht, gjë që lejon:

1. Përgatitni, koordinoni dhe miratoni dokumentet e nevojshme brenda çdo procesi biznesi.
2. Përgatitni dhe zhvilloni takime.
3. Krijoni dhe gjurmoni detyra për punonjës individualë.

Përparësitë shtesë të produktit tonë janë aftësitë e gjera të integrimit, aksesi përmes shfletuesit dhe me pajisje celulare, dhe aftësinë për të skanuar dhe futur dokumente në bazën e të dhënave përmes një kamere smartphone.

Zgjidhja e bazuar në Comindware Business Application Platform është e përshtatshme për punonjësit dhe nuk kërkon instalimin e një speciale software në kompjuterët e punonjësve, as trajnime shtesë. Prezantimi i një EDMS të tillë ndihmon një organizatë të arrijë qëllimet e saj në një kohë të shkurtër me kosto relativisht të ulëta për blerjen dhe konfigurimin e produktit.

Nëse jeni të interesuar për zgjidhje me kosto efektive dhe të përshtatshme, kërkoni një demonstrim të Platformës së Aplikimit të Biznesit Comindware.

Elena Gaidukova, analiste marketingu, menaxhere e markave të zgjidhjeve të bazuara në, specialiste e marrëdhënieve të partneritetit.

Ne do t'ju tregojmë se si të zbatoni vetë një sistem të menaxhimit të dokumenteve elektronike në një kompani në 10 hapa.

Shkarko dokumente të dobishme:

Pse keni nevojë për një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve?

Ndoshta nuk ka mbetur asnjë kompani e vetme që të mos përdorë kompjuterë dhe rrjete lokale në sistemin e saj të menaxhimit të zyrës. Prandaj, termat EDI dhe menaxhim elektronik i dokumenteve herët a vonë do të fillojnë të përmenden në bisedat për planet imediate edhe të organizatave të vogla.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve me pak fjalë është transferimi i rrjedhave të dokumenteve të një organizate në formë elektronike dixhitale, automatizimi i të gjitha proceseve të përpunimit të dokumenteve.

Çfarë avantazhesh i jep një kompanie zbatimi dhe mirëmbajtja e menaxhimit elektronik të dokumenteve me ndihmën e softuerit të specializuar - një sistem i menaxhimit elektronik të dokumenteve (EDMS)?

1. Efikasiteti i punës dhe, si rezultat, produktiviteti rritet. Kërkimi i automatizuar për çdo kërkesë mund të zvogëlojë ndjeshëm kohën e përpunimit të dokumenteve dhe të sigurojë kontrollin e afateve kohore të ekzekutimit të tyre.
2. Punonjësit kanë akses të menjëhershëm në çdo dokument të krijuar dhe të regjistruar në sistem. Bëhet e mundur që shpejt të bëhen korrigjime; qasja në dokumente mund të kufizohet nga ekzekutuesi.
3. Ndikimi i "faktorit njerëzor" minimizohet dhe gabimet që lidhen me të eliminohen.
4. Kostot zvogëlohen duke rritur efikasitetin e punës, duke ulur kostot për pajisjet e zyrës dhe Materialet harxhuese.
5. Ndërveprimet si ndërmjet interpretuesve individualë ashtu edhe ndërmjet departamenteve të kompanisë janë përmirësuar. Shkëmbimi i informacionit dhe kalimi i sinjaleve të menaxhimit janë përshpejtuar.
6. Koha për krijimin, miratimin dhe miratimin e dokumentacionit zvogëlohet duke ofruar akses kolektiv dhe duke monitoruar kohën e çdo faze.
7. Shpenzimet e organizimit të ruajtjes arkivore të dokumenteve janë ulur.
8. Është rritur shkalla e mbrojtjes së dokumentacionit nga humbja dhe dëmtimi, si dhe nga aksesi i paautorizuar.

Meqenëse të gjithë ata që janë në një mënyrë ose në një tjetër të lidhur me punën e zyrës janë të njohur me konceptet e "dokumentit elektronik, menaxhimit të dokumenteve elektronike", nuk ka nevojë të bindë askënd për nevojën e zbatimit të një sistemi të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Por shumë kompani ende besojnë se është e ndërlikuar dhe e shtrenjtë. Por, ndërkohë, është mjaft e mundur të zbatohet duke përdorur vetë organizatën, gjë që do të reduktojë ndjeshëm kostot.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve (EDF): fazat e zbatimit

Algoritmi për zbatimin e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve përbëhet nga 10 hapa.

Hapi 1. Vendosni për qëllimet dhe objektivat e automatizimit. Analizoni problemet e menaxhimit të dokumenteve në ndërmarrje, merrni parasysh nëse ato mund të zgjidhen përmes menaxhimit elektronik të dokumenteve.

Hapi 2. Kryeni një anketë para projektit. Studioni specifikat e mbajtjes së të dhënave në kompaninë tuaj, për këtë:

• të kryejë një auditim të rrjedhës së dokumenteve ndërmjet interpretuesve dhe divizioneve strukturore;
• analizoni rregulloret aktuale për të optimizuar rrjedhën e dokumenteve, për të gjurmuar rrugët e dokumenteve të brendshme dhe të jashtme;
• studiojnë procesin e krijimit, koordinimit dhe miratimit të të gjitha llojeve dokumentet e brendshme, duke u shfaqur në kompani;
• të inspektojë procedurën për regjistrimin dhe përpunimin e korrespondencës hyrëse dhe dalëse;
• Vlerësoni shkallën në të cilën mbajtja e të dhënave të kompanisë përputhet me normat dhe kërkesat e standardeve të industrisë dhe legjislacionit të Federatës Ruse;
• studioni procedurën për krijimin e skedarëve, kërkesat për ruajtjen e tyre aktuale dhe transferimin për ruajtje në arkivin e organizatës;
• mendoni se cilat procese biznesi duhet të automatizohen;
• analizoni të dhënat e marra dhe formuloni kërkesa teknike të cilat duhet të përgjigjen EDMS elektronike rrjedha e dokumentit.

Skema. Operacionet në dokumente të brendshme

Hapi 3. Kryeni një auditim të proceseve ekzistuese të dokumenteve të kompanisë përpara se të kaloni në rrjedhën e dokumenteve në format elektronik. Është e nevojshme të sistematizohet dhe të thjeshtohet puna me flukset e dokumenteve dhe të optimizohet i gjithë sistemi i menaxhimit të zyrës në kompani. Zhvilloni rregullore për përpunimin e dokumenteve, hartoni udhëzime në të cilat përcaktohen fushat e përgjegjësisë midis interpretuesve dhe specifikoni procedurën e ndërveprimit midis tyre. Bëni ndryshime dhe shtesa në rregulloret lokale dhe përshkrimet e punës. Së bashku me shërbimin IT, mendoni për çështjet e sigurisë dhe kontrollin e aksesit. Ndiqni kërkesat e sistemit të standardizimit për menaxhimin e dokumenteve të përcaktuara në GOST R ISO 15489-1-2007.

Hapi 4. Hartoni një diagram të procesit të menaxhimit të dokumenteve, shkruani rrugët e rrjedhës së dokumentit, rendin dhe përparësinë e ekzekutimit, koordinimin dhe miratimin e dokumentacionit. Ofroni mundësinë e aksesit dhe bashkëpunimit të njëkohshëm me dokumentin për të gjithë ekzekutuesit. Hartoni specifikimet teknike duke marrë parasysh dëshirat dhe kërkesat specifike.

Hapi 5. Studioni EDMS moderne, mendoni se cilat ndryshime dhe shtesa mund të bëhen në konfigurimin standard, duke marrë parasysh veçoritë që karakterizojnë rrjedhën elektronike të dokumenteve të organizatës suaj. Shumë kompani të zhvillimit të softuerit marrin parasysh kërkesat individuale të klientëve dhe bëjnë rregullimet e nevojshme.

Hapi 6. Filloni të zbatoni një EDMS në organizatën tuaj duke zgjedhur një nga dy opsionet:

1. Zbatoni EDI sipas llojit të dokumentit, kur përpunimi i një lloji dokumenti fillimisht automatizohet: urdhra dhe udhëzime, kontrata dhe marrëveshje.
2. Zbatoni gradualisht EDMS sipas departamenteve, kur fillimisht punët automatizohen në shërbimin e punës së zyrës, pastaj në shërbimi i personelit, kontabilitet dhe kështu me radhë në të gjithë kompaninë.

Meqenëse në çdo opsion përpunimi i dokumenteve tashmë fillon, merrni certifikata për ekzekutuesit përgjegjës të autorizuar për të nënshkruar dokumente.

Tabela tregon se cilat lloje të nënshkrimeve elektronike dixhitale ekzistojnë dhe kur nënshkruhen cilat dokumente mund të përdoren.

Hapi 7 Krijoni një arkiv elektronik duke konvertuar dokumentet e krijuara më parë në letër në formate elektronike. Në një arkiv elektronik, dokumentet mund të ruhen si në formën e skanimeve ashtu edhe në formatet e redaktuesit të tekstit. Ju mund të filloni të krijoni një arkiv elektronik sapo menaxhmenti të vendosë për nevojën për të zbatuar menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Skedarët elektronikë në nomenklaturën e dosjeve të kompanisë

Hapi 8 Integroni EDMS me sisteme të tjera të automatizuara të kontabilitetit të përdorura në kompani. Puna në sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve, si rregull, nënkupton aftësinë për të shkëmbyer të dhëna me ato sisteme të kontabilitetit që tashmë kanë zbatuar dhe tani ofrojnë personel të automatizuar, kontabilitet financiar dhe prodhim në kompani.

Hapi 9 Kryeni trajnimin e punonjësve dhe zhvilloni manuale përdoruesi duke marrë parasysh veçoritë specifike të vendeve specifike të punës.

Hapi 10 Sigurimi i kontrollit mbi respektimin e procedurave të rregulluara gjatë periudhës së përshtatjes së interpretuesve me kushtet e reja të punës. Emëroni punonjës përgjegjës në departamente të cilët do të japin pjesën tjetër ndihmë të menjëhershme dhe sigurohuni që rend i vendosur aplikimi i EDS.

Duhet të kuptohet se prezantimi i EDMS dhe rrjedhës së dokumenteve në formate elektronike nuk është një qëllim në vetvete. Ky është një mjet efektiv për ndërveprim të jashtëm dhe jo vetëm me autoritetet ekzekutive dhe autoritetet e kontrollit dhe mbikëqyrjes. EDMS do të sigurojë një rrjedhë të unifikuar dokumentesh me njësi të veçanta dhe shkëmbimin e shpejtë të dokumenteve me palët. Tregoni iniciativën dhe partnerët, furnitorët dhe klientët tuaj. Kjo do të ndihmojë jo vetëm në përmirësimin e cilësisë dhe shpejtësisë së shkëmbimit të flukseve të informacionit, por gjithashtu do të zvogëlojë kohën e shlyerjes së sistemit elektronik të menaxhimit të dokumenteve të zbatuar në ndërmarrje.

Në përputhje me praktikat e zhvilluara globale dhe vendase për zbatimin e sistemeve të informacionit (IS), në këtë artikull do të shqyrtojmë procesin e zbatimit të një EDMS, i cili përfshin disa faza të punës. Rezultati i zbatimit të EDMS është funksionimi industrial i Sistemit në të gjithë ndërmarrjen.

Efikasiteti i rrjedhës së dokumentit nuk shoqërohet gjithmonë me uljen e tij. Rritja e efikasitetit të rrjedhës së dokumenteve dhe komoditetit për menaxherët duhet të konsiderohet në lidhje me rritjen e cilësisë së përmbajtjes së informacionit. Qëllimi i optimizimit (projektimit) të rrjedhës së dokumentit është ta sjellë atë në përputhje me nevojat e menaxhmentit, duke ulur njëkohësisht kostot e mirëmbajtjes së tij. Procedura e zgjeruar për optimizimin (dizajnimin) e rrjedhës së dokumenteve përfshin pesë hapat e mëposhtëm.

Optimizimi i rrjedhës së dokumentit përfshin dy fusha kryesore:

• 1. Përmirësimi i cilësisë së përmbajtjes së informacionit (lidhja me qendrat e përgjegjësisë; grupi dhe përmbajtja optimale e treguesve; cilesi e larte normat dhe rregulloret; disponueshmëria e informacionit për devijimet).
• 2. Rritja e efikasitetit të rrjedhës së dokumenteve dhe komoditetit për menaxherët (eliminimi i dyfishimit të informacionit, optimizimi i rrugëve të trafikut; kombinimi i kontabilitetit parësor për kontabilitetin dhe menaxhimin operacional, etj.; sjellja e emrave të dokumenteve në përputhje me përmbajtjen).

Rritja e efikasitetit të rrjedhës së dokumenteve dhe komoditetit për menaxherët duhet të konsiderohet në lidhje me drejtimin e parë, d.m.th. efikasiteti i rrjedhës së dokumentit nuk shoqërohet gjithmonë me reduktimin e tij. Humbja e disa informacioneve mund të çojë në një efekt negativ në përgjithësi për ndërmarrjen.

Le të shqyrtojmë opsionin e reduktimit të rrjedhës së dokumentit duke ruajtur kapacitetin e tij të informacionit. Pra, qëllimi i optimizimit (projektimit) të rrjedhës së dokumentit është ta sjellë atë në përputhje me nevojat e menaxhmentit duke ulur njëkohësisht kostot e mirëmbajtjes së tij.

Procedura e zgjeruar për optimizimin (projektimin) e rrjedhës së dokumenteve përfshin hapat e mëposhtëm:

• Hapi 1. Anketa para projektit ose përshkrimi i ndërmarrjes.
• Hapi 2. Përshkrimi i detajuar i rrjedhës ekzistuese të dokumenteve.
• Hapi 3. Analiza e përmbajtjes cilësore të informacionit.
• Hapi 4. Optimizimi i rrjedhës së dokumenteve.
• Hapi 5. Krijimi i standardeve (udhëzimeve).

Anketa dhe analiza e informacionit

Detyrat e hapit të parë - përshkrimi i ndërmarrjes - janë të përcaktojnë nevojat e menaxhmentit dhe të identifikojnë ndikimin e faktorëve. Nevojat e menaxhmentit identifikohen bazuar në një studim të funksioneve të përfshira në përshkrimet e punës dhe përshkrimet e grupeve vendimet e menaxhmentit miratuar në nivele të ndryshme të menaxhimit. Raportimi ekzistues në proces mund të përdoret për analiza kritike. Ne rekomandojmë që puna të kryhet paralelisht me analizën e përmbajtjes cilësore të informacionit.

Kur ndërtohet rrjedha e dokumenteve, si dhe kur krijohen struktura organizative kontabiliteti i menaxhimit, puna fillon me studimin e ndikimit të faktorëve si: veçoritë e teknologjisë, përbërja e produktit, organizimi i prodhimit dhe menaxhimi i ndërmarrjes dhe ndarjeve strukturore të saj, proceset e biznesit, rrjedhat materiale. Organizimi i rrjedhës së dokumenteve varet kryesisht nga prania e qendrave të përgjegjësisë në strukturat e menaxhimit organizativ; zhvillimi i mekanizmit të sipërmarrjes brenda ndërmarrjes; disponueshmëria e menaxhimit të devijimit; kompetenca e menaxhimit dhe përdorimi i metodave progresive të vendimmarrjes; disponueshmëria e kompjuterëve personalë, rrjeteve të informacionit, etj.

Gjatë punës para projektit, veçanërisht, nevojiten detaje më të mëdha për sa i përket përshkrimit të qendrave për krijimin (transformimin, përdorimin) e informacionit dhe marrëdhëniet e tyre të personalizuara (pikat e kontabilitetit); përshkrimi i dokumenteve dhe flukseve ekzistuese të dokumenteve.

Zhvillimi i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve për qëllime të menaxhimit dhe psikologjisë së menaxhimit, natyrisht, duke marrë parasysh veçoritë teknologjike dhe organizative të ndërmarrjes, duhet të fillojë pa iu referuar një produkti specifik softuerësh. Së pari ju duhet të krijoni një ideologji, dhe vetëm atëherë ta kërkoni atë software.

Përpara fillimit të procesit të zbatimit të një EDMS në një ndërmarrje, ne rekomandojmë kryerjen e një sondazhi të shprehur (anketë para projektit) në mënyrë që:

• marrjen informacion i pergjithshem për objektin e zbatimit të EDMS;
• përcaktimi i qëllimeve të zbatimit;
• përcaktimin e kërkesave kryesore kryesore për EDMS dhe kufijtë e projektit;
• përcaktimi i gjendjes së përgjithshme të organizimit të rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë;
• identifikimi i pjesëmarrësve kryesorë të projektit (formimi i një grupi pune);
• përcaktimi i nivelit të përgjithshëm të kompleksitetit të një projekti të mundshëm;
• vlerësimin e nevojave për migrimin e të dhënave dhe integrimin me softuer të tjerë;
• mbledhjen e informacionit të nevojshëm për të përgatitur një efektiv dhe fitues Ofertë komerciale, nëse sondazhi dhe zbatimi do të kryhet nga një kompani e palës së tretë.

Në këtë fazë, zgjidhet platforma mbi të cilën do të zhvillohet EDMS.

Në këtë fazë, bazuar në informacionin parësor të marrë, caktohet një Menaxher Projekti (PM), i cili harton një plan bazë të punës, një strukturë hierarkike të punës (WBS) dhe një Kartë Projekti.

Gjatë anketës së informacionit, proceset ekzistuese të biznesit shqyrtohen dhe përshkruhen (“siç është”). Si rezultat i analizës së të dhënave të mbledhura, propozohen procese të optimizuara të biznesit ("të jetë" - "siç duhet të jetë") dhe formulohen kërkesat funksionale për EDMS.

Objektivat e sondazhit të informacionit janë:

• studimi dhe përshkrimi i saktë i proceseve të biznesit që do të automatizohen;
• zhvillimi i rekomandimeve për optimizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe organizimin e rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë;
• përcaktimi dhe përshkrimi i modifikimeve të sistemit, ndërfaqeve, përfshirë. ndërfaqet me sistemet e jashtme dhe mjetet e transferimit të të dhënave nga programet ekzistuese që duhet të zhvillohen dhe zbatohen gjatë projektit;
• zhvillimin Termat e referencës(TZ).

Për të marrë informacionin e nevojshëm, kryhen pyetësorë dhe intervista midis përdoruesve kryesorë (drejtuesve të departamenteve të interesuara dhe punonjësve që do të duhet të punojnë drejtpërdrejt në EDMS-në e re). Gjatë punës rekomandohet:

• Bëni një listë specie ekzistuese dokumente në organizatë dhe bëni një studim të secilit lloj dokumenti:

përshkruani teknologjinë e dokumentacionit (një grup detajesh, nëse është e nevojshme, vendndodhjen e tyre, sekuencën dhe veçoritë e projektimit); të tregojë kushtet për lëvizjen e dokumenteve (prezencën e nënshkrimeve, vizave, çeqeve, etj.), Diagramin e rrjedhës së dokumenteve (rrugën) ose listën e nënshkruesve kryesorë, nënshkruesve, etj.; përshkruani mënyrën e regjistrimit (formatin e numrave të regjistrimit);

• Bëni një listë të punonjësve përgjegjës për krijimin e dokumenteve (kush/cili departament krijon çfarë lloj dokumentesh).
• Bëni një listë të punonjësve që miratojnë, nënshkruajnë, miratojnë dokumente (kush miraton/nënshkruan çfarë lloj dokumentesh; kushtet në të cilat kërkohet viza/nënshkrimi).
• Bëni një listë të regjistruesve të dokumenteve
• Përcaktoni se cilat lloje të dokumenteve duhet të vihen nën kontroll (identifikimi i kontrollorëve, kushtet për vënien nën kontroll, kushtet për heqjen e kontrollit dhe informacione të tjera të nevojshme).
• Bëni një listë të personave të tjerë përgjegjës për procesin e përpunimit.
• Bazuar në informacionin e listuar më sipër, krijoni një algoritëm për lëvizjen e dokumentit (operogram). Shih shembullin 1.
• Përcaktoni dokumentet e nevojshme të raportimit (kushtet për krijimin e raporteve dhe format e tyre).
• Bazuar në sondazhin, hartoni udhëzime për institucionet arsimore parashkollore (nëse është e nevojshme).
• Hartoni një nomenklaturë të lëndëve që tregon periudhat e ruajtjes dhe parimet për formimin e lëndëve (nëse është e nevojshme).
• Bëni një listë të dokumenteve që tregojnë kushtet për sigurimin e aksesit në to (për shembull, në varësi të pozicionit).

Bazuar në informacionin e listuar më sipër, zhvillohen kërkesat funksionale për EDMS ose termat e referencës për zhvillimin e tij (TOR). Në veçanti, Analisti duhet të hartojë kërkesat për formatin dhe përbërjen e kartave të regjistrimit dhe kontrollit (caktimi dhe rregullimi i fushave në kartë, metodat e plotësimit të EDMS, etj.), Rrugët për lëvizjen e dokumenteve dhe kërkesat e tjera të nevojshme për ngritjen dhe zhvillimin e EDMS.

Bazuar në praktikën e projektimit të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve, ne mund të propozojmë sekuencën e mëposhtme të punës:

• 1. Ndërtimi i skemave të pikave të kontabilitetit të prodhimit kryesor, prodhimit ndihmës, shërbimeve funksionale.
• 2. Ndërtimi i diagrameve të marrëdhënieve të tyre.
• 3. Mbledhja e formularëve të plotësuar të dokumenteve dhe raporteve sipas pikave të kontabilitetit.
• 4. Sistematizimi i tyre në albume.
• 5. Përshkrimi i afateve të dorëzimit, drejtimi i lëvizjes së dokumenteve dhe formularëve të raportimit (në çfarë afati kohor, kujt dhe nga kush i transferohet dokumenti).
• 6. Ndërtimi i diagrameve tematike dhe përmbledhëse të rrjedhës së dokumenteve.
• 7. Kryerja e analizave logjike dhe të nevojshme të dokumenteve.
• 8. Analiza e rrugës së dokumenteve në procesin e krijimit, koordinimit dhe miratimit të tyre.
• 9. Zhvillimi i propozimeve për të bërë ndryshime në skemën ekzistuese të dokumenteve dhe raportimi në lidhje me propozimet për ndryshimin e parametrave të tjerë të kontabilitetit të menaxhimit (kontabiliteti për devijimet, qendrat e përgjegjësisë, etj.).
• 10. Zhvillimi i propozimeve për eliminimin e dyfishimit të informacionit.
• 11. Zhvillimi i propozimeve për unifikimin e dokumenteve.
• 12. Zhvillimi i propozimeve për riorganizimin e lëvizjes së dokumenteve dhe raportimit.
• 13. Zhvillimi i një projekti për një skemë të optimizuar të rrjedhës së dokumenteve të konsoliduar dhe të raportimit të brendshëm.
• 14. Zhvillimi dhe zbatimi i standardeve për rrjedhën e dokumenteve dhe gjenerimi i raportimit të brendshëm.

Kur kryeni veprimet e mësipërme, duhet të merrni parasysh disa këshilla.

Pikat e kontabilitetit. Së pari, ju identifikoni subjektet e marrëdhënies gjatë shkëmbimit të informacionit. Ato mund të quhen qendra të origjinës, konsumit dhe transmetimit të informacionit, ose pika kontabiliteti. Pra, pikat e kontabilitetit janë të fiksuara, ndërlidhjet e ndarjeve u përshkruan në fazën e mëparshme, tani mund të ndërtoni diagrame të ndërlidhjeve të pikave të kontabilitetit duke kombinuar dhe plotësuar këtë material.

Këto skema do t'ju ndihmojnë jo vetëm të ndërprisni lidhjet e parëndësishme në hapat e parë të projektit pa i vendosur ato në formë dokumentare, por edhe të kurseni kohë dhe para. Ato janë të domosdoshme kur testohen propozimet e optimizimit për të parë nëse çdo gjë merret parasysh.

Albumet dhe përshkrimet e dokumenteve. Hap i rëndësishëm- krijimi i albumeve të dokumenteve ekzistuese në kohën e projektit dhe përshkrimi i tyre; Kjo është puna që kërkon më shumë kohë, jointeresante dhe pa falënderim.

Kur kryeni punë për të optimizuar rrjedhën e dokumenteve, përdorni këshillat e marra si rezultat i analizimit të praktikës së gabimeve: vendosni kufizime në kohën e duhur - "të mos përqafoni pafundësinë"; zbuloni nëse dokumenti është hartuar nga i njëjti punonjës që e nënshkruan atë, ose nëse ka interpretues të vërtetë të padukshëm; në situatat kur menaxheri i punishtes nënshkruan një faturë për transferimin e një produkti gjysëm të gatshëm në punishten tjetër, vendosni sa herë do të përshkruani lëvizjen e dokumentit: një herë nga punishtja në punishte, ose gjurmoni të gjithë shtegun. Në këtë rast, duhet të ketë një parim identik të të dhënave për të gjitha divizionet e organizatës.

Gjatë kryerjes së punës, duhet të plotësohet një kusht i detyrueshëm: përshkrimi i dokumenteve duhet të paraqitet në një formë uniforme për të gjitha divizionet e organizatës.

Lokale dhe skemat e përgjithshme rrjedha e dokumentit. Pas përshkrimit të dokumenteve, mund të vazhdoni me ndërtimin e diagrameve. Ata kontribuojnë në përgjigjen, për shembull, në pyetjen - sa e vështirë është rruga e një dokumenti të zakonshëm në katër kopje, në kontrast me vetë operacionin e prodhimit. Analiza e modelit të rrjedhës së dokumentit ju bën të mendoni për realizueshmërinë e rrugëve përfundimtare. Për shembull, pse na duhen dokumente parësore për zhvendosjen e brendshme në departamentin e planifikimit?

Shembulli 1. Ne propozojmë që informacioni i marrë si rezultat i sondazhit të zyrtarizohet në formën e një operogrami (shih Figurën 1) ose në formën e një algoritmi (shih Figurën 2). Si shembull, ne sugjerojmë marrjen parasysh të ciklit jetësor të porosive për aktivitetet kryesore. Teknologjia për të punuar me këtë lloj dokumenti është më e unifikuar dhe mund të përdoret në ndërmarrje të ndryshme.

Figura 1. Operagram cikli i jetes urdhra për aktivitetet kryesore

Figura 2. Algoritmi për përpunimin e porosive për aktivitetet bazë

Artikulli “Anketa e informacionit si pjesë e zbatimit të EDMS”, botuar në revistën “Puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve në ndërmarrje” nr. 2, 2007, rendit pyetjet që mund të përdoren në pyetësorë ose gjatë intervistimit të përdoruesve. Pyetjet janë këshilluese.

Nuk ka kërkesa të qarta për kryerjen e një sondazhi, prandaj, në secilin rast specifik, duke përdorur zgjidhje të gatshme, duhet të keni një qasje krijuese për marrjen e informacionit të nevojshëm, strukturimin dhe shfaqjen e tij.

Sondazhi i informacionit është një fazë e rëndësishme në optimizimin e institucioneve arsimore parashkollore dhe zbatimin e EDS. Në fund të fundit, cilësia e vendimeve të marra për të optimizuar proceset dhe për të zhvilluar kërkesat për funksionalitetin e EDMS varet drejtpërdrejt nga informacioni i marrë dhe cilësia e prezantimit të tij. Në këtë drejtim, është e nevojshme t'i përmbahemi parimit kryesor të sondazhit - të merrni informacion të plotë, të besueshëm dhe të përditësuar në lidhje me proceset që planifikohen të automatizohen.

Analiza tematike dhe optimizimi i rrjedhës së dokumenteve

Rrëmuja e rrjedhës së dokumenteve dhe irracionaliteti i saj mund të shihet duke analizuar temat. Le të analizojmë, për shembull, hyrjet dhe daljet e rrjedhës së materialit në departament (lëvizja e produkteve gjysëm të gatshme, produkte të gatshme). Mund të rezultojë se fakti solemn i lëvizjes së një kontejneri me lëndë të parë të përpunuar nga punëtori në punëtori do të shoqërohet me një fishekzjarre të hyrjeve në dokumentet parësore, revista, përmbledhje dhe raporte. Dyfishim i rëndësishëm ndodh gjithashtu kur transferohen produkte gjysëm të gatshme brenda të njëjtit punishte.

Për të marrë një vendim për zvogëlimin e të dhënave, rekomandohet të kryhet një analizë e nevojshme në formë tabelare ose grafike. Ai tregon zyrtarisht dyfishimin e treguesve në dokumente. Analiza e skemave lokale, e plotësuar me sqarimin e qëllimit specifik të një dokumenti, përmbledhjeje ose regjistrimi në regjistrin kontabël (vendim menaxherial, etj.) do të ndihmojë në identifikimin e dyfishimit të dokumenteve ose detajeve në thelb. Si rezultat, merret një vendim për reduktimin ose transformimin e dokumenteve, duke marrë parasysh pajisjet teknike të punishteve dhe aftësitë e sistemit të automatizuar të kontrollit. Mund të jepen gjithashtu rekomandime për bashkimin e regjistrave:

Fizibiliteti dhe logjika e kryerjes së të gjitha llojeve të punës vlerësohen nga pikëpamja se si ato kontribuojnë në optimizimin e mbështetjes së informacionit të vendimeve të menaxhimit, efikasitetin dhe saktësinë e zbatimit të tyre.

Zhvillimi dhe konfigurimi i EDMS

Në këtë fazë janë duke u zbatuar kërkesat e përshkruara në specifikimet teknike: ngritja e EDMS, modifikimi i tij ose zhvillimi i funksioneve të reja të Sistemit në platformën e zgjedhur.

Qëllimet e zbatimit fizik të EDMS janë:

• zhvillimi i strukturës së bazës së të dhënave EDMS;
• zhvillimi i formave të ekranit;
• zhvillimi i mekanizmave: miratimi, regjistrimi, ekzekutimi etj.
• zhvillimin dokumentacioni teknik te Sistemi.

• Disponueshmëria e funksioneve të nevojshme në sistem (procedurat për miratimin, regjistrimin, ekzekutimin, kontrollin e ekzekutimit, sigurimin e aksesit, etj.);
• Disponueshmëria e kartave të nevojshme të dokumenteve;
• Kompleksiteti dhe kostoja e përditësimit të Sistemit;
• Numri maksimal i përdoruesve të njëkohshëm, në të cilin sistemi funksionon në mënyrë të qëndrueshme dhe shpejtësia e përpunimit të kërkesave është e kënaqshme;
• Numri maksimal i përdoruesve të lidhur në sistem;
• Kostoja e licencave (për server, 1 stacion pune);
• Kompleksiteti dhe kostoja e administrimit të Sistemit, mbështetje teknike;
• Mundësia, kompleksiteti dhe kostoja e përditësimit të versioneve;
• Aftësia për të punuar me përdorues të largët (nëse është e nevojshme);
• Kostoja dhe cilësia e shërbimeve të konsulencës;
• Besueshmëria e Furnizuesit (shkalla e popullaritetit në treg, numri i projekteve të përfunduara me sukses, etj.).

Gjatë kësaj faze, kërkesat e përshkruara në fazën e anketës së informacionit zbatohen drejtpërdrejt.

Shumica e punëve zhvillimore kryhen jashtë territorit të Klientit, prandaj, konstante dhe ndërveprim efektiv Bashkëpunimi i zhvilluesit me Klientin është një faktor kyç për përfundimin me sukses të zhvillimit dhe pranimit të sistemit nga Klienti.

Procesi i testimit është kritik për të siguruar cilësinë e zhvillimit. Planifikimi dhe përgatitja e testit duhet të fillojë sa më shpejt që të jetë e mundur. Përdoruesit përfundimtarë duhet të përfshihen sa më shumë që të jetë e mundur në përgatitjen e kritereve të testimit. Është e rëndësishme që testimi të kryhet nga Klienti.

Operacioni pilot

Qëllimi i zbatimit të Sistemit është fakti që përdoruesit të fillojnë të punojnë në EDMS (Sistemi duhet të plotësojë nevojat dhe kërkesat e përdoruesve) dhe një sistem funksional të qëndrueshëm (pa dështime dhe gabime).

Gjatë procesit të zbatimit kryhet puna e mëposhtme:

instalimi dhe konfigurimi i softuerit;

• trajnimi i stafit dhe administratorëve të EDMS;
• zhvillimi i dokumentacionit EDMS për përdoruesit (Ndihmë);
• eliminimi i gabimeve në sistem;
• finalizimi i EDMS bazuar në komentet dhe sugjerimet e përdoruesve;
• zhvillimi i dokumentacionit rregullator: udhëzime për institucionet arsimore parashkollore, rregulloret për të punuar me të lloje të ndryshme dokumente;
• organizimi i mbështetjes teknike për përdoruesit (konsultimi i përdoruesve për çështjet e punës në sistem).

Kjo fazë është më e vështira për të gjithë pjesëmarrësit e projektit (përdoruesit, zhvilluesit, zbatuesit). Në këtë fazë, produkti softuer përshtatet, testohet dhe testohet në kushte reale funksionimi. Gjëja më e vështirë është të kapërcesh pengesë psikologjike për përdoruesit kur fillojnë të punojnë në një mjedis të ri për ta, sepse përdoruesit janë të detyruar të ndryshojnë mënyrat e tyre të zakonshme dhe të vendosura të punës. Në këtë drejtim, në këtë fazë është e rëndësishme ofrimi i trajnimeve dhe konsultimeve për përdoruesit. Kjo do t'i ndihmojë ata të përshtaten me kushtet e reja të punës.

Operacioni industrial

Operacioni industrial i një EDMS është përdorimi i një EDMS që funksionon në mënyrë të qëndrueshme që plotëson plotësisht kërkesat e përdoruesve në procesin e ekzekutimit përgjegjësitë e punës punonjësit e organizatës.

Puna e kryer gjatë funksionimit të EDMS:

• Konsultimi dhe trajnimi i përdoruesve për punën në EDMS;
• Administrimi i drejtorive (struktura organizative, përdoruesit, rrugët e miratimit, listat e postimeve, etj.);
• Administrimi i serverëve dhe softuerit;
• Kryerja e kopjimit (backup)

Në këtë fazë, ju mund të filloni procesin e zhvillimit të EDMS: shtimi i funksioneve të reja, zgjerimi i kufijve të projektit të zbatimit (shtimi i kategorive/llojeve të reja të dokumenteve, zgjerimi i numrit të përdoruesve/divizioneve/ndërmarrjeve të ndërmarrjes, shtimi i ri. funksione).

Për të zvogëluar kohën për zbatimin dhe zbatimin e EDMS, puna e fazave të listuara mund të zbatohet paralelisht, në varësi të nivelit të kompleksitetit të detyrave të automatizimit, softuerit të përdorur etj.

Gjatë gjithë ciklit jetësor të projektit të zbatimit EDMS, duhet të kryhet puna e menaxhimit të projektit. Për shembull, rekomandohet përdorimi i standardit amerikan ANSI/PMI 99-001-2004 (PMBOK Guide).

Menaxhimi i projektit

Një projekt është një ndërmarrje e përkohshme për të krijuar produkte unike ose shërbime. Menaxhimi i projektit është një fushë e veçantë e menaxhimit e krijuar posaçërisht për menaxhimin e aktiviteteve të përkohshme me rezultate unike.

Standardet më të famshme/të përdorura gjerësisht të menaxhimit të projektit janë:

• PMBOK (Standardi Amerikan: www.pmi.ru);
• Prince2 (standard anglisht: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (standard evropian: www.ipma.org);
• P2M (standard japonez: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Personazhet kryesore:

• Menaxheri i projektit (udhëheqësi) është personi përgjegjës për menaxhimin e projektit.
• Sponsori i projektit është një person që siguron burime financiare për projektin dhe ofron mbështetje administrative dhe organizative për projektin.
• Konsumatori (konsumatori) i projektit është personi që do të përdorë rezultatet e projektit.
• Palët e interesuara të projektit janë individë që janë të përfshirë në mënyrë aktive në projekt dhe/ose interesat e të cilëve mund të preken nga zbatimi i projektit (të cilët ndikojnë dhe preken nga rezultatet e projektit).

Shembull i ciklit jetësor të projektit:

Karta e Projektitështë dokumenti i parë zyrtar i projektit. Konfirmon zyrtarisht ekzistencën e projektit. I jep RP autoritetin për të përkushtuar burimet organizative për aktivitetet e projektit. RP përcaktohet dhe përshkruhet sa më shpejt që të jetë e mundur. RP duhet të caktohet gjithmonë përpara fillimit të planifikimit dhe mundësisht gjatë zhvillimit të Kartës së Projektit.

Karta e projektit i nënshtrohet detajeve gjatë fazës së planifikimit të projektit.

Karta e projektit mund të përfshijë:

• Përshkrimi i nevojave të biznesit për inicimin e projektit;
• Qëllimi ose baza e projektit;
• Përshkrimi i nevojave dhe pritshmërive, si dhe shkalla e ndikimit të palëve të interesuara;
• Plani përmbledhës i pikave kyçe të projektit (Milestones);
• Përshkrimi i organizatave funksionale;
• Përshkrimi i supozimeve dhe kufizimeve organizative;
• Buxheti total i projektit.

Përshkrimi i fushëveprimit të projektit– ky është informacion në lidhje me qëllimet dhe objektivat e projektit të marra nga Klienti në fazën e fillimit (anketimi i informacionit). Mund të përmbajë tregues të përgjithshëm, dhe i nënshtrohet sqarimeve dhe zhvillimit të mëtejshëm nga menaxheri i projektit në fazën e planifikimit dhe zhvillimit. Kjo është deklarata e projektit (çfarë duhet bërë).

Procesi i zhvillimit të një deklarate për qëllimin e projektit përshkruan dhe dokumenton karakteristikat dhe kufijtë e projektit dhe produkteve dhe shërbimeve të lidhura me të, si dhe metodat e pranimit dhe menaxhimin e fushës së veprimit.

Përbërësit kryesorë të dokumentit:

• Qëllimet e projektit;
• Përshkrimi i produktit të projektit
• Rezultatet e projektit
• Supozimet dhe kufizimet në projekt, kufijtë e projektit;
• Plani historik i projektit.

Plani i menaxhimit të projektitështë një dokument i miratuar zyrtarisht për të udhëhequr ekzekutimin e një projekti. Është një dokument që përmban dhe integron rezultatet e planifikimit në të gjitha fushat e projektit (koha, kostot, burimet, rreziqet, cilësia, etj.)

Plani i menaxhimit të projektit mund të përbëhet nga një ose më shumë plane shtesë, të tilla si:

• plani i menaxhimit të fushëveprimit të projektit;
• Plani kalendar;
• Plani i menaxhimit të kostos;
• Plani i Menaxhimit të Cilësisë;
• plani i burimeve njerëzore;
• Plani i Menaxhimit të Ndërveprimit;
• plani i menaxhimit të rrezikut;
• plani i menaxhimit të furnizimit;
• Plani i Përmirësimit të Procesit

Është e pamundur të krijohet një plan i detajuar për të gjithë projektin menjëherë.

Plani bazëështë një dokument i miratuar zyrtarisht kundrejt të cilit matet performanca e projektit dhe që do të përdoret për të menaxhuar dhe kontrolluar performancën e projektit. Përdoret për të monitoruar devijimin e progresit të projektit.

Plani i Punësështë një dokument ose grup dokumentesh që ndryshon me zhvillimin e projektit dhe informacion shtese. Plani i punës, si rregull, gjithmonë ndryshon nga ai themelor. Plani i punës ndryshohet nga RP.

Ekzekutimi i projektit– procesi kryesor i zbatimit të projektit (përfshihet një pjesë e konsiderueshme e burimeve).

Përgjegjësitë kryesore të RP përfshijnë:

• Integrimi dhe koordinimi i aktiviteteve për zbatimin e planit të projektit;
• Krahasimi dhe analiza e vazhdueshme e devijimeve të ekzekutimit aktual të projektit në krahasim me bazën e projektit;
• Nëse është e nevojshme, filloni kërkesat për ndryshim;
• Parashikimet e kostove të projektit dhe koha.

Agjencia Federale për Arsimin

Institucioni Shtetëror Arsimor i Arsimit të Lartë Profesional "Universiteti Shtetëror Humanitar Nizhnevartovsk"

Fakulteti i Shkencave Humane

Departamenti i Menaxhimit

Departamenti i Dokumentacionit dhe Historisë së Përgjithshme

zbatimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve

në një ndërmarrje moderne

(Puna e kursit)

studentë të vitit IV

departamenti i ditës

Kuriumi i Natalia Romanovna

Drejtor shkencor

L.A. Yakubovaa,

Lektor i lartë,

Kandidat i Shkencave Historike

Nizhnevartovsk

Prezantimi…................................................ .................................................. ........ ......3

Kapitulli 1. Kuadri rregullator për zbatimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve…………………………………………………………………………………………..7

Kapitulli 2. Fazat e zbatimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve………………….18

Kapitulli 3. Vlerësimi i efektivitetit të elektronikës

rrjedha e dokumentit…………………………………………………………..28

konkluzioni……………………………………………………………………………………40

Lista e burimeve dhe literaturës së përdorur…………………………………45

Prezantimi

Në organizatat moderne ka një shkëmbim të gjerë informacioni: me partnerët e biznesit, organet qeveritare, me ndarjet e tyre territoriale. Shumica e informacionit transmetohet në formën e dokumenteve në letër. NË vitet e fundit Ka një rritje të ndjeshme të vëllimit të informacionit që kalon përmes kanaleve elektronike, në duke përfshirë dhe dokumente elektronike.

Tema e punës së kësaj lënde është e rëndësishme, para së gjithash, sepse edhe rrjedha tradicionale e dokumenteve (letër) është e paimagjinueshme pa automatizim dhe përdorimin e dokumenteve elektronike. Detyra kryesore sot është kalimi nga një formë diskrete e menaxhimit të dokumenteve elektronike në një teknologji informacioni holistik, të integruar dhe të vazhdueshme.

Kur flasim për një dokument elektronik, është gjithmonë e nevojshme të kujtojmë se ky dokument kalon në të gjitha fazat e ciklit të tij jetësor në formë dixhitale elektronike. Me fjalë të tjera, ne krijojmë dokumente të tilla, i transmetojmë në kohë dhe hapësirë, i ruajmë ose i shkatërrojmë vetëm në formë dixhitale elektronike.

Pavarësisht ritmit të lartë të zhvillimit teknologjitë e informacionit, dokumentet elektronike janë ende pak të përdorura në menaxhim. Përveç arsyeve të përgjithshme (teknike, teknologjike, etj.), Përdorimi i pamjaftueshëm i dokumentacionit elektronik në Rusi përkeqësohet nga një sërë faktorësh që krijojnë pengesa për zbatimin e gjerë dhe përdorimin efektiv të dokumenteve elektronike në organizata.

Faktorë të tillë negativë përfshijnë:

kuadri ligjor rregullator i papërsosur që jo gjithmonë merr parasysh aftësitë e teknologjive moderne të informacionit;

zhvillimi i pamjaftueshëm i teknologjive të informacionit në fushën e menaxhimit;

papërgatitja e shumë organizatave për t'u përdorur teknologjive efektive menaxhimi;

mungesa e një infrastrukture informacioni të integruar dhe mbështetje efektive informative për tregjet e mallrave dhe shërbimeve në vend;

niveli i pamjaftueshëm i trajnimit të personelit në përdorimin e teknologjive të informacionit.

Sidoqoftë, proceset e informatizimit janë duke u zhvilluar në mënyrë aktive në të gjitha nivelet e menaxhimit; shumë aktivitete që synojnë zhvillimin e teknologjive të informacionit janë duke u zbatuar ose planifikuar për t'u zbatuar në kuadrin e programeve federale, rajonale dhe departamentale.

Qëllimi i këtij kursi është të studiojë zbatimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve në një ndërmarrje moderne.

Për të arritur këtë qëllim, propozohet të zgjidhen një sërë problemesh:

Studimi i kuadrit rregullator për zbatimin e menaxhimit elektronik të dokumenteve;

Konsideroni fazat e zbatimit të menaxhimit të dokumenteve elektronike;

Analizoni vlerësimin e efektivitetit të menaxhimit të dokumenteve elektronike.

Kjo temë nuk është analizuar plotësisht në literaturë.

Studiuesi i Departamentit të Institucionit Arsimor Parashkollor VNIIDAD T.R. Belaya shqyrtoi çështjet organizative të hartimit të një sistemi arsimor të automatizuar parashkollor, fazat dhe fazat e krijimit të një sistemi arsimor automatik parashkollor, kërkesat themelore për specifikimet teknike për hartimin e një termocentrali bërthamor. dhe për dokumentacionin e pranimit për centralin bërthamor.

Yu.M. Kukarina karakterizon në detaje kuadrin rregullator që ndikon në formimin e koncepteve të "dokumentit elektronik" dhe "nënshkrimit dixhital elektronik". Autori shqyrton dokumentet e para rregullatore dhe metodologjike për dokumentet elektronike, GOST të vitit 1994 për nënshkrimet dixhitale elektronike, dokumentet elektronike në aktet legjislative dhe Ligjin Federal për nënshkrimet dixhitale elektronike.

P. Moskovaya zbulon avantazhet e menaxhimit të dokumenteve elektronike. Autori A.V. Badyina vë në dukje tiparet e automatizimit të rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjeve ruse, identifikon mënyrat më tipike për zbatimin e këtij procesi dhe perspektivat për zhvillimin e tregut EDMS.

V.E. Balasanyan thekson nevojat e organizatave për të automatizuar punën me dokumente dhe eksploron kërkesat për sistemet e automatizimit të procesit të zyrës.

Autori S.L. Kuznetsov diskuton zhvillimin e një sistemi të automatizuar të regjistrimit të dokumenteve. Janë identifikuar një sërë problemesh që lidhen me zbatimin e sistemeve të automatizuara arsimore parashkollore. I kushtohet vëmendje pjesëmarrjes së detyrueshme të institucioneve arsimore parashkollore në zbatimin e teknologjive kompjuterike, rëndësisë së specifikimeve teknike dhe zhvillimit të udhëzimeve legjislative dhe rregullatore kombëtare për automatizimin e institucioneve arsimore parashkollore.

E.S. Istomina analizon një nënshkrim elektronik dixhital si kusht i një dokumenti elektronik, bazat dhe parimet e përdorimit të nënshkrimeve dixhitale në një sistem të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Gjithashtu merren parasysh problemet që dalin gjatë përdorimit të nënshkrimeve dixhitale dhe mënyrat për t'i zgjidhur ato.

Informacione shumë të detajuara dhe të arritshme në lidhje me sistemet e menaxhimit elektronik të dokumenteve janë paraqitur në faqen e internetit të kompanisë Decision Support Systems, e cila përditësohet shpesh, publikohen artikuj interesantë dhe të dobishëm rreth sistemeve të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Është gjithashtu e nevojshme të theksohet faqja e internetit e kompanisë Cognitive Technologies, e cila është një autoritet i njohur në zhvillimin e teknologjive moderne kompjuterike; profesionalizmi i saj i lartë njihet në të gjithë botën.

Gjithashtu, çështjet që lidhen me menaxhimin e dokumenteve elektronike trajtohen nga një sërë dokumentesh rregullatore.

Ligji Federal i 10 janarit 2002 Nr. 1-FZ "Për nënshkrimin dixhital elektronik" bëri të mundur në nivel legjislativ përcaktimin e koncepteve bazë si "dokumenti elektronik" dhe "nënshkrimi dixhital elektronik", duke i pajisur ato me forcën e duhur ligjore, si si dhe për të përcaktuar aspektet e përgjithshme të zbatimit në praktikë të teknologjisë së zgjedhur të nënshkrimit elektronik të dokumenteve.

Në paragrafin 3 të nenit 11 të Ligjit Federal të 27 korrikut 2006 Nr. 149-FZ "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" thuhet se mesazh elektronik i nënshkruar me një nënshkrim dixhital elektronik njihet si një dokument elektronik i barabartë me një dokument të nënshkruar me një nënshkrim të shkruar me dorë.

Udhëzimet për zhvillimin e udhëzimeve për punën në zyrë në organet ekzekutive federale, të zhvilluara në përputhje me paragrafin 4 të Dekretit të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 15 qershor 2009 Nr. 477 "Për miratimin e Rregullave për punën e zyrës në organet ekzekutive federale" ” të vendosë procedurën për krijimin, marrjen, përpunimin, ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve elektronike në kuadër të përdorimit të një sistemi të menaxhimit elektronik të dokumenteve të departamentit, si dhe procedurën e dërgimit, pranimit dhe regjistrimit të mesazheve elektronike.

Programi federal i synuar i dha një shtysë shtesë zhvillimit të teknologjisë së informacionit dhe transferimit të dokumentacionit në formë elektronike në vendin tonë. Rusia elektronike për 2002-2010”.

Kështu, mund të konkludojmë se autorët e artikujve të ndryshëm marrin në konsideratë shumë aspekte të problemit të zbatimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve në një ndërmarrje moderne. Disa prej tyre përqendrohen në problemet që lindin në secilën fazë individuale të zbatimit të dokumentit elektronik, të tjerët theksojnë se sa e rëndësishme është të përcaktohet saktë sistemi i menaxhimit të dokumenteve elektronike që do t'i duhet organizatës.

Kapitulli 1. Kuadri rregullator për zbatimin

menaxhimi elektronik i dokumenteve

Detyra e kalimit nga menaxhimi i dokumenteve në letër në atë elektronik po përballet sot me shumë organizata, si ato tregtare ashtu edhe ato qeveritare. Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve bën të mundur përmirësimin e kontrollit mbi lëvizjen dhe ekzekutimin e dokumenteve, thjeshtimin dhe përshpejtimin e ndjeshëm të aksesit në informacion dhe, si rezultat, rritjen e efikasitetit të menaxhimit. Kjo është e rëndësishme për biznesin dhe jo më pak e rëndësishme për shtetin.

Programi Federal i Synimeve "Rusia Elektronike" (2002-2010) u miratua me Dekret të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 28 janar 2002 nr. 65.

Ai është krijuar për të formuar një kuadër rregullator në fushën e teknologjisë së informacionit, zhvillimin e infrastrukturës së informacionit dhe telekomunikacionit, kushtet për lidhjen e grupeve të ndryshme të përdoruesve me sistemet e hapura të informacionit (përfshirë internetin), si dhe për të siguruar ndërveprim efektiv midis shtetit. autoritetet dhe pushtetet vendore me qytetarët dhe subjektet e biznesit bazuar në futjen e gjerë të teknologjive të informacionit. 1

Cili është kuadri rregullator për përdorimin e dokumenteve elektronike (në tekstin e mëtejmë ED) sot?

Shpesh dëgjojmë se mungon fare. Megjithatë, kjo nuk është e vërtetë. Së pari, të gjitha standardet për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhmentit duhet të zbatohen në dokumentacionin elektronik. Së dyti, ekziston një kompleks i tërë dokumentesh ligjore të një natyre organizative, udhëzuese, metodologjike, në të cilat mund të mbështeteni kur punoni me dokumente elektronike.

Përdorimi i dokumenteve elektronike kryhet, para së gjithash, në përputhje me Ligji federal datë 20.02.95 Nr. 24-FZ "Për informacionin, informatizimin dhe mbrojtjen e informacionit" dhe Ligji i Federatës Ruse datë 23.09.92 Nr. 3523-1 "Për mbrojtjen ligjore të programeve për kompjuterët elektronikë dhe bazat e të dhënave" (i ndryshuar më 24.12.02) .

Rregullimi ligjor i krijimit dhe përdorimit të dokumenteve elektronike përfshin përdorimin e dokumenteve elektronike brenda kornizës së ligjit, si dhe sigurimin e rëndësisë së tyre juridike (procedurën e certifikimit të tyre - përbërjen dhe metodat e aplikimit të detajeve) dhe mbrojtjen nga shtrembërimet në procesi i shkëmbimit elektronik. Gjithashtu, i nënshtrohen rregullores rregullatore rregullat për krijimin dhe përdorimin e origjinaleve, dublikatave dhe kopjeve të këtyre dokumenteve, kërkesat për transferimin, aksesin, ruajtjen e tyre etj.

Funksionimi i dokumenteve elektronike rregullohet jo vetëm nga legjislacioni federal, por edhe nga dokumentet rregullatore dhe teknike në mbarë industrinë e Standardit Shtetëror të Rusisë.

Grupi i standardeve shtetërore "Teknologjia e Informacionit" rregullon shumë çështje të krijimit të sistemeve të automatizuara, sigurisë së informacionit dhe përdorimit të nënshkrimeve elektronike dixhitale (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94, etj.).

Dokumentet rregullatore në të gjithë industrinë e Arkivit Federal rregullojnë kryesisht çështjet e ruajtjes arkivore të dokumenteve elektronike.

Kështu, Rregullat Themelore për funksionimin e arkivave organizative (M.: VNIIDAD - Rosarkhiv, 2002), të miratuara me vendim të Bordit të Rosarkhiv të 02/06/02, përcaktojnë procedurën për funksionimin e arkivave organizative me dokumente elektronike dhe standardet për dokumentimin e operacioneve të kryera me dokumente elektronike gjatë transferimit për ruajtje dhe në proces magazinimi. Rregullat shoqërohen nga forma të tilla dokumentesh si një kartë kontabiliteti për një njësi të kontabilitetit ED, një akt migrimi dhe ri-regjistrimi i ED, një regjistër i pranimeve dhe asgjësimit të ED, një regjistër i migrimeve dhe ri-regjistrimet e ED.

Për fat të keq, tani për tani këto Rregulla janë të një natyre këshilluese eksperimentale, e cila, natyrisht, parandalon zbatimin e tyre të gjerë.

Pavarësisht kësaj, qendra e industrisë për informacion shkencor dhe teknik VNIIDAD shpërndau rreth 6000 kopje bazuar në kërkesat e konsumatorëve. Rregullat Kjo tregon interesin e konsiderueshëm të specialistëve për një metodologji të unifikuar për organizimin e punës së zyrës në organizata të ndryshme.

Kryesisht, çështjet e krijimit dhe përdorimit të dokumenteve elektronike zgjidhen nga departamente dhe organizata individuale në mënyrë të pavarur. Ekzistojnë rregullore të autoriteteve federale, veçanërisht të interesuara për transferimin e shpejtë dhe të saktë të informacionit të dokumentuar, të cilat përcaktojnë rastet e mundshme të përdorimit të dokumenteve elektronike. Këto janë akte të autoriteteve financiare, taksave, shërbimet doganore dhe etj.

Për shembull, Komisioni Federal i Letrave me Vlerë (FCSM) i Rusisë ka miratuar: Rregulloret që përcaktojnë sekuencën e veprimeve të organizatave që ofrojnë dokumente elektronike në FCSM, dhe Kërkesat e përkohshme për media magnetike dhe formatin e tekstit të dokumenteve të caktuara në media magnetike.

Aktualisht, në autoritetet ekzekutive federale, Udhëzimi për Punën e Zyrës është akti kryesor rregullator që rregullon punën me dokumente në mediat tradicionale dhe përcakton kërkesat teknologjike për organizimin e punës në zyrë dhe rrjedhën e dokumenteve duke përdorur sisteme të automatizuara.

Në përputhje me paragrafin 4 të Dekretit të Qeverisë së Federatës Ruse të datës 15 qershor 2009 Nr. 477 "Për miratimin e Rregullave për punën e zyrës në organet ekzekutive federale", janë zhvilluar rekomandime metodologjike për zhvillimin e udhëzimeve për zyrën. puna në organet ekzekutive federale (në tekstin e mëtejmë referuar si Rekomandimet Metodologjike). Ata vendosën Kërkesat e përgjithshme për funksionimin e shërbimeve mbështetëse të dokumentacionit për menaxhimin, dokumentimin e aktiviteteve të menaxhimit dhe organizimin e punës me dokumente në autoritetet ekzekutive federale. Me interes të veçantë kur punoni me dokumente elektronike është seksioni 3.6 i Rekomandimeve Metodologjike "Veçoritë e punës me dokumente elektronike" 2. Ai përcakton procedurën e krijimit, pranimit, përpunimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve elektronike në kushtet e përdorimit të një sistemi të menaxhimit elektronik të dokumenteve të departamentit, si dhe procedurën e dërgimit, pranimit dhe regjistrimit të mesazheve elektronike.

Bazuar në Rekomandimet Metodologjike, organet federale po zhvillojnë udhëzimet e tyre të departamentit dhe dokumente të tjera normative dhe metodologjike që rregullojnë proceset e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin (DOU). Përdorimi i tyre do të kontribuojë në krijimin e një baze të unifikuar metodologjike për mbajtjen e të dhënave në autoritetet ekzekutive federale.

Një rëndësi e veçantë i kushtohet kuadrit rregullator dhe metodologjik në fazën e zbatimit të sistemeve të automatizuara të arsimit parashkollor (ASDOU). Vendosja e një procedure të qartë për përdorimin e sistemit të automatizuar dhe rregullave për punën me informacionin është një nga faktorët kryesorë që sigurojnë zbatimin e suksesshëm të sistemit të automatizuar arsimor parashkollor dhe përdorimin e plotë të tij.

Dokumentet organizative dhe metodologjike të përdorura në zbatimin e ASDOU përfshijnë rekomandime:

për organizimin e zbatimit dhe përdorimit të sistemit;

në lidhje me procedurën e instalimit të vendeve të klientit;

mbi optimizimin e teknologjisë së rrjedhës së dokumenteve;

klasifikues tipik.

Për shembull, Banka e Rusisë ka një rregullore që përcakton:

llojet e operacioneve të kryera nga secili grup punëtorësh;

kompetencat e administratorit;

organizimi i kontrollit mbi veprimet e përdoruesve, procedura për caktimin e funksioneve të aksesit të përdoruesve në sistemin e automatizuar;

rregullat për plotësimin e fushave të informacionit;

procedurat për të siguruar integritetin e informacionit të sistemit.

Nga kjo mund të konkludojmë: sa më shumë të zbatohen sistemet e automatizimit në shkallë të gjerë dhe shumëfunksionale të institucioneve arsimore parashkollore, aq më nga afër studiohen çështjet e mbështetjes rregullatore dhe metodologjike për funksionimin e tyre.

Cilat rregullore lokale dhe dokumente metodologjike duhet të ekzistojnë në një organizatë për të siguruar bazën ligjore për menaxhimin e dokumenteve elektronike? Ne listojmë ato që duhet të pasqyrojnë krijimin dhe përdorimin e dokumenteve elektronike:

urdhra nga menaxhmenti i organizatës për zhvillimin dhe miratimin e një sistemi informacioni në kuadrin e të cilit duhet të kryhet menaxhimi elektronik i dokumenteve, duke renditur detyrat dhe funksionet e këtij sistemi;

një urdhër nga menaxhmenti i organizatës për futjen e menaxhimit të dokumenteve elektronike, duke përcaktuar kompetencat e zyrtarëve dhe duke treguar se cilat lloje të dokumenteve elektronike dhe në cilat kushte duhet të pranohen nga punonjësit për shqyrtim dhe ekzekutim;

lista e dokumenteve të ekzekutuara dhe të përdorura në formë elektronike, duke përfshirë ekskluzivisht në formë elektronike;

nomenklatura e punëve të organizatës;

rregullore mbi rregulloret e brendshme organizatat;

rregullore për mbrojtjen e të dhënave personale të punonjësve;

udhëzime për punën e zyrës së organizatës;

një album me format e dokumenteve elektronike, me paraqitjen e formave dhe formularëve të tyre në ekran kur printohen në letër;

rregulloret për ndarjet strukturore të organizatës;

përshkrimet e punës së punonjësve;

manualet e përdorimit të sistemit të informacionit.

Megjithatë, ka edhe kufizime në shpërndarjen e formave elektronike të dokumenteve. Për më tepër, për rrjedhën e dokumenteve të jashtme ato janë shumë më të rrepta sesa për ato të brendshme. Këto kufizime lidhen me kërkesat për përgatitjen dhe ruajtjen e dokumenteve dhe mund të mos shfaqen menjëherë, por gjatë proceseve administrative ose gjyqësore në situata konflikti në fushën e biznesit, menaxhimit, shërbimit dhe marrëdhënieve të punës.

Në përgjithësi, çdo organizatë joqeveritare mund të paraqesë në mënyrë të pavarur kërkesat e veta për përgatitjen e dokumenteve, veçanërisht të një natyre të brendshme. Autoritetet dhe organizatat qeveritare në këtë drejtim janë shumë të kufizuara nga rregulloret e autoriteteve më të larta. Por edhe firmat dhe ndërmarrjet private duhet të kenë parasysh disa pika të rëndësishme që lidhen me dokumentimin e aktiviteteve dhe marrëdhënieve të tyre me partnerët.

Para së gjithash, kufizimet në formularët elektronikë lidhen me nevojën për të vërtetuar dokumentet. Kushti kryesor për shumicën dërrmuese të dokumenteve është nënshkrimi me dorë i personit të autorizuar, i cili, për më tepër, ndonjëherë duhet të vërtetohet me vulën e organizatës. Vetëm nëse ato janë të pranishme, një dokument mund të konsiderohet origjinal. Kjo është një pengesë pothuajse e pakapërcyeshme për ruajtjen e disa llojeve të dokumenteve dalëse dhe hyrëse ekskluzivisht në formë elektronike, edhe nëse ato janë të nënshkruara me një nënshkrim elektronik dixhital (EDS).

Teknologjitë për analogët elektronikë të një nënshkrimi të shkruar me dorë janë zhvilluar që nga vitet 70 të shekullit të kaluar, megjithatë, verifikimi i origjinalitetit të një nënshkrimi elektronik ka qenë dhe mbetet një procedurë komplekse dhe e shtrenjtë. Ligji i Federatës Ruse "Për Nënshkrimin Dixhital Elektronik" 3 nuk e ka thjeshtuar shumë atë. Përdorimi i një nënshkrimi elektronik dixhital (EDS) për të konfirmuar forcën ligjore të dokumenteve kur punoni me informacion në formë elektronike lejohet sipas Artit. 5 Ligji Federal "Për informacionin, informatizimin dhe mbrojtjen e informacionit".

Në Art. 160 i Kodit Civil të Federatës Ruse flet gjithashtu për "përdorimin e riprodhimit faksimile të një nënshkrimi duke përdorur mjete mekanike ose të tjera kopjimi, një nënshkrim elektronik dixhital ose një analog tjetër të një nënshkrimi të shkruar me dorë gjatë kryerjes së transaksioneve". Përdorimi “lejohet në rastet dhe në mënyrën e parashikuar me ligj, akte të tjera juridike ose marrëveshje të palëve”.

Teknologjia për vendosjen e një nënshkrimi elektronik (procedura e krijimit dhe përdorimit) rregullohet me Ligjin Federal Nr. 1-FZ, datë 10 janar 2002 "Për nënshkrimin dixhital elektronik". Megjithatë, mekanizmi për zbatimin e dispozitave të ligjit ende nuk është krijuar, kështu që në praktikë kjo krijon vështirësi të mëdha në përdorimin e nënshkrimeve digjitale. Për më tepër, nënshkrimi dixhital do të mbetet një "kënaqësi e shtrenjtë" për shumë njerëz, përfshirë organizatat joqeveritare, për një kohë të gjatë. Por gjëja kryesore është se nënshkrimi dixhital është një kusht jetëshkurtër i një dokumenti elektronik. Nga pikëpamja ligjore, procedurale dhe teknologjike, verifikimi i autenticitetit të një nënshkrimi elektronik dixhital mund të bëhet një procedurë problematike, nëse jo e realizueshme, 5-10 vjet pas nënshkrimit. Vërtetësia e dokumenteve me nënshkrime dixhitale me jetëgjatësi të gjatë mund të vihet në dyshim ose të hidhet poshtë në gjykatë.

Aktualisht, nuk ka akte ligjore që do të ndalonin nënshkrimin e dokumenteve elektronike afatgjatë duke përdorur një nënshkrim elektronik dixhital pa krijuar njëkohësisht një dublikatë të tyre në letër. Megjithatë, nëse dokumente të tilla janë të disponueshme, situatat e konfliktit me organizatat e jashtme janë të pashmangshme. Ata mund të gjejnë leje ose në vendime gjyqësore ose në ligje të veçanta rregulloret. Është e mundur që vendimi të jetë në favor të krijimit të detyrueshëm të dublikatave në letër (ose kopjeve të vërtetuara posaçërisht) të dokumenteve elektronike me nënshkrime dixhitale me afat të gjatë ruajtjeje. Në këtë rast, i gjithë grupi i dokumenteve elektronike të grumbulluara deri në këtë pikë do të duhet të transferohet në letër. Prandaj, drejtuesit e organizatës duhet të peshojnë me kujdes të mirat dhe të këqijat përpara se të urdhërojnë ruajtjen e dokumenteve të rëndësishme hyrëse dhe dalëse vetëm në formë elektronike.

Sa i përket dokumenteve elektronike me periudha të shkurtra ruajtjeje, procedura për vërtetimin e tyre duke përdorur nënshkrime dixhitale tashmë është thjeshtuar mjaftueshëm (për shembull, në sektori bankar) dhe nuk kërkon dublikim shtesë të dokumentit në letër.

Një tjetër pengesë formale për kalimin në punë në zyrë pa letra është kërkesa e disa ligjeve për krijimin e dokumenteve në formularë të veçantë letre (zakonisht me stema ose emblema). Kjo kërkesë vlen për disa lloje dokumentesh statutore, financiare, dokumente personeli, dokumente të noterizuara etj. Megjithatë, për shumicën e dokumenteve të organizatave joshtetërore, kërkesa të tilla strikte nuk ekzistojnë. Një akt rregullator vendor është i mjaftueshëm për të futur forma të paraqitjes së jashtme të dokumenteve elektronike, kryesisht të natyrës së brendshme. Gjithashtu, me vendim të menaxhmentit të organizatës, disa lloje të dokumentacionit hyrës (për shembull, kopjet e dokumenteve administrative dhe rregullatore të organizatave më të larta, informacione dhe letra biznesi) mund të pranohen për shqyrtim dhe ekzekutim vetëm në formë elektronike.

Ekzistojnë një numër dokumentesh, përmbajtja e të cilave nuk ka nevojë të vërtetohet me nënshkrim ose të hartohet në formularë të përcaktuar posaçërisht. Ne po flasim për informacione dhe dokumente referencë: kartat e regjistrimit dhe kontrollit, regjistrat e regjistrimit, etj. Më shpesh, forma e tyre dhe përbërja e detajeve miratohen në vetë organizatat me urdhër të menaxhmentit. Tashmë, shumë organizata e kanë braktisur plotësisht formën në letër të mbajtjes së këtyre dokumenteve, duke pasur një shumëllojshmëri sistemesh informacioni dokumentare dhe baza të të dhënave.

Dokumentacioni i personelit meriton një konsideratë të veçantë. Nenet e Kodit të Punës në lidhje me dokumentet në formë elektronike janë aq të paqarta sa lejojnë interpretime drejtpërdrejt të kundërta. Për shembull, pika 6 e Artit. 86 i kodit sugjeron që "kur merr vendime që prekin interesat e një punonjësi, punëdhënësi nuk ka të drejtë të mbështetet në të dhënat personale të punonjësit të marra vetëm si rezultat i përpunimit të tyre të automatizuar ose marrjes elektronike". Kjo dispozitë mund të interpretohet si një kufizim i rëndësishëm kur krijoni dokumentacionin e personelit ekskluzivisht në formë elektronike, sepse shumica e këtyre dokumenteve, në një mënyrë ose në një tjetër, mund të përdoren "kur merren vendime që prekin interesat e punonjësit". Në të njëjtën kohë, dokumentet që dokumentojnë vendimmarrjen (urdhrat e personelit dhe llogaritë personale të punonjësve) mund të krijohen dhe ruhen vetëm në formë elektronike.

Në një interpretim tjetër të këtij artikulli kodi i punës Vihet re se nuk flitet fare për dokumente e aq më pak për nevojën e krijimit të dokumentacionit të personelit në letër. Dhe që nga ajo kohë dokumentet e personelit qarkullojnë brenda rrjedhës së brendshme të dokumenteve, atëherë, sipas disa studiuesve juridikë, asgjë nuk e ndalon mbajtjen e tyre ekskluzivisht në formë elektronike, si pjesë e sistemeve të informacionit dhe bazave të të dhënave të organizatës. Gjëja kryesore është që organizata mund të provojë në çdo kohë saktësinë dhe pandryshueshmërinë e dokumenteve të saj elektronike.

Në parim, interpretimi i theksuar i dispozitave ligjore zbatohet për çdo lloj dokumenti të brendshëm të organizatës. Nëse ato përfshihen në një bazë të dhënash që administrohet në mënyrë të besueshme dhe nëse ka garanci të besueshme për pandryshueshmërinë e dokumenteve elektronike, atëherë çdo gjykatë do të pranojë një ekstrakt nga kjo bazë të dhënash (në letër) si provë me shkrim dhe provë gjyqësore. I gjithë problemi qëndron vetëm në organizimin korrekt të rrjedhës së brendshme elektronike të dokumenteve. 4

Kështu, kuadri rregullator dhe ligjor modern për mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit është në gjendje të çrregullt. Objektivisht, kjo situatë shpjegohet me rrethanat e mëposhtme.

Kapitulli 2. Fazat e zbatimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve

Aktivitetet e një ndërmarrje (drejtuese, prodhuese, ekonomike) janë të lidhura ngushtë me përpunimin dhe ruajtjen e vëllimeve të konsiderueshme të dokumenteve: udhëzime, raportime, informacione, etj. Në kushtet moderne, menaxhimi efektiv i një ndërmarrje bëhet i pamundur pa menaxhimin efektiv të rrjedhës së dokumenteve të saj. Për këtë arsye, përdorimi i sistemeve elektronike të menaxhimit të dokumenteve (në tekstin e mëtejmë EDMS) në ndërmarrje, të cilat mund të reduktojnë ndjeshëm kohën dhe shpenzimet financiare ndërmarrjet në organizatat e proceseve të biznesit dhe ruajtjen arkivore të dokumenteve, si dhe zhvillojnë dhe zbatojnë lehtësisht masa për optimizimin e tyre.

Një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve mund të bëhet një mjet efektiv menaxhimi për çdo kompani të mesme ose të madhe nëse zbatimi i tij kryhet si një ngjarje komplekse e përbërë nga masa organizative, administrative dhe teknike që synojnë, para së gjithash, optimizimin dhe rritjen e transparencës së biznesit ekzistues. proceset.

Para së gjithash, do të doja të shënoja arsyet pse duhet të kryhet automatizimi i rrjedhës së dokumenteve. Së pari, informacioni duhet të përpunohet sa më shpejt dhe me efikasitet të jetë e mundur; ndonjëherë rrjedhat e informacionit nuk janë më pak të rëndësishme se flukset materiale. Së dyti, humbja e informacionit ose rënia e tij në duar të gabuara mund të jetë shumë e shtrenjtë. Vlen gjithashtu të theksohen një sërë problemesh të zakonshme për ato organizata ku puna me dokumente kryhet në mënyrë tradicionale:

dokumentet janë të humbura;

grumbullohen një mori dokumentesh, qëllimi dhe burimet e të cilave janë të paqarta;

dokumentet dhe informacionet e përfshira në to bien në duar të gabuara;

shpenzohet shumë kohë pune për të kërkuar dokumentin e kërkuar dhe për të krijuar një përzgjedhje tematike të dokumenteve;

krijohen disa kopje të të njëjtit dokument - shpenzohen shumë para për letër dhe kopjimin e dokumenteve;

Shumë kohë shpenzohet për përgatitjen dhe miratimin e dokumenteve.

Futja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve ju lejon të zgjidhni të gjitha këto probleme, si dhe:

do të sigurojë punën e koordinuar të të gjitha departamenteve;

do të thjeshtojë punën me dokumente dhe do të rrisë efikasitetin e saj;

do të rrisë produktivitetin e punonjësve duke reduktuar kohën për krijimin, përpunimin dhe kërkimin e dokumenteve;

do të rrisë efikasitetin e aksesit në informacion;

do t'ju lejojë të dalloni të drejtat e aksesit të punonjësve në informacion.

Gjatë zbatimit, ia vlen të vendosni për një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Ekzistojnë klasa të ndryshme të sistemeve:

automatizimi i zyrës dhe sistemet e rrjedhës së dokumenteve

sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës

sistemet për organizimin dhe menaxhimin e arkivave të dokumenteve

sistemeve kontroll elektronik dokumentet

Çdo sistem zgjidh një klasë të caktuar problemesh. Kështu, nuk duhet pritur drejtimi i plotë i flukseve të punës nga një sistem automatizimi zyre.

Çdo prodhues i sistemit thotë se produktet e tyre janë më funksionale, më të përshtatshmet dhe më efektivet. Ndodh shpesh që një klient të vijë me një problem shumë specifik, pasi e dëgjon të cilin prodhuesi flet për sistemin e tij, i cili do të zgjidhë këtë dhe të gjitha problemet e tjera. Si rezultat, klienti shpenzon para (shpesh të konsiderueshme) për zbatimin e një sistemi automatizimi dhe nuk merr atë që dëshironte. Me gjithë këtë, produkti softuer mund të ishte vërtet i mirë, por fillimisht kishte për qëllim zgjidhjen e problemeve të një klase tjetër.

1) vendosni se çfarë lloji të zgjidhjes së problemit dëshironi t'i besoni sistemit të automatizimit. Nëse organizata nuk ka specialistë në staf që mund të përcaktojnë në mënyrë të pavarur klasën e sistemit të kërkuar, atëherë është më mirë të kërkoni ndihmë nga një konsulent. Për të filluar, mund të shikoni komentet e publikuara në shtypin e specializuar dhe në disa faqe interneti.

2) pasi të keni përcaktuar se çfarë klase sistemi duhet të kërkoni, studioni, nëse është e mundur, të gjitha ofertat, zgjidhni një sistem jo vetëm me funksionalitetin që ju nevojitet, por edhe atë që mund të zgjerohet në të ardhmen duke shtuar aftësi të reja.

3) kontaktoni një specialist teknik. Aftësitë e sistemit përcaktohen kryesisht nga platforma softuerike dhe harduerike në të cilën do të operohet sistemi.

4) zgjidhni një sistem që është i lehtë për t'u konfiguruar, zgjeruar dhe shkallëzuar (d.m.th., siguron mbrojtje investimi), që është i lehtë për t'u përdorur dhe ka një ndërfaqe ergonomike të përdoruesit.

5) kontrolloni sistemin në veprim. Prodhuesi ndoshta ka një version demo ose një opsion shpërndarjeje me licenca vlerësimi - instaloni vetë sistemin dhe provojeni në veprim përpara se të blini. Nga rruga, disa prodhues ofrojnë mbështetje teknike falas gjatë periudhës së vlerësimit.

6) nuk është e nevojshme të blini menjëherë një sistem të fuqishëm dhe të shtrenjtë. Procesi i automatizimit të një organizate mund të ndodhë në faza - në fillim mund të zbatoni një sistem të thjeshtë, i cili mund të zhvillohet më tej duke shkallëzuar dhe shtuar aftësi të reja.

Periudha e zbatimit të sistemit varet nga shumë faktorë. Le të rendisim ato kryesore:

Klasa e sistemit. Zbatimi i një sistemi automatizimi zyrash, i përbërë nga një stacion pune i një sekretari, do të zgjasë një javë, gjatë së cilës sekretari do të trajnohet për të punuar me sistemin. Zbatimi i një sistemi të klasës ERP mund të zgjasë një vit të tërë dhe nuk është e nevojshme që numri i stacioneve të punës të jetë i madh.

Shkalla e sistemit të zbatuar. Periudha e zbatimit të sistemit, natyrisht, varet nga numri i stacioneve të punës dhe serverëve në të cilët do të funksionojë sistemi - përdoruesit duhet të trajnohen, softueri duhet të instalohet dhe konfigurohet në të gjithë kompjuterët dhe serverët personalë.

Përshtatshmëria e sistemit. Përshtatja e sistemit në përputhje me kërkesat e klientit (ndonjëherë përdoret termi "përshtatje") është i mundur në dy mënyra - duke vendosur dhe ndryshuar kodin e programit. Nëse sistemi përshtatet duke ndryshuar cilësimet, procesi i përshtatjes është më i shpejtë.

Procesi i zbatimit përbëhet nga disa faza. Fazat kryesore janë si më poshtë:

Anketa organizative strukturat e ndërmarrjes, identifikimi i proceseve kryesore të biznesit, flukseve të punës dhe një përshkrim formal i rrjedhës së dokumenteve.

Hartimi i një nomenklature të dokumenteve, krijimi i librave referencë dhe klasifikuesve, hartimi i udhëzimeve.

Përshtatja e sistemit bazuar në informacionin e marrë gjatë fazës së anketimit.

Instalimi dhe konfigurimi i softuerit dhe funksionimi provë.

Konfigurimi përfundimtar i sistemit, duke marrë parasysh mangësitë e identifikuara gjatë funksionimit provë.

Trajnimi i personelit të organizatës.

Disa nga këto faza mund të ndodhin paralelisht. Vëmendje e veçantë duhet t'i kushtohet procesit të trajnimit të stafit; nuk duhet të kurseni para për të, pasi nëse stafi nuk është i trajnuar, edhe sistemi më i avancuar, ideal për organizatën tuaj, do të jetë i paefektshëm.

Në varësi të faktorëve të listuar më sipër, zbatimi i sistemit mund të zgjasë nga një deri në dy javë deri në gjashtë muaj. Zbatimi i një sistemi të menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes mund të zgjasë një vit ose më shumë.

Duke marrë parasysh më në detaje çështjen e organizimit të automatizimit të sistemit të institucionit arsimor parashkollor, duhet të theksohen pikat e mëposhtme:

Marrja e një vendimi për automatizimin e sistemit arsimor parashkollor në organizatë.

Ai hartohet me urdhër të drejtuesit të organizatës, i cili tregon njësinë strukturore (zyrtare) përgjegjëse për automatizimin e sistemit të arsimit parashkollor, kohën e punës, datat e kontrollit të ndërmjetëm, etj.

Urdhri shoqërohet me një plan veprimi për automatizimin e sistemit të arsimit parashkollor. Një plan i tillë duhet të tregojë datat e fillimit dhe përfundimit për çdo aktivitet.

Kryerja e një konkursi të hapur midis zhvilluesve të institucioneve arsimore parashkollore AS (ose kryerja e një studimi tregu të zhvilluesve të institucioneve arsimore parashkollore AS; kërkimi mund të kryhet ose në mënyrë të pavarur ose nën një kontratë nga një kompani e pavarur kërkimore - ky mund të jetë një institut i specializuar kërkimi , kompani konsulente, etj.) me qëllim të përcaktimeve të organizatës që ka zhvilluar sistemin. 5

Zhvillimi i specifikimeve teknike për hartimin e një AS DOW (kryhet nga organizata zhvilluese me pjesëmarrjen e organizatës së klientit të AS DOW). Gjatë mbajtjes së një konkursi të hapur, draft specifikimet teknike dorëzohen nga organizatat konkurruese kur aplikojnë për pjesëmarrje në konkurs.

Koordinimi i specifikimeve teknike për projektimin e termocentralit parashkollor. Nëse është e nevojshme, bini dakord për specifikimet teknike me autoritetet mbikëqyrëse shtetërore dhe organizatat e tjera të interesuara. Afati për miratimin e specifikimeve teknike në çdo organizatë nuk duhet të kalojë 15 ditë. 6

Përfundimi i një marrëveshjeje midis klientit dhe zhvilluesit për hartimin e një institucioni të automatizuar arsimor parashkollor.

Dizajni i AS DOW. Fazat dhe faza e krijimit të AS, si dhe përmbajtja e punës përcaktohen nga GOST 34.601-90 Teknologjia e informacionit. Një grup standardesh për sistemet e automatizuara. Sisteme të automatizuara. Fazat e krijimit”.

Zbatimi eksperimental i institucioneve arsimore parashkollore AS në organizata.

Përmirësimi i sistemit të automatizuar arsimor parashkollor në prani të komenteve dhe dëshirave të klientit (të kryera nga zhvilluesi).

Pranimi i AS DOW në funksion.

Vënia në punë e AS DOW.

Kryerja e aktiviteteve për trajnimin e punonjësve të organizatës për të punuar me AS DOW i prezantuar. Trajnimi organizohet nga departamenti i HR. Trajnimi mund të kryhet nga specialistë nga njësia strukturore e organizatës së klientit përgjegjës për automatizimin e institucionit arsimor parashkollor, ose, sipas një kontrate, nga përfaqësues të organizatës që ka zhvilluar institucionin e automatizuar arsimor parashkollor. Listat e punonjësve që duhet t'i nënshtrohen trajnimit dorëzohen nga menaxherët ndarjet strukturore(në përputhje me përshkrimet e punës) dhe miratohet nga drejtuesit e organizatës. Procesi mësimor përfundon detyrimisht me certifikim.

Problemet dhe detyrat kryesore që kërkojnë vëmendje të veçantë dhe kanë rëndësi më të madhe gjatë zbatimit të sistemeve të automatizimit janë:

Nevoja e mundshme për të ndryshuar strukturën organizative të ndërmarrjes. Prezantimi i një sistemi të ri, dukshëm më efikas të menaxhimit të dokumenteve duhet të çojë në një ndryshim në strukturën e zyrës, dhe ndoshta në ndryshime më globale nëse sistemi që po zbatohet ka të bëjë me automatizimin e të gjithë sistemit të menaxhimit të ndërmarrjes.

Nevoja për të ndryshuar teknologjinë e punës me informacionin dhe parimet e mbajtjes së të dhënave. Duhet të sigurohet që gjatë kalimit në një sistem të ri të mos ketë ndërprerje në flukset e nevojshme për menaxhim dhe normal procesi i prodhimit informacion. Kjo situatë është e mundur nëse disa lidhje informacioni nuk janë zyrtarizuar dhe nuk kanë rënë në vëmendjen e zhvilluesve

Rritje e përkohshme e ngarkesës së punonjësve gjatë zbatimit të sistemit. Është e qartë se në një fazë të caktuar të zbatimit do të ketë një paralelizim të operacioneve të punës, i shkaktuar nga nevoja për të kombinuar të vjetrat dhe mënyra të reja përpunimin e informacionit. Përveç kësaj, punëtorëve, përveç punës së tyre kryesore, do t'u kërkohet të bëjnë përpjekje për të zotëruar Teknologji e re, vëllimi i të cilit varet nga shkalla e ndryshimeve dhe kompleksiteti i vetë modulit të softuerit dhe harduerit.

Zgjedhja e një opsioni zbatimi: vetë, përmes krijimit të divizioneve të veçanta, ose duke përfshirë një kompani zhvillimi. Të dyja opsionet kanë të mirat dhe të këqijat e tyre, dhe zgjidhja optimale zgjidhet në secilin rast specifik, por nëse ka një zgjedhje, ka edhe një problem. Kërkohet një studim analitik shumë serioz i çështjes.

Rezistenca e punonjësve të ndërmarrjes, ose i ashtuquajturi “faktori njerëzor”. Ajo lind pothuajse me çdo ndryshim në organizatë si një fenomen psikologjik. Përveç kësaj, ky është një lloj reagimi i stafit ndaj të gjitha problemeve të mësipërme. Ky është një problem mjaft serioz, pasi në ndërmarrjet moderne ruse ka shumë pak mënyra për të vlerësuar në mënyrë sasiore dhe cilësore shkallën e rezistencës dhe, si rezultat, nuk ka shumë metoda pune për tejkalimin e saj. Zakonisht këto probleme mund t'i atribuohen tre arsyeve:

softuer me vështirësi në të mësuar,

procesi i trajnimit të stafit i zhvilluar në mënyrë të pamjaftueshme,

mungesa e të kuptuarit adekuat se si flukset e informacionit të biznesit organizoheshin në organizatë përpara implementimit të softuerit.

Faktori i lidershipit (më i rëndësishmi). Nëse ky faktor është i dobët, sistemi zbatohet vetëm në disa departamente ose vetëm në disa nivele. Në rastin më të keq, nuk do të zbatohet fare.

Ka edhe faktorë objektivë, ata duhet të merren parasysh në fazën e planifikimit të zbatimit, përndryshe mund të bëhen të pakapërcyeshëm në të ardhmen. Kjo perfshin:

Ndryshimet strukturore në organizatë. Një nga faktorët e vështirë për t'u kapërcyer janë ndryshimet e vazhdueshme strukturore në organizatë dhe, si rezultat, formalizimi i dobët i proceseve të biznesit.

Mungesa e dokumentacionit. Një problem serioz është se nëse një organizatë e madhe nuk ka fare rrjedhë të zyrtarizuar të dokumenteve, atëherë vazhdimisht lindin shumë probleme në të, dhe menaxhmenti jo gjithmonë e kupton që burimi i tyre është pikërisht mungesa e një plani biznesi të zyrtarizuar. Si rezultat, menaxherët as që mendojnë të prezantojnë menaxhimin elektronik të dokumenteve.

Detyrat problematike të fillimit të zbatimit:

Dhënia e fuqisë ligjore një dokumenti elektronik. Sa më tej, aq më shpesh ky problem mund të zgjidhet si një problem i zakonshëm organizativ dhe teknik.

Ndërveprim Bota e jashtme. Në veçanti, kjo vlen për shkëmbimin e dokumenteve me strukturat paralele në organizatat ose departamentet e lidhura me të cilat ka punë "të ngushtë". Më shpesh, informacioni prej tyre vjen në letër.

Migrimi i dokumenteve ekzistuese. Faza e migrimit të dokumenteve ekzistuese nga letra në formë elektronike është ndoshta një nga më të rrezikshmet. Nëse nuk është planifikuar me kujdes, mund të hasni probleme që mund të shkatërrojnë të gjithën punë e mëparshme dhe të dështojë i gjithë projekti.

Procesi i zbatimit të një sistemi të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve do të bëjë të mundur kryerjen në mënyrë më efektive të diagnostikimit të detyrueshëm para projektit të gjendjes së punës së zyrës, flukseve të informacionit dhe nënsistemit të komunikimit në organizatë. Mund të ketë disa përfitime edhe nëse vendimi për automatizimin nuk merret përfundimisht.

Për të parandaluar rezistencën e stafit, e cila, siç e shohim, paraqet një problem serioz, është e nevojshme të studiohet me kujdes kultura e korporatës së kompanisë dhe se si ajo ndikon në shpërndarjen e punës, drejtimin dhe dinamikën e rrjedhave të informacionit.

Gjithashtu, mbikëqyrja e procedurës së zbatimit duhet të kryhet jo vetëm në nivel të drejtuesit të departamentit të IT-së, por edhe në nivel të drejtuesve të lartë, në mënyrë që prioriteti i lartë i transformimeve të shprehet qartë dhe ato të jenë sistematike. , duke ndikuar në gamën më të gjerë të mundshme të proceseve prodhuese dhe organizative.

Kështu, fazat ekzistuese të zbatimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve shoqërohen nga një sërë problemesh, të cilat nga ana tjetër nuk janë të pakapërcyeshme, por, përkundrazi, një sërë literaturash nxjerr në pah rekomandime specifike që ju lejojnë të automatizoni punën e zyrës me kompetencë dhe me humbjet më të vogla. Megjithë vështirësitë ekzistuese, menaxhimi elektronik i dokumenteve përdoret gjithnjë e më shumë pikërisht sepse efekti i tij matet jo me kursime të drejtpërdrejta në burime, por duke përmirësuar cilësinë e punës së organizatës. Për ndërmarrjet tregtare ky është një faktor mbijetese, për departamentet dhe agjencitë qeveritare - një mundësi për të zgjidhur në mënyrë më efektive problemet e qeverisë, për të realizuar mundësinë e ndërveprimit operacional me subjekte të ndryshme dhe ndërmjet departamenteve.

Kapitulli 3. Vlerësimi i efektivitetit të elektronikës

rrjedha e dokumentit

Automatizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike është një hap i rëndësishëm në rritjen e konkurrencës së çdo kompanie. Futja e një EDMS u lejon kompanive të thjeshtojnë ndjeshëm problemet që lidhen me kërkimin, aksesin dhe ruajtjen e dokumenteve, dhe si rezultat, të shmangin shumë probleme që lindin në procesin e menaxhimit të dokumenteve. Vlerësimi i efektivitetit të zbatimit të një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve është aspekti më i vështirë për t'u zyrtarizuar. Para së gjithash, sepse ky sistem, nga njëra anë, nuk është një emergjencë e ndërgjegjshme (si, për shembull, sistemi tregtar për një supermarket ose një bazë të dhënash për një regjistër popullsie), dhe nga ana tjetër kërkon kosto të caktuara për zbatimin dhe mirëmbajtjen.

Para së gjithash, objektivat kryesore të zbatimit të EDMS janë:

menaxhim efektiv i flukseve të dokumenteve në ndërmarrje;

ruajtja e centralizuar e dokumenteve;

rritja e kontrollit mbi kryerjen e punës sipas dokumenteve;

rritja e produktivitetit të punonjësve;

lehtësimin e aksesit në informacion për marrjen e vendimeve menaxheriale;

siguria e informacionit të ndërmarrjes.

Çfarë përfitimesh marrin kompanitë nga automatizimi i dokumenteve?

Zbatimi i EDMS i korporatës u jep organizatave dy lloje avantazhesh: taktike dhe strategjike.

1. Përparësitë taktike të zbatimit të EDMS lidhen kryesisht me uljen e kostos. Ato janë mjaft të lehta për t'u përcaktuar dhe matur. Përfitimet monetare mund të llogariten duke llogaritur se sa kabinete të dosjeve fizike mund të hiqen, sa hapësirë ​​mund të lirohet dhe sa mund të lirohet në serverë që shpesh ruajnë shumë kopje të të njëjtave dokumente.

Pra, automatizimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike u jep organizatave avantazhet e mëposhtme taktike:

Lirimi fizik i hapësirës

Ulni kostot e kopjimit

Ulja e kostos së dhënies së informacionit në formë letre

Reduktimi i kostove të burimeve: njerëzit dhe pajisjet

Ulja e kostove të letrës

Rritja e produktivitetit të punës: kryerja e punës më shpejt, rritja e sasisë totale të punës së kryer, përmirësimi i të dhënave/regjistrave (dokumentet që kanë detyrime ligjore), aftësia për të kryer lloje të reja pune ose për të kryer punë ndryshe.

2. Përparësitë strategjike të zbatimit të një EDMS përfshijnë ato që lidhen me përmirësimet në proceset kryesore të biznesit. Dhe kjo shoqërohet me rritje të xhiros apo fitimit, nëse flasim për struktura tregtare, apo me përmirësime në punë, në vendimmarrje dhe shërbime, nëse flasim, për shembull, për organet e qeverisë. Nga vetë natyra e tyre, këto përfitime janë më të vështira për t'u matur.

Pra, prezantimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve ofron përparësitë e mëposhtme strategjike:

Shfaqja e mundësisë së punës kolektive në dokumente (që është e pamundur me menaxhimin e të dhënave të bazuara në letër);

Përshpejtim i konsiderueshëm i kërkimit dhe marrjes së dokumenteve (nga atribute të ndryshme);

Rritja e sigurisë së informacionit për shkak të faktit se puna në EDMS nga një stacion pune i paregjistruar është i pamundur dhe secilit përdorues të EDMS i janë caktuar të drejtat e veta të aksesit në informacion;

Rritja e sigurisë së dokumenteve dhe komoditeti i ruajtjes së tyre, pasi ato ruhen në mënyrë elektronike në server;

Përmirësimi i kontrollit mbi ekzekutimin e dokumenteve.

Rezultati kryesor i automatizimit të rrjedhës së dokumenteve është rregullimi i gjërave në punën me dokumentet, optimizimi i ndjeshëm i proceseve të biznesit, zvogëlimi i kohës së nevojshme për marrjen e vendimeve të menaxhimit dhe rritja e efikasitetit të organizatës në tërësi. Pas zbatimit të EDMS, menaxhmenti i kompanisë merr një mjet efektiv të menaxhimit të nevojshëm për zhvillimin e biznesit në kushte moderne. 7

Nëse sistemi zgjidhet saktë dhe procesi i zbatimit është i suksesshëm, atëherë duke reduktuar kohën e kaluar në operacionet rutinë me dokumente, punonjësit e organizatës mund të përdorin në mënyrë më efektive Koha e punes dhe bëni më shumë punë. Sistemet komplekse bëjnë të mundur optimizimin e aktiviteteve të departamenteve individuale dhe të gjithë organizatës në tërësi. Shumë sisteme ofrojnë informacion analitik që përdoret për të marrë shumë vendime të rëndësishme të menaxhimit.

Ka përfitime të tjera po aq të rëndësishme që do të ofrojë një sistem automatizimi. Këto përfitime nuk manifestohen gjithmonë në mënyrë eksplicite, por sigurisht që ndikojnë edhe në efikasitetin e organizatës në tërësi - rritet niveli i trajnimit profesional të personelit, rriten ambiciet e punonjësve dhe futet një kulturë e përdorimit të teknologjive moderne të informacionit.

Si për çdo sistem të automatizuar, efekti i EDMS ndahet në dy pjesë: efekti i drejtpërdrejtë i zbatimit të sistemit, i lidhur me kursimet në materiale, koha e punës së punonjësve, etj., dhe efekti indirekt i lidhur me përfitimet për funksionimin e organizatë që ofron EDMS (transparenca e menaxhimit, kontrolli i disiplinës së performancës, mundësia për të grumbulluar njohuri, etj.).

Efekti i llojit të dytë është shumë i vështirë për t'u vlerësuar në rastin e përgjithshëm. Kjo vështirësi nuk është se është e pamundur të vlerësohet, por se vlerësimi do të jetë gjithmonë ekspert dhe një vlerësim i tillë mund të vihet shumë lehtë në pikëpyetje. Në fakt, ky efekt tejkalon ndjeshëm kursimet e drejtpërdrejta nga futja e EDS në formën e letrës së papërdorur ose kostove të reduktuara të punës 8 .

Ne do të përpiqemi të propozojmë një skemë për llogaritjen e efikasitetit të zbatimit të një EDMS.

Së pari, le të japim një shembull të një skeme të llogaritjes së kostos. Le të supozojmë se kemi një organizatë me N punonjës. Së pari, le të llogarisim të gjitha kostot e zbatimit të sistemit. Le të prezantojmë disa supozime dhe shënime dhe të bëjmë llogaritje të thjeshta.

Kostoja L e një licence softueri. Zakonisht kjo shifër varion nga 150 deri në 800 dollarë për vendin e punës dhe në masë të madhe varet nga numri i licencave të blera, domethënë nga numri i vendeve të punës në EDMS.

Kostoja H e pajisjeve shtesë të nevojshme për zbatimin e EDMS (kompjuterë, printera, skanerë, etj.). Një vlerë që në shumicën e rasteve është praktikisht në përpjesëtim me N. Ky proporcion vërehet nëse nuk kërkohen blerje të shtrenjta pajisje të specializuara, për shembull, skanerë industrialë ose biblioteka të mëdha robotike për arkivim elektronik. Koeficienti i proporcionalitetit varet padyshim nga niveli aktual i pajisjeve. Le të supozojmë se para fillimit të punës, një punonjës në kushte moderne ka pajisje me vlerë afërsisht 1500 dollarë (ne marrim koston e pajisjeve në intervalin mesatar të çmimeve). Shkalla e nënpajisjes mund të variojë nga 10 në 40%; për shumicën e organizatave kjo shifër nuk ka gjasa të jetë më e lartë.

Kostoja e punës për zbatimin e sistemit V. Kjo vlerë nuk është proporcionale madhësia e organizatës, por, natyrisht, është në një varësi të caktuar prej tij. Kostoja e zbatimit varet kryesisht nga mënyra se si do të organizohet zbatimi, nga kush do të kryhet dhe në sa faza. Për të shtuar njëfarë sigurie, mund të supozojmë se kostoja e zbatimit është e barabartë me vlerën e mëposhtme:

V=M*W + M*W*F(N), ku:

M është numri i muajve njerëzorë që nevojiten për të kryer punën e zbatimit (zakonisht nga 4 në 6 muaj njerëz),

W – kosto mesatare e 1 muaj pune (përfshirë punën për zhvillimin e kërkesave, krijimin e një projekti zbatimi, finalizimin e softuerit, instalimin dhe trajnimin). Termi i dytë, në varësi të funksionit F të karakteristikave të madhësisë së organizatës, shërben si një "ndryshim" që ju lejon të merrni parasysh ndërlikimin e detyrës për shkak të madhësisë së organizatës në kosto.

Një tjetër zë shpenzimesh që duhet të merret parasysh është kostoja e administrimit dhe mirëmbajtjes së sistemit. Ato mund të arrijnë deri në 15-20% të kostos së sistemit në vit.

Ne kemi marrë parasysh pothuajse të gjitha kostot kryesore të zbatimit të sistemit. Tani le të kalojmë te "pjesa e të ardhurave".

Le të fillojmë duke vlerësuar kursimet direkte të kostos. Le të përfshijë vetëm koston e letrës së kursyer nga zbatimi i një sistemi të tillë dhe koston e kohës së kursyer të punës së punonjësve. Këto janë shpenzime fikse, kështu që le të llogarisim shpenzimet në muaj në mënyrë që të vlerësojmë më pas periudhën e shlyerjes. Këto kosto ndryshojnë në mënyrë të konsiderueshme në varësi të llojit të aktivitetit të organizatës, dhe llogaritjet do të kenë një natyrë të konsiderueshme apriori të vlerësimeve mesatare.

Kostoja maksimale e letrës së konsumuar në muaj mund të llogaritet bazuar në aftësinë e një punonjësi për të lexuar dhe kuptuar një numër të caktuar faqesh dokumentesh në muaj. Bazuar në një eksperiment të thjeshtë, mund të zbuloni se gjatë ditës së punës një punonjës mesatar është në gjendje të lexojë jo më shumë se 100 fletë dokumentesh të shkruara me makinë. Nga ana tjetër, vëllimi minimal i faqeve që një punonjës lexon gjatë ditës së punës nuk mund të jetë më pak se një dokument i plotë, pra 4-5 faqe, përndryshe ky punonjës nuk punon me dokumente, dhe për këtë arsye nuk është me interes nga këndvështrimi i zbatimit SED. Shpërndarja është e madhe, kështu që për llogaritjet praktike është më mirë të merrni të dhëna për blerjen e letrës së shkrimit nga departamenti juaj i kontabilitetit. Por për skemën tonë të përafërt (veçanërisht pasi ky faktor nuk do të jetë qartësisht i rëndësishëm në bilancin e përgjithshëm të të ardhurave dhe shpenzimeve), le të supozojmë se një punonjës i një organizate mesatare llogarit 25 faqe në ditë.

Nëse P është kostoja e një flete letre me informacion të printuar (kopjues, printim), atëherë kostoja mujore e letrës do të jetë 21*25* P*N.

Vlera e kohës së kursyer të punës është edhe më e vështirë për t'u vlerësuar. Para së gjithash, ai përbëhet nga faktorët e mëposhtëm.

Kurseni përpjekjet duke ripërdorur dokumentet ekzistuese.

Kursimi i kohës në gjetjen e dokumenteve të nevojshme për shkak të sistemimit në ruajtjen e dokumenteve dhe mjeteve efektive të kërkimit të informacionit.

Përshpejtimi i të gjitha proceseve të biznesit për shkak të automatizimit të tyre, formalizimit dhe kontrollit të disiplinës së performancës.

Le të përpiqemi t'i përkthejmë këta faktorë në vlerësime specifike. Le të bëjmë vlerësime të ekspertëve.

Meqenëse çdo organizatë është e angazhuar vazhdimisht në zgjidhjen e problemeve që janë mjaft të ngjashme me njëra-tjetrën, është e qartë se mundësia e ripërdorimit të dokumenteve ekzistuese është shumë reale. Nëse për disa lloje dokumentesh (kontrata, letra, ftesa) një ripërdorim i tillë është një praktikë e vendosur në shumicën e vendeve, atëherë për dokumente të tilla si propozime tregtare, rishikime analitike, projekte paraprake apo edhe thjesht korrespondencë, për fat të keq, përqindja e ripërdorimit në shumicën e rasteve. është zero. Le të vazhdojmë nga fakti se për pothuajse çdo dokument në një organizatë të gjatë do të ketë gjithmonë një prototip. Më shpesh, do të jetë e mundur të "merrni" nga 20 në 30% nga prototipi (jo nga vëllimi i tekstit, por nga kostot e punës për krijimin), pjesa tjetër është specifika e një rasti individual, i cili kërkon të menduarit përmes dhe marrjes së vendimeve. Prandaj, ne do të supozojmë një normë ripërdorimi prej 25%. Nëse supozojmë se çdo punonjës shpenzon afërsisht 30% të kohës së tij të punës për krijimin e dokumenteve të reja (ky parametër nuk është matur askund, por, sipas mendimit të autorit, është mjaft afër të vërtetës), atëherë kursimet totale në kohën e punonjësve do të të jetë afërsisht 7.5% e kohës së tyre të plotë.

Kursimi i kohës në kërkimin e një dokumenti matet mjaft mirë nga ndjekësit e zbatimit të EDMS. Për qëllime reklamimi, citohen shifra që arrijnë deri në 30% të kohës së punës së një punonjësi. Në realitet, natyrisht, kjo shifër është më e vogël, dhe ka shumë të ngjarë të jetë në intervalin 5-10%. Për të qenë konkret, le të marrim 5%. Kështu, kursimi total i kohës së punës për shkak të këtyre dy faktorëve do të jetë afërsisht 12%.

Përshpejtimi i proceseve të biznesit është përfitimi më i dukshëm nga zbatimi i një EDMS. Është e vështirë të vlerësohet apriori, por ne do të përpiqemi të bëjmë një vlerësim. Me menaxhimin e dokumenteve në letër, posta zakonisht u shpërndahet punonjësve nga zyra dy herë në ditë. Kështu, në varësi të listës së miratimit, dokumenti mund të kalojë nga autoritetet nga tre ditë në një muaj ose më shumë. Çdo vonesë në ekzekutim vetëm e rrit këtë periudhë. Monitorimi i vonesave në ekzekutim bazuar në dokumente individuale është i pamundur, dhe kontrolli gjithëpërfshirës mbi disiplinën e performancës së një punonjësi individual është i ndërlikuar nga paqartësia e aktiviteteve të tij. Kur zbatohet një EDMS, dokumentet transferohen te autoriteti tjetër menjëherë pas ekzekutimit. Në rast të ndonjë vonese nga ndonjë prej interpretuesve, mund të shihni si kohën e vonesës ashtu edhe ngarkesën e interpretuesit me punë të tjera, dhe mund të merren masa në përputhje me rrethanat. Duke marrë parasysh këtë, një dokument që zakonisht kërkon të paktën tre ditë për t'u ekzekutuar mund të ekzekutohet brenda një ose dy ditësh, dhe koha e ekzekutimit për dokumentet që kalojnë miratimin dhe miratimin me shumë faza mund të reduktohet disa herë. Për shpenzimet për punonjës S, kursimet mund të arrijnë në (0,1+0,3)* S* N. Por kjo mund të verifikohet vetëm në praktikë. Me fjalë të tjera, kjo është një tjetër kursim 10-30% në kohën e punës.

Le të përpiqemi t'i zbatojmë këto shifra në kushtet e disa ndërmarrjeve. Të gjithë numrat e dhënë më poshtë janë të kushtëzuar dhe në jetën reale mund të ndryshojnë disa herë, por për një numër të madh rastesh reale tipike vlerësimet mund të jenë mjaft të afërta.

Supozoni se po shqyrtojmë një organizatë që ka 50 zyrtarë të rangjeve të ndryshme. Së pari, le të vlerësojmë koston e zbatimit.

Le të supozojmë se kostoja e një licence softuerike për sa i përket një vendi pune për një vëllim të caktuar është L = 300 dollarë. Kostoja e softuerit do të jetë 15,000 dollarë.

Le të themi se pajisjet duhet të përmirësohen me 20%. Kostoja e pajisjeve shtesë në këtë rast do të jetë afërsisht

H=0,2*1500$*50=15000$

Le të supozojmë se organizata ka stafin e vet të aftë për të organizuar zbatimin e sistemit dhe duhet vetëm të tërheqë një konsulent për të zgjidhur problemet më komplekse. Sasia tipike e punës për zbatimin e sistemeve të informacionit të kësaj klase, siç e kemi thënë tashmë, është rreth pesë muaj. Prej tyre, afërsisht dy persona-muaj shpenzohen për punë konsulente, e cila kushton më shumë. Le të shtojmë edhe dy muaj persona, duke marrë parasysh numrin mjaft të madh të punonjësve në organizatë. Kostoja mesatare e stafit të një departamenti tipik është afërsisht 400 dollarë në muaj. Kostoja e një konsulenti, në varësi të kushteve të shërbimit, varion nga 2000 deri në 6000 dollarë në muaj. Për saktësi, le të supozojmë se është e barabartë me $5,000. Në total, marrim një vlerësim të kostos së punës së zbatimit: rreth $12,000.

Kështu, kostot totale të zbatimit të një sistemi të tillë me një organizim të arsyeshëm të procesit mund të jenë $42,000. Kostoja e mbështetjes do të jetë rreth $16,000 të tjera gjatë dy viteve. Ne marrim 58,000 dollarë shpenzime gjatë dy viteve.

Tani le të vlerësojmë efektin e drejtpërdrejtë ekonomik të zbatimit.

Për të përcaktuar koston e përsëritjes së dokumentit, le të supozojmë se një fletë e printuar në një organizatë kushton afërsisht 0,02 dollarë. Më pas, organizata shpenzon afërsisht 525 dollarë në muaj në letër (shih formulën e propozuar më sipër).

Vlerësimi më pesimist i kursimeve të kostos së punës, sipas supozimeve tona, ishte rreth 20%. Bazuar në shpenzimet mesatare mujore për punonjës në një departament tipik prej 400 dollarësh, mund të supozojmë se prezantimi i një EDS lejon kursimin e 50 personave * 400 $ * 0,2 = 4000 $ në muaj.

Me kosto totale të zbatimit dhe operimit për dy vjet prej 58,000 dollarë.

Periudha e shlyerjes për EDMS do të jetë më pak se dy vjet.

Ky është një tregues mjaft i mirë.

Sigurisht, llogaritjet e mësipërme janë provizore. Së pari, kostoja e zbatimit të një EDMS mund të jetë disa herë më e lartë, në varësi të asaj se çfarë forme zbatimi është zgjedhur dhe sa ndryshojnë kërkesat e organizatës nga aftësitë e ndërtuara tashmë në sistem. Së dyti, efektiviteti i zbatimit mund të mos jetë aq i dukshëm, megjithëse, sipas autorit, 20% e kursimeve në përpjekje është mjaft e arritshme për një organizatë që punon vazhdimisht me dokumente. Duhet të merret parasysh se nëse sasia e punës me dokumente në një organizatë nuk është e mjaftueshme për të lejuar që dikush të flasë për kursime kaq të konsiderueshme në burime, atëherë kërkesat për sistemin do të jenë dukshëm më të thjeshta, që do të thotë se kostoja e zbatimit , modernizimi i pajisjeve, etj. mund të rezultojë të jetë shumë më i ulët.

Kështu, zbatimi i një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve siguron një efekt të rëndësishëm ekonomik, por vlerësimi sasior i tij është një proces kompleks, pasi duhet të merren parasysh shumë faktorë. Efekti ekonomik përcaktohet kryesisht nga zgjedhja e saktë e sistemit dhe procesi i zbatimit.

Duke përmbledhur arsyetimin tonë, dëshiroj të tërheq edhe një herë vëmendjen e menaxherëve të ndërmarrjeve, punonjësve të shërbimeve mbështetëse të dokumentacionit të menaxhimit dhe specialistëve të tjerë në pikat e mëposhtme:

Sot, futja e sistemeve të automatizimit është e nevojshme;

sistemi i automatizimit të dokumenteve ofron përfitime reale dhe efekt real ekonomik;

është shumë e rëndësishme të zgjidhni sistemin e duhur dhe nuk duhet të kurseni në procesin e zbatimit;

Kostoja e një sistemi përcaktohet kryesisht nga përkatësia e tij në një klasë të caktuar.

Kohëzgjatja e procesit të zbatimit varet nga kompleksiteti i sistemit dhe mund të variojë nga një javë në një vit ose më shumë. 9

konkluzioni

Kuadri rregullator dhe ligjor modern për mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit është në gjendje të çrregullt. Objektivisht, kjo situatë shpjegohet me rrethanat e mëposhtme.

Shfaqja e formave të ndryshme të pronësisë ka bërë të pamundur shtrirjen në të gjitha organizatat e kërkesave për dokumente që formoheshin tradicionalisht nga organet arkivore shtetërore. Kështu, u zhvilluan "Rregullat themelore për funksionimin e arkivave organizative", "Rekomandimet metodologjike për zhvillimin e udhëzimeve për punën e zyrës në organet ekzekutive federale", si dhe "Rregullat për përgatitjen e akteve ligjore rregullatore të organeve ekzekutive federale dhe të tyre Regjistrimi Shtetëror” zbatohen vetëm për dokumentacionin e organizatave shtetërore. Monitorimi i pajtueshmërisë me rregullat e mbështetjes së dokumentacionit për aktivitetet e menaxhimit të organizatave joqeveritare nuk është përgjegjësi e asnjë organi federal.

Aktivitetet tregtare të zhvilluara gjerësisht në projektimin dhe zbatimin e sistemeve të automatizuara të menaxhimit të zyrave (rrjedha e dokumenteve, mbështetje për menaxhimin e dokumentacionit, etj.) çojnë në rritjen e ndarjes së sistemeve dokumentare dhe papajtueshmërisë së tyre.

Sistemet e automatizuara të dokumenteve në një numër rastesh ose mbështesin praktikën e papërsosur (irracionale) të punës me dokumente, ose vendosin rendin e tyre, pa respektuar kërkesat e dokumenteve tradicionale. Asnjë organ i vetëm qeveritar në Federatën Ruse nuk koordinon ose kontrollon automatizimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin. Sot:

nuk ka ligje që vërtet barazojnë të drejtat e dokumenteve në letër dhe ato elektronike;

Nuk ka legjislacion për transferimin e dokumenteve në letër në media të tjera me të drejtën për të shkatërruar origjinalet e tyre.

Legjislacioni në fushën e menaxhimit të dokumenteve elektronike është në fazën e zhvillimit. Një nga manifestimet e vëmendjes së pamjaftueshme të shtetit për zbatimin e EDS është interesi i dobët për zhvillimin e një kuadri legjislativ dhe rregullator që do të lejonte përdorimin më të gjerë të dokumenteve elektronike dhe teknologjive moderne.

Fazat ekzistuese të zbatimit të menaxhimit elektronik të dokumenteve shoqërohen nga një sërë problemesh, të cilat nga ana tjetër nuk janë të pakapërcyeshme, por, përkundrazi, një sërë literaturash nxjerrin në pah rekomandime specifike që ju lejojnë të automatizoni punën e zyrës me kompetencë dhe me sa më pak humbje. . Megjithë vështirësitë ekzistuese, menaxhimi elektronik i dokumenteve përdoret gjithnjë e më shumë pikërisht sepse efekti i tij matet jo me kursime të drejtpërdrejta në burime, por duke përmirësuar cilësinë e punës së organizatës. Për ndërmarrjet tregtare, ky është një faktor mbijetese, për departamentet dhe agjencitë qeveritare - një mundësi për të zgjidhur në mënyrë më efektive problemet e qeverisë, për të realizuar mundësinë e ndërveprimit operacional me subjekte të ndryshme dhe midis departamenteve.

Futja e një sistemi elektronik të menaxhimit të dokumenteve ofron një efekt të rëndësishëm ekonomik, por vlerësimi sasior i tij është një proces kompleks, pasi duhet të merren parasysh shumë faktorë. Efekti ekonomik përcaktohet kryesisht nga zgjedhja e saktë e sistemit dhe procesi i zbatimit.

sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve elektronike rrjedha e dokumentit ...